Objetivo de administración de proyectos: agregar personas y asignarles tareas

Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar...

Si no está familiarizado con la administración de proyectos Si es nuevo en la administración de proyectos, se dará cuenta de que hay mucho más de lo que preocuparse aparte de agregar tareas, como cuántas personas deben asignarse a cada una, cómo contabilizar los festivos y las vacaciones de las personas, y cómo y dónde agregar información personal como números de teléfono, direcciones de correo electrónico e información sobre salarios.

A continuación se indican algunas sugerencias para empezar.

• Aprender qué tipos de recursos se pueden asignar a las tareas    Una vez recopilada la información necesaria sobre las tareas del proyecto, identifique los tipos de recursos que va a necesitar.

  • Recursos de personas    Estos son los recursos en los que normalmente pensamos para trabajar en tareas. Los administradores de proyectos los denominan a veces recursos de trabajo, en oposición a los materiales y el equipamiento.

  • Recursos de la empresa    Estos son recursos de trabajo administrados y compartidos en la organización. Los recursos de la empresa se usan con Project Professional.

  • Recursos de material    Estos recursos incluyen los ordenadores o la maquinaria que se usa para completar el trabajo en las tareas.

  • Recursos genéricos    Estos recursos especifican los requisitos de personal para las tareas y no personas concretas como carpinteros o programadores.

• Tenga en cuenta cómo el número de recursos cambia la duración Al poner varios recursos en una tarea, se esperaría que la duración de una tarea se acorte. Sin embargo, en muchos casos, agregar personas a una tarea puede tener el efecto contrario. Puede agregar costos adicionales, comunicación adicional y otras ineficiencias. Por ejemplo, el diseño de un nuevo puente de peaje probablemente no vaya a ir más rápido si duplica el número de arquitectos en el proyecto. Project le permite controlar lo que sucede con la duración de las tareas después de agregar a las tareas.

• Considere cómo afectan las capacidades de una persona a la duración de las tareas La experiencia de una persona puede afectar directamente a la duración de la tarea. Es posible que espere que una persona con cinco años de experiencia complete una tarea en menos tiempo que alguien con dos.

Si es un jefe de proyecto experimentado A medida que los proyectos se van agrandando, hay más cosas en las que pensar. Ahora se preocupa por el uso de recursos en otros departamentos, la contratación de proveedores, el seguimiento del trabajo de cien personas, la generación de informes para los ejecutivos y muchas otras complejidades que aún no ha pensado. Afortunadamente, Microsoft Project tiene las herramientas de expertos que necesitará.

A continuación se indican algunas sugerencias para ganar experiencia.

• Revisar y ajustar las estimaciones de duración    Use la información que recopile sobre su proyecto actual y proyectos similares para ajustar las estimaciones de duración. La precisión de sus estimaciones en cuanto a requisitos de recursos (y, en última instancia, costes del proyecto) depende principalmente de la precisión de las estimaciones de duración de las tareas.

• Realizar un seguimiento del progreso de los recursos    Asegúrese de que las personas del proyecto le envían actualizaciones de estado de las tareas con regularidad. Las vistas y los informes de Microsoft Project le ayudan a realizar el seguimiento de lo que todo el mundo está haciendo.

• Identificar problemas de sobreasignación de recursos    Project puede ayudarle a identificar cuándo trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo.

• Vigile sus previsiones    Las previsiones le ofrecen una instantánea del proyecto para poder comparar el progreso actual con el progreso planeado inicialmente.

• Distribuir el trabajo mediante nivelación    Cuando las personas trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo, Project puede ajustar las asignaciones para logar una carga de trabajo más realista. La nivelación de las asignaciones de recursos es una de las maneras para igualar la carga.

• Exportar datos de proyectos a Excel para análisis más exhaustivo Excel puede ayudarle si necesita analizar más a fondo información de Project. Por ejemplo, puede exportar información de recursos y tareas a Excel para generar informes de valor añadido y mostrar dicha información con minigráficos para ver la relación entre los gastos y la cantidad de trabajo completado.
  
  
  
  Entrene a empleados con nuevas habilidades    Las grandes organizaciones emplean tiempo y dinero en capacitar a sus empleados para que adquieran nuevas habilidades y trabajen en diversos entornos. Entrenar a los empleados actuales puede resultar un modo rentable de mejorar el rendimiento, en lugar de contratar a nuevos trabajadores.