Objetivo de administración de proyectos: agregar personas y asignarles tareas

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Agregar recursos al proyecto

Cuando ponga a personas a trabajar en el proyecto, tenga en cuenta dos cosas:

  1. Necesita agregar personas a la programación del proyecto antes. . .

  2. Puede asignarles trabajo en tareas.

Esta diferencia es una fuente común de confusiones al trabajar con cualquier software de administración de proyectos.

Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project.

Sugerencias para la administración de proyectos que debe tener en cuenta antes de empezar...

Si es nuevo en la administración de proyectos Si es nuevo en la administración de proyectos, se dará cuenta de que hay mucho más de lo que preocuparse aparte de agregar tareas, como cuántas personas deben asignarse a cada una, cómo contabilizar los festivos y las vacaciones de las personas, y cómo y dónde agregar información personal como números de teléfono, direcciones de correo electrónico e información sobre salarios.

A continuación se indican algunas sugerencias para empezar.

  • Aprender qué tipos de recursos se pueden asignar a las tareas    Una vez recopilada la información necesaria sobre las tareas del proyecto, identifique los tipos de recursos que va a necesitar.

    • Recursos de personas    Estos son los recursos en los que normalmente pensamos para trabajar en tareas. Los administradores de proyectos los denominan a veces recursos de trabajo, en oposición a los materiales y el equipamiento.

    • Recursos de la empresa    Estos son recursos de trabajo administrados y compartidos en la organización. Los recursos de la empresa se usan con Project Professional.

    • Recursos de material    Estos recursos incluyen los ordenadores o la maquinaria que se usa para completar el trabajo en las tareas.

    • Recursos genéricos    Estos recursos especifican los requisitos de personal para las tareas y no personas concretas como carpinteros o programadores.

  • Considerar cómo cambia la duración del número de recursos Cuando se colocan varios recursos en una tarea, se espera que la duración de una tarea sea más breve. En muchos casos, no obstante, agregar personas a una tarea puede tener el efecto opuesto. Puede Agregar costos adicionales, comunicación adicional y otras ineficiencias. Por ejemplo, el diseño de un nuevo puente de pago probablemente no va a ir más rápido si duplica el número de arquitectos en el proyecto. Project le permite controlar qué sucede con las duraciones de las tareas después de agregarlas a las tareas.

  • Considere cómo afectan las capacidades de una persona a las duraciones de las tareas La experiencia de una persona puede afectar directamente a la duración de la tarea. Es posible que espere una persona con cinco años de experiencia para completar una tarea en menos tiempo que otra persona con dos.

Si es un jefe de proyecto experimentado A medida que los proyectos se ven más grandes, hay que pensar más cosas. Ahora te preocupes por usar recursos en otros departamentos, contratar proveedores, realizar un seguimiento del trabajo de las personas, generar informes para ejecutivos y muchas otras complejidades a las que aún no has pensado. Afortunadamente, Microsoft Project tiene las herramientas de experto que necesitará.

A continuación se indican algunas sugerencias para ganar experiencia.

  • Revisar y ajustar las estimaciones de duración    Use la información que recopile sobre su proyecto actual y proyectos similares para ajustar las estimaciones de duración. La precisión de sus estimaciones en cuanto a requisitos de recursos (y, en última instancia, costes del proyecto) depende principalmente de la precisión de las estimaciones de duración de las tareas.

  • Realizar un seguimiento del progreso de los recursos    Asegúrese de que las personas del proyecto le envían actualizaciones de estado de las tareas con regularidad. Las vistas y los informes de Microsoft Project le ayudan a realizar el seguimiento de lo que todo el mundo está haciendo.

  • Identificar problemas de sobreasignación de recursos    Project puede ayudarle a identificar cuándo las personas están trabajando en demasiadas tareas al mismo tiempo.

  • Vigile sus previsiones    Las previsiones le ofrecen una instantánea del proyecto para poder comparar el progreso actual con el progreso planeado inicialmente.

  • Distribuir el trabajo mediante nivelación    Cuando las personas trabajan en demasiadas tareas al mismo tiempo, Project puede ajustar las asignaciones para logar una carga de trabajo más realista. La nivelación de las asignaciones de recursos es una de las maneras para igualar la carga.

  • Exportar datos de proyectos a Excel para análisis más exhaustivo Excel puede ayudarle si necesita analizar más a fondo información de Project. Por ejemplo, puede exportar información de recursos y tareas a Excel para generar informes de valor añadido y mostrar dicha información con minigráficos para ver la relación entre los gastos y la cantidad de trabajo completado.

    Usar minigráficos en la administración de proyectos

    Entrene a empleados con nuevas habilidades    Las grandes organizaciones emplean tiempo y dinero en capacitar a sus empleados para que adquieran nuevas habilidades y trabajen en diversos entornos. Entrenar a los empleados actuales puede resultar un modo rentable de mejorar el rendimiento, en lugar de contratar a nuevos trabajadores.

Paso 1: Agregar personas al proyecto

Agregar personas al proyecto

Debe agregar las personas y los recursos para poder asignarlos para trabajar en tareas. Los otros recursos pueden incluir recursos de material como cemento o pintura, o bien recursos de costes, como vuelos y restaurantes.

Cambiar los días laborables del calendario del proyecto

Después de agregar personas a un proyecto, modifique sus calendarios de trabajo para tener en cuenta el tiempo de trabajo. Project supone que la mayoría de las personas trabaja con una semana estándar, de lunes a viernes, de 8 A.M. a 5 P.M. Pero no es necesario que sigas con esa programación de trabajo.

Agregar días festivos y de vacaciones

Todos necesitamos vacaciones. Todos enfermamos. Y a todos nos gusta disfrutar de los festivos. Aprenda a dar cuenta de este tiempo no planificado agregándolo a la programación.

Compartir personas mediante un fondo de recursos

Puede agregar personas al proyecto desde un fondo de recursos. Un fondo de recursos permite mantener toda la información acerca de las personas en un archivo de Project que se utilice como parte de los proyectos maestros.

Ocultar una columna con información confidencial

Puede agregar información confidencial, como salarios y números de teléfono, a un proyecto, pero ocultarla de las vistas sin perder información.

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Paso 2: Asignar personas y otros recursos a las tareas

Asignar personas para trabajar en tareas

Una vez agregadas las tareas a la programación, puede empezar a asignar personas para que trabajen en ellas.

Ver cargas de trabajo y disponibilidad de recursos

Puede encontrar recursos sobreasignados o infraasignados en un proyecto o entre proyectos, y compruebe si las asignaciones que realizó han provocado algún conflicto.

Mostrar los nombre de tareas junto a las barras del gráfico Gantt

Podrá comprender las barras Gantt más fácilmente si los nombre de las tareas aparecen junto a ellas. Esto resulta útil es informes y reuniones.

Introducir los costes de personas y material

Cuando agrega personas a un proyecto, puede agregarles costes. A continuación, después de asignar personas para que trabajen en tareas, Microsoft Project calcula automáticamente el coste del proyecto.

Comprobar las actualizaciones de estado

Si los usuarios han introducido su estado de trabajo en Project Web App, puede ver los cambios en la programación en Project.

Quitar una persona del proyecto

Las personas abandonan los proyectos, abandonan la empresa, o quizás, a causa de un nombre mal escrito, ni siquiera han existido nunca. Por todas estas razones, es posible que necesite quitar personas de un proyecto.

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Paso 3: Administrar personas y otros recursos

Elegir la vista adecuada para visualizar recursos

Una vez se han asignado las personas a las tareas y se ha iniciado el trabajo, use las distintas vistas de Project para supervisar su progreso y realizar cambios en la programación.

Cambiar la duración de una tarea

Un método para tratar problemas relacionados con la carga de trabajo es reducir la duración de las tareas.

Distribuir el trabajo para reducir la carga de trabajo de las personas

Cuando las personas del proyecto trabajan en demasiadas asignaciones al mismo tiempo, puede dejar que Project distribuya el trabajo de una manera más uniforme.

Cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de los tipos de tareas

Cuando agrega o quitar personas de una tarea, Project incrementa o reduce la duración de la tarea. Esta es la programación condicionada por el esfuerzo. Si no desea modificar la duración, puede cambiar la configuración condicionada por el esfuerzo de la tarea.

Realizar un seguimiento del progreso de la programación

El seguimiento del trabajo en un proyecto no solo es fundamental para garantizar que el proyecto termine a tiempo. También le permite aprender de los errores y éxitos de un proyecto.

Guardar una línea de base

Cuando su jefe le pregunte cómo está avanzando el proyecto en comparación con el plan original, lo último que querrá responderle es "No lo sé". Para evitar esa situación, configure una línea de base como una instantánea de la programación original antes de iniciar el proyecto.

Ver un informe del proyecto sobre el progreso de las personas

Cree y personalice informes sobre el progreso del proyecto. Puede ver estos informes en Project o exportarlos a otras aplicaciones, como PowerPoint, Word o Excel.

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