Mover documentos y archivos a su sitio de SharePoint Online

Mover documentos y archivos a su sitio de SharePoint Online

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Al configurar SharePoint Online para Office 365, probablemente tenga documentos y archivos que desea agregar a su sitio de grupo. Estas son algunas maneras de agregar diferentes tipos de contenido a su sitio.

Nota: Para un artículo sobre cómo configurar OneDrive para la Empresa y sitios de grupo para poder usar juntas, vea Configurar el uso compartido y el almacenamiento de archivos de Office 365.

En este artículo...

Antes de empezar

Crear carpetas, bibliotecas y subsitios

Cargar documentos, imágenes y archivos

Considerar la creación de listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo

Considerar soluciones de SharePoint para necesidades empresariales frecuentes

Ayudar a los usuarios del sitio a encontrar el contenido

Antes de empezar

Antes de empezar a mover archivos, consulte ¿cuánto almacenamiento tiene SharePoint Online en Office 365. Para obtener información sobre los límites de almacenamiento de SharePoint Online, vea Límites de SharePoint Online.

Sugerencia: Es importante recordar que en Office 365, los límites de almacenamiento para SharePoint Online (el sitio de grupo) difieren de los límites de almacenamiento para Exchange Online (para cuentas de correo electrónico). Para obtener más información sobre los límites de almacenamiento del buzón, consulte los destinatarios, en la Office 365 descripciones de servicio de Exchange Online.

El paso siguiente es analizar el contenido con el que cuenta. Esto incluye documentos, imágenes, formularios, etc.

Sugerencia:  En el Explorador de Windows, busque en los archivos existentes por tamaño y por fecha. De esta manera, podrá identificar con rapidez los archivos que se usaron recientemente o que son muy grandes.

Piense en cuánto contenido se utiliza periódicamente y si desea almacenar todos en Office 365. Igual que cuando se mueve a una casa más pequeña, el objetivo es decidir qué caben en el nuevo sitio. Por ejemplo, si su organización ya usa más espacio de almacenamiento que el límite de Office 365 para SharePoint Online, tiene que tomar decisiones como estos:

  • ¿Qué archivos quiere mover?

  • ¿Desea comprar más espacio de almacenamiento?

  • ¿Debe tener espacio para que el sitio crezca? (Seguramente, sí)

Si su organización es grande o complejo, considere la posibilidad de invitar a un experto para ayudarle. Puede encontrar ayuda acreditada en Microsoft Pinpoint. Pinpoint es una forma rápida y fácil para empresas de todo el mundo para buscar certificados expertos de Microsoft y servicios profesionales

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Crear carpetas, bibliotecas y subsitios

Tras identificar el contenido que desea mover, piense de qué manera quiere organizarlo. Tal vez quiera empezar por cargar archivos en la biblioteca de documentos de su sitio de grupo. Recomendamos organizar el contenido, especialmente si prevé que en un futuro tendrá muchos archivos. A medida que el volumen de contenido crece, puede crear otras bibliotecas de documentos, formularios e imágenes para almacenar ese contenido. También puede crear subsitios para los diferentes tipos de documentos o proyectos.

Para obtener más información sobre cómo planear una estructura para organizar el contenido del sitio, vea Planear el contenido del sitio de grupo.

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Cargar documentos, imágenes y archivos

Para cargar archivos, como documentos de Word, archivos PDF o imágenes jpg, hágalo en una biblioteca o una carpeta en una biblioteca.

Nota: El tamaño de archivo máximo para un solo archivo que se pueden cargar en una biblioteca de SharePoint Online actualmente es 2 GB. Además, sólo puede cargar archivos de 100 en un momento.

La mejor forma de hacerlo depende del número de archivos. Primero vaya a la biblioteca de destino y luego use esta tabla para elegir un método:

Número de archivos

Método de carga

Un solo documento

Seleccione Nuevo documento > Cargar el archivo existente y luego busque el archivo en su PC.

Varios documentos y carpetas

Seleccione el botón Abrir con el Explorador en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones. A continuación, arrastre y suelte los archivos con el Explorador de archivos.

Para obtener más información, vea cargar, crear o eliminar archivos en una biblioteca.

Nota: Hay ciertos tipos de archivo que no se pueden cargar en una biblioteca. Para obtener una lista de ellos, vea el artículo tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.

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Considerar la creación de listas de SharePoint para contactos, calendarios y hojas de cálculo

Cada empresa tiene datos en diferentes formatos, como calendarios, tareas y hojas de cálculo. Para este tipo de datos, puede mover o convertir el contenido en una lista en su sitio. Por ejemplo, puede convertir su lista de contactos empresariales en una lista de contactos. Normalmente, también puede convertir los calendarios en un calendario de SharePoint, que es un tipo especial de lista.

Si utiliza ahora las hojas de cálculo de Microsoft Excel para realizar un seguimiento de información, puede cargar estas hojas de cálculo directamente a una biblioteca de documentos en SharePoint Online. O bien, puede importar una hoja de cálculo como listas de SharePoint. Dado que muchas personas pueden actualizar una lista a la vez, listas de SharePoint contribuir a colaboración. Puede crear diferentes vistas de listas para exponer exactamente la información que desee.

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Considerar soluciones de SharePoint para necesidades empresariales frecuentes

Otra forma de mover contenido es usar una solución de SharePoint para administrar mejor una tarea existente. Por ejemplo, la mayoría de las organizaciones desean capturar y compartir los conocimientos diarios de las personas que trabajan allí. Una wiki en el sitio puede ser ideal para compartir esta información.

En esta tabla se describen las características de SharePoint que ayudan a administrar los procesos empresariales.

Proceso empresarial

Descripción

Compartir anuncios importantes con un blog del equipo

Los blogs pueden ser una herramienta útil para comunicar información a sus colegas. Si quiere tener un foro para compartir información, piense en configurar un blog.

Usar una wiki para compartir conocimientos del equipo y colaborar

Las wikis son sitios especiales en las que una comunidad de usuarios crea y mantiene información. Las wikis pueden ser una herramienta ideal para capturar y compartir información de procesos o información general de referencia que es importante para su trabajo.

Mover la programación de recursos a calendarios de grupo de SharePoint

Un calendario de grupo puede ser una buena forma de programar recursos comunes, como salas de conferencias, equipos audiovisuales y así sucesivamente. Debido a un calendario de grupo reside en un sitio de SharePoint Online, todos los usuarios de su equipo pueden verla fácilmente en SharePoint o en Outlook.

Convertir programas de base de datos en una aplicación de Access

Puede usar Microsoft Access 2013 para diseñar y publicar una base datos, y luego crear una aplicación de Access para usar la base de datos en el sitio de grupo.

Automatizar procesos empresariales con flujos de trabajo

Los flujos de trabajo automatizan las tareas clave de un proceso empresarial y hacen un seguimiento de ellas. Son ideales para tareas como los procesos de aprobación o la recopilación de comentarios.

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Ayudar a usuarios del sitio a encontrar el contenido

Tras mover los documentos y archivos al sitio de grupo, comente esto a los demás usuarios del sitio. Puede ofrecer varias maneras de encontrar el contenido en el sitio.

En esta tabla se describen los diferentes métodos que puede usar.

Método

Descripción

Usar búsqueda para localizar el contenido

La manera más sencilla de buscar contenido en un sitio de SharePoint Online es usar la característica de búsqueda.

Configurar vistas en listas y bibliotecas para facilitar la localización del contenido

Puede seleccionar los elementos que aparecen en una vista. Por ejemplo, en una vista, puede mostrar el título y el autor. En una vista diferente, puede mostrar solo los elementos que se agregaron después de una fecha específica.

Personalizar la navegación de un sitio

Puede personalizar la navegación de su sitio de grupo para que los usuarios del sitio puedan encontrar el contenido con mayor facilidad.

Buscar contenido en línea cuando está sin conexión

Puede usar Outlook o OneDrive para la Empresa para buscar contenido en el sitio de SharePoint Online cuando está sin conexión

Realizar un seguimiento de las actualizaciones de contenido

Para obtener más información acerca de formas en que puede ayudar a los usuarios del sitio encuentren fácilmente contenido, vea el artículo de la Guía de planeación Planear el contenido de los sitios de grupo .

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Actualizado el 31 de octubre de 2016

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