Mostrar visualmente datos comparativos con barras de datos

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Cuando necesite contar el artículo de los datos de un vistazo, use barras de datos en Access. Puede aplicar barras de datos a campos numéricos para tener un contraste visual de datos entre registros. Por ejemplo, en el siguiente informe, puede ver rápidamente cómo el marketing para algunos cursos de aprendizaje era más eficaz con la longitud de las barras de datos en el campo resultado . Los datos del campo resultado muestran una comparación de los datos de registro del curso proyectado con los datos de asistencia después de los esfuerzos de marketing.

Barras de datos en un informe que muestra las comparaciones de datos.

En este artículo

Información general

Aplicar barras de datos a un informe

Aplicar barras de datos a un formulario

Información adicional

Información general

Puede aplicar barras de datos a los controles de formularios o informes cuando el control está enlazado a un campo del tipo de datos Numeric. La utilidad de las barras de datos en Access es muy parecida a las barras de datos de los gráficos de Microsoft Excel que facilitan la comparación de valores de forma visual. La longitud de una barra de datos representa el valor en la celda. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. En los formularios, las barras de datos son muy útiles en la vista Hoja de datos o en la vista formulario continuo.

La aplicación de barras de datos es fácil con el administrador de reglas de formato condicional. Puede personalizar las barras de datos que especifican las condiciones para el formato y obtener una vista previa de los efectos antes de aplicarlos. Por ejemplo, puede personalizar los valores de la barra para representar los valores superiores o inferiores, un número o un rango porcentual.

configuración de formato para barras de datos

En la tabla siguiente se explica la configuración del límite visual inferior o de las opciones de la barra más corta :

Opción

Resultado

Valor más bajo

La configuración predeterminada. Establece el límite visual para el valor más bajo.

Número

Establece el límite inferior de la escala lineal. Todos los valores menores o iguales que el número de barra más corta tienen la longitud 0.

Porcentaje

Se muestra como la configuración de número pero los límites se colocan en el porcentaje de límite inferior para cada valor en comparación con el resto de los registros del conjunto de registros.

En la tabla siguiente se explica la configuración del límite visual más alto o de las opciones de la barra más larga :

Opción

Resultado

Valor más alto

La configuración predeterminada. Establece el límite visual para el valor más alto.

Número

Establece el límite superior de la escala lineal para el degradado. Todos los elementos mayores o iguales que el número de barra más larga rellenan completamente el control.

Porcentaje

Se parece mucho a la configuración de número, pero los límites se colocan en el porcentaje del límite superior para cada valor en comparación con el resto de los registros del conjunto de registros.

Principio de página

Aplicar barras de datos a un informe

Cuando desee mostrar una instantánea de tendencias o comparación de datos de una gran cantidad de datos, como las principales ventas y las inferiores de los juguetes de venta en un informe de ventas de vacaciones, informe el formato del informe con barras de datos puede ser una buena opción. Por ejemplo, en un informe de ventas, sería más fácil comprender la tendencia de ventas de una región específica al usar barras de datos.

Siga los pasos que se indican a continuación para aplicar barras de datos al informe:

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y luego haga clic en vista presentación.

  2. Seleccione el control al que desea aplicar las barras de datos.

  3. En la pestaña formato , en el grupo formato condicional , haga clic en formato condicional.

  4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales , haga clic en nueva regla.

  5. En el cuadro de diálogo nueva regla de formato , en seleccionar un tipo de regla, seleccione Comparar con otros registros.

  6. En editar una descripción de regla, especifique la regla que determinará cuándo y qué formato de barra de datos se debe aplicar.

    cuadro de diálogo Nueva regla de formato

  7. Para mostrar las barras de datos sin los valores numéricos del campo, seleccione la opción Mostrar solo barra .

    En las siguientes ilustraciones se muestra cómo se muestran solo las barras de datos y las barras de datos con los valores correspondientes.

    aplicar barras de datos sin que se muestre el valor numérico

    barras de datos mostradas con datos

    Nota:  Las barras de datos de un valor desaparecen temporalmente cuando ese control entra en modo de edición.

  8. Seleccione las opciones de la barra más corta y la barra más larga y, a continuación, haga clic en la flecha color de barra para seleccionar un color de barra estándar o personalizado.

    Nota: Vista previa muestra una vista de degradado del color de la barra.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar los cuadros de diálogo.

  10. Siga los pasos que se indican a continuación para cambiar la fuente del valor que se muestra:

    1. Seleccione la celda y presione Alt + entrar si la hoja de propiedades aún no está abierta.

    2. Seleccione la pestaña formato , haga clic en la flecha de la propiedad nombre de fuente y, a continuación, seleccione una fuente.

  11. Cambie a la vista Informe.

Principio de página

Aplicar barras de datos a un formulario

Aplicar barras de datos a los valores de un formulario es más útil en un formulario continuo, un formulario dividido o una vista Hoja de datos. Por ejemplo, en un formulario pedidos, sería más fácil comprender la tendencia de ventas de una región específica cuando uses barras de datos.

muestra barras de datos en una vista de formulario dividido

Para aplicar barras de datos a un formulario, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en vista presentación.

  2. Seleccione la celda en la que desea aplicar las barras de datos.

  3. En la pestaña formato , en el grupo formato condicional , haga clic en formato condicional.

  4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales , haga clic en nueva regla.

  5. En el cuadro de diálogo nueva regla de formato , en seleccionar un tipo de regla, seleccione Comparar con otros registros.

  6. En editar una descripción de regla, especifique la regla que determinará cuándo y qué formato se debe aplicar.

    Nota:  Si selecciona Mostrar solo la barra, no se mostrarán los valores del campo.

  7. Seleccione un tipo y un valor para la barra más corta y la barra más larga.

  8. Haga clic en la flecha color de barra para seleccionar un color de barra estándar o personalizado.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces y cambie a la vista Formulario.

Principio de página

Información adicional

Sugerencia para dar formato a las barras de datos y algunos recursos a la aplicación de otros formatos condicionales y la presentación visual de los datos en Access:

  • Para crear espacio entre las barras de datos   : Abra el formulario o informe en la vista presentación, seleccione el control de barra de datos y, a continuación, opción aplicar relleno de control requerido.

    Usar la opción de relleno para crear espacio entre controles

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