Mostrar datos comparativos visualmente con barras de datos

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Cuando necesita contar la historia de los datos de un vistazo, utilice las barras de datos. Puede aplicar barras de datos a los campos numéricos a visualmente los datos de contraste entre registros. Por ejemplo, en el siguiente informe, puede ver rápidamente cómo las barras de marketing para algunos cursos de aprendizaje más eficaces por la longitud de los datos en el campo de resultado. Los datos en el campo de resultado muestran una comparación de los datos de registro del curso proyectado con los datos de asistencia después los esfuerzos de marketing.

Barras de datos de un informe que muestran comparaciones de datos.

Este artículo proporciona una descripción general de esta nueva opción de formato condicional en Microsoft Access 2010 y explica cómo puede aplicar a los informes y formularios en una base de datos de cliente.

Nota: Esta característica no está disponible en las bases de datos web.

En este artí­culo:

Información general

Aplicar barras de datos a un informe

Aplicar barras de datos a un formulario

Información adicional

Información general

Puede aplicar barras de datos a los controles de formularios o informes cuando el control está enlazado a un campo que es del tipo de datos numéricos. La utilidad de barras de datos de Access es muy similar a las barras de datos en gráficos de Microsoft Excel que facilitan visualmente comparar los valores. La longitud de una barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más larga representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor inferior. En los formularios, barras de datos son útiles en vista Hoja de datos o formulario continuo.

Aplicar barras de datos es fácil con el Administrador de reglas de formato condicional. Puede personalizar barras de datos que especifican condiciones para el formato y obtener una vista previa de los efectos antes de aplicarlos. Por ejemplo, puede personalizar la barra de valores para representar el valor más alto o valores más bajos, un número o un intervalo por ciento.

configuración de formato para barras de datos

En la tabla siguiente se explica la configuración para el límite inferior visual o las opciones de Barra más corta:

Opción

Resultado

Valor más bajo

La configuración predeterminada. Establece el límite visual para el valor más bajo.

Número

Establece el límite inferior de la escala lineal. Todos los valores que son menor o igual a menor número de barras tienen longitud 0.

Porcentaje

Muestra como el valor de número pero límites se ubican en un porcentaje del límite inferior para cada valor en comparación con el resto de los registros en el conjunto de registros.

En la tabla siguiente se explica la configuración para el límite visual más alto o las opciones de la Barra más larga:

Opción

Resultado

Valor más alto

La configuración predeterminada. Establece el límite visual para el valor más alto.

Número

Establece el límite superior de la escala del degradado lineal. Todos los elementos mayores o iguales a barra número más larga cubren completamente el control.

Porcentaje

Tanto el aspecto de la configuración del número excepto los límites se ubican en un porcentaje del límite superior para cada valor en comparación con el resto de los registros en el conjunto de registros.

Inicio de la página

Aplicar barras de datos a un informe

Cuando desee mostrar una instantánea de tendencias o comparación de datos para una gran cantidad de datos, como más vendidos e inferior vender juguetes en un día festivo formato el informe con barras de datos de informe de ventas puede ser una buena opción. Por ejemplo en un informe de ventas, sería más fácil de entender la tendencia de venta para una región específica al usar barras de datos.

Para aplicar barras de datos al informe, siga los pasos siguientes:

  1. Haga clic en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño.

  2. Seleccione el control al que desea aplicar las barras de datos.

  3. En la ficha formato, en el grupo Formato condicional, haga clic en Formato condicional.

  4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, haga clic en Nueva regla.

  5. En la cuadro de diálogo Nueva regla de formato, under , Seleccione un tipo de regla, seleccione comparar con otros registros.

  6. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que determinará cuándo y debe aplicarse el formato de la barra de datos.

el cuadro de diálogo nueva regla de formato

  1. Para mostrar las barras de datos sin los valores numéricos del campo, seleccione la opción de Mostrar solo la barra.

    Las ilustraciones siguientes muestran instancias de mostrar solo las barras de datos y las barras de datos con los valores correspondientes.

    aplicar barras de datos sin el valor numérico que se va a mostrar

    barras de datos mostradas con datos

    Nota: Las barras de datos para un valor temporalmente desaparece cuando ese control entra en modo de edición.

  1. Seleccione las opciones de Barra más corta y Barra más larga de opciones y, a continuación, haga clic en la flecha color de la barra para seleccionar un estándar o personalizados color de la barra.

    Nota: Vista previa muestra una vista de degradado de la barra de color.

  2. Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar los cuadros de diálogo.

  3. Para cambiar la fuente para el valor que aparece, realice los pasos siguientes:

    1. Seleccione la celda y presione Alt + ENTRAR si la hoja de propiedades no está ya abierta.

    2. Seleccione la ficha formato, haga clic en la flecha situada en la propiedad del Nombre de fuente y, a continuación, seleccione una fuente.

  4. Cambiar a la vista Informe.

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Aplicar barras de datos a un formulario

Es más útil aplicar barras de datos a los valores de un formulario en un formulario continuo, formulario dividido o vista Hoja de datos. Por ejemplo a en un formulario Pedidos, sería más fácil de entender la tendencia de venta para una región específica al usar barras de datos.

Nota: Barras de datos no están disponibles en una base de datos web.

muestra las barras de datos en una vista de formulario dividido

Para aplicar barras de datos a un formulario, realice los pasos siguientes:

  1. Haga clic en el formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista Diseño.

  2. Seleccione la celda donde desea aplicar las barras de datos.

  3. En la ficha formato, en el grupo Formato condicional, haga clic en Formato condicional.

  4. En el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicional, haga clic en Nueva regla.

  5. En la cuadro de diálogo Nueva regla de formato, under , Seleccione un tipo de regla, seleccione comparar con otros registros,

  6. En Editar una descripción de regla, especifique la regla que determinará cuándo y qué formato se debe aplicar.

    Nota: Si selecciona Mostrar sólo barra, los valores de campo no se muestren.

  7. Seleccione un un tipo y valor de la barra más corta y la barra más larga.

  8. Haga clic en la flecha de color de la barra para seleccionar un estándar o personalizados color de la barra.

  9. Haga clic en Aceptar dos veces y cambiar a Vista Formulario.

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Información adicional

Sugerencia para aplicar formato a las barras de datos y algunos recursos sobre cómo aplicar formato condicional y mostrar visualmente los datos en Access 2010:

  • Para crear espacio entre las barras de datos   : abra el formulario o informe en la vista Diseño, seleccione los datos de control de barra y, a continuación, aplican requiere la opción de Relleno de Control.

Uso de la opción de relleno para crear espacio entre controles

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