Modificar una plantilla de formulario publicada

En este artículo

• Información general

• Obtener una copia de la plantilla de formulario

• Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una biblioteca de documentos

• Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una carpeta de red compartida

Información general

Antes de modificar una plantilla de formulario publicada, considere el efecto que podrían tener los cambios en los formularios existentes que se basan en la plantilla de formulario. Por ejemplo, si cambia la origen de datos en la plantilla de formulario, los cambios pueden eliminar permanentemente los datos en los formularios existentes que se basan en esta plantilla de formulario.

Los siguientes cambios en una plantilla de formulario pueden provocar la pérdida de datos:

• Cambiar un campo o grupo de repetición para que no sea

• Cambiar el tipo de datos de un campo de texto enriquecido

• Cambiar el nombre, mover o eliminar un campo o grupo del origen de datos

  Nota: Al quitar un control de una plantilla de formulario, el campo o grupo enlazado a dicho control y los datos de ese campo o grupo permanecen en el origen de datos. Sin embargo, los datos en el campo o grupo no estarán visibles en el formulario porque se ha quitado el control que estaba enlazado a ese campo o grupo. Si elimina un control de la plantilla de formulario y desea que los usuarios para ver los datos en el campo o grupo que estaba enlazado al control que quitó, agregue otro control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlazar el control nuevo para el campo o grupo existente.

Para modificar una plantilla de formulario que se ha publicado, modifique primero la copia de trabajo de la plantilla de formulario. La copia de trabajo es la versión que se almacena en el equipo o en un programa de control de versiones, como Microsoft Visual SourceSafe. Después de modificar la copia de trabajo, puede publicar en una ubicación de publicación. Si no tiene una copia de la plantilla de formulario y publicar la plantilla de formulario a una biblioteca de documentos en un servidor que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services o a una carpeta de red compartida, puede guardar una copia de la plantilla de formulario desde la locatio publicar n a su equipo. Esta versión guardada se convierte en su copia de trabajo. A continuación, puede modificar la copia de trabajo y volver a publicarla en original ubicación de publicación. Cuando se publica la plantilla de formulario modificada en original ubicación de publicación, la plantilla de formulario publicada originalmente se sobrescribirán con la versión modificada.

Publicar una plantilla de formulario no es lo mismo que guardar una plantilla de formulario. Al publicar una plantilla de formulario, el Asistente para la publicación agrega la ubicación de publicación y procesamiento de instrucciones para la plantilla de formulario para que los usuarios puedan abrir formularios basados en esta plantilla de formulario. Al guardar una plantilla de formulario, va a guardar una copia de la plantilla de formulario, igual que cuando guarda un archivo en el equipo. Siempre debe usar al Asistente para la publicación cuando desee hacer disponible para los usuarios a rellenar la plantilla de formulario.

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Obtener una copia de la plantilla de formulario

Si desea modificar una plantilla de formulario que se ha publicado en una biblioteca de documentos o en una ubicación de red compartida y no tiene una copia de la plantilla de formulario, puede guardar una copia de trabajo de la plantilla de formulario desde la ubicación de publicación en el equipo.

Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una biblioteca de documentos

Si está trabajando con una plantilla de formulario que se publicó originalmente en una biblioteca de documentos después de realizar los cambios necesarios en la copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede volver a publicar en la biblioteca de documentos.

1. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

2. En el Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

3. En la siguiente página del asistente, escriba la ubicación del sitio de SharePoint donde publicó originalmente la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.

4. En la siguiente página del asistente, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

5. En la siguiente página del asistente, haga clic en actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos, haga clic en la biblioteca de documentos donde publicó originalmente la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en siguiente.

6. Elija los campos de la plantilla de formulario que desea que aparezcan como columnas en la vista predeterminada de la biblioteca de documentos.

   ¿Cómo?

   1. Haga clic en Agregar.

   2. Seleccione el campo que desea agregar como una columna en la biblioteca de documentos y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

      • Escriba un nombre para la columna en el cuadro nombre de columna.

      • Seleccione la columna de sitio en la lista del grupo de columnas de sitio, seleccione un nombre en la lista nombre de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

        Nota: Si ha seleccionado un campo de repetición para mostrar datos en la biblioteca de documentos, puede definir cómo desea mostrar el campo en la biblioteca de documentos haciendo clic en un valor en la lista de funciones. Puede elegir si desea mostrar el primer valor en el campo, el último valor en el campo o un recuento de todas las apariciones del campo o todos los valores de combinar.

   3. Haga clic en Aceptar.

   Buscar vínculos a más información acerca de cómo mostrar datos en columnas en una biblioteca de documentos en la sección Vea también.

7. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.

   Si se publica la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

8. Realice uno de los siguientes procedimientos:

   1. Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso de rellenar un formulario basado en esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar. Se abrirá la biblioteca de documentos en un explorador Web. Al hacer clic en nuevo en la barra de herramientas de lista, se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en InfoPath.

      Sugerencia: Si desea que los usuarios sepan que está disponible para rellenar la plantilla de formulario, enviarlos un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

   2. Para enviar un mensaje de correo electrónico con la plantilla de formulario y el formulario a los usuarios, active la casilla de verificación enviar el formulario a destinatarios de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cerrar.

      Se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario en el cuerpo del mensaje para que rellenar y enviar a los usuarios. Si los usuarios han Microsoft Office Outlook 2007, puede rellenar el formulario cuando abra el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario adjuntado. Los usuarios pueden abrir el archivo adjunto de plantilla de formulario para instalar la plantilla de formulario en su equipo. A continuación, los usuarios pueden abrir el formulario adjunto y rellenar el formulario en InfoPath.

      Sugerencia: En el cuadro de Introducción en el mensaje de correo electrónico, escriba un aviso a los usuarios abrir sólo datos adjuntos para mensajes de correo electrónico de un remitente de confianza.

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Volver a publicar la plantilla de formulario modificada en una carpeta de red compartida

Si está trabajando con una plantilla de formulario que se publicó originalmente en una carpeta de red compartida, después de realizar los cambios necesarios en la copia de trabajo de la plantilla de formulario, puede volver a publicar en la carpeta de red compartida.

1. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

2. En el Asistente para la publicación, haga clic en a una ubicación de red y, a continuación, haga clic en siguiente.

3. En la siguiente página del asistente, haga clic en Examinar.

4. Vaya a la carpeta de red compartida donde publicó la plantilla de formulario original, haga clic en el nombre de la plantilla de formulario y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. En la siguiente página del asistente, compruebe que la ruta de acceso y nombre de plantilla en el cuadro nombre de la plantilla de formulario son correcto y, a continuación, haga clic en siguiente.

6. En la siguiente página del asistente, si tiene una ruta alternativa a esta carpeta de red compartida, como un público dirección (URL), escriba la ruta de acceso en el cuadro.

7. Haga clic en Siguiente.

8. En la siguiente página del asistente, haga clic en Publicar.

   Si se publica la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

9. Realice uno de los siguientes procedimientos:

   • Para abrir la biblioteca de documentos y probar el proceso de rellenar un formulario basado en esta plantilla de formulario, active la casilla de verificación Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar. Se abrirá la biblioteca de documentos en un explorador Web. Al hacer clic en nuevo en el menú configuración, se abrirá un formulario basado en esta plantilla de formulario en InfoPath.

     Sugerencia: Si desea que los usuarios sepan que está disponible para rellenar la plantilla de formulario, enviarlos un mensaje de correo electrónico con un vínculo a la biblioteca de documentos donde publicó la plantilla de formulario.

   • Para enviar un mensaje de correo electrónico con la plantilla de formulario y el formulario a los usuarios, active la casilla de verificación enviar el formulario a destinatarios de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Cerrar.

     Se abrirá un mensaje de correo electrónico con el formulario en el cuerpo del mensaje para que rellenar y enviar a los usuarios. Si los usuarios han Microsoft Office Outlook 2007, puede rellenar el formulario cuando abra el mensaje de correo electrónico. Los usuarios con versiones anteriores de Outlook u otras aplicaciones de correo electrónico recibirán un mensaje de correo electrónico con el formulario y la plantilla de formulario adjuntado. Los usuarios pueden abrir el archivo adjunto de plantilla de formulario para instalar la plantilla de formulario en su equipo. A continuación, los usuarios pueden abrir el formulario adjunto y rellenar el formulario en InfoPath.

     Sugerencia: En el cuadro de Introducción en el mensaje de correo electrónico, escriba un aviso a los usuarios abrir sólo datos adjuntos para mensajes de correo electrónico de un remitente de confianza.

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