Llevar a cabo sus reuniones privadas en Teams

¿Tiene una gran cantidad de reuniones privadas? Puede que sea supervisor de varias personas o que tenga reuniones de forma periódica con compañeros de trabajo importantes. Tanto si se reúne en línea en Teams como si lo hace en persona, Teams puede ayudar a mantener las cosas organizadas. El primer impulso puede ser crear un equipo para cada una de sus reuniones privadas, pero esto puede resultar muy pesado con el tiempo. Y los equipos están realmente diseñados para grupos de tres o más personas. 

Por tanto, ¿cómo debería estructurar las reuniones privadas con Teams? La respuesta es el chat. Le explicamos por qué:

  • El chat contiene todos los archivos que hayan compartido el uno con el otro en Teams.

  • Puede agregar archivos importantes, sitios web y aplicaciones en la parte superior del chat para facilitar su revisión.

  • Si se reúnen de forma virtual, cualquiera de los dos puede iniciar una llamada directamente desde el chat.

En primer lugar, ancle ese chat.

Los chats anclados permanecen en la parte superior del área de chat, por lo que no tendrá que buscarlos. Ancle el chat para cada persona con la que se reúna de forma privada. Puedes anclar hasta 15 chats.

Para anclar un chat, resalte el chat y seleccione Más opciones Botón Más opciones > Anclar.

Una vez haya anclado los chats, arrástrelos para colocarlos en el orden que prefiera. Ahora todos sus chats importantes están a su alcance.

Anclar un chat en Teams

Ancle los chats que use con más frecuencia para facilitar el acceso.

Después, añada las cosas importantes en pestañas, en la parte superior del chat.

Supongamos que tiene un archivo que revisa de forma periódica durante sus reuniones privadas. Para mantenerlo a la vista, puede convertirlo en una pestaña que sea parte de su chat. Para ello, una vez haya compartido el archivo en el chat, haga clic en Agregar una pestaña (el signo +) en la parte superior del chat. Elija primero el tipo de archivo y luego el archivo en sí. 

Puede usar una pestaña de OneNote para cosas como la agenda y las notas de reuniones. Las pestañas también pueden ser vínculos a otras cosas (como un panel de PowerBI, un panel de tareas de un proyecto, una pizarra o un sitio web).

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Acceda un archivo que use frecuentemente convirtiéndolo en una pestaña.

Sugerencia: Quite las pestañas que ya no sean relevantes para mantener el chat ordenado y fácil de manejar.

Un poco más acerca de los Archivos

El chat con una persona cataloga los archivos que usted y esa persona comparten el uno con el otro en Teams, todo ello en la pestaña Archivos. Tanto si se trata de un documento que están desarrollando conjuntamente, como si se trata de una revisión única, si se ha compartido en el chat puede acceder a ello en la pestaña Archivos

Hay dos formas de compartir archivos en chats:

  • Vaya a Archivos en la parte izquierda de Teams, resalte el archivo, seleccione Más opciones Botón Más opciones > Copiar vínculo y péguelo directamente en un mensaje.

  • En la barra de herramientas situada bajo el mensaje, haga clic en Adjuntar Botón Elegir archivo y cargue el documento.

Vista Archivos en Teams

En la pestaña Archivos de su chat se muestran todos los archivos que han compartido el uno con el otro.

Cuando esté listo para reunirse

Si se reúnen de forma virtual, puede iniciar la reunión directamente desde el chat. En el chat, busque en la esquina superior derecha los botones Llamada de vídeo y Llamada de audio

Botones Agregar usuarios, Videollamada y Llamada de audio.

Una vez estén en llamada, puede compartir la pantalla para poder ver cosas juntos, como uno de esos archivos o sitios web importantes que añadió en una pestaña en la parte superior del chat.  

Eso es todo.

Voilà: un espacio personalizado para sus reuniones privadas, con todo lo que necesitan a mano. 

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