Importante: "Libros compartidos" es una característica anterior que le permite colaborar en un libro con varias personas. Esta característica tiene muchas limitaciones y se ha sustituido por la coautoría. La coautoría de Excel está disponible en Aplicaciones Microsoft 365 cliente de escritorio de Excel y Excel para la Web para suscriptores de Microsoft 365.
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Activar la característica de libro compartido
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Antes de continuar, asegúrese de que quiere usar este método. Los libros compartidos tienen limitaciones y uno en particular es la incapacidad de editar con Excel para la Web. Por lo tanto, recomendamos encarecidamente la coautoría, que es el sustituto de los libros compartidos.
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Cree un libro nuevo o abra un libro existente. Después, colóquelo en una ubicación de red. Por ejemplo, colóquelo en una ubicación como \\nombre_servidor\nombre_carpeta. No coloque el archivo en OneDrive o SharePoint. Si prefiere esas ubicaciones para el archivo trabaje en coautoría en el libro en su lugar.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Compartir libro se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.
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En la pestaña Edición, seleccione la casilla Permitir la modificación por varios usuarios...
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En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los cambios y actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Si se trata de un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo. O bien, si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.
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Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruebe los vínculos y actualice los vínculos rotos.
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Haga clic en Archivo > Guardar.
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Cuando haya terminado, - Compartido aparecerá en la parte superior de la ventana de Excel, junto al nombre del archivo.
Información adicional
Tenga en cuenta que los libros compartidos es un método antiguo de uso compartido. Por lo tanto, muchos de los elementos y acciones no son compatibles cuando se usa este método. La tabla siguiente es solo una lista parcial de características no admitidas.
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Elementos no compatibles: |
Acciones no compatibles: |
|---|---|
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Crear o insertar tablas |
Insertar o eliminar bloques de celdas |
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Agregar o cambiar formatos condicionales |
Eliminar hojas de cálculo |
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Agregar o cambiar la validación de datos |
Combinar celdas o dividir celdas combinadas |
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Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico |
Ordenar o filtrar por formato |
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Insertar o cambiar imágenes u otros objetos |
Usar herramientas de dibujo |
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Insertar o cambiar hipervínculos |
Asignar, cambiar o quitar contraseñas |
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Crear, cambiar o ver escenarios |
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro |
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Insertar subtotales automáticos |
Agrupar o esquematizar datos |
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Crear tablas de datos |
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros |
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Crear o cambiar informes de tabla dinámica |
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz |
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Crear o aplicar la segmentación de datos |
Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML |
|
Crear o modificar minigráficos |
Asignar celdas a elementos XML |
|
Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4 |
Usar el panel de tareas Origen XML, la barra de tareas XML o los comandos XML del menú Datos |
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Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos |
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Agregar comentarios encadenados |
Editar o eliminar comentarios encadenados |
Antes de desconectar algún usuario, asegúrese de que ha finalizado su trabajo en el libro. Si quita usuarios activos, perderá todo su trabajo no guardado.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Compartir libro se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.
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Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro de la pestaña Modificación.
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Seleccione el nombre del usuario al que quiere desconectar y, después, haga clic en Quitar usuario. Tenga en cuenta que, aunque esta acción desconecta al usuario del libro, no impide que el usuario vuelva a modificar el libro.
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Para eliminar la configuración de vista personal del usuario quitado, haga clic en Vista > Vistas personalizadas y elimine cualquier otras vistas de usuario.
Antes de desactivar esta característica, es posible que quiera hacer una copia del historial de cambios. En primer lugar, asegúrese de que todos los demás usuarios han completado su trabajo.
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Haga clic en Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios.
Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Control de cambios se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.
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En la lista Cuándo, seleccione Todos.
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Desactive las casillas Quién y Dónde.
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Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
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Ahora puede imprimir la hoja de cálculo del historial, o puede copiar el historial y pegarlo en otro libro.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
Tenga en cuenta que, en la versión más reciente de Excel, el botón Compartir libro se ha ocultado. Aquí le mostramos cómo mostrarlo.
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En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
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Desactive la casilla Permitir la modificación por más de un usuario... . Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Haga lo siguiente:
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Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
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En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
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Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
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En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Compartir libro.
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En la pestaña Edición, desmarque la casilla Permitir la modificación por varios usuarios...
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Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.
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Activar la característica de libro compartido
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Antes de continuar, asegúrese de que quiere usar este método. Los libros compartidos tienen limitaciones y, por tanto, le recomendamos encarecidamente que use la coautoría, que es el sustituto para los libros compartidos.
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Cree un libro nuevo o abra un libro existente. Después, colóquelo en una ubicación de red. No coloque el archivo en OneDrive o SharePoint. Si prefiere esas ubicaciones para el archivo trabaje en coautoría en el libro en su lugar.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
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En la pestaña Edición, seleccione la casilla Permitir la modificación por varios usuarios...
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En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los cambios y actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Si se trata de un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Guardar como. O bien, si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.
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Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruebe los vínculos y actualice los vínculos rotos.
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Haga clic en Archivo > Guardar.
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Cuando haya terminado, - Compartido aparecerá en la parte superior de la ventana de Excel, junto al nombre del archivo.
Información adicional
Tenga en cuenta que los libros compartidos es un método antiguo de uso compartido. Por lo tanto, muchos de los elementos y acciones no son compatibles cuando se usa este método. La tabla siguiente es solo una lista parcial de características no admitidas.
|
Elementos no compatibles: |
Acciones no compatibles: |
|---|---|
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Crear o insertar tablas |
Insertar o eliminar bloques de celdas |
|
Agregar o cambiar formatos condicionales |
Eliminar hojas de cálculo |
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Agregar o cambiar la validación de datos |
Combinar celdas o dividir celdas combinadas |
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Crear o cambiar gráficos o informes de gráfico dinámico |
Ordenar o filtrar por formato |
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Insertar o cambiar imágenes u otros objetos |
Usar herramientas de dibujo |
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Insertar o cambiar hipervínculos |
Asignar, cambiar o quitar contraseñas |
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Crear, cambiar o ver escenarios |
Proteger o desproteger hojas de cálculo o el libro |
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Insertar subtotales automáticos |
Agrupar o esquematizar datos |
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Crear tablas de datos |
Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros |
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Crear o cambiar informes de tabla dinámica |
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz |
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Crear o aplicar la segmentación de datos |
Agregar, cambiar el nombre o eliminar asignaciones XML |
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Crear o modificar minigráficos |
Asignar celdas a elementos XML |
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Agregar o cambiar hojas de diálogo de Microsoft Excel 4 |
Usar el panel de tareas Origen XML, la barra de tareas XML o los comandos XML del menú Datos |
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Importar, actualizar y exportar datos XML |
Usar un formulario de datos para agregar nuevos datos |
Antes de desconectar algún usuario, asegúrese de que ha finalizado su trabajo en el libro. Si quita usuarios activos, perderá todo su trabajo no guardado.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
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Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro de la pestaña Modificación.
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Seleccione el nombre del usuario al que quiere desconectar y, después, haga clic en Quitar usuario. Tenga en cuenta que, aunque esta acción desconecta al usuario del libro, no impide que el usuario vuelva a modificar el libro.
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Para eliminar la configuración de vista personal del usuario quitado, haga clic en Vista > Vistas personalizadas y elimine cualquier otras vistas de usuario.
Antes de desactivar esta característica, es posible que quiera hacer una copia del historial de cambios. En primer lugar, asegúrese de que todos los demás usuarios han completado su trabajo.
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Haga clic en Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios.
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En la lista Cuándo, seleccione Todos.
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Desactive las casillas Quién y Dónde.
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Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
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Ahora puede imprimir la hoja de cálculo del historial, o puede copiar el historial y pegarlo en otro libro.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
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En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
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Desactive la casilla Permitir la modificación por más de un usuario... . Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Haga lo siguiente:
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Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
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En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger libro.
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Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
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En la pestaña Revisar, haga clic en Compartir libro.
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En la pestaña Edición, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios...
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Antes de desactivar esta característica, es posible que quiera hacer una copia del historial de cambios. En primer lugar, asegúrese de que todos los demás usuarios han completado su trabajo.
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Haga clic en Revisar > Control de cambios > Resaltar cambios.
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En la lista Cuándo, seleccione Todos.
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Desactive las casillas Quién y Dónde.
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Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
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Ahora puede imprimir la hoja de cálculo del historial, o puede copiar el historial y pegarlo en otro libro.
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Haga clic en Revisar > Compartir libro.
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En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
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Desactive la casilla Permitir la modificación por más de un usuario... . Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Haga lo siguiente:
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Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
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En la pestaña Revisar, haga clic en Proteger libro.
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Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
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En la pestaña Revisar, haga clic en Compartir libro.
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En la pestaña Edición, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios...
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