Las principales preguntas sobre desprotección, protección y versiones

Las principales preguntas sobre desprotección, protección y versiones

Cómo desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

No, la desprotección de un archivo solo cambia la condición del archivo para permitir que solo usted edite el archivo.

Si protege un archivo y no lo vuelve a guardar, los cambios no se guardarán. Si desea conservar los cambios, guarde siempre el archivo.

La forma en que se guarda el archivo depende del editor o la herramienta que se use. Si edita un archivo de texto en línea, debe hacer clic explícitamente en Guardar. Sin embargo, si realiza cambios en una aplicación Office 365, como Word o Excel, puede cerrar el documento para que se guarde automáticamente.

Si protege un archivo, lo guarda y luego descarta la desprotección, los cambios no se guardarán en la biblioteca.

De forma predeterminada, cualquier persona con permiso de edición en una biblioteca de documentos puede cambiar un archivo. Sin embargo, puede configurar la biblioteca para requerir que alguien Desproteja el archivo antes de cambiarlo.

Debe ser el propietario de la biblioteca de documentos o el administrador del sitio o tener permisos comparativos para realizar esta configuración.

  1. Abra la biblioteca en la que desea requerir la desprotección.

  2. En SharePoint Online, haga clic en configuración Botón configuración de forma de engranaje y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca.

    Menú configuración con la configuración de la biblioteca seleccionada

    En SharePoint 2013 y SharePoint 2016, haga clic en Páginay, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta
  3. En la página Configuración, haga clic en configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  4. En la página configuración de versiones , desplácese hacia abajo y haga clic en para requerir que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos.

    Cuadro de diálogo Configuración con la opción sí resaltada en requerir que los documentos estén desprotegidos para su edición

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos permite a los miembros con permiso de edición modificar y editar archivos sin desprotegerlos. Para evitar esto, habilite la desprotección necesaria en la biblioteca. Debe ser el propietario de la biblioteca de documentos o el administrador del sitio o tener permisos comparativos para realizar esta configuración.

  1. Abra la biblioteca en la que desea requerir la desprotección.

  2. En SharePoint Online, haga clic en configuración Botón configuración de forma de engranaje y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca.

    Menú configuración con la configuración de la biblioteca seleccionada

    En SharePoint 2013 y SharePoint 2016, haga clic en Páginay, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta
  3. En la página Configuración, haga clic en configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  4. En la página configuración de versiones , desplácese hacia abajo y haga clic en para requerir que los documentos estén desprotegidos para poder modificarlos.

    Cuadro de diálogo Configuración con la opción sí resaltada en requerir que los documentos estén desprotegidos para su edición

Una forma rápida de ver quién tiene una columna desprotegida es desplazar el puntero sobre el icono desprotegido imagen del icono para ver una sugerencia que le indique quién tiene el archivo desprotegido.

También puede Agregar la columna desprotegido por a la vista predeterminada de la biblioteca. De esta manera, todos pueden ver fácilmente quién tiene un documento desprotegido. Para obtener información sobre cómo agregar una columna desprotegida porSharePoint, vea crear una columna en una lista o biblioteca.

Más información

El control de versiones es una forma de crear un historial de cambios en un documento que requiere un ciclo de publicación controlado de las versiones principales, o de las versiones principales y secundarias.

Historial de versiones con una versión secundaria eliminada

Activar el control de versiones

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Haga clic en Agregar para arrastrar los archivos hasta la biblioteca con arrastrar y colocar   

La forma más común de cargar archivos es arrastrarlos desde la carpeta de un equipo o red hasta la biblioteca de documentos. Primero, tiene que abrir la biblioteca del sitio. Luego, busque los documentos que quiera cargar en su PC, selecciónelos y arrástrelos hasta el espacio de la biblioteca donde dice arrastrar archivos aquí.

Si no ve la opción de arrastrar y soltar archivos, instale la última versión del software del explorador o de Microsoft Office. Esta característica requiere un mínimo de Office 2013, o la versión más reciente de Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox o Chrome.

Ventana Abrir con el Explorador con el comando abrir con el explorador   

Este comando abre el Explorador de Windows en su equipo, pero muestra la estructura de carpetas en el equipo servidor que subyace al sitio. Es posible que de vez en cuando deba copiar o mover muchos documentos de una biblioteca a otra.

Nota: Abrir con el explorador en SharePoint 2013 y SharePoint 2016, o ver en el explorador de archivos con SharePoint Online solo funciona en Internet Explorer 10 u 11. No es compatible con Microsoft Edge, Google Chrome ni Mozilla FireFox.

Por ejemplo, puede querer mover todos los documentos creados hace un año en una biblioteca a otra biblioteca para archivar la información. O quizás cambie de grupo de trabajo y quiera copiar documentos de una biblioteca suya de un sitio a otra biblioteca de un subsitio.

También puede manipular los archivos de la carpeta, por ejemplo, copiarlos, cambiarles el nombre, eliminarlos, etc.

Arrastrar archivos a una biblioteca con el comando nuevo documento   

En el globo Crear un archivo nuevo, haga clic en Cargar el archivo existente. En el cuadro de diálogo que aparece, haga clic en Examinar para cargar los archivos individuales.

La ventaja de este enfoque es que funciona sin problemas sin importar la versión del explorador.

Sugerencias para desprotección, protección y versiones   

Independientemente de la forma de carga, no olvide lo siguiente en cuanto a la desprotección, la protección y las versiones cuando están habilitadas.

  • Si carga un archivo en una biblioteca en la que se requiere que los archivos estén desprotegidos, el archivo estará inicialmente desprotegido para usted. Debe proteger el archivo antes de que otras personas puedan verlo y modificarlo.

  • Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones de los archivos, puede agregar el archivo cargado como una nueva versión que pasará a formar parte del historial de versiones del archivo.

  • Si la biblioteca le pide que agregue valores a una o varias columnas de la biblioteca, como nombre del departamento o número de proyecto, debe modificar los valores y proteger el documento antes de que se complete la operación de carga.

Más información

Puede Agregar un documento nuevo como una nueva versión para desprotegerlo y reemplazar todo el contenido por la nueva versión. ¿Qué? Una vez modificada la versión desprotegida, vuelva a registrarla. SharePoint hará una nueva copia, manteniendo las versiones anteriores (siempre y cuando esté configurado para ello). Para obtener más información sobre el control de versiones, vea ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

No, lamentablemente desde el entorno de SharePoint no hay una forma de establecer un aviso ni de obtener la fecha en la que se ha desprotegido un documento. Hay interfaces de programación de aplicaciones (API) que lo permiten, pero requieren que se escriba un programa personalizado. Hable con el administrador o el diseñador del sitio.

Como solución visual, vea el icono de desprotección imagen del icono o agregue una columna desprotegida a la biblioteca. Para obtener información sobre cómo agregar una columna desprotegida en SharePoint vea crear una columna en una lista o biblioteca.

Si carga un archivo en una biblioteca en la que se requiere que los archivos estén desprotegidos, el archivo estará inicialmente desprotegido para usted. Puede ver los archivos, pero los demás usuarios no pueden, y eso es fácil pasarlo por alto. Para que otros usuarios puedan ver o editar los archivos, asegúrese de rellenar las propiedades obligatorias y, a continuación, proteja los archivos.

Más información

Si alguien le envía un vínculo a un archivo de SharePoint y usted hace clic en él, asegúrese siempre de leer la barra del título para ver si dice solo lectura antes de empezar a realizar las modificaciones. Si está en modo de solo lectura y la biblioteca tiene la desprotección habilitada, debe desproteger el archivo. Siempre puede navegar hasta la biblioteca mediante la inspección de la dirección URL para buscar la biblioteca.

Pero si el archivo es un documento de Office, como Word, Excel o PowerPoint, es mucho más fácil. Primero, coloque el documento en Modo Edición, haga clic en la pestaña Archivo y luego busque el botón Administrar versiones, que puede usar para desproteger el archivo.

Tenga en cuenta que también es posible que otro usuario ya haya desprotegido el archivo, por lo que en este caso el comando Desproteger no estaría disponible.

¿Con qué frecuencia ha visto esto?

Cuadro de mensaje que ofrece la oportunidad de mantener el archivo desprotegido en una carpeta local de borradores

La función de borradores locales aparece en varias versiones. Si activa la casilla Usar mi carpeta local de borradores, podrá trabajar con el archivo sin conexión y encontrarlo más fácilmente en su PC si necesita abrirlo más adelante y no está conectado a la red. De forma predeterminada, la carpeta se denomina Borradores de SharePoint y está ubicada en la carpeta Documentos o Mis documentos. Por cierto, no verá este cuadro de diálogo si selecciona dos o más archivos para desprotegerlos.

Pero los tiempos cambiaron. Si quiere trabajar con archivos sin conexión, lo mejor en la actualidad es usar OneDrive para la Empresa, con el que se tarda un momento en desconectar una biblioteca de documentos y sincronizar automáticamente los cambios. OneDrive para la Empresa viene con Office 2013 y también hay una versión independiente.

Más información

Frecuentemente, una biblioteca organizada en carpetas tiene una vista predeterminada que muestra todas las carpetas. Si quiere proteger muchos archivos en muchas carpetas, cree una vista nueva que "acople" la biblioteca para poder ver todos los archivos en una vista sin carpetas. Para ello, seleccione Mostrar todos los elementos sin carpetas en Carpetas en la página Editar vista. Mientras está allí, puede aumentar el límite de archivos para poder ver todos los archivos de una vez al aumentar también el Número de elementos que desea mostrar en Límite de elementos. Esto facilita mucho la selección de todos los archivos que debe proteger en una operación.

Más información

Si sincronizó una biblioteca con OneDrive para la Empresa, aún puede desproteger archivos en el explorador. Puede ver el icono de desprotección imagen del icono en el explorador para indicar que el archivo está desprotegido. Sin embargo, no hay ningún icono desprotegido en el archivo en la carpeta local de su dispositivo porque la carpeta local no tiene conocimiento del estado desproteger o proteger del archivo en SharePoint.

Sin embargo, en su carpeta local puede hacer lo siguiente:

  1. Haga clic con el botón secundario en el nombre del archivo.

  2. Seleccione ver en línea o Selct OneDrive para la Empresay, a continuación, haga clic en ir al explorador.

Ahora puede ver rápidamente la biblioteca de SharePoint y el estado de protección o desprotección de cualquier archivo de la biblioteca.

No tiene que esperar a que vuelva.

Un administrador de sitios o bibliotecas puede usar el permiso Invalidar desprotección, que permite proteger un documento o descartar la desprotección de un documento realizada por otro usuario. Es importante que conozca las consecuencias que implica hacer esto. Si su colega que está de vacaciones quiere agregar la copia local de sus cambios nuevamente en el documento de la biblioteca, deben reconciliarse ambas versiones, ya sea manualmente o con herramientas de comparación como las que se proporcionan en Word y Excel.

Más información

En pocas palabras, la desprotección y protección de archivos es una forma de bloquear un archivo para modificarlo de forma exclusiva y luego liberar el bloqueo para los demás usuarios. Piense en el estilo de colaboración que emplea cuando crea bibliotecas, organiza archivos y decide cuál es la mejor forma de colaborar. Hay varias formas de colaborar con otros usuarios en los documentos. En la tabla que sigue lo ayudamos a decidir cuál es la mejor opción para usted.

Estilo de colaboración

Usos típicos

Procedimiento recomendado

Informal

Documentos de equipo diarios, pocas modificaciones o poco frecuentes y conflictos de edición ocasionales

Deshabilite el requisito de desprotección (es la configuración predeterminada de la biblioteca). De todos modos, puede desproteger archivos individuales, según sea necesario.

Coautoría

Colaboración para documentos fácil y en tiempo real con productos Office en los equipos de los clientes y usando Office para la Web

Deshabilite el requisito de desprotección y evite desproteger un archivo porque no es compatible con la coautoría.

Formal

Comentarios y revisiones secuenciales y aprobación de documentos

Habilite la desprotección obligatoria.

Aquí le mostramos algunas sugerencias y trucos adicionales si quiere habilitar la desprotección en una biblioteca:

  • Evite mantener los archivos desprotegidos durante mucho tiempo. 

  • Agregue la columna Desprotegido por a la vista predeterminada de la biblioteca. De esta forma, los demás usuarios pueden ver quién tiene un documento desprotegido. Si esta columna no está en una vista, aún puede mantener el mouse sobre el icono de desprotección imagen del icono para ver una sugerencia que le indica quién tiene el archivo desprotegido.

  • Preguntar antes de overridding la desprotección de otra persona.

  • Evite modificar archivos que ya estén desprotegidos.

  • Rember que otros usuarios no pueden ver los cambios hasta que se protegen.

Más información

Si sigue teniendo problemas o se encuentra con un comportamiento inesperado, es momento de tramitar una solicitud de servicio.

Póngase en contacto con el soporte técnico para productos empresariales: ayuda para administradores .

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