Las 10 razones principales para usar Access con Excel

Al usar la familia de productos de Office, ¿debería usar Excel o debería usar Access para administrar los datos de las tablas? Un artículo complementario, con Access o Excel, para administrar los datos, se describen los beneficios de cada producto y lo que aportan a la tabla. Pero, ¿por qué elegir entre uno u otro? Si almacena los datos en Access y se conecta a él desde Excel, obtendrá los beneficios de ambos. Estos son los diez motivos por los que el uso de Excel y Access juntos tiene mucho sentido.

Aunque Excel no es una base de datos, se usa mucho para almacenar datos y, a menudo, se usa para resolver problemas de base de datos simples. Sin embargo, Excel es una base de datos de archivos sin formato, no una base de datos relacional. Cuando es necesario que las tablas simples evolucionen en varias tablas de datos relacionados, Access es la primera opción para que los trabajadores de la información creen rápidamente una aplicación de base de datos. Access siempre ha sido un excelente panel de inicio de datos para recopilar y consolidar datos dispares en toda la empresa, muchos de los cuales viven dentro de libros de Excel. Una vez que los datos están en Access, puede agregar más tablas y unirse a ellas, crear consultas (o vistas de los datos), estructurar los datos y definir tipos de datos para ayudar a garantizar la integridad de los datos, compartir y actualizar datos entre muchos usuarios y crear informes y formularios eficaces.

A diferencia del diseño de hoja de cálculo simple de Excel, Access se organiza de forma diferente con varios objetos interrelacionados que pueden parecer complicados al principio. Pero no tiene que ser un experto para usar Access. Access está diseñado para todos los tipos de usuarios y puede devolverlo solo en la medida en que lo necesite.

Retirar el acceso a una capa a la vez.

Capas de acceso

1. Use Access de tres maneras: como usuario ocasional, usuario avanzado o desarrollador.

2. las tablas, las consultas, los formularios y los informes se basan y constituyen el corazón de una aplicación de base de datos.

3. los usuarios ocasionales tienen asistentes, generadores de propiedades, la interfaz de usuario de Office Fluent y características similares de Excel para realizar rápidamente un trabajo.

4. los usuarios avanzados disponen de macros, el panel de propiedades, las expresiones y las herramientas de diseño de bases de datos para profundizar y hacer más cosas.

5. los programadores pueden trabajar con módulos y desarrollar código VBA para crear soluciones personalizadas de bases de datos e implementar aplicaciones en tiempo de ejecución.

copiar datos de excel a access

Una buena forma de empezar es copiar datos de Excel a Access. Puede crear una tabla de Access y mostrarla en la vista Hoja de cálculo, que es muy similar a una hoja de cálculo de Excel. Puede realizar tareas de creación de tablas comunes, como definir un tipo de datos, un nombre de campo o un campo nuevo, directamente en la vista Hoja de datos. Por ejemplo, si escribe una fecha en un campo en blanco, Access establece el tipo de datos de fecha y hora para ese campo. Si escribe texto como un nombre, Access aplica el tipo de datos texto al campo. Si desea mover un campo, solo tiene que hacer clic y arrastrarlo.

Al copiar datos de Excel y pegarlos en Access, no es necesario crear primero una tabla o abrir una tabla en la vista Hoja de datos. Access le pregunta automáticamente si los datos tienen encabezados, hace buenas conjeturas al usar el tipo de datos correcto y crea una tabla de Access. No podía ser más simple.

Para obtener más información, vea abrir una hoja de datos en blanco.

vincular datos de excel a access

Una de las formas más sencillas de obtener las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de cálculo de Excel a una tabla de Access. Use un vínculo de Access cuando tenga previsto mantener los datos en Excel, pero también aproveche regularmente algunas de las muchas características de Access, como la creación de informes y consultas. Puede vincular datos desde Access y no desde Excel.

Access admite dos formas fundamentalmente diferentes de crear tablas de base de datos. Los usuarios pueden crear nuevas tablas nativas para almacenar los datos en una base de datos de Access, o bien pueden crear vínculos a los datos existentes fuera de la base de datos de Access. Los datos de las tablas vinculadas aparecen y se comportan de varias maneras, como las tablas nativas. El Asistente para el administrador de tablas vinculadas le ayuda a realizar un seguimiento, buscar y actualizar la hoja de cálculo de Excel u otro origen de datos si se mueve y el vínculo se rompe.

Al vincular a una hoja de cálculo de Excel o a un rango con nombre, Access crea una tabla nueva que está vinculada a los datos de Excel. Si desea agregar, modificar o eliminar datos, realice los cambios en Excel y actualice (o vuelva a consultar) los datos en la tabla de Access. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla en Access. Con los datos vinculados a Excel, puede crear informes, consultas y formularios de solo lectura en Access.

Para obtener más información, vea importar o vincular a los datos de un libro de Excel.

importar datos de excel a access

Si decide cortar el cable de datos, puede mover los datos a Excel importando los datos a Access. Tenga en cuenta que la importación de Word tiene dos significados diferentes entre Excel y Access. En Excel, al importar (o conectar), se realiza una conexión permanente a los datos que se pueden actualizar. En Access, al importar, los datos se incorporan una vez, pero sin una conexión de datos permanente. Al importar datos, Access almacena los datos en una tabla nueva o existente sin modificar los datos en Excel. En Access, puede importar algunas o todas las hojas de cálculo de un libro de Excel en una sola operación.

El Asistente para importación le guiará por los pasos de importación y le ayudará a tomar decisiones importantes sobre si debe cambiar los tipos de datos y agregar encabezados. Si se producen errores al importar los datos, Access le avisa y guarda los errores en una tabla para poder buscarlos y corregirlos rápidamente. Por ejemplo, es posible que haya un código postal alfanumérico escondido en una columna que haya pensado que sea numérica, o se haya detectado un identificador duplicado para un campo de clave principal. Puede realizar los cambios en el libro de Excel y volver a importarlos, o bien realizar los cambios en la nueva tabla de Access. Una vez completada la operación, puede guardar los pasos que ha usado e incluso crear una tarea de Outlook para recordarle Cuándo debe realizar la operación de importación de forma regular.

Una vez importados los datos, ahora es nativo de acceso y puede usar hojas de datos y formularios para agregar, editar y eliminar los datos. Después de importar los datos, puede decidir si desea eliminar los datos de Excel. Normalmente, es una buena idea tener solo una ubicación para actualizar los datos.

Nota: Importar datos de Excel a Access no importa fórmulas, solo los resultados de esas fórmulas.

Para obtener más información, vea:

conectarse a datos de acceso desde excel

También puede volver a conectar datos de Access a Excel. Para ello, cree una conexión en Excel, que suele estar almacenada en un archivo de conexión de datos de Office (. odc), en la base de datos de Access y recupere todos los datos de una tabla o consulta. Después de conectarse a los datos, también puede actualizar automáticamente (o actualizar) los libros de Excel desde la base de datos original de Access siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Para obtener más información, vea:

Informe de empleados con formato de tabla

Una vez que los datos estén en Access, podrá aprovechar la Marvelous matriz de herramientas de creación y personalización de informes. ¿Desea crear un informe con unos pocos clics? Usar el Asistente para informes. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del informe en tiempo real con datos activos, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los genera? Usar la vista presentación. ¿Desea interactuar con el informe para buscar, filtrar y ordenar datos activos? Use la vista informe. ¿Quiere agregar botones de comando, números de página, imágenes, hipervínculos y estilos de aspecto profesional a todos los suyos? Use los numerosos asistentes de control y las galerías de los grupos controles y diseño en la pestaña diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente informes, informes de Resumen y de grupo, etiquetas postales, informes gráficos e informes secundarios.

Una vez creado el informe, use Access para distribuir el informe electrónicamente. Por ejemplo, puede enviar el informe usando un mensaje de correo electrónico o guardar el informe en diferentes formatos, como una instantánea de Access o un archivo PDF, para agregarlo a una página web o a un sitio de SharePoint.

Para obtener más información, vea:

formulario de ejemplo

Una vez que los datos estén en Access, podrá aprovechar las numerosas herramientas de creación y personalización de formularios. ¿Desea crear un formulario con unos pocos clics? Use el Asistente para formularios. ¿Desea diseñar y modificar el diseño del formulario en tiempo real con datos activos, mover y cambiar el tamaño de los bloques de datos, agregar y quitar campos y ver al instante los cambios a medida que los genera? Usar la vista presentación. ¿Quiere agregar botones de comando, cuadros de lista, cuadros combinados, grupos de opciones, imágenes, máscaras de entrada, gráficos, hipervínculos y estilos de aspecto profesional por su cuenta? Use los numerosos asistentes de control y las galerías de los grupos controles y diseño en la pestaña diseño de la cinta de opciones. Con Access, puede crear fácilmente formularios simples, formularios con pestañas, formularios continuos, formularios emergentes, cuadros de diálogo modales y subformularios.

En Access, puede crear fácilmente un formulario dividido, que muestra una hoja de información y una vista de formulario sincronizados para que pueda sacar el máximo partido de ambos. Una vez que haya creado un formulario elegante, es fácil desplazarse, filtrar e incluso buscar en los datos detrás del formulario con los botones de navegación estándar y el cuadro de búsqueda en la parte inferior del formulario.

Formulario dividido

Para obtener más información, vea:

Autofiltro

Independientemente del producto que use, puede filtrar los datos para trabajar con un subconjunto de datos y ordenar los datos para ordenarlos de la forma que desee. En Access, los usuarios de Excel pueden filtrar y ordenar los datos en una vista de hoja de datos sin necesidad de volver a aprender una interfaz de usuario completamente nueva. Los iconos, los menús de comandos, los comandos, los criterios y los cuadros de diálogo son muy parecidos, ya sea que esté trabajando con texto, números, fechas o espacios en blanco. Incluso puede guardar los filtros y la ordenación junto con la vista Hoja de información.

Puede crear una consulta en Access y ni siquiera saber qué significa SQL. Cuatro asistentes para consultas le ayudan a crear consultas simples, buscar duplicados, buscar registros no coincidentes y crear consultas de referencias cruzadas. Ni siquiera tiene que crear una consulta; simplemente filtre y ordene los datos de la manera en que desea que aparezcan y se guarden con una hoja de datos.

Criterio PaísRegión

Para obtener más información, vea:

Primera página del Asistente para etiquetas

Ahora que su familia ha crecido, la lista de tarjetas de vacaciones se hizo más grande y tendrá que realizar un seguimiento de mucho más cumpleaños y aniversarios. No hay problema. Puede usar una tabla o consulta de Access como origen de datos de combinación de correspondencia y crear una operación de combinación de correspondencia con el Asistente para combinar correspondencia de Word para cartas, tarjetas, mensajes de correo electrónico y sobres. Si solo necesita crear etiquetas postales, use el Asistente para etiquetas de Access para crear e imprimir las etiquetas a partir de un informe que cree. Incluso puede Agregar automáticamente un código de barras correspondiente a cada dirección de cliente.

Para obtener más información, vea:

Access y Excel proporcionan comandos para conectarse a los datos de las listas de SharePoint. Excel proporciona una conexión de solo lectura (unidireccional) a listas de SharePoint vinculadas; mientras que Access le permite leer y escribir datos (bidireccionales) en listas de SharePoint vinculadas. Access y las listas de SharePoint funcionan muy bien conjuntamente. Tipos de datos de Access y SharePoint, como texto enriquecido, solo anexar (para admitir el historial de revisiones de seguimiento en un campo memo), datos adjuntos, autonumeración, búsquedas y campos multivalor: realice una integración fluida y pocas, si las hay, incoherencias de datos.

Una vez que vincule los datos de la lista de SharePoint a una base de datos de Access, puede poner los datos de la lista de SharePoint sin conexión en una base de datos de Access local, trabajar con los datos de forma local y, a continuación, volver a conectarse al sitio de SharePoint para cargar los cambios. Los cambios de datos en conflicto realizados por otros usuarios serán controlados por un asistente para resolución de conflictos. Los formularios e informes creados en Access se basan en los mismos datos, pero vinculados a listas de SharePoint.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Haga una importación única de los datos de una hoja de cálculo de Excel en una lista de SharePoint o exporte datos de una hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos unidireccional permanente.

2. Use la conexión de datos unidireccional permanente para actualizar los datos de una hoja de cálculo de Excel de la lista de SharePoint.

3. publicar libros de Excel en Excel Services y mostrar e interactuar con datos mediante el elemento Web de Excel Web Access en una página de elementos Web.

4. importe (conecte) datos a un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y Access, y archivos sin formato.

Access proporciona los siguientes puntos de integración con SharePoint Server.

1. Haga una importación o exportación única de datos entre las vistas de Access y una lista de SharePoint.

2. vincule datos entre tablas de Access y una lista de SharePoint creando una conexión bidireccional permanente. (Los datos de lista actualizados pueden verse en una tabla de Access; los datos de tabla de Access actualizados se pueden ver en una lista).

3. tomar datos de lista sin conexión, actualizar en Access, volver a conectar, sincronizar actualizaciones y resolver conflictos.

4. Mostrar y editar los datos de la lista en las vistas de hoja de datos, formulario e informe de Access.

Para obtener más información, vea:

Puede crear aplicaciones de base de datos de escritorio bastante sofisticadas sin escribir nunca una línea de código de VBA. Cada objeto de Access tiene un amplio conjunto de propiedades y eventos fácilmente accesibles desde una hoja de propiedades para ayudarle a personalizar la solución. Cada objeto tiene diseñadores detallados que revelan todas las características disponibles para usted. Hay plantillas de bases de datos adicionales disponibles en Office online. Las plantillas de campo y tabla le ayudan a crear y personalizar nuevas tablas rápidamente. Puede diseñar una nueva base de datos desde cero con herramientas de diseño de base de datos integradas.

Las macros de Access usan un entorno declarativo que no requiere escribir código de VBA, por lo que no es necesario ser desarrollador. Cada acción de macro realiza una tarea, como abrir un formulario, ejecutar una consulta, buscar registros o mostrar un mensaje. Puede incrustar macros en cualquier evento de un informe, formulario o control. La mayoría de las macros tienen argumentos y puede agregarles lógica condicional para que hagan lo que desee. Incluso puede definir variables y realizar comprobaciones de errores, de nuevo sin escribir código de VBA.

Diseñe un prototipo y ejecútelo por el Departamento de ti. Cree una solución para su equipo cuando la necesiten, y Shoestring con un personal de la misma. Realice un seguimiento de los vales vendidos para una fiesta de la empresa, realice un seguimiento de la vida útil de los materiales de fabricación o imprima etiquetas de aceptación para los artículos. Realizar un seguimiento de tareas, problemas y entregas en proyectos de equipo. Crear una base de datos de canalización de ventas para supervisar las ventas potenciales en un pequeño grupo de profesionales de ventas.

Más información

Principio de página

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×