Introducción a Excel Services y Excel Web Access

En este artí­culo

• ¿Qué es Excel Services?

• ¿Qué es Microsoft Office Excel Web Access?

• ¿Cómo se relacionan Excel Services y Office Excel 2007?

• Interactuar con un libro Excel en Excel Services

• Escenarios de Excel Services

• Creación de "una versión de la verdad"

• Conectarse a datos de un modo seguro

• Excel Services e Information Rights Management

• Uso de Excel Services con otras características de inteligencia empresarial

¿Qué es Excel Services?

Hay tres componentes básico de Excel Services que interactúan entre sí y juntos forman el diseño estructural general de Excel Services.

1. Excel Calculation Services (ECS) es el "motor" de Excel Services que carga el libro, realiza cálculos totalmente precisos con Microsoft Office Excel 2007, actualiza los datos externos y mantiene las sesiones.

2. Excel Web Access (EWA) es un elemento Web que muestra y permite la interacción con el libro de Microsoft Office Excel en un explorador mediante el lenguaje DHTML (Dynamic Hierarchical Tag Markup Language) y JavaScript sin necesidad de descargar controles ActiveX en el equipo cliente, y se puede conectar a otros elementos Web o paneles y otras páginas de elementos Web.

3. Excel Web Services (EWS) es un servicio Web hospedado en Microsoft Office SharePoint Services que proporciona varios métodos que puede usar un programador como interfaz de programación de aplicaciones (API) para crear aplicaciones personalizadas basadas en el libro de Excel.

Como Excel Services es un componente de Microsoft Office SharePoint Server 2007, también puede aprovechar muchas características de la tecnología de SharePoint, como controlar, proteger y administrar el acceso a las hojas de cálculo, el rendimiento del servidor y la posibilidad de ampliar sin problemas al agregar usuarios.

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¿Qué es Microsoft Office Excel Web Access ?

Excel Web Access es un elemento Web que muestra datos y gráficos de un libro de Excel, tiene un "aspecto" similar a Microsoft Office Excel, por ejemplo las fichas de hoja, los botones de esquema y las flechas desplegables, y proporciona diferentes maneras de personalizar el elemento Web.

1. La sección superior contiene el título y una barra de herramientas que dispone de varios menús, comandos y una lista desplegable.

2. En la ventana principal se muestran una o varias hojas de cálculo en la vista Hoja de cálculo, un elemento con nombre, como un gráfico o una tabla de Excel en la vista Elemento con nombre, y opcionalmente un área de esquema.

3. El panel de tareas de parámetros tiene etiquetas de parámetros, cuadros de texto para la entrada de datos e información sobre herramientas opcional que proporciona más información acerca de cada parámetro.

4. En la sección inferior se muestran mensajes de datos actualizados.

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¿Cómo se relacionan Excel Services y Office Excel 2007?

Primero debe crear un libro de Excel mediante Office Excel 2007 y, después, guardar el libro en Excel Services. Básicamente, Office Excel 2007 es la herramienta de creación y Excel Services es la herramienta de informes.

1. El autor de un libro, que suele ser un analista empresarial, utiliza Office Excel 2007 para crear el libro de Excel, opcionalmente especifica elementos con nombre para la visualización y opcionalmente define parámetros.

2. El autor del libro guarda el libro en una biblioteca de documentos (o en una red o una carpeta Web) en Excel Services, donde un administrador de SharePoint lo administra y protege.

3. El autor del libro y los demás usuarios pueden crear informes, páginas de elementos Web y paneles de inteligencia empresarial que utilicen el libro.

4. Muchos usuarios empresariales pueden tener acceso al libro viéndolo en un explorador e incluso actualizar los datos si el libro está conectado a un origen de datos externo.

5. Con el permiso apropiado, los usuarios empresariales pueden copiar el estado actual del libro y las interacciones realizadas durante la sesión actual, como ordenar y filtrar, en un equipo cliente para continuar el análisis como un libro de Excel o una instantánea.

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Interacción con un libro de Excel en Excel Services

Aunque se pueden modificar las celdas del libro de Excel en Excel Services, puede interactuar con los datos de diferentes maneras. Para responder a preguntas específicas no previstas que pueda tener sobre los datos, puede buscar y mostrar información mediante las siguientes características interactivas:

• Vea los resultados más recientes de las fórmulas actualizando el cálculo de los datos del libro.

• Actualizar los datos activos desde un origen de datos externo, como una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP).

• Desplazarse por diferentes hojas de cálculo, partes de hojas de cálculo o elementos con nombre seleccionados del libro, como un gráfico o una tabla de Excel.

• Ordene y filtre los datos.

• Expanda o contraiga niveles de datos y utilice un filtro de informe en un informe de tabla dinámica.

• Cambie temporalmente los valores de las celdas especificando parámetros para actualizar los resultados de una fórmula o realice sencillos análisis Y si.

• Obtenga diferentes resultados o vistas seleccionando datos de otro elemento Web conectado, como un elemento Web de filtro o un elemento Web de vista de lista, en un panel o en otra página de elementos Web.

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Escenarios de Excel Services

Por supuesto, existen incontables formas de utilizar Excel Services, pero a continuación se incluye una lista representativa de escenarios y ejemplos para ayudarle a comprender mejor cómo puede usar Excel Services.

Paneles de inteligencia empresarial    Un comité ejecutivo tiene acceso a varios paneles empresariales que actúan como un panel de resultados financieros para la empresa. Para evaluar de forma continua el rendimiento de la empresa, en el panel principal se resumen los indicadores clave de rendimiento (KPI), como los objetivos de ventas, los ingresos y los márgenes de beneficios, mensualmente. En paneles adicionales se resumen las noticias de mercado para ayudar a analizar el riesgo financiero para los proyectos actuales y nuevos, y para mostrar gráficos de datos financieros cruciales para ayudar a evaluar diferentes carteras de inversión.

Sistema de información de análisis de marketing    El departamento de marketing de una empresa que vende ropa y equipamiento deportivo mantiene una página de portal de información que resume los datos demográficos clave, como el sexo, la edad, la región, el nivel de ingresos y la actividad de ocio preferida. La mayoría de los empleados del departamento de marketing pueden opcionalmente abrir los libros de Excel en el equipo y realizar análisis "Y si" de todos los datos, o imprimir informes con formato correcto. Con el tiempo, los usuarios también pueden agregar informes con facilidad para que otros los compartan.

Estadísticas de jugadores deportivos profesionales    Una organización deportiva de liga principal comparte estadísticas pasadas y presentes sobre el rendimiento y el salario de todos los jugadores. Estos datos se utilizan para realizar tratos y negociar contratos salariales. Los propietarios crean, revisan y comparten nuevos informes y análisis, especialmente durante la pretemporada.

Herramienta de toma de decisiones de establecimiento comercial    Una cadena de establecimientos resume datos cruciales de punto de ventas semanalmente y los comparte con proveedores, analistas financieros y administradores regionales. Los informes incluyen elementos actuales por debajo del inventario, los 20 elementos más vendidos por categoría de ventas, datos importantes de temporada y recuento de transacciones por establecimiento.

Sistema de informes de administración de cuentas de ventas    Un grupo comercial tiene acceso a un conjunto de informes diarios que capturan datos clave como los principales vendedores, el progreso hacia los objetivos de ventas mensuales y los canales de distribución con rendimiento bajo. En informes adicionales se resumen las ventas por variables clave, como la región, línea de productos y mes, llamadas de ventas por semana y el número de llamadas cerradas. Cuando cada vendedor muestra estos informes, pueden ver automáticamente los números de ventas porque el sistema los identifica en función del nombre de usuario.

Resumen diario de proyectos de ingeniería    Un grupo de ingeniería desarrolla una página de elementos Web en la que se resumen los datos clave de programas de proyectos, como el recuento de errores, estado de las especificaciones, diagramas de progreso, tendencias y prioridades de características, y vínculos a recursos y contactos clave. Los datos proceden de varios orígenes externos, como las bases de datos de proyectos y las listas de especificaciones.

Modelo de cálculo de análisis financiero de carácter propietario    Una gran entidad financiera ha investigado y desarrollado un modelo de precios que constituye propiedad intelectual privada. Los resultados de la fórmula deben compartirse con determinados administradores de inversiones, pero la fórmula que se usa para calcular el modelo de precios debe estar segura y no debe revelarse al público en ningún momento. El modelo de precios es extremadamente complejo y el cálculo tarda mucho tiempo. Todas las noches, el informe del modelo de precios se calcula y se crea en un servidor rápido, se guarda en una ubicación de confianza y se muestra en una página de elementos Web, pero sólo a quienes tienen el permiso correspondiente.

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Creación de "una versión de la verdad"

En la mayoría de las empresas, suele ser necesario crear libros cruciales en un momento determinado, a menudo de forma periódica. Por ejemplo, puede crear un libro seguro en una fecha y hora acordadas cada trimestre fiscal para comparar con seguridad las ventas, los inventarios, los ingresos y los beneficios de un trimestre a otro. No desea preocuparse de que la información del libro haya sido modificada por otro usuario y que las diferencias imprevistas en los cálculos y resultados compliquen la toma de decisiones. Esto suele denominarse la creación de "una versión de la verdad", lo que significa que al comparar el mismo informe de libro con otros usuarios, puede confiar en un momento único (la fecha y la hora en que se creó el libro) para comprobar una vista coherente de los datos.

1. Un libro maestro contiene datos financieros acumulativos que se actualizan periódicamente.

2. Un libro se publica al final de cada trimestre fiscal.

3. "Una versión de la verdad" simplifica la toma de decisiones y las comparaciones entre trimestres.

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Conexión a los datos de forma segura

Para algunos libros de Excel guardados en Excel Services, todos los datos se almacenan en el libro. Para actualizar los datos en Excel Services, el libro de Excel debe volver a guardarse. Para otros libros, hay una o varias conexiones a orígenes de datos externos, como una base de datos o un cubo OLAP. Estas conexiones contienen información acerca de cómo buscar, iniciar sesión, consultar y tener acceso al origen de datos externo. Aunque esta información de conexión se puede almacenar en el libro, suele almacenarse en un archivo de conexión de datos de Office (.odc), especialmente cuando los datos se comparten con muchos usuarios y debe actualizarse la información de conexión. El autor del libro o un administrador pueden crear la información de conexión utilizando Excel 2007 para crear la conexión y, después, exportar la información de conexión a un archivo .odc.

Una biblioteca de conexiones de datos (DCL) es una biblioteca de documentos SharePoint especial que se puede definir como una biblioteca de ubicación de confianza y que facilita la posibilidad de almacenar, proteger, compartir y administrar archivos .odc. Por ejemplo, un administrador puede necesitar mover una base de datos de un servidor de pruebas a un servidor de producción o actualizar una consulta que tiene acceso a los datos. Mediante un archivo .odc guardado en una DCL, la administración de esta información de conexión es mucho más sencilla y el acceso del usuario a los datos resulta más cómodo, ya que todos los libros utilizan el mismo archivo de conexión y una operación de actualización, ya sea en el equipo cliente o servidor, obtiene los cambios actualizados de dicho archivo de conexión. Incluso se puede configurar Office SharePoint Server y el equipo cliente de un usuario para detectar automáticamente los cambios en el archivo de conexión y utilizar la versión más actualizada del archivo.

Para obtener más información, vea el sistema de Ayuda de Microsoft Office Excel 2007 y el sistema de Ayuda de la Administración central de Office SharePoint Server.

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Excel Services e Information Rights Management

Information Rights Management (IRM) es una forma de proporcionar protección de la privacidad para un documento de Microsoft Office y asegurar que sólo las personas correspondientes ven la información confidencial. Por ejemplo, puede que desee crear un informe de los datos financieros trimestrales sólo para determinados miembros de un comité ejecutivo un mes antes de que los datos estén disponibles públicamente en un resumen financiero, de forma que tengan tiempo de preparar las respuestas de relaciones públicas y tomar las decisiones empresariales oportunas.

Windows SharePoint Services versión 3.0 o posterior admite IRM en una biblioteca de documentos y todos los documentos de dicha biblioteca (estén o no dichos documentos individuales habilitados con IRM). Una vez cargado el documento en una biblioteca de documentos habilitada con IRM, el documento se habilita para IRM de forma efectiva.

Excel Services no admite la carga de libros de Excel que se han habilitado con IRM y no carga libros de Excel si están habilitados con IRM o provienen de una biblioteca de documentos habilitada con IRM. Sin embargo, si desea aprovechar IRM, puede cargar un libro de Excel sin IRM en Excel Services, abrirlo como una instantánea y, después, guardar la instantánea en una biblioteca de documentos que esté habilitada con IRM.

Para obtener más información, vea el sistema de Ayuda de Microsoft Office Excel 2007 y el sistema de Ayuda de la Administración central de Office SharePoint Server.

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Uso de Excel Services con otras características de inteligencia empresarial

Excel Services forma parte de una colección de características de Office SharePoint Server denominadas conjuntamente Inteligencia empresarial que pueden usar una persona, un equipo o una empresa. Estas características se han diseñado para funcionar conjuntamente y admitir el desarrollo rápido y eficaz de herramientas personalizadas de toma de decisiones que pueden tener acceso a una variedad de orígenes de datos, normalmente si utilizar código.