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Introducción: Crear un sistema de notas de reunión con InfoPath y SharePoint

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Al hacer modificaciones menores a una plantilla de formulario de ejemplo de Microsoft Office InfoPath 2007 y creando una biblioteca de documentos en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, puede implementar un sistema que puede usar para tomar notas de reunión de forma coherente, enviar las notas a cada asistente de la reunión, y almacenar las notas en una biblioteca de documentos de SharePoint Services. En este artículo se muestra cómo crear este sistema.

En este artículo

Información general

Antes de empezar

Crear el nuevo sistema de notas de la reunión

Actualizar la plantilla de formulario

Información general

InfoPath incluye una plantilla de formulario de ejemplo que fue diseñada específicamente para recopilar datos comunes de la reunión, como agendas, los asistentes, elementos de discusión y elementos de acción. La plantilla de formulario de ejemplo está configurada para que pueda enviar una copia de un formulario que se basa en la plantilla por correo electrónico a cada asistente de la reunión.

La plantilla de formulario de ejemplo está configurada para ayudar a las notas a recopilar los datos que normalmente se registran en una reunión. Los controles se organizan en secciones lógicas para ayudar a las notas recopilar los datos adecuados y también aligerar le de recopilación de datos que se pueden generar automáticamente. El diseño de los controles también proporciona un marco coherente, por lo que en lugar de tener que recordar qué tipo de datos para recopilar la de tomar notas acaba rellena los espacios en blanco progresa la reunión.

Aunque puede modificar la plantilla de formulario para recopilar datos adicionales, le recomendamos que usar la plantilla de formulario existente como está con una modificación que le permite guardar los formularios completados en una biblioteca de documentos de SharePoint. A continuación, puede comprobar la eficacia de su sistema y utilizar lo que ha aprendido durante la comprobación para modificar la plantilla de formulario para satisfacer las necesidades de su grupo.

Puede usar esta plantilla de formulario de ejemplo en el sistema por primera publicación de la plantilla de formulario de ejemplo en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint. Creará una nueva biblioteca de documentos como parte del proceso de publicación. Después de publicar la plantilla de formulario y crear la nueva biblioteca de documentos, a continuación, modificará la plantilla de formulario para que se guarda un formulario completado a la nueva biblioteca de documentos y envía una copia del formulario a los asistentes de la reunión.

Para usar este sistema, el responsable de registro va a la biblioteca de documentos y crea un nuevo formulario basado en esta plantilla de formulario. Durante una reunión, el responsable de registro rellena los datos en los controles adecuados en el formulario. Al final de la reunión, el responsable de registro envía el formulario a la biblioteca de documentos y se envía una copia del formulario a cada asistente de la reunión. Aquellas personas que no hayan asistido a la reunión pueden leer las notas, vaya a la biblioteca de documentos y abra el formulario en InfoPath.

La plantilla de formulario de ejemplo contiene las secciones siguientes:

Plantilla de formulario de la agenda de reuniones con cuatro secciones

1. sección de título contiene controles para el nombre, propósito, ubicación y fechas de reuniones y horas. El control de fecha muestra automáticamente la fecha en que se creó el formulario. De forma predeterminada, el control de cuadro de texto de Hora de finalización muestra automáticamente una hora que es una hora posterior a la hora especificada en el control de cuadro de texto de Hora de comienzo.

2. asistentes repetición sección contiene controles para los nombres y direcciones de correo electrónico de cada asistente de la reunión. Cuando el responsable de registro envía el formulario completado, cada asistente enumerado en esta sección recibe una copia del formulario completado.

3. sección de repetición de elemento de discusión contiene controles para cada moderador (un asistente que le guía a una discusión) y notas acerca de cada elemento de discusión. El control de cuadro de lista desplegable de moderador muestra los nombres de la sección de asistentes.

4. sección de repetición de elemento de acción contiene controles para el nombre, la asignación y vencimiento fecha para cada elemento de acción. El control de cuadro de lista desplegable de asignación muestra los nombres de la sección de asistentes.

Si es nuevo en InfoPath, los artículos siguientes ayudarán a entender los conceptos importantes y definir mejor los términos que encontrará a medida que complete cada tarea en este artículo. También encontrará estos vínculos en las secciones correspondientes de este artículo si necesita más información a medida que completa una tarea.

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Antes de empezar

Deberá necesita el localizador uniforme de recursos (URL) y, al menos, permisos de diseño en la colección de sitios del sitio de SharePoint que usará para este sistema. Si se puede crear una biblioteca de documentos en la colección de sitios, tiene los permisos adecuados. Personas que necesitan para ver las notas de la reunión se necesitan permisos de lectura para la colección de sitios. Si necesita permisos para crear una biblioteca de documentos o para configurar permisos de lectura a la colección de sitios para los usuarios del formulario, póngase en contacto con el Administrador de la colección de sitios.

También deberá dirección de correo electrónico al menos una a la que puede enviar una copia del formulario completado y un cliente de correo electrónico, como Microsoft Office Outlook 2007, que está configurado para recibir mensajes de modo que puede probar la plantilla de formulario.

En este artículo se supone que está usando una configuración predeterminada de SharePoint Services.

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Crear el nuevo sistema de notas de la reunión

Para crear este sistema, hacer lo siguiente:

  1. Abrir y guardar la plantilla de formulario de ejemplo.

  2. Publicar la plantilla de formulario de ejemplo para crear una nueva biblioteca de documentos para las notas de reunión.

  3. Modificar la plantilla de formulario de ejemplo para guardar los formularios completados en la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, enviar una copia a cada asistente.

  4. Publicar la plantilla de formulario modificada.

  5. Probar la plantilla de formulario modificada y la nueva biblioteca de documentos mediante la creación y enviar formularios de prueba que se basan en esta plantilla de formulario.

Abrir y guardar la plantilla de formulario

  1. En el menú archivo, haga clic en Diseño de una plantilla de formulario.

  2. Abrir una plantilla de formulario, haga clic en Personalizar un ejemplo.

  3. En Personalizar un ejemplo, haga doble clic en Agenda de la reunión de ejemplo.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

  5. Si InfoPath muestra un mensaje acerca de la publicación de la plantilla de formulario, haga clic en Aceptar.

  6. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique la ubicación donde desea guardar la plantilla de formulario.

  7. En el cuadro nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla de formulario.

  8. En la lista Guardar como tipo, haga clic en Plantilla de formulario de InfoPath y, a continuación, haga clic en Guardar.

Publicar la plantilla de formulario

Como parte del proceso de publicación, creará una nueva biblioteca de documentos.

Para obtener más información acerca de la publicación de una plantilla de formulario, vea el artículo Introducción a la publicación de una plantilla de formulario.

  1. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la dirección URL de la colección de sitios en el sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente. Por ejemplo, para usar una colección de sitios con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly, escriba http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly en el cuadro.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en crear una nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la siguiente página, escriba un nombre y una descripción para la nueva biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. Acepte las columnas sugeridas y haga clic en siguiente.

  8. En la última página del asistente, compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  9. Haga clic en Cerrar.

    Al publicar correctamente la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

Anote la dirección URL de la nueva biblioteca de documentos. necesitará esta información más adelante en este artículo. La dirección URL de la nueva biblioteca de documentos será la dirección URL de la colección de sitios, seguida de una barra diagonal (/), seguida del nombre de la biblioteca de documentos. Por ejemplo, si ha creado una nueva biblioteca de documentos denominada NotasReunión en la colección de sitios con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly, la dirección URL de la nueva biblioteca de documentos será http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Modificar la plantilla de formulario

En esta sección se muestra cómo hacer lo siguiente:

  • Agregar una nueva conexión de datos de envío que guarda el formulario en la nueva biblioteca de documentos.

    Para obtener que más información sobre cómo enviar las conexiones de datos, vea Introducción a las conexiones de datos.

  • Cambiar las opciones de la conexión de datos para que se guarda el formulario en la biblioteca de documentos y envía una copia del formulario completado al Asistente de la reunión.

  • Configurar la plantilla de formulario para que cierra el formulario después de enviar.

Para obtener más información sobre cómo enviar un formulario que se basa en una plantilla de formulario, vea el artículo Introducción al envío de los datos del formulario.

Agregar una nueva conexión de datos de envío

En esta sección, creará una nueva conexión de datos a la nueva biblioteca de documentos de envío y configurar la conexión de datos para guardar el formulario con un nombre único. El nombre del formulario será una combinación de título de la reunión y la fecha en que se creó el formulario.

Empezar a crear la conexión de datos
  1. En el menú Herramientas, haga clic en Conexiones de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Conexiones de datos, haga clic en Agregar.

  3. En el Asistente para la conexión de datos, haga clic en crear una nueva conexión para, haga clic en enviar datos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página del asistente, haga clic en a una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente. Seleccionar un destino para los datos enviados en el Asistente para la conexión de datos

  5. En la siguiente página del asistente, en el cuadro de la biblioteca de documentos, escriba la dirección URL de la biblioteca de documentos que ha creado en la sección anterior. Por ejemplo, para usar una biblioteca de documentos con la dirección URL http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes, escriba http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes en el cuadro de la biblioteca de documentos.

    La siguiente sección le guiará a lo largo del proceso de definir un nombre único formulario, que requiere mantenerse en esta página del asistente. No haga clic en siguiente todavía.

Definir un nombre único formulario

La plantilla de formulario, guarda el formulario en una biblioteca de documentos con un nombre predeterminado. Si utiliza el nombre predeterminado, la nueva biblioteca de documentos guardará un único formulario completado. En esta sección, va a configurar la conexión de datos para guardar los formularios que se basan en esta plantilla de formulario con un nombre que está compuesto por el título de la reunión y la fecha de la reunión. Hacer esto mediante la creación de una fórmula que usa una función XPath .

Para obtener más información sobre las fórmulas y funciones, vea Agregar una fórmula a un control.

  1. Haga clic en Insertar fórmula Botón de fórmula .

  2. En el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Insertar función.

  3. En la lista categorías del cuadro de diálogo Insertar función, haga clic en texto.

  4. En la lista de funciones, haga clic en concatenación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro fórmula, haga doble clic en la primera instancia de haga doble clic para insertar el campo.

    Haga doble clic para insertar el primer campo para usarlo como parte del nombre del formulario

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, abra la reunión, haga clic en meetingTitle y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Selección del campo meetingTitle en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo

  7. En el cuadro fórmula, haga clic en la segunda instancia de haga doble clic para insertar el campo para seleccionarlo (no haga doble clic en él).

    Doble clic para insertar un carácter de guión como parte del nombre del formulario

  8. Escriba comillas dobles (""), seguido por un guión (-), seguido por otro comillas dobles.

    Inserción de un carácter de guión como parte del nombre del formulario

  9. Haga doble clic en la tercera instancia de haga doble clic para insertar el campo.

    Doble clic para insertar otro campo para usarlo como parte del nombre del formulario

  10. En el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo, abra la reunión, haga clic en meetingDate y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Selección del campo meetingDate en el cuadro de diálogo Seleccionar un campo o grupo

    El cuadro de diálogo Insertar fórmula debe tener el siguiente aspecto:

    La fórmula terminada en el cuadro de diálogo Insertar una fórmula que genera el nombre del formulario

  11. Para comprobar la fórmula para la sintaxis correcta, en el cuadro de diálogo Insertar fórmula, haga clic en Comprobar fórmula.

  12. Si la fórmula no contiene errores, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Finalizar la configuración de la conexión de datos
  1. En el asistente, haga clic en siguiente.

  2. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba un nombre para esta conexión de datos, escriba un nombre descriptivo para esta conexión de datos de envío.

  3. Compruebe que la información es correcta en la sección de Resumen y, a continuación, haga clic en Finalizar.

  4. Haga clic en Cerrar.

  5. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Cambiar las opciones de envío para usar las conexiones de datos de envío

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, seleccione la casilla de verificación Permitir a los usuarios enviar este formulario.

  3. Haga clic en realizar una acción personalizada utilizando reglas y, a continuación, haga clic en reglas.

  4. En el cuadro de diálogo reglas para enviar formularios, haga clic en Agregar.

  5. Haga clic en Agregar acción.

  6. En el cuadro acción, haga clic en Enviar usando una conexión de datos.

  7. En la lista de la conexión de datos, haga clic en la conexión de datos a la biblioteca de documentos que ha creado en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. Haga clic en Agregar acción.

  9. En el cuadro acción, haga clic en Enviar usando una conexión de datos.

  10. En la lista de la conexión de datos, haga clic en envío principal y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Para enviar una copia del formulario a cada asistente usará la conexión de datos de envío principal.

  11. En el cuadro nombre del cuadro de diálogo regla, escriba reglas de envío para identificar la regla que acaba de crear.

  12. Haga clic en Aceptar dos veces.

Configurar la plantilla de formulario para cerrar el formulario después de enviar.

  1. En el cuadro de diálogo Opciones de envío, haga clic en Avanzadas.

  2. En la lista después de enviar, haga clic en Cerrar el formulario.

  3. Haga clic en Aceptar.

  4. En el menú Archivo, haga clic en Guardar.

Publicar la plantilla de formulario

Después de modificar la plantilla de formulario, debe publicar en la biblioteca de documentos para implementar las modificaciones.

  1. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación de la biblioteca de documentos en la colección de sitios del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos.

  6. En la lista de la biblioteca de documentos para actualizar, haga clic en la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En la página siguiente, compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

    Al publicar correctamente la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

Probar la plantilla de formulario y el sitio

  1. En la última página del Asistente para la publicación, haga clic en Abrir esta biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

  2. En la biblioteca de documentos, haga clic en nuevo.

  3. Rellenar el formulario como si se han tomar notas en una reunión. Después de escribir una hora en el control de cuadro de texto de hora de inicio, presione la tecla TAB para desplazarse al siguiente control. InfoPath se rellena automáticamente en el control de cuadro de texto de hora de finalización.

  4. Escriba la dirección de correo electrónico del asistente a una reunión en el cuadro correo electrónico de la sección de asistentes. Para agregar asistentes adicionales y sus direcciones de correo electrónico, haga clic en Agregar asistente.

  5. En la barra de herramientas de InfoPath, haga clic en Enviar.

  6. En el cuadro de diálogo, compruebe que aparecen las direcciones de correo electrónico correcta.

  7. Haga clic en Enviar y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

Las notas de reunión deberían aparecer en la biblioteca de documentos y también deben llegan a la Bandeja de entrada de correo electrónico como un nuevo mensaje de correo electrónico.

Después de probar el sistema mediante la creación y envío de unos formularios basados en esta plantilla de formulario, puede comenzar a usar el sistema para almacenar y distribuir las notas de reunión.

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Actualizar la plantilla de formulario

Después de que otras personas han intentado su nuevo sistema creando y guardar las notas de la reunión, desea cambiar el diseño de la plantilla de formulario en respuesta a sus comentarios. Para realizar cambios en la plantilla de formulario, debe hacer lo siguiente:

  1. Abrir la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos, modificar la plantilla de formulario según sea necesario y, a continuación, guarde los cambios.

  2. Publicar la plantilla de formulario para confirmar los cambios a la biblioteca de documentos.

Abra la plantilla de formulario desde la biblioteca de documentos

  1. Abra la biblioteca de documentos.

  2. Haga clic en configuración y, a continuación, haga clic en configuración de Biblioteca de formularios.

  3. En Configuración General, haga clic en configuración avanzada.

  4. En el cuadro Dirección URL de la plantilla en la sección Plantilla de documento, haga clic en Modificar plantilla.

  5. Si InfoPath muestra un mensaje acerca de la publicación de la plantilla de formulario, haga clic en .

Después de modificar la plantilla de formulario, guarde la plantilla de formulario antes de su publicación.

Publicar la plantilla de formulario

Después de hacer modificaciones, debe publicar la plantilla de formulario modificada en la biblioteca de documentos.

  1. En el menú archivo, haga clic en Publicar.

  2. En la primera página del Asistente para la publicación, haga clic en a un servidor de SharePoint con o sin InfoPath Forms Services y, a continuación, haga clic en siguiente.

  3. En la siguiente página del asistente, en el cuadro Escriba la ubicación de su sitio de SharePoint o InfoPath Forms Services, escriba la ubicación de la biblioteca de documentos en la colección de sitios del sitio de SharePoint y, a continuación, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente página, haga clic en Biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la siguiente página, haga clic en actualizar la plantilla de formulario en una biblioteca de documentos.

  6. En la lista de la biblioteca de documentos para actualizar, haga clic en la biblioteca de documentos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  7. Haga clic en Siguiente.

  8. En la siguiente página Compruebe que la información que aparece es correcta y, a continuación, haga clic en Publicar.

  9. Haga clic en Cerrar.

    Cuando haya publicado correctamente la plantilla de formulario, recibirá una confirmación en la última página del asistente.

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