Introducción al flujo de trabajo de SharePoint

Introducción al flujo de trabajo de SharePoint

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Los flujos de trabajo ayudan a las personas a colaborar en documentos y a administrar tareas de proyecto implementando procesos empresariales específicos en documentos y elementos de un sitio de SharePoint. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a ajustarse a procesos empresariales coherentes, además de mejorar la eficiencia y la productividad organizativas administrando las tareas y los pasos correspondientes a los procesos de negocio. Esto permite a las personas que realizan estas tareas concentrarse en la realización del trabajo y no en administrar el flujo de trabajo.

En este artículo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Las dos plataformas de flujo de trabajo de SharePoint

Flujos de trabajo integrados

Asistencia técnica para flujos de trabajo personalizados

Pasos en el uso de flujos de trabajo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Un flujo de trabajo se describe a veces como una serie de tareas que produce un resultado. En el contexto de Productos y Tecnologías de SharePoint, la definición es algo más concreta: un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas relacionadas con un proceso empresarial. Se pueden utilizar para administrar de forma coherente los procesos de negocio comunes de una organización, y para ello se permite a la organización agregar lógica de negocios a documentos o elementos de una lista o biblioteca de SharePoint. La lógica de negocios es, básicamente, un conjunto de instrucciones que especifica y controla las acciones que le suceden a un documento o elemento.

Los flujos de trabajo pueden simplificar el coste y el tiempo necesarios para coordinar procesos de negocio comunes, como la aprobación de proyectos o la revisión de documentos, al administrar y realizar el seguimiento de las tareas humanas relacionadas con estos procesos. Por ejemplo, en un sitio de SharePoint puede agregar un flujo de trabajo a una biblioteca de documentos que dirija un documento a un grupo de personas para su aprobación. Cuando el autor activa este flujo de trabajo para su documento en dicha biblioteca, el flujo crea tareas de aprobación, asigna estas tareas a los participantes y les envía alertas por correo electrónico con instrucciones y un vínculo al documento a aprobar. Mientras el flujo de trabajo está en curso, el propietario del flujo (en este caso, el autor del documento) o los participantes pueden consultar la página Estado del flujo de trabajo para ver quiénes han completado ya sus tareas. Cuando los participantes completan sus tareas, el flujo de trabajo termina y su propietario recibe una notificación automática de ello.

Las acciones del flujo de trabajo Aprobación del ejemplo anterior siguen los procesos que se muestran en la siguiente ilustración.

Diagrama de flujo de un flujo de trabajo de aprobación

Los flujos de trabajo no solo ayudan a los procesos humanos existentes, sino que también amplían las posibilidades de colaboración y trabajo con documentos, listas y bibliotecas. Los usuarios del sitio pueden iniciar y participar en flujos de trabajo mediante formularios personalizables a los que se puede acceder desde el documento o elemento en una lista o una biblioteca de SharePoint. Además, la funcionalidad de flujos de trabajo en los Productos de SharePoint está estrechamente integrada con Microsoft Office 2013, de modo que las siguientes tareas pueden realizarse en ambos productos:

  • Ver la lista de los flujos de trabajo que están disponibles para un documento o elemento.

  • Iniciar un flujo de trabajo para un documento o elemento.

  • Ver, editar o reasignar una tarea del flujo de trabajo.

  • Completar una tarea de flujo de trabajo

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Las dos plataformas de flujo de trabajo de SharePoint

La plataforma de flujos de trabajo de Office 365 y SharePoint Server 2013 es la heredada de SharePoint 2010, por lo que todos los flujos de trabajo creados en este producto siguen funcionando. Esta plataforma se basa en Windows Workflow Foundation 3.5 (WF3.5). La plataforma de flujos de trabajo de SharePoint 2013 se basa en Windows Workflow Foundation 4 (WF) y ha experimentado un importante rediseño. La característica más destacada de esta nueva plataforma tal vez sea el uso de Microsoft Azure como host de ejecución de flujos de trabajo. El motor de ejecución se encuentra ahora, por tanto, fuera de Office 365 y SharePoint Server 2013.

El resultado final es que puede elegir entre dos plataformas al crear un flujo de trabajo de SharePoint: Flujo de trabajo de SharePoint 2010 y Flujo de trabajo de SharePoint 2013.

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Flujos de trabajo integrados

Un sitio de SharePoint incluye varios flujos de trabajo integrados para escenarios empresariales comunes:

  • Aprobación    Este flujo dirige un documento o elemento a un grupo de personas para su aprobación. De forma predeterminada, Aprobación se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos.

  • Recopilar comentarios    Este flujo dirige un documento o elemento a un grupo de personas para que envíen sus comentarios. Los revisores pueden proporcionar comentarios, que se recopilan y se envían a la persona que inició el flujo de trabajo. De forma predeterminada, Recopilar comentarios se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos.

  • Recopilar firmas    Este flujo recopila dirige un documento de Microsoft Office a un grupo de personas para recopilar sus firmas digitales. Este flujo de trabajo debe iniciarse en un programa de Office 2013. Los participantes deben completar sus tareas de firma agregando su firma digital al documento en el programa apropiado de Office. De forma predeterminada, Recopilar firmas se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos. Sin embargo, este flujo solo aparece en los documentos de la biblioteca de documentos que contienen una o más líneas de firma de Microsoft Office.

  • Aprobación de publicación    Este flujo es similar a Aprobación, ya que automatiza el envío de contenidos a expertos en la materia y partes interesadas para su revisión y aprobación. Lo que distingue a este flujo de trabajo es que está diseñado específicamente para sitios de publicación donde la publicación de páginas web nuevas y actualizadas está estrictamente controlada.

  • Tres estados    Este flujo de trabajo puede emplearse para procesos de administración que requieren de una organización hacer seguimiento de un gran volumen de asuntos o elementos, como las incidencias de asistencia técnica de los clientes, las campañas de ventas o las tareas de proyectos.

Los flujos de trabajo anteriores pueden personalizarse de varias formas para adaptarlos a su organización. Por ejemplo, si agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido de modo que esté disponible para documentos o elementos, puede personalizar las listas de tareas e historiales donde se almacena la información sobre el flujo.

Cuando un usuario inicia un flujo de trabajo en un documento o elemento, puede tener la opción para personalizar aún más el flujo especificando la lista de participantes, una fecha de vencimiento e instrucciones para la tarea.

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Asistencia técnica para flujos de trabajo personalizados

Aunque los flujos de trabajo integrados se pueden personalizar para satisfacer distintas necesidades, su organización puede diseñar y desarrollar flujos propios para sus procesos de negocio. Los flujos de trabajo pueden ser tan sencillos o complejos como lo requieran sus necesidades. Los desarrolladores pueden crear flujos que deben iniciar los usuarios de un sitio, o bien que se inicien automáticamente en función de un evento, por ejemplo, cuando se crea o modifica un elemento de una lista. Si su organización desarrolla e instala flujos de trabajo personalizados, estos pueden estar disponibles además de los ya descritos, o en sustitución de ellos

Hay dos formas de crear flujos de trabajo personalizados:

  • Los usuarios avanzados pueden diseñar con Microsoft SharePoint Designer 2013 y Office Visio 2013, sin necesidad de escribir código, flujos de trabajo para usar en una lista o biblioteca específicas   Los flujos de trabajo de SharePoint Designer 2013 se crean a partir de una lista de actividades disponibles y la persona que los crea puede implementarlos directamente en la lista o biblioteca donde se utilizarán. SharePoint Designer 2013 también colabora con Visio 2013 para proporcionar una experiencia visual del desarrollo de flujos de trabajo creando diagramas a partir de formas y conectores. También puede importar flujos de trabajo desde Visio 2013 a SharePoint Designer 2013, y viceversa.

  • Los desarrolladores profesionales de software pueden crear flujos de trabajo con Visual Studio 2012 o posterior    Estos flujos contienen código y actividades personalizados. Una vez un desarrollador profesional crea un flujo de trabajo personalizado, un administrador del servidor puede implementarlo en distintos sitios.

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Pasos en el uso de flujos de trabajo

En el uso de un flujo de trabajo en un documento o elemento de una lista existen varios pasos. Cada paso pueden realizarlo personas con distintos roles. Por ejemplo, un administrador de sitio puede hacer que un flujo esté disponible en una biblioteca de documentos, un creador de contenidos puede iniciar el flujo o modificar uno ya en marcha, y una tercera persona (por ejemplo, un revisor de documentos o un aprobador) puede completar la tarea.

Agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido

Antes de poder usar un flujo de trabajo, este debe agregarse a una lista, biblioteca o tipo de contenido para que esté disponible para los documentos o elementos en una ubicación específica. Debe tener el permiso Administrar listas para agregar un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido. En la mayoría de los casos, esta tarea la realizan los administradores del sitio o los usuarios que administran listas o bibliotecas específicas.

La disponibilidad de un flujo varía dentro de un sitio, en función de dónde se agregue:

  • Si agrega un flujo directamente a una lista o biblioteca, solo estará disponible para los elementos de dicha lista o biblioteca.

  • Si agrega un flujo a un tipo de contenido de lista (una instancia de un tipo de contenido de sitio agregado a una lista o biblioteca específica), solo estará disponible para los elementos de ese tipo de contenido en la lista o biblioteca específica con la que el tipo de contenido está asociado.

  • Si agrega un flujo a un tipo de contenido de sitio, estará disponible para todos los elementos de ese tipo de contenido en todas las listas y bibliotecas a las que se haya agregado una instancia de este tipo de contenido.

  • Si quiere que un flujo de trabajo esté disponible en todas las listas o bibliotecas de un sitio, puede crear un flujo de sitio.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido, puede personalizarlo para su ubicación concreta especificando varias opciones:

  • El nombre de esta instancia del flujo

  • La lista de tareas donde se almacenan aquellas relacionadas con el flujo

  • La lista de historial que registra todos los eventos relacionados con el flujo

  • La forma en que quiere que se inicie el flujo

  • Opciones adicionales específicas de cada flujo, como el enrutamiento de las tareas a los participantes, las circunstancias que completan el flujo y las acciones que se producen después de completarse.

Cuando agrega un flujo de trabajo a una lista, biblioteca o tipo de contenido no lo inicia, simplemente lo hace disponible para los documentos y elementos de una ubicación específica.

Inicio manual de un flujo de trabajo en un documento o elemento

Una vez que un flujo de trabajo se agrega a una lista, biblioteca o tipo de contenido y queda por lo tanto disponible para su uso, puede iniciarlo en un documento o elemento (si el flujo está configurado para permitir el inicio manual). Para iniciar un flujo de trabajo, selecciónelo en la lista de flujos disponibles para el documento o elemento. Si es necesario, es posible que deba rellenar un formulario con la información que el flujo requiere. En función del diseño y la configuración del flujo, es posible que tenga la opción de personalizarlo aún más al iniciarlo en un documento o elemento, pudiendo especificar opciones como los participantes, la fecha de vencimiento o las instrucciones de la tarea.

Modificar un flujo de trabajo en curso

Una vez un flujo de trabajo se inicia en un elemento, es posible que necesite realizar cambios en su comportamiento. Por ejemplo, la persona que inició el flujo podría necesitar agregar a otros participantes. O tal vez un participante deba reasignar su tarea a otra persona o solicitar un cambio en el documento o elemento que es objeto del flujo. Es posible modificar algunos de los flujos de trabajo integrados mientras están en curso. Si su organización ha desarrollado e instalado flujos de trabajo personalizados, es posible que se permitan cambios en los flujos en curso.

Completar tareas de flujo

Cualquier evento de un flujo que requiere interacción humana se representa mediante una tarea del flujo de trabajo. Cuando un flujo asigna una tarea a un participante, el destinatario puede completarla o solicitar cambios en el propio flujo, editando para ello el formulario de tareas. Los participantes pueden completar sus tareas en el sitio de SharePoint o directamente en un programa de Office 2013. Cuando un participante completa una tarea o solicita un cambio en el flujo de trabajo, este avanza al siguiente paso relevante.

Seguimiento del estado de los flujos de trabajo

Los propietarios y participantes de un flujo de trabajo pueden realizar un seguimiento del mismo consultando su página de estado asociada. Esta página incluye información de estado sobre las tareas pendientes. También incluye información de historial relevante para el flujo.

Se pueden usar herramientas de creación de informes para obtener un análisis agregado del historial del flujo. Las organizaciones pueden usar estos análisis para localizar cuellos de botella en los procesos o determinar si un grupo cumple los objetivos de rendimiento de un proceso determinado. Varios informes predefinidos de Microsoft Office Excel pueden usarse con cualquier flujo de trabajo. Además, el historial del flujo está disponible como origen de datos de lista de SharePoint y puede usarse y analizarse con otros programas o soluciones personalizadas de supervisión de procesos de negocio.

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Vea también

Información general sobre los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint

Flujos de trabajo en SharePoint 2013

Desarrollo de flujo de trabajo en SharePoint Designer 2013 y Visio 2013

Introducción al flujo de trabajo de SharePoint Server 2013

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