Introducción a los conjuntos de documentos

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Un conjunto de documentos es un grupo de documentos relacionados que se pueden administrar como una entidad única. Puede crear un conjunto de documentos en un solo paso y, a continuación, defina sus características y metadatos.

¿Qué es un conjunto de documentos?

Para muchos tipos de proyectos, personas a menudo generan un conjunto de documentos relacionados. En algunos casos, este conjunto de documentos puede ser el resultado de un proyecto, o el "entrega". Por ejemplo, una empresa de servicios profesionales puede producir un estándar "libreta de tono" al responder a una solicitud de propuesta desde un cliente posible. El libro de paso podría contener siempre estas piezas con cada personalizada según las necesidades específicas de un proyecto en particular:

  • Una introducción a la empresa de servicios

  • Un análisis de puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y amenazas

  • Un plan empresarial

  • Un análisis de compañías comparables

En otros casos, este conjunto de documentos puede representar solamente diferentes tipos de información de apoyo para un proyecto de mayor envergadura que tienen como resultado la creación o la entrega de otro elemento. Por ejemplo, una compañía de fabricación puede producir un conjunto de documentos estándar relacionado con el diseño, las pruebas y la fabricación de cada producto que fabrica.

Estos documentos pueden crearse al mismo tiempo o en fases. Los documentos podrían fabrican o se revisan por una persona o varias personas. Todos los documentos que podrían ser el mismo formato (como documentos de Word). Como alternativa, puede implican diferentes formatos de archivo (por ejemplo, documentos de Word, los blocs de notas de OneNote, presentaciones de PowerPoint, diagramas de Visio, los libros de excel etc.).

Los conjuntos de documentos pueden ayudar a las organizaciones a administrar más fácilmente estas situaciones. El conjunto de documentos organiza varios documentos relacionados en una sola vista en la que se puede trabajar en ellos y administrarlos como una sola entidad. Al crear un conjunto de documentos, en realidad, lo que se crea es un tipo de contenido. El tipo de contenido estará disponible en toda la colección de sitios y podrá configurar un nuevo tipo de contenido Conjunto de documentos para cada producto de trabajo distinto que tenga varios documentos.

Cuando se agrega un tipo de contenido Conjunto de documentos a una biblioteca, los usuarios pueden crear instancias de este conjunto de documentos de la misma manera en que crean un documento individual.

¿Qué puede hacer con un conjunto de documentos?

El tipo de contenido Conjunto de documentos tiene varias características específicas que facilitan la tarea de crear y administrar correctamente productos de trabajo con varios documentos. Al configurar un tipo de contenido Conjunto de documentos, puede hacer lo siguiente:

  • Personalizar una página de bienvenida    del conjunto de documentos que contiene toda la información que necesita un usuario sobre el conjunto. La página de bienvenida es una página de elementos Web que puede configurar para mostrar información del proyecto o recursos para ayudar a los miembros del equipo que trabajan en un conjunto de documentos (por ejemplo, escala de tiempo del proyecto, vínculos a recursos y así sucesivamente). También se muestra una lista de documentos que se agregaron al conjunto.

  • Contenido predeterminado de especificar    que desea que ha creado automáticamente y se incluyen en cada nueva instancia del conjunto de documentos. Puede tener algunos documentos que se incluyen automáticamente y puede controlar las plantillas que los usuarios usar. Puede estar seguro de que los documentos predeterminados son los tipos de contenido correctos. Por ejemplo, si su organización ha marca plantillas que use para determinados tipos de comunicación, puede cargar estos al configurar un tipo de contenido del conjunto de documentos.

  • Especificar los tipos de contenido permitidos    que se pueden usar en el conjunto de documentos (por ejemplo, archivos de documento, imágenes, audio o vídeo).

  • Especificar los metadatos compartidos    y las columnas de metadatos que desea usar en todos los documentos de un conjunto. Los documentos predeterminados se aprovisionan automáticamente con los metadatos al crear el conjunto de documentos y los metadatos compartidos se pueden mostrar en la página principal.

  • Asignar flujos de trabajo    que desea usar para el conjunto de documentos. Puede usar los flujos de trabajo de revisión o aprobación estándares con conjuntos de documentos y el conjunto completo de documentos se llevará a cabo los pasos de flujo de trabajo como si se tratase de un solo archivo. Además, la organización puede desarrollar flujos de trabajo personalizados para conjuntos de documentos.

  • Enviar conjuntos de documentos    al Organizador de contenido para redirigirlos a una carpeta, un sitio o una biblioteca de destino.

Una vez que agregue un tipo de contenido Conjunto de documentos a una biblioteca, los usuarios del sitio pueden usar las características de administración de documentos que ya conocen y características especiales del tipo de contenido Conjunto de documentos.

Los autores de conjuntos de documentos pueden hacer cualquiera de las siguientes tareas:

  • Crear nuevos productos de trabajo con varios documentos rápida y fácilmente con el comando Nuevo documento en una biblioteca de documentos.

  • Capturar una instantánea del historial de versiones de los documentos y las propiedades actuales dentro del conjunto de documentos.

  • Iniciar flujos de trabajo en todo el conjunto de documentos o en elementos individuales dentro del conjunto de documentos para administrar tareas comunes como revisión y aprobación.

  • Enviar un vínculo por correo electrónico al conjunto de documentos.

  • Usar el comando Enviar a para mover o copiar el conjunto de documentos a otra ubicación (el destino se debe configurar dentro de Administración central).

  • Administrar permisos para el conjunto de documentos.

Vea también

Crear y configurar un nuevo tipo de contenido conjunto de documentos

Crear y administrar conjuntos de documentos

Personalizar la página de bienvenida para un conjunto de documentos

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