Introducción a las listas

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Una lista es una colección de datos que puede compartir con los miembros del equipo y con otros usuarios del sitio. Encontrará SharePoint proporciona una serie de listas y plantillas de listas listos para usar para proporcionar un buen punto de partida para organizar elementos de lista. En este artículo se explican los conceptos de creación y uso de listas.

Vea los siguientes temas para obtener información sobre cómo crear, editar y eliminar listas.

Nota: Tenga en cuenta que la información que aquí se muestra y los tipos de listas disponibles dependen de la versión de SharePoint que use. Si no conoce la versión, póngase en contacto con el administrador, el servicio de asistencia o el administrador, o consulte ¿ qué versión de SharePoint estoy usando?

Un sitio suele incluir muchas listas ya preparadas, por ejemplo, Vínculos, Anuncios, Contactos, Seguimiento de asuntos, Encuestas y Tareas, que se pueden usar como núcleo de la colaboración en grupo o de una solución empresarial. En muchos casos, estas listas preparadas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces, con poca o ninguna necesidad de modificaciones. Por ejemplo, puede usar:

  • Tareas, que engloba el seguimiento de la propiedad y el progreso, así como una escala de tiempo en la página para presentar el contenido de la lista de forma visualmente atractiva.

  • Seguimiento de asuntos, con control de versiones y almacenamiento del historial de versiones, para permitir un análisis más profundo de proyectos de grupos de trabajo y tareas de trabajo habituales.

Las listas son variadas y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma eficaz de almacenar datos, compartirlos y trabajar con ellos. Las posibilidades incluyen:

  • Crear una lista con una serie de columnas, como Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí o no y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo con cifras de apoyo o un documento con información general.

  • Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar datos de formas diferentes y específicas; cambiar los metadatos, como agregar y eliminar columnas, y modificar las reglas de validación; usar listas de forma coherente en todos los sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.

  • Crear relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y la aplicación de relaciones (eliminación en cascada y restringida), elementos que mejoran su capacidad para crear soluciones de negocios más sofisticadas y ayudan a preservar la integridad de sus datos.

  • Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos web y páginas de elementos web e importar, exportar y vincular datos de otros programas, como Excel y Access.

  • Realizar el seguimiento de versiones y llevar historiales detallados, requerir aprobación para modificar datos, usar seguridad en el nivel de elemento y de carpeta, proteger y desproteger datos, y comunicar automáticamente los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

  • Organizar el contenido de una única lista en carpetas, para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejorar el rendimiento general de las listas grandes mediante la indexación.

A continuación, se indican algunas formas de trabajar con listas que pueden ayudarle a administrar la información de su grupo.

Seguimiento de versiones e historial detallado    Puede realizar el seguimiento de las versiones de los elementos de una lista para que pueda ver cuáles han cambiado de una versión a otra, así como quién hizo los cambios. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si la organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

Requerir la aprobación    Puede especificar que se requiera la aprobación de un elemento de una lista antes de que lo puedan ver todos los usuarios. Los documentos siguen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tenga permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver el elemento de una lista antes de aprobarse.

Personalizar los permisos    Puede especificar si los participantes de una lista pueden leer y editar únicamente los elementos que hayan creado o todos los elementos de una lista. Quien tenga permiso para administrar las listas puede leer y editar todos los elementos de una lista. También se pueden aplicar niveles de permisos concretos a un único elemento de una lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistas    Un grupo puede crear vistas diferentes de la misma lista. El contenido de la lista en sí no cambia, pero los elementos se organizan o filtran de modo que las personas puedan buscar la información más importante o interesante en función de sus necesidades.

Actualizar listas    Independientemente del tipo de lista que actualice, el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista. Hay dos formas de agregar o editar un elemento en una lista.

  • Con un formulario, que es el método que se usa normalmente.

  • De forma incluida, lo que significa que debe agregar el elemento directamente en la página de lista.

Si la lista se configura para el seguimiento de versiones, se creará una nueva versión del elemento de lista cada vez que se edite un elemento de lista. Puede ver un historial de los cambios del elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una nueva versión.

Usar fórmulas y valores calculados    Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de otras columnas de una lista, así como funciones de sistema como [today] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar que la fecha de vencimiento sea siempre siete días posterior a la fecha actual.

Mantenerse informado de los cambios    Las listas y vistas pueden usar RSS, de forma que los miembros del grupo de trabajo puedan recibir las actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite que se reciban y se vean actualizaciones, o fuentes RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear alertas por correo electrónico que le notifiquen cuando las listas cambien o cuando se agreguen nuevos elementos. Las alertas constituyen una forma cómoda de realizar el seguimiento de los cambios importantes para el usuario.

Crear relaciones de lista    Para crear una relación entre dos listas, en la lista de origen se crea una columna de búsqueda que recupere (o "busque") uno o varios valores de una lista de objetivo si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda de la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregando columnas adicionales de la lista de objetivo a la lista de origen. Cuando crea una columna de búsqueda, puede decidir también exigir un comportamiento de relación al configurar una opción de eliminación en cascada o eliminación restringida que le ayuda a mantener los datos válidos y a evitar incoherencias que más adelante podrían causar problemas.

Compartir información de lista con un programa de base de datos    Si tiene instalado un programa de base de datos, como Access, puede exportar e importar datos desde y hacia el sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Al trabajar con los datos de lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes. Para obtener más información, vea importar datos a una base de datos de Access .

Usar listas de forma uniforme en los sitios    Si su grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia entre varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características permiten volver a usar la configuración y la estructura de las listas de una manera eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema del servicio de atención al cliente que especifique determinadas columnas (como los datos de contacto del cliente) y procesos de negocio para el tipo de contenido. Otro ejemplo consiste en crear una columna en el sitio para los nombres de departamentos que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a usar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre se muestren de la misma manera en cada lista.

Trabajar en elementos de lista desde un programa de correo electrónico    Si usa un programa de correo electrónico compatible con tecnologías de SharePoint, puede llevar consigo información importante de la lista. Por ejemplo, con Outlook puede ver y actualizar tareas, contactos y paneles de discusión en su sitio desde Outlook. Consulteconectar una lista externa con Outlook para obtener más información.

Definir la audiencia del contenido    Puede habilitar la identificación de audiencia en una lista y luego hacer que los elementos de la lista aparezcan solo para las personas que son participantes de grupos o audiencias de SharePoint y Active Directory en particular. Para ello, se usan elementos web, como Consulta de contenido, que emplean la audiencia del contenido para filtrar la lista en función de la pertenencia a grupos de un usuario. Para que los elementos de una lista se puedan habilitar para una determinada audiencia, la propia lista debe configurarse con la columna Identificación de audiencia.

El tipo de lista que use dependerá de la clase de información que desee compartir.

Anuncios    Use una lista de anuncios para compartir noticias y el estado, así como para proporcionar avisos. Los anuncios admiten características de formato mejorado, como imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos     Use una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o los grupos con los que trabaja. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de contactos compatible con las tecnologías de SharePoint, podrá ver y actualizar los contactos desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de SharePoint, como Outlook. Las listas de contactos no administran realmente a los miembros del sitio, pero se pueden usar para almacenar y compartir contactos de la organización como, por ejemplo, una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión     Use un panel de discusión para proporcionar un lugar centralizado donde registrar y almacenar las discusiones del equipo con un formato similar al de los grupos de noticias. Si el administrador habilitó la recepción de mensajes de correo electrónico en las listas del sitio, los paneles de discusión podrán almacenar discusiones de correo electrónico desde los programas de correo electrónico más habituales. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para el lanzamiento de un nuevo producto de su organización.

Vínculos    Use una lista de vínculos como ubicación central de los vínculos de Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos de los sitios web de sus clientes.

Vínculos promovidos    Use esta lista para mostrar un conjunto de acciones de vínculo en un diseño visual.

Calendario    Use un calendario para todos los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como las vacaciones de la empresa. Un calendario proporciona vistas visuales, parecidas a un calendario de escritorio o de pared, de los eventos del equipo, incluidas reuniones, eventos sociales y eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del equipo, como fechas límite o fechas de lanzamiento de producto que no están relacionadas con un intervalo de tiempo específico. Si usa un programa de correo electrónico o calendario que sea compatible con tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar su calendario desde su sitio mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar su calendario en el sitio con las fechas del calendario de Outlook, viendo ambos calendarios unos al lado de otros o superpuestos en Outlook. Consulta crear un calendario para obtener más información.

Tareas    Use una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otros eventos pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado a medida que la tarea pasa a finalizar. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso de presupuesto de la organización y, a continuación, verlo y actualizarlo en Outlook junto con el resto de tareas. Consulta crear una lista para obtener más información.

Tareas de proyecto    Use una lista de tareas de proyecto para almacenar la información de las tareas con una vista de Gantt y barras de progreso. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado a medida que la tarea se mueve hacia su finalización. Si usa un programa de correo electrónico o de administración de tareas compatible con tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en su sitio para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de aprendizaje y, a continuación, puede realizar un seguimiento del progreso de la organización desde Project. Consulta crear una lista para obtener más información.

Seguimiento de problemas    Use una lista de seguimiento de Asuntos para almacenar información sobre problemas específicos, como problemas de compatibilidad y realizar un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificarlos y relacionarlos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de Asuntos para administrar problemas y soluciones al servicio de atención al cliente. También puede comentar los problemas cada vez que los edite, creando un historial de comentarios sin alterar la descripción original del problema. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados. También puede usar una lista de seguimiento de problemas con un flujo de trabajo con tres Estados para ayudar a su organización a administrar el seguimiento de problemas o proyectos. Consulta crear una lista para obtener más información.

Encuesta    Use una encuesta para recopilar y compilar comentarios, como una encuesta de satisfacción del empleado o un cuestionario. Puede diseñar sus preguntas y respuestas de varias formas diferentes y ver una descripción general de sus comentarios. Si tiene instalada una hoja de cálculo o un programa de base de datos compatible con tecnologías de SharePoint, puede exportar los resultados para analizarlos más. Vea crear una encuesta para obtener más información.

Personalizada    Usa una lista personalizada para empezar una lista desde cero. También puede crear una lista personalizada que esté basada en una hoja de cálculo si tiene un programa de hojas de cálculo compatible con tecnologías de SharePoint. Por ejemplo, puede importar una lista de Excel creada para almacenar y administrar los contratos con los proveedores. Vea crear una lista basada en una hoja de cálculo para obtener más información.

Listas externas    Use una lista externa para trabajar con datos almacenados fuera de SharePoint, pero que pueda leer y que pueda escribir en SharePoint. El origen de datos de una lista externa es un tipo de contenido externo. A diferencia de una lista de SharePoint nativa, una lista externa usa los Servicios de conectividad empresarial para tener acceso a los datos directamente desde un sistema externo (como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server), ya sea el sistema una base de datos, un servicio web o un sistema de línea de negocio.

Lista personalizada en vista    Hoja de datos    Use Lista personalizada en vista Hoja de datos para crear una lista en blanco similar a una lista personalizada pero para mostrar la lista habitualmente en la vista Hoja de datos. La vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos como filas y columnas. Se pueden agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterios de ordenación, mostrar valores calculados y totales, y editar fácilmente los datos presentados en las celdas de la cuadrícula. La vista Hoja de datos necesita que Office esté instalado en un equipo cliente de 32 bits y un explorador compatible con los controles ActiveX.

Lista de estado    Use una lista de estado para mostrar y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos de color para comunicar el grado en el que se cumplen los objetivos.

Circulares    Use la lista de circulares para enviar información, incluso marcas de confirmación, a los integrantes del grupo.

Lista de diccionario Microsoft IME    Use la lista de diccionario Microsoft IME cuando desee usar datos de la lista como un diccionario Microsoft IME. Puede convertir los elementos de la columna Lectura a Vista a través de Microsoft IME y ver el contenido en Comentario en la ventana de comentarios de IME. Los datos se pueden vincular con una dirección URL específica.

Lista de contenido de PerformancePoint    Use una lista de Contenido de PerformancePoint para almacenar elementos de panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas del panel y otros elementos de panel que cree a través del Diseñador de paneles de PerformancePoint.

Idiomas y traductores    Use una lista Idiomas y traductores con un flujo de trabajo de administración multilingüe en una biblioteca de administración de traducciones. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente, o puede hacer que esta lista se cree automáticamente cuando agregue un flujo de trabajo de administración multilingüe a una biblioteca de administración de traducciones.

Lista KPI    Use una lista KPI para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento que permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en comparación con objetivos mensurables. Puede configurar listas KPI para controlar el rendimiento mediante alguno de estos cuatro orígenes de datos: datos escritos manualmente, datos de una lista de SharePoint, datos de libros de Excel o datos de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server. Una vez creada la lista KPI, puede usarla con el fin de mostrar el estado del indicador en una página de panel.

Importar hoja de cálculo    Cree una lista que use las columnas y los datos de una hoja de cálculo existente. Para importar una hoja de cálculo, se necesita Microsoft Excel u otro programa compatible.

Agregar una de estas listas a la página

  1. En sitios, haga clic en configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube y, a continuación, haga clic en contenidos del sitio.

  2. Haga clic en el icono Agregar una aplicación.

    El icono Agregar una aplicación en el cuadro de diálogo contenido del sitio.
  3. Desplácese por la aplicación que quiera usar y haga clic en ella. Puede haber más de una página.

  4. Asigna a la aplicación un nombre único para que puedas recuperarla más adelante para una página y haz clic en crear.

  5. Cuando vuelva a la pantalla contenidos del sitio, podrá hacer tres cosas:

    • Cierre la ventana y vuelva a la página. Agregue la nueva aplicación a la página con elementos Web de inserción.

    • Haga clic en la aplicación y empiece a escribir datos.

    • Haga clic en los puntos suspensivos ... y, a continuación, haga clic en cambiar configuración. Puede Agregar columnas, cambiar nombres y realizar otras tareas aquí.

Organizar las listas en un sitio

Aunque las características de las listas se pueden usar de varias formas, el modo en que se usen dependerá del tamaño y del número de listas que haya y de las necesidades de la organización.

Puede que prefiera usar una lista grande que atienda a diversas necesidades. Por ejemplo, podría tener un gran número de incidencias técnicas que desea seguir en toda su organización, las cuales se pueden aplicar a varios proyectos y grupos.

Use una única lista cuando:

  • El grupo necesite información de resumen sobre los elementos de la lista o vistas diferentes del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, un administrador podría desear ver el progreso de todas las incidencias técnicas de una organización o ver todas las incidencias que se archivaron dentro del mismo período.

  • Los usuarios prefieren examinar o buscar las incidencias en la misma ubicación de un sitio.

  • Se desea aplicar las mismas opciones de configuración a los elementos de una lista, por ejemplo, realizar el seguimiento de versiones o requerir aprobación.

  • Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, por ejemplo, los mismos niveles de permisos. Se puede aplicar un permiso exclusivo a archivos concretos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere el uso de varias listas.

  • Se desea analizar información sobre la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir alertas cuando los elementos de la lista cambien o ver los cambios de una lista mediante la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de la información que ha cambiado.

Puede que desee usar varias listas cuando haya diferencias inequívocas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas cuando:

  • No espere que se vayan a necesitar resúmenes de los elementos en conjunto.

  • Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen niveles de permisos diferentes.

  • Tiene que aplicar opciones distintas, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.

  • No tiene que analizar los elementos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de la lista.

A continuación, se enumeran algunas maneras en que se pueden organizar las listas y sus elementos:

Agregar columnas    Para ayudar a un grupo a concretar los elementos más importantes, puede agregar columnas a una lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Proyecto a una lista para ayudar a las personas que están trabajando en proyectos específicos a ver y trabajar con los elementos más fácilmente. También puede ser aconsejable agregar más columnas si se desea recolectar información de cada elemento de una lista, como el nombre del departamento o de un empleado.

Si tiene varios elementos en una lista, puede considerar indizar ciertas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o cambiar de vista. Esta característica no cambia el modo en que se organizan los elementos, pero puede permitir que las organizaciones almacenen más fácilmente un gran número de elementos en una lista. Sin embargo, la indización puede tardar más espacio en la base de datos. Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear vistas    Puede usar vistas si los componentes de un grupo suelen necesitar ver los datos de cierto modo. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, se puede examinar una lista en grupos de 25 o de 100 elementos de lista por página, según las preferencias y la velocidad de la conexión.

Las vistas proporcionan la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero para ver solo los subconjuntos que desee en un momento determinado, como solo los problemas que se publicaron este año o solo los eventos actuales en un calendario. Puede crear vistas personales que solo estén disponibles para usted y si tiene permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que estén disponibles para todos los usuarios. Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear carpetas    Puede Agregar carpetas a la mayoría de los tipos de listas, si el propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente útil si los elementos de la lista se pueden dividir de una manera determinada, por ejemplo, por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a los usuarios a explorar y administrar los elementos de la lista con mayor facilidad. SharePoint Technologies proporciona una vista de árbol que permite a los usuarios navegar por sus sitios y carpetas de forma similar a como lo hacen con las carpetas de su disco duro. Por ejemplo, cada departamento puede tener su propia carpeta. Crear una carpeta en una lista

Vea también

Agregar, editar o eliminar elementos de lista

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Crear una carpeta en una lista

Eliminar una carpeta de una lista

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×