Introducción a las listas

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Una lista es un conjunto de datos que puede compartir con los miembros del equipo y otros usuarios del sitio. Encontrará SharePoint proporciona un número de listos para usar y plantillas de listas para proporcionar un buen punto de partida para organizar los elementos de lista. En este artículo se explica los conceptos de crear y usar listas.

Vea los temas siguientes para obtener información sobre cómo crear, editar y eliminar listas.

Nota: Tenga en cuenta que la información aquí y los tipos de listas disponibles dependen de la versión de SharePoint que está utilizando. Si no sabe la versión póngase en contacto con el administrador, soporte técnico o administrador o vea qué versión de SharePoint estoy usando?.

Un sitio suele incluir muchas listas ya preparadas, por ejemplo, Vínculos, Anuncios, Contactos, Seguimiento de asuntos, Encuestas y Tareas, que se pueden usar como núcleo de la colaboración en grupo o de una solución empresarial. En muchos casos, estas listas preparadas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces, con poca o ninguna necesidad de modificaciones. Por ejemplo, puede usar:

  • Tareas, que engloba el seguimiento de la propiedad y el progreso, así como una escala de tiempo en la página para presentar el contenido de la lista de forma visualmente atractiva.

  • Seguimiento de asuntos, con control de versiones y almacenamiento del historial de versiones, para permitir un análisis más profundo de proyectos de grupos de trabajo y tareas de trabajo habituales.

Las listas son variadas y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma eficaz de almacenar datos, compartirlos y trabajar con ellos. Las posibilidades incluyen:

  • Crear una lista con una serie de columnas, como Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí o no y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo con cifras de apoyo o un documento con información general.

  • Cree vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar los datos de formas diferentes y específicas. Cambie los metadatos, por ejemplo, agregando y eliminando columnas y modificando las reglas de validación. Utilice listas de forma coherente en los diferentes sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual, similar a un calendario de pared, en otra página.

  • Crear relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y la aplicación de relaciones (eliminación en cascada y restringida), elementos que mejoran su capacidad para crear soluciones de negocios más sofisticadas y ayudan a preservar la integridad de sus datos.

  • Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos web y páginas de elementos web e importar, exportar y vincular datos de otros programas, como Excel y Access.

  • Realizar el seguimiento de versiones y llevar historiales detallados, requerir aprobación para modificar datos, usar seguridad en el nivel de elemento y de carpeta, proteger y desproteger datos, y comunicar automáticamente los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

  • Organizar el contenido de una única lista en carpetas, para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejorar el rendimiento general de las listas grandes mediante la indexación.

A continuación, se indican algunas formas de trabajar con listas que pueden ayudarle a administrar la información de su grupo.

Seguimiento de versiones e historial detallado    Puede realizar el seguimiento de versiones de los elementos de lista, para que puedan ver los elementos que han cambiado desde una versión a otra, así como quién ha cambiado los elementos de lista. Si se producen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. Seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si su organización necesita supervisar una lista conforme se produce.

Requerir la aprobación    Puede especificar que se requiere la aprobación de un elemento de lista antes de que se puede ver. Elementos permanecen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tiene permiso para hacerlo. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un elemento de lista antes de que se apruebe.

Personalizar los permisos    Puede especificar si los participantes de la lista pueden leer y modificar únicamente los elementos que se crearon o todos los elementos en la lista. Personas que tienen permiso para administrar listas pueden leer y editar todos los elementos de lista. También puede aplicar niveles de permisos específicos para un único elemento de lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistas    Su grupo puede crear diferentes vistas de la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos se organizan o filtran para que los usuarios pueden encontrar la información más importante o interesante, dependiendo de sus necesidades.

Actualizar listas    Independientemente del tipo de lista que esté actualizando el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista. Hay dos formas de agregar o editar un elemento a una lista.

  • Con un formulario, que es el método que se usa normalmente.

  • De forma incluida, lo que significa que debe agregar el elemento directamente en la página de lista.

Si la lista se configura para el seguimiento de versiones, se creará una nueva versión del elemento de lista cada vez que se edite un elemento de lista. Puede ver un historial de los cambios del elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una nueva versión.

Usar fórmulas y valores calculados    Puede usar fórmulas y valores calculados para generar dinámicamente información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de otras columnas en una lista, así como las funciones de sistema como [Hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar un valor predeterminado fecha de vencimiento es siete días desde la fecha actual.

Mantenerse informado sobre los cambios    Las listas y vistas pueden usar RSS, para que los miembros del grupo de trabajo reciban actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite recibir y ver actualizaciones o fuentes RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear alertas de correo electrónico para que le notifique cuando se cambian las listas o cuando se agregan nuevos elementos. Las alertas son una forma conveniente para realizar un seguimiento de los cambios que considere importantes.

Crear relaciones de lista    Para crear una relación entre dos listas, en la lista de origen, cree una búsqueda columna que recupera (o "busca") uno o varios valores de una lista de objetivo si esos valores que coincidan con el valor de la columna de búsqueda en la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregar columnas adicionales de la lista de destino a la lista de origen. Cuando se crea una columna de búsqueda, también puede decidir exigir comportamiento de relación estableciendo una eliminación en cascada o restringir eliminar opción que ayuda a mantener los datos válidos y ayuda a evitar incoherencias que podrían provocar problemas más adelante.

Compartir información de lista con un programa de base de datos    Si tiene un programa de base de datos instalado, como el acceso, puede exportar e importar los datos desde el sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Cuando se trabaja con los datos de lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes. Para obtener más información, vea Importar datos en una base de datos de Access .

Usar listas de forma coherente en todos los sitios    Si un grupo trabaja con varios tipos de listas, puede agregar coherencia en varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas funciones permiten reutilizar la configuración y la estructura de la lista de forma eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema de servicio al cliente que especifica algunas columnas (como contacto de cliente) y procesos de negocio para el tipo de contenido. Otro ejemplo es crear una columna de sitio para los nombres de departamento que tiene una lista desplegable de departamentos. Puede volver a la columna en varias listas para garantizar que los nombres aparecen siempre del mismo modo en cada lista.

Trabajo con elementos de lista desde un programa de correo electrónico    Mediante un programa de correo electrónico que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede tomar importantes de las listas. Por ejemplo, con Outlook, puede ver y actualizar tareas, contactos y paneles de discusión en un sitio desde Outlook. Para obtener más información, veaConectar una lista externa con Outlook .

Definir la audiencia del contenido    Puede habilitar la audiencia para ver una lista de destinatarios y realice elementos de la lista aparecen únicamente a las personas que sean miembros de determinado SharePoint y grupos de Active Directory o audiencias. Esto se logra mediante el uso de elementos Web, como el elemento Web de consulta de contenido, que utiliza la identificación de audiencia para filtrar la lista en función de la suscripción del usuario en un grupo. Para que los elementos de una lista se pueden habilitar para una audiencia determinada, debe configurar la propia lista con la columna identificación de audiencia.

El tipo de lista que use dependerá de la clase de información que desee compartir.

Anuncios    Usar una lista de anuncios para compartir noticias y el estado y proporcionar avisos. Anuncios y soporte técnico había mejorada formato con imágenes, hipervínculos, texto con formato.

Contactos    Utilizar una lista de contactos para almacenar información sobre las personas o grupos que funcionan con. Si está usando un correo electrónico o póngase en contacto con el programa de administración que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar los contactos desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de SharePoint, como Outlook. Una lista de contactos no administra a los miembros de su sitio, pero se puede utilizar para almacenar y compartir contactos de la organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión    Usar un panel de discusión para proporcionar un lugar central para grabar y almacenar las discusiones del equipo similar al formato de grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico desde programas de correo electrónico más comunes. Por ejemplo, puede crear un panel de discusión para la nueva versión del producto de su organización.

Vínculos    Usar una lista de vínculos como ubicación central para los vínculos a Internet, intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos a sitios Web de sus clientes.

Vínculos promovidos    Use esta lista para mostrar un conjunto de acciones de vínculo en un diseño visual.

Calendario    Use un calendario para todos los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como días de vacaciones. Un calendario proporciona una vista visual, similar a un calendario de mesa o de pared, de los eventos de grupo, incluidas las reuniones, eventos sociales y eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del grupo, como fechas límite o las fechas de lanzamiento del producto que no están relacionadas con un intervalo de tiempo específico. Si está utilizando un programa de correo electrónico o calendario que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar el calendario desde su sitio mientras trabaja en el otro programa. Por ejemplo, puede comparar y actualizar su calendario en el sitio con fechas del calendario de Outlook, con ambos calendarios en paralelo o superpuestos en Outlook. Para obtener más información, vea crear un calendario .

Tareas    Usar una lista de tareas para realizar un seguimiento de la información sobre proyectos y otras actividades pendientes de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado cuando la tarea se mueve hacia la finalización. Si está utilizando un programa de administración de correo electrónico o tarea que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso de presupuesto de su organización y, a continuación, ver y actualizar en Outlook junto con las otras tareas. Para obtener más información, consulte crear una lista .

Tareas del proyecto    Usar una lista de tareas de proyecto para almacenar la información de la tarea con una barras de progreso y vista de Gantt. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completado cuando la tarea se mueve hacia la finalización. Si está utilizando un programa de administración de correo electrónico o tarea que sea compatible con las tecnologías de SharePoint, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en su sitio para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de entrenamiento y, a continuación, seguir el progreso de su organización de proyecto. Para obtener más información, consulte crear una lista .

Seguimiento de asuntos    Usar una lista de seguimiento de asuntos para almacenar información sobre problemas específicos, como los problemas de compatibilidad y realizar un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificar ellos y se relacionan problemas entre ellas. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de asuntos para administrar soluciones y problemas de servicio de atención al cliente. Puede agregar comentarios en problemas cada vez que edite, crear un historial de comentarios sin modificar la descripción del problema original. Por ejemplo, un representante del servicio de atención al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados. También puede usar una lista de seguimiento de asuntos con un flujo de trabajo de tres estados para ayudar a su organización a administrar el problema o seguimiento de proyectos. Para obtener más información, consulte crear una lista .

Encuesta    Utilice una encuesta para recopilar y recopilar comentarios, como una encuesta de satisfacción de empleados o una prueba. Puede diseñar las preguntas y respuestas de varias formas diferentes y ver un resumen de sus comentarios. Si tiene la hoja de cálculo o base de datos instalado un programa compatible con las tecnologías de SharePoint, puede exportar los resultados para analizarlos con mayor detalle. Para obtener más información, vea crear una encuesta .

Personalizado    Usar una lista personalizada para iniciar una lista desde cero. También puede crear una lista personalizada que se basa en una hoja de cálculo, si tiene un programa de hoja de cálculo que sea compatible con las tecnologías de SharePoint. Por ejemplo, puede importar una lista de Excel que creó para almacenar y administrar los contratos con proveedores. Para obtener más información, vea crear una lista basada en una hoja de cálculo .

Listas externas    Usar una lista externa para trabajar con datos externos almacenados SharePoint, pero que pueda leer y escribir en SharePoint. Origen de datos de una lista externa se denomina un tipo de contenido externo. A diferencia de una lista nativa SharePoint, una lista externa usa servicios de conectividad empresarial para obtener acceso a datos directamente desde un sistema externo (por ejemplo, SAP, Siebel y Microsoft SQL Server), si sistema es una base de datos, un servicio Web o un sistema de línea de negocio.

Lista personalizada en la hoja de datos   Vista Usar la lista personalizada en la vista Hoja de datos para crear una lista en blanco similar a una lista personalizada, pero para mostrar la lista de forma predeterminada en la vista Hoja de datos. Vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos en filas y columnas. Puede agregar y modificar filas y columnas, aplicar filtros y ordenación, mostrar totales y valores calculados y cómodamente editar datos en las celdas de la cuadrícula. Vista Hoja de datos requiere Office instalada en un equipo cliente de 32 bits y un explorador compatible con controles ActiveX.

Lista de estado    Utilizar una lista de estado para mostrar y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos de colores para comunicar el grado en que se cumplen los objetivos.

Circulares    Utilice la lista circulares para enviar información, como marcas de confirmación, a los miembros del equipo.

Lista de diccionario Microsoft IME    Utilice la lista de diccionario Microsoft IME para cuando desee usar los datos en la lista como un diccionario Microsoft IME. Puede convertir los elementos de la columna de lectura en pantalla con Microsoft IME y ver el contenido de comentario en la ventana de comentarios de IME. Los datos se pueden vincular a una dirección URL específica.

Lista de contenido de PerformancePoint    Usar una lista de contenido de PerformancePoint para almacenar elementos de panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas de panel y otros elementos de panel que cree mediante el Diseñador de paneles de PerformancePoint.

Idiomas y traductores    Usar una lista de idiomas y traductores con un flujo de trabajo de administración de traducción en una biblioteca de administración de traducción. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente o puede hacer que esta lista que se crea automáticamente cuando se agrega un flujo de trabajo de administración de traducción a una biblioteca de administración de traducción.

Lista de KPI    Usar una lista de KPI para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento que le permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en objetivos mensurables. Puede configurar listas de KPI para realizar un seguimiento del rendimiento mediante uno de los cuatro orígenes de datos: indique manualmente los datos, datos de una lista de SharePoint, datos de libros de Excel o datos de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server. Después de crea la lista de KPI, puede usarlo para mostrar el estado del indicador en una página de panel.

Importar hoja de cálculo    Cree una lista que use las columnas y los datos de una hoja de cálculo existente. Para importar una hoja de cálculo, se necesita Microsoft Excel u otro programa compatible.

Agregar una de estas listas a la página

  1. En los sitios, haga clic en configuración de Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube y, a continuación, haga clic en contenido del sitio.

  2. Haga clic en el icono de Agregar una aplicación.

    La adición de un icono de aplicación en el cuadro de diálogo contenido del sitio.
  3. Desplácese por y haga clic en la aplicación que desea usar. Puede haber más de una página.

  4. Asigne un nombre único a la aplicación para que pueda recuperarlo más tarde de una página y haga clic en crear.

  5. Al volver a la pantalla de contenido de sitio, puede hacer tres cosas:

    • Cierre la ventana y volver a la página. Agregar la nueva aplicación en la página de elementos Web de insertar.

    • Haga clic en la aplicación y empezar a escribir los datos.

    • Haga clic en los puntos suspensivos ... y, a continuación, haga clic en cambiar configuración. Puede agregar columnas, cambiar nombres y realizar otras tareas aquí.

Organizar las listas en un sitio

Aunque las características de las listas se pueden usar de varias formas, el modo en que se usen dependerá del tamaño y del número de listas que haya y de las necesidades de la organización.

Puede que prefiera usar una lista grande que atienda a diversas necesidades. Por ejemplo, podría tener un gran número de incidencias técnicas que desea seguir en toda su organización, las cuales se pueden aplicar a varios proyectos y grupos.

Use una única lista cuando:

  • El grupo necesite información de resumen sobre los elementos de la lista o vistas diferentes del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, un administrador podría desear ver el progreso de todas las incidencias técnicas de una organización o ver todas las incidencias que se archivaron dentro del mismo período.

  • Los usuarios prefieren examinar o buscar las incidencias en la misma ubicación de un sitio.

  • Se desea aplicar las mismas opciones de configuración a los elementos de una lista, por ejemplo, realizar el seguimiento de versiones o requerir aprobación.

  • Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, por ejemplo, los mismos niveles de permisos. Se puede aplicar un permiso exclusivo a archivos concretos, pero si los niveles de permisos varían en gran medida, considere el uso de varias listas.

  • Se desea analizar información sobre la lista o recibir actualizaciones consolidadas de la lista. Puede recibir alertas cuando los elementos de la lista cambien o ver los cambios de una lista mediante la tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros de un grupo de trabajo ver una lista consolidada de la información que ha cambiado.

Puede que desee usar varias listas cuando haya diferencias inequívocas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas cuando:

  • No espere que se vayan a necesitar resúmenes de los elementos en conjunto.

  • Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen niveles de permisos diferentes.

  • Tiene que aplicar opciones distintas, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.

  • No tiene que analizar los elementos conjuntamente ni recibir actualizaciones consolidadas acerca de la lista.

A continuación, se enumeran algunas maneras en que se pueden organizar las listas y sus elementos:

Agregar columnas    Para ayudar a un grupo a concretar los elementos más importantes, puede agregar columnas a la lista. Por ejemplo, puede agregar la columna de Project a una lista para ayudar a personas que trabajan en proyectos específicos más fácil ver y trabajar con sus elementos. También puede agregar más columnas si desea recopilar información adicional para cada elemento de lista, como el nombre del departamento o el nombre de un empleado.

Si tiene varios elementos en una lista, puede considerar indizar ciertas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o cambiar las vistas. Esta característica no cambia la manera en que se organizan los elementos, pero permite que las organizaciones más fácilmente almacenar una gran cantidad de elementos en una lista. Sin embargo, indización puede ocupar más espacio de base de datos. Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear vistas    Puede usar vistas si las personas de su grupo necesitan con frecuencia ver datos de una determinada manera. Vistas usar columnas para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, personas pueden explorar una lista en conjuntos de 25 ó 100 elementos por página, según sus preferencias y la velocidad de su conexión.

Las vistas ofrecen la flexibilidad para almacenar una gran cantidad de elementos en una lista, pero para ver únicamente los subconjuntos que desee en un momento determinado, por ejemplo, sólo los problemas que se han registrado este año o sólo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que están disponibles solo para usted y si tiene permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que están disponibles para todos los usuarios. Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca

Crear carpetas    Puede agregar carpetas a la mayoría de los tipos de listas, si el propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente útil si los elementos de lista se pueden dividir en una determinada manera, como por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a las personas más fácil analizar y administrar los elementos de lista. tecnologías de SharePoint proporcionan una vista de árbol que permite desplazarse por sus sitios y carpetas de forma similar a la forma en que se trabaja con las carpetas en el disco duro. Por ejemplo, cada departamento puede tener su propia carpeta. Crear una carpeta en una lista

Vea también

Agregar, modificar o eliminar elementos de lista

Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca

Crear una carpeta en una lista

Eliminar una carpeta de una lista

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