Office
Iniciar sesión

Introducción a las directivas de eliminación del documento

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Importante: Más adelante, le recomendamos que use una directiva de retención o etiquetas que creó en el centro de cumplimiento y la seguridad en lugar de una directiva de eliminación del documento. Directivas de eliminación de documento continuará funcionando junto a las directivas de retención, pero si necesita retener o eliminar contenido en cualquier lugar de Office 365, le recomendamos que use una directiva de retención. Para obtener más información, consulte usar una directiva de retención en lugar de estas características.

Su organización puede que deba conservar los documentos durante un período de tiempo a causa de cumplimiento, legal, u otros requisitos empresariales. Sin embargo, si su organización mantiene documentos más de necesarios, crear riesgos legales innecesarios. Con una directiva de eliminación del documento, proactiva puede reducir el riesgo eliminando documentos de un sitio después de un período de tiempo específico, por ejemplo, puede eliminar los documentos en sitios de los usuarios OneDrive para la Empresa cinco años después de que se crearon los documentos.

Directivas de eliminación de documento son eficaces aún flexibles, por ejemplo, puede:

  • Permitir que los propietarios de sitios elegir las directivas que crear y administrar de forma centralizada. También puede permitir a los propietarios de sitios cambiar de opinión por completo si decide que una directiva no se aplica a su contenido.

  • Aplicar una directiva obligatorio único en todos los sitios de una colección de sitios, por ejemplo, todos los sitios de OneDrive para la Empresa, o incluso aplicar una directiva en todas las colecciones de sitios creados a partir de una plantilla de colección de sitios específicos, como la plantilla de sitio de grupo.

  • Proporcionar una directiva predeterminada con una regla predeterminada que se aplicará automáticamente sin ninguna acción necesario para que los propietarios de sitios.

  • Crear una directiva que incluye varias reglas de eliminación que puede elegir un propietario del sitio.

Crear y administrar las directivas de eliminación del documento mediante el centro de directiva de eliminación de documento, que puede encontrar en retención en el Centro de cumplimiento y seguridad de Office 365. Como alternativa, puede crear el centro de directiva manualmente mediante la creación de la colección de sitios y elija Centro de cumplimiento de directivas en la ficha de la empresa. Cada inquilino puede tener solo un centro de directiva de eliminación de documento, y se le creado automáticamente si inicia desde el Centro de cumplimiento y seguridad.

Página principal del centro de eliminación de directivas de documento

Cuándo usar directivas de eliminación del documento

Además de directivas de eliminación del documento, Office 365 proporciona estas directivas de retención para el contenido de sitio:

Cada tipo de directiva funciona mejor para un tipo específico de datos o sitio. Por ejemplo, su organización puede tener un sitio altamente estructurado que usa tipos de contenido, como un sitio de finanzas de contratos o artículos de knowledge base. En este caso, puede usar directivas de tipo de contenido. O su organización puede necesitar conservar los documentos legales, en cuyo caso puede usar tipos de contenido y un centro de registros para implementar un plan de archivos.

Directivas de eliminación de documento no reemplazar registros información o administración de directivas de administración, que funcionan mejor con datos estructurados y tipos de contenido. En su lugar, debe usar las directivas de eliminación del documento al que necesita para administrar ampliamente la eliminación automática de datos no estructurados, como OneDrive para los sitios de la empresa y sitios de grupo.

Diagrama que muestra opciones de retención para el contenido del sitio

Si aplica una directiva de eliminación de documento a un sitio que ya usa directivas de tipo de contenido o las directivas de administración de información para una lista o biblioteca, estas directivas se pasan por alto mientras la directiva de eliminación del documento está habilitada. Esto significa que debe planear un sitio usar solo directivas pensadas estructurados o contenido, no en ambos. Para obtener más información sobre cómo directivas de eliminación de documento reemplazan otras directivas, vea Aplicar o quitar una directiva de eliminación del documento para un sitio.

A diferencia de otras directivas, directivas de eliminación de documento sólo funcionan en las bibliotecas de documentos, listas no.

Reglas y directivas de eliminación

Una directiva de eliminación de documento contiene una o más eliminar reglas que especifican:

  • El período de tiempo hasta la eliminación.

  • Si se va a calcular la fecha de eliminación de cuando se creó o se modificó por última vez el documento.

  • Si desea eliminar el documento de forma permanente o a la Papelera de reciclaje.

Si una directiva contiene más de una regla, los propietarios de sitios pueden seleccionar la regla que mejor se aplica a su contenido.

Nueva página de regla de eliminación

Las directivas y las asignaciones

Después de crear una directiva de eliminación del documento, puede asignar a una plantilla de la colección de sitios, por ejemplo, puede asignar una directiva a la plantilla de OneDrive para la Empresa para que incluya el sitio de OneDrive de cada usuario. Cuando se asigna una directiva a una plantilla de la colección de sitios, se aplica a todas las colecciones de sitios ya creadas a partir de esa plantilla, además de las colecciones de sitios creado a partir de esa plantilla en el futuro.

Elija una página de plantilla con la opción de OneDrive

También puede asignar una directiva de colección de sitios específica: hacer así que reemplaza las directivas que se han asignado a esa plantilla de la colección de sitios. Por ejemplo, puede asignar directivas a la plantilla de sitio de grupo, pero luego reemplazarlas aplicando un conjunto diferente de directivas de colección de sitios específica creado a partir de esa plantilla.

Varias directivas para elegir o una directiva obligatorio

Cuando se asigna una directiva, puede elegir para que sea obligatorio, para que se puede asignar solo esta directiva y se aplicará a todos los sitios de la colección de sitios. Los propietarios del sitio no se pueden optar por una directiva obligatoria, lo que significa documentos en el sitio estará sujeto a la directiva de eliminar independientemente de cuál sea.

En lugar de crear una directiva obligatorio, también puede asignar varias directivas para una colección de sitios, que permite elegir qué directivas para aplicar a su sitio, o incluso a cambiar de opinión por completo cada propietario del sitio. Por ejemplo, puede crear una directiva para documentos empresariales general y otra directiva para documentos financieros que tiene una programación de retención diferente. Propietario de un sitio a menudo sabe mejor el contenido que contiene su sitio y, por lo tanto, la directiva de eliminación de documento a aplicar. Cada sitio puede tener solo una directiva aplicada.

Regla de una o varias reglas para elegir

A su vez, cada directiva puede contener varias reglas, por ejemplo, una directiva de eliminación de documentos de negocio puede tener dos reglas:

  • Documentos que no es necesario retención basan en obligaciones legales o necesidad empresarial en curso no debe conservarse durante más de un año de creación.

  • Documentos necesarios para el uso de la empresa en curso, active que son necesarios para más de un año, no deben conservarse durante más de tres años de creación.

Propietario del sitio puede determinar que su sitio contiene negocio documentos, seleccione esta directiva de eliminación y, a continuación, seleccione la regla adecuada de la directiva. Solo puede seleccionar una regla de la directiva que actualmente se aplica al sitio (no de cualquier directiva) y la regla se aplica a todas las bibliotecas de documentos del sitio.

La relación de colecciones de sitios, directivas y reglas

La relación básica es la siguiente:

Una colección de sitios o una plantilla de la colección de sitios puede tener una o más directivas asignadas, y cada una de estas directivas puede tener una o más reglas. Sin embargo, puede haber solo una directiva que está activa por sitio y puede haber solo una regla de eliminación está activa en cualquier momento para las bibliotecas del sitio.

Diagrama que muestra la relación entre las directivas

Heredan las directivas de eliminación del documento

Como los permisos, navegación y muchas otras características del sitio, se heredan las políticas de eliminación de documentos. Propietario del sitio puede seleccionar una directiva de eliminación de documento para su sitio y todos los subsitios heredan la directiva del elemento primario. Un propietario de un subsitio puede interrumpir la herencia seleccionando una directiva diferente y la combinación de regla y esa directiva se aplica a todos los subsitios hasta que se interrumpe la herencia nuevamente.

Asignar directivas de eliminación de documento por primera vez

Es importante comprender que el período de tiempo especificado para un documento de directiva de eliminación significa el tiempo porque el documento se ha creado o modificado, no el tiempo desde que se ha asignado la directiva. Por ejemplo, puede crear una directiva de eliminación de documento que se elimina permanentemente documentos dos años después de que se crearon y, a continuación, asignarla a una plantilla de la colección de sitios desde el que varias colecciones de sitios se crearon cuatro o cinco años. En este caso, es probable que las colecciones de sitios existente contienen muchos documentos que ya están anteriores a los dos años especificados por la directiva de eliminación, esto significa que una gran cantidad de contenido se eliminarán justo después de asignar la directiva de eliminación de documento de la primera hora.

Cuando se asigna la directiva por primera vez, se evalúan todos los documentos en el sitio y, si se cumplen los criterios, se eliminarán. Esto se aplica a todos los documentos existentes, no solo nuevos documentos creados desde que se ha asignado la directiva. Y recuerde que es el período de tiempo para la antigüedad de cada documento, no a la hora de cuando primero se ha asignado la directiva.

Por lo tanto, antes de asignar una directiva a un sitio por primera vez, primero debe considerar la edad de contenido existente y cómo puede afectar a la directiva de ese contenido existente. También puede comunicar la nueva directiva a los propietarios de sitios antes de asignar, para dar a su tiempo para evaluar el impacto posible.

Tiempo de posposición para difundir directivas

Después de asignar las directivas de colección de sitios, los propietarios del sitio use el vínculo de Directivas de eliminación de documento en la página Configuración del sitio para ver y aplicar directivas disponibles para el sitio.

El vínculo de Directivas de eliminación de documento no aparecerá a menos que se han asignado las directivas para la colección de sitios. Además, no aparece el vínculo inmediatamente después de que se han asignado las directivas para el sitio, puede tardar hasta 24 horas de cuando se han asignado a las directivas cuando aparezca el vínculo de Directivas de eliminación del documento.

Permisos

Miembros de su equipo de cumplimiento que usarán el centro de directiva de eliminación de documento necesitan permisos para ambas la directiva centro y sitio colecciones a la que se aplicará directivas. Se recomienda:

  1. Crear un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios del centro de directiva de eliminación de documento, es muy probable que el equipo de administración de directivas de cumplimiento. Para obtener más información, consulte Grupos de seguridad de Manage Mail-Enabled .

  2. En el centro de directiva de eliminación de documento, asignar la colección de sitios con permisos de propietario al grupo de seguridad. Para obtener más información, consulte permisos para los administradores de colección de sitios .

  3. En cada colección de sitios a los que debe asignar las directivas de eliminación del documento, asignar la colección de sitios con permisos de propietario al grupo de seguridad.

Cómo funcionan las directivas de eliminación de documento con las directivas de retención

Una directiva de retención garantiza que todo el contenido se mantiene durante un período específico de tiempo, mientras que una directiva de eliminación de documento asegura que todo el contenido se elimina después de un período de tiempo específico.

Si necesita conservar los documentos durante un período de tiempo determinado, puede utilizar una directiva de retención junto con una directiva de eliminación. Por ejemplo, podría contener documentos durante tres años después de que se modifican y luego configurar una directiva de eliminación para eliminar dichos documentos en tres años después de que se modificaron por última vez.

Tenga en cuenta que una directiva de eliminación no puede reemplazar una suspensión. Si un sitio está en espera y una directiva de eliminación de documento elimina un documento, a continuación, el documento se conservarán en la biblioteca mantenga la conservación de la misma forma como si el documento se eliminó manualmente.

Vea también

Crear una directiva de eliminación del documento

Aplicar o quitar una directiva de eliminación del documento para un sitio

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×