Introducción a las directivas de administración de la información

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Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas para un tipo de contenido. Información de las directivas de administración permiten a las organizaciones de control y realizar el seguimiento de cosas como cuánto tiempo se conserva el contenido o qué acciones que los usuarios puede tomar con el contenido. Directivas de administración de información pueden ayudar a las organizaciones a cumplir las normas legales o del gobierno, o simplemente pueden exigir procesos empresariales internos.

Por ejemplo, una organización que debe seguir reglamentaciones gubernamentales que requieren que demuestre "controles adecuados" de los resúmenes financieros podría crear información de una o más directivas de administración que auditar acciones específicas en el proceso de creación y proceso de aprobación para todos los documentos relacionados con los archivos financieros.

Para obtener información sobre procedimientos, consulte crear y aplicar directivas de administración de información.

Características de directivas de administración de información

Existen cuatro categorías básicas de características de directiva predefinidas que las organizaciones pueden usar individualmente o en combinación para administrar contenido y procesos.

Directivas de Tipos de contenido

La característica de directiva de auditoría ayuda a las organizaciones a analizar cómo se usan los sistemas de gestión de contenidos, registro de eventos y operaciones que se realizan en documentos y elementos de lista. Puede configurar la característica de directiva de auditoría para registrar eventos como cuando se edita un documento o elemento, ver, protegido, desprotegido, eliminar, o se cambian sus permisos. Toda la información de auditoría se almacena en un solo registro de auditoría en el servidor y los administradores de sitios pueden ejecutar informes en él.

La característica de directiva de caducidad ayuda a las organizaciones a eliminar o quitar contenido obsoleto de sus sitios de manera marca. Esto le ayuda a administrar el costo y los riesgos asociados con la retención de contenido obsoleto. Puede configurar una directiva de caducidad para especificar que ciertos tipos de contenido caducan en una fecha determinada o en un período de tiempo después de que el documento se creó o se modificó por última vez.

Las organizaciones también pueden crear e implementar características de directiva personalizadas para satisfacer necesidades específicas. Por ejemplo, una organización de fabricación desea definir una directiva de administración de información para todos los documentos de especificación de diseño de productos de borrador que impide a los usuarios impriman copias de estos documentos en impresoras no seguras. Para definir este tipo de directiva de administración de información, puede crear e implementar una característica de directiva de restricción de impresión que se pueden agregar a la directiva de administración de la información relevante para el tipo de contenido de especificación de diseño de producto.

Ubicaciones para utilizar una directiva de administración de información

Para implementar una directiva de administración de información, debe agregarlo a una lista, biblioteca o tipo de contenido en un sitio. La ubicación donde crear o agregar una directiva de administración de información afecta a cómo ampliamente se aplica la directiva o cómo ampliamente puede usarse. Puedes:

Crear una directiva de colección de sitios y, a continuación, agregue esta directiva para un tipo de contenido, lista o biblioteca Puede crear una directiva de colección de sitios en la lista de directivas en el sitio de nivel superior de una colección de sitios. Después de crear una directiva de colección de sitios, puede exportar para que los administradores de otras colecciones de sitios pueden importarlo a su lista de directivas. Creación de una directiva de colección de sitios puede exportar permite normalizar las directivas de administración de información a través de los sitios de su organización.

Cuando se agrega una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido de sitio y se agrega una instancia de ese tipo de contenido a una lista o biblioteca, el propietario de la lista o biblioteca no puede modificar la directiva de colección de sitios de la lista o biblioteca. Agregar una directiva de colección de sitios a un tipo de contenido de sitio es una forma conveniente de asegurarse de que las directivas de la colección de sitios se apliquen en todos los niveles de la jerarquía de sitios.

Vínculo Plantilla de directiva de tipo de contenido en la página Configuración del sitio

Crear una directiva de administración de información para un tipo de contenido de sitio en la Galería de tipo de contenido de sitio del sitio de nivel superior y, a continuación, agregar ese tipo de contenido a una o más listas o bibliotecas Puede crear también una directiva de administración de la información directamente para un tipo de contenido de sitio y, a continuación, asociar una instancia de ese tipo de contenido de sitio con varias listas o bibliotecas. Si crea una directiva de administración de información de esta manera, cada elemento de la colección de sitios de ese tipo de contenido o un tipo de contenido que herede de ese tipo de contenido tiene la directiva. Sin embargo, si crea una directiva de administración de la información directamente para un tipo de contenido de sitio, es más difícil reutilizar esta directiva de administración de información en otras colecciones de sitios, porque no se puede exportar las directivas que se creó de esta manera.

Vínculo de Tipos de contenido de sitio en la página Configuración del sitio

Vínculo a la directiva de administración de información de la página de configuración para un tipo de contenido de sitio

Nota para controlar qué directivas se utilizan en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad de establecer características de directiva directamente en un tipo de contenido. Cuando esta restricción está activada, los usuarios que crean tipos de contenido están limitados a seleccionar las directivas de la lista de directivas de colección de sitios.

Crear una directiva de administración de información para una lista o biblioteca Si su organización necesita aplicar una directiva de administración de información específica a un conjunto muy limitado de contenido, puede crear una directiva de administración de información que se aplica solo a una biblioteca o lista individual. Este método de creación de una directiva de administración de información es el menos flexible, ya que la directiva se aplica solo a una ubicación, y no puede exportarse o reutilizarse para otras ubicaciones. Sin embargo, a veces tendrá que crear directivas de administración de información exclusiva con capacidad de aplicación limitada para solucionar situaciones específicas.

Vínculo de directivas de administración de información en la página de configuración de la biblioteca de documentos

Notas

Puede crearse una directiva de administración de la información para una lista o biblioteca únicamente si esa lista o biblioteca no admite varios tipos de contenido. Si una lista o biblioteca admite varios tipos de contenido, es necesario definir una directiva de administración de la información para cada tipo de contenido de lista individual que está asociado a la lista o biblioteca. (Las instancias de un tipo de contenido de sitio asociadas a una lista o biblioteca específica se conocen como tipos de contenido de lista.)

Para controlar qué directivas se utilizan en una colección de sitios, los administradores de colecciones de sitios pueden deshabilitar la capacidad de establecer características de directiva directamente en una lista o biblioteca. Cuando esta restricción está activada, los usuarios que administran listas o bibliotecas están limitados a seleccionar las directivas de la lista de directivas de colección de sitios.

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