Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint

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Puede compartir y administrar datos de muchas formas mediante el uso de Microsoft Office Access 2007 con Windows SharePoint Services 3.0. Puede beneficiarse de las características de colaboración de un sitio de SharePoint mientras sigue usando las características de entrada y análisis de datos de Access. Por ejemplo, puede realizar un seguimiento de las versiones de los datos, suscribirse a alertas para saber cuándo se realizan los cambios y administrar los permisos de los datos.

En este artículo

Formas de trabajar con datos

Integración y administración de datos

Seguimiento de los datos y el flujo de trabajo

Formas de trabajar con datos

Cuando usa Office Access 2007, puede compartir, administrar y actualizar datos de sitios de SharePoint de varias maneras diferentes.

Mover datos a un sitio de SharePoint    Cuando se mueve una base de datos de Access a un sitio de SharePoint, se crean listas en el sitio de SharePoint que están vinculadas como tablas de la base de datos. Cuando se mueve una base de datos, Access crea una nueva aplicación front-end que tiene todos los formularios e informes antiguos y las nuevas tablas vinculadas que se acaban de exportar. El Asistente para mover a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo.

Una vez creadas las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar con las listas en el sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas en Access mientras usan las características de un sitio de SharePoint para administrar los datos y mantenerse actualizados con los cambios. Como administrador, puede administrar los permisos para los datos y las versiones de los datos para que pueda ver quién los ha cambiado o restaurar los datos anteriores.

Publicar datos en un sitio de SharePoint    Si está colaborando con otras personas, puede almacenar una copia de una base de datos en una biblioteca de un servidor de SharePoint y continuar trabajando en la base de datos con los formularios y los informes de Access. Puede vincular listas como tablas en la base de datos, lo que resulta útil si desea realizar un seguimiento de los datos en el sitio de SharePoint y, a continuación, puede crear formularios, consultas e informes para trabajar con los datos. Por ejemplo, puede crear una aplicación de Access que proporcione consultas e informes de listas de SharePoint para realizar un seguimiento de problemas y administrar la información de los empleados. Cuando los usuarios trabajan con estas listas en un sitio de SharePoint, pueden abrir las consultas e informes de Access desde el menú vista de las listas de SharePoint. Por ejemplo, si desea ver e imprimir un informe de problemas de Access para una reunión mensual, puede hacerlo directamente desde la lista de SharePoint.

Al publicar una base de datos en un servidor por primera vez, Access proporciona una lista de servidores web que facilitan la navegación por la ubicación donde desea publicar, como una biblioteca de documentos. Después de publicar la base de datos, Access recuerda la ubicación para que no tenga que volver a ubicar el servidor al publicar los cambios. Al publicar una base de datos en un sitio de SharePoint, la base de datos pasa a estar disponible para los usuarios con permisos para trabajar con el sitio de SharePoint.

Abrir formularios e informes de Access desde un sitio de SharePoint    Los usuarios pueden abrir listas en las vistas de Access enriquecidas desde un sitio de SharePoint. Los formularios, los informes y las hojas de comentarios de Access pueden aparecer junto a otras vistas en un sitio de SharePoint. Al elegir una vista de Access, Access inicia y abre el formulario, la hoja de información o el informe solicitados. Esto facilita la ejecución de un informe de acceso enriquecido en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar primero Office Access 2007 o desplazarse hasta el objeto correcto.

Crear bases de datos de listas de SharePoint    Puede abrir una lista de SharePoint en Access. Si una base de datos no existe, puede crearla en Access y, a continuación, crear un conjunto de formularios e informes basados en la lista.

Desconectar listas de SharePoint con Access    Si necesita realizar algún trabajo en casa, puede desconectar las listas de SharePoint con un solo clic mediante Access. Puede trabajar en los datos en Access y, después, sincronizar los cambios o volver a conectarse con el sitio de SharePoint en otro momento.

Importar o vincular a una lista de SharePoint    Puede trasladar una lista de SharePoint a Access importándola o vinculándola. Al importar una lista de SharePoint, se crea una copia de la lista en una base de datos de Access. Durante la tarea de importación, puede especificar las listas que desea copiar y, por cada lista seleccionada, puede especificar si desea importar toda la lista o solo una vista específica. La vinculación le permite conectarse a los datos de otro programa sin importar esa información, de modo que puede ver y editar los datos más recientes en el programa original y en la base de datos de Access sin crear y mantener una copia de los datos en Access.

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Integración y administración de datos

Después de mover los datos de Access a un sitio de SharePoint, puede administrar quién ve los datos, realizar un seguimiento de las versiones y recuperar los datos que se eliminan por accidente. Una mejor integración de datos entre Office Access 2007 y sitios de SharePoint mejora el rendimiento y el diseño de la aplicación.

Administrar permisos en sitios de SharePoint    Puede asignar distintos niveles de permiso a las listas y bases de datos de Access en los sitios de SharePoint. Puede asignar permisos de lectura limitados o permisos de edición completa a grupos, y puede permitir o denegar selectivamente el acceso a determinados usuarios. Si necesita limitar el acceso a solo unos pocos elementos confidenciales de una base de datos, puede establecer permisos en elementos de lista específicos de un sitio de SharePoint.

Realizar un seguimiento de las versiones y administrarlas en sitios de SharePoint    Puede realizar un seguimiento de las versiones de los elementos de lista y ver el historial de versiones en un sitio de SharePoint. Puede recuperar una versión anterior de un elemento si es necesario. Si necesita saber quién ha cambiado una fila o Cuándo se ha cambiado, puede ver el historial de versiones.

Recuperar datos de la papelera de reciclaje    Puede usar la nueva papelera de reciclaje en los sitios de SharePoint para ver fácilmente los registros eliminados y recuperar la información que se eliminó accidentalmente.

Rendimiento mejorado para las tablas vinculadas a listas de SharePoint    Se realizaron optimizaciones en el procesamiento interno de las tablas vinculadas a listas de SharePoint para permitir una experiencia más rápida y fluida que con las versiones anteriores.

Asignación mejorada de tipos de datos de Windows SharePoint Services    Con la nueva compatibilidad con campos multivalor y datos adjuntos, Access admite ahora más de los tipos de datos que se encuentran en los sitios de SharePoint, por lo que el diseño y la creación de aplicaciones compartidas son mucho más sencillos.

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Seguimiento de los datos y el flujo de trabajo

Puede usar Office Access 2007 con información de los sitios de SharePoint para realizar un seguimiento de los datos, los problemas y el flujo de trabajo de su organización.

Realizando    Ahora, Access tiene una plantilla de seguimiento que interactúa directamente con la plantilla seguimiento de problemas en un sitio de SharePoint. Los esquemas son los mismos y la solución de Access se puede usar como un front-end (por ejemplo, con formularios y consultas) frente a los datos de un sitio de SharePoint.

Seguimiento del historial de campos memo    Los campos memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Puedes establecer una propiedad que indique a Access que conserve un historial de todos los cambios en un campo Memo. A continuación, puede ver un historial de dichos cambios. Esta característica también es compatible con la característica de control de versiones de los sitios de SharePoint, por lo que también puede usar Access para ver los cambios realizados en la lista de SharePoint.

Integración con el flujo de trabajo en sitios de SharePoint    Ahora puede usar Access para interactuar y notificar los flujos de trabajo de modo que pueda valorar mejor el estado del proyecto y evaluar sus procesos empresariales. Los informes de flujo de trabajo pueden abarcar varias listas, así como información de varios flujos de trabajo.

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