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Integrar seguimiento de varianza en el proceso de administración de cambios del proyecto

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Por Jane Suchan, PMP

La administración de proyectos se ocupa de saber lo que desea hacer, crear una lista de tareas pendientes de trabajo que debe realizar allí para que usted, determine Cuánto tardará y calculando el costo que se va a alcanzar.     Suena sencillo, ¿verdad? Sin embargo, la parte difícil es mantener todo el seguimiento. ¿El proyecto se ejecuta a tiempo? ¿Se realizará antes de la programación? ¿Está bajo presupuesto? ¿Seguirá siendo el presupuesto cuando todo el trabajo se realice?

Una forma de evaluar el estado de un proyecto es realizar un seguimiento de la diferencia entre el plan de proyecto original y la situación real. Esta brecha se conoce mejor como variación, una comparación del importe previsto o presupuestado y el importe real invertido. El análisis de la varianza es la práctica de comparar los resultados reales del proyecto con lo que estaba planeado o previsto. Es una forma de cuantificar con qué frecuencia se activa o no el progreso de un proyecto.

Planificación de desviaciones: establecer líneas base

Para determinar las varianzas de proyecto, debe poner un juego en el suelo como punto de partida: esta es la línea base. Sin esto, estás tratando y intentando controlar un objetivo móvil. Dos líneas base para establecer antes de poder realizar un seguimiento de la varianza e informar de la reproducción son costo y programación. No obstante, antes de que puedas hacerlo, tendrás que desplazarte por el ámbito del proyecto.

Usar una estructura de descomposición del trabajo para crear un ámbito

La línea base del ámbito incluye todas las entregas del proyecto; como tal, identifica todo el trabajo que hay que hacer. Una forma de llegar al ámbito de documentos es crear una estructura de descomposición del trabajo (EDT), una vista jerárquica de los resultados del proyecto. Cada nivel de la jerarquía representa una descripción cada vez más detallada de las entregas. Por ejemplo, una WBS para la construcción de una casa nueva incluirá los sistemas de base, de entramado, tejado, de electricidad y de fontanería, así como los planes de jardinería, los planos arquitectónicos y los permisos de inspección.

Establecer líneas base de plan y costo

Las líneas base de plan y coste solo se establecen después de determinar el ámbito. Sin una imagen clara de lo que producirá el proyecto, no podrá determinar cuánto tardará o cuánto le costará.

La línea base de programación es la programación del proyecto aprobada, que es la base para medir e informar del rendimiento del programa. La línea base de coste es el presupuesto aprobado con fases temporales, con el que se medirá el coste de rendimiento. Se determina mediante la adición de costos para un período o fase del proyecto específico, lo que requiere asignar costos a las tareas del proyecto. La asignación de costos a componentes de proyectos puede llevar mucho tiempo, pero le permitirá realizar informes de rendimiento más detallados y precisos, algo que sus participantes y patrocinadores del proyecto estarán muy interesados.

Para establecer líneas base de plan y coste:

  1. Desarrolle la programación identificando las actividades y las tareas para obtener cada una de las entregas de la WBS.

  2. Identifique los recursos de cada tarea. Ten en cuenta las restricciones o la cantidad de tiempo que cada persona puede dedicar de forma realista a este proyecto.

  3. Estime cuánto tiempo (en horas o días) se tardará en completar cada tarea.

  4. Estime el costo de cada tarea, usando una tasa promedio por hora o diaria, para cada recurso, más los costos fijos asociados a la tarea.

  5. DeTermine qué tareas dependen de otras y, a continuación, desarrolle la ruta crítica.

  6. Desarrollar la línea base de coste; se trata de un presupuesto en fases temporales para medir el rendimiento de los costos del proyecto. Para ello, agregue los costos estimados, por tarea o por período de tiempo.

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Responder a las variaciones: control de cambios

Después de establecer las líneas base de ámbito, programación y costo, cree los pasos que el equipo necesitará para administrar las variaciones de estos planes. Esta información se convierte en el plan de administración de cambios del proyecto. Este plan define cuándo se requiere una solicitud de cambio de proyecto (PCR), cómo documentar las desviaciones y enviar para su aprobación y qué sucede una vez que se aprueba una solicitud de cambio.

Los cálculos de varianza se usan para determinar si es necesaria una PCR y si se cambiará la programación del proyecto o las líneas base de costo. Las variaciones pueden ser positivas o negativas:

  • UNA variación positiva indica que el proyecto está adelantado con respecto a la programación o por debajo del presupuesto. Los escenarios positivos pueden permitirle reasignar dinero y recursos a los que están en el territorio negativo.

  • UNA variación negativa es el indicador de que el proyecto va retrasado con respecto a la programación o sobre el presupuesto, y que debe tomar medidas. Es posible que tenga que aumentar el presupuesto o aceptar márgenes de ganancias reducidos.

Los umbrales de variación son un componente importante de cualquier plan de administración de cambios en el proyecto. Constituyen los cambios materiales del proyecto y, por lo tanto, necesitan documentación y aprobación en una PCR. No todas las PCRs darán lugar a que se restablezca el ámbito, la programación o el presupuesto. Se trata de una tarea importante, que puede requerir un tiempo considerable para completarse y que se le obligará a obtener la aprobación de la organización del proyecto.

Realizar un seguimiento de las variaciones de costo y programación durante el ciclo de vida del proyecto le ayuda a identificar los puntos débiles: las áreas con cambios repetidos y responder en consecuencia. Por ejemplo, si ve que el equipo de pruebas está encontrando los retrasos continuos, es posible que tenga que asignar recursos adicionales para que permanezcan al día.

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Llevarlo un paso más: Análisis de valor acumulado

No se completa ninguna explicación sobre las variaciones del proyecto sin mencionar el valor acumulado, una técnica de administración de proyectos para estimar el costo y programar en un momento determinado. Análisis de valor acumulado compara el trabajo terminado con las líneas base establecidas. Le ayuda a evaluar el rendimiento actual del proyecto y a realizar correcciones del curso cuando sea necesario.

Para realizar un análisis de valor acumulado, debe tener una WBS, una programación de proyecto detallada y un presupuesto (por fase o período de tiempo) para el trabajo planificado.

Preguntar las preguntas de valor acumulado

En cualquier momento, el análisis de valor acumulado mide el estado del proyecto al plantear tres preguntas clave:

  • Valor planeado: ¿Cuál es la cantidad necesaria para el trabajo?

  • Valor acumulado: ¿Qué ha realizado realmente?

  • Costo real: ¿cuánto le costaría completar el trabajo?

El valor planeado (va) es el costo presupuestado de las tareas planificadas. Valor acumulado (EV) es la suma de todos los costos presupuestados del trabajo completado. Los costes reales (AC) son los que se dedicaron al trabajo producido.

Aprender sobre el análisis de valor acumulado

La forma más sencilla de describir el valor acumulado es a través de ejemplo. Supongamos que está administrando un proyecto de cuatro meses con un presupuesto de $100.000. Tiene tres meses para hacerlo y se da cuenta de que el equipo ha completado solo la mitad del trabajo, por lo que la EV es $50.000. En función de la programación del proyecto, aproximadamente el 75 por ciento del trabajo debe realizarse ahora, por lo que PV es $75.000. También sabe que el equipo ha dedicado el $90.000 al momento, por lo que el AC es de $90.000.

Con estos números, puede calcular las variaciones de costo y programación. La variación de costo (VC) mide la diferencia entre los costos reales del trabajo realizado y el presupuesto del proyecto:

CV = EV – AC   

La variación de programación (VP) mide el progreso real frente a la programación del proyecto:

VP = EV – PV   

Con el ejemplo anterior, la variación de costo de este proyecto es $50.000 – $90.000 = $40.000. La variación de programación es $50.000 – $75.000 = $25.000.

Cualquier jefe de proyecto puede ver que el proyecto ha pasado el 90 por ciento de su presupuesto y ha completado solo el 50 por ciento del trabajo. El proyecto está retrasado según la programación y va a sobrepasar el presupuesto en el momento en que se completa, por lo que es necesario cambiarlo. El jefe de proyecto debe reducir el ámbito, ampliar la programación o obtener más financiación para completar el trabajo.

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Introducción al seguimiento de varianza

Integrar el seguimiento de las variaciones en la administración del proyecto es bastante sencillo, pero requiere un enfoque sistemático. Una vez que tenga la asignación del proyecto, trabaje con el patrocinador para establecer el ámbito, el presupuesto y la programación. Luego, trabaje con su equipo para crear un plan de administración de cambios sólido, que identifica los umbrales de variación y describe cómo tratar las variaciones si superan los valores de umbral. Después de desarrollar la WBS y definir la programación detallada del proyecto, puede establecer la programación del proyecto y el presupuesto. Una vez que todos los componentes estén en su lugar, estará listo para iniciar las variaciones de seguimiento y poner en práctica los planes de administración de cambios.

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Acerca del autor     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia en la administración de iniciativas empresariales para la empresa y en el desarrollo de metodologías de administración de proyectos. Jane vidas, Madrid.

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