Insertar una hoja de datos en un formulario

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Una hoja de datos es una vista simple de datos organizados en filas y columnas. Si hace doble clic en una tabla en el panel de navegación, Access muestra la tabla como una hoja de datos. Debido a su presentación compacta de datos, hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para mostrar los datos desde el lado "varios" de una relación de uno a varios. Este artículo describe cómo puede agregar hojas de datos a los formularios de Access.

¿Qué desea hacer?

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Arrastre y coloque una hoja de datos en un formulario

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Comprender las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contenga una hoja de datos

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Suponga que desea crear un formulario que muestra datos acerca de las categorías de producto y también todos los productos de las categorías. Los datos en la tabla categorías representan el lado "uno" de la relación y, a continuación, los datos de la tabla productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría tiene muchos productos.

Formulario con subformulario

1. En el formulario principal, se muestran los datos del lado “uno” de la relación.

2. la hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Arrastre y coloque una hoja de datos en un formulario

La forma más rápida de agregar una hoja de datos existente en un formulario es abrir el formulario en la vista Diseño y, a continuación, haga clic en, mantenga presionado y arrastre un formulario de hoja de datos existente desde el panel de navegación hasta el área de diseño del formulario.

Si ha definido correctamente las relaciones antes de empezar con este procedimiento, Access establece automáticamente la Vincular campos secundarios y las propiedades Vincular campos principales con los valores correctos que se vinculan el formulario principal a la hoja de datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y vincular campos principales están en blanco

Si Access no puede determinar cómo vincular el control de subformulario al formulario principal, deja las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario en blanco. Debe establecer estas propiedades manualmente.

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Si ya ha definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, puede agregar rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista Diseño. Al agregar un campo a un formulario que se basa en el lado "uno" de la relación desde el lado "varios" de una relación, Access crea automáticamente una hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

  1. Abra el formulario existente en la vista presentación haciendo clic con botón secundario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    Si no se muestra el panel Lista de campos :

    • Presione ALT+F8.

      o bien

      En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

      Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: campos disponibles para esta vista y, más abajo, campos disponibles en tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos , las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se muestran en campos disponibles en otras tablas.

  2. En la sección campos disponibles en tablas relacionadas , expanda la tabla que contiene el primer campo que desee en la hoja de datos y arrastre el campo al formulario. Access crea una hoja de datos y el campo agrega a él.

  3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja de datos para seleccionarlo. Observe que Access reorganiza el panel Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos están en la parte superior. Desde la sección campos disponibles para esta vista , arrastre todos los campos que desea que la hoja de datos. Cuando arrastra cada campo en la hoja de datos, Access dibuja una barra de inserción para mostrar dónde se insertará el campo cuando suelte el botón del mouse.

  4. Continúe agregando campos al formulario principal o la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o la hoja de datos para seleccionarla y, a continuación, arrastrar el campo desde el panel Lista de campos .

La sección campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta que se basa el formulario seleccionado. Si ha definido todas las relaciones de tabla válida en la ventana Relaciones, los campos en la sección campos disponibles en otras tablas no están probable que sean válidos para el formulario que está creando. Si arrastra un campo de esta sección al formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación . Debe escribir el campo o campos que se relacionan las dos tablas entre sí antes de continuar. Si hace esto, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Puede ser mejor haga clic en Cancelar en este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones de tabla en su lugar. Para obtener más información acerca de las relaciones, vea el artículo crear, modificar o eliminar una relación.

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Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Use este procedimiento para agregar una hoja de datos que se basa directamente en una tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño.

  1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic en el formulario en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

  2. En la ficha Diseño , en el grupo controles , si está seleccionada la herramienta Utilizar asistentes para controles , haga clic para que no está seleccionada.

    Imagen del botón

    ¿Por qué?

    Si utiliza, el Asistente para Control de subformulario genera un objeto de formulario independiente y basa el control de subformulario en ese objeto de formulario. Por el contrario, este procedimiento crea una hoja de datos que se basa directamente en una tabla o consulta, en lugar de un formulario.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, haga clic en el botón Subformulario/subinforme.

  4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en donde desee insertar la hoja de datos.

  5. Ajustar la posición y el tamaño del control de subformulario arrastrando los controladores de los bordes y las esquinas del control.

  6. Editar la etiqueta asociada del control de subformulario primero, haga clic en la etiqueta, haga doble clic para seleccionar el texto y, a continuación, escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en la etiqueta de una vez y, a continuación, presione la tecla Suprimir.

  7. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.

  8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic una vez para seleccionarla.

  9. En la pestaña datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable de Objeto de origen y, a continuación, haga clic en la tabla o consulta que desea mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar datos de la tabla pedidos, haga clic en tabla.pedidos.

  10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de empezar con este procedimiento, Access establece automáticamente la Vincular campos secundarios y las propiedades Vincular campos principales con los valores correctos que se vinculan el formulario principal a la hoja de datos.

    Las propiedades Vincular campos secundarios y vincular campos principales están en blanco

    Si Access no puede determinar cómo vincular el control de subformulario al formulario principal, deja las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales del control de subformulario en blanco. Estas propiedades deben configurarse manualmente de la siguiente manera:

    1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.

    2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

    3. Si la hoja de propiedades no se muestra actualmente, presione F4.

    4. En la pestaña datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de propiedad Vincular campos secundarios .

      Se mostrará el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

    5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios , seleccione los campos que desea vincular los formularios. Si no está seguro de los campos que desea usar, haga clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando acabe, haga clic en Aceptar

      Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, debe modificar el origen de registros del formulario principal o secundario para asegurarse de que el campo está en él. Por ejemplo, si el formulario se basa en una consulta, asegúrese de que el campo de vinculación está en los resultados de la consulta.

    6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista formulario para comprobar que el formulario funciona según lo esperado.

  11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presione CTRL+G.

  12. Cambie a vista Formulario y compruebe que la hoja de datos funciona según lo esperado.

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Comprender las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contenga una hoja de datos

Un formulario que contenga una hoja de datos muestra los datos de orígenes de datos distintos (pero normalmente relacionados). Por ejemplo, un formulario puede mostrar a empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos tiene otro origen de datos del formulario que lo contiene. Por el contrario, un formulario dividido tiene dos secciones (un formulario y una hoja de datos), pero se muestran los mismos datos en ambas secciones. Las dos secciones controlar entre sí y le ofrecen dos vistas diferentes de los datos a la vez.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo crear un formulario dividido.

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