Insertar un código de barras en un documento de Office

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Si está trabajando con un documento de Word, libro de Excel o una presentación de PowerPoint que se guarda en una biblioteca en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server 2007 donde está en vigor una directiva que requieren la inserción de un código de barras como parte de una directiva de administración de información, deberá insertar una b arcode en un archivo de sistema al guardar o imprimir.

Importante: Códigos de barras se han quedado en SharePoint 2013 y versiones posteriores. Para obtener más información, vea características de suspendido y modificado en Microsoft SharePoint 2013.

Cuando se carga un archivo a una biblioteca de documentos que tiene una directiva de código de barras, un código de barras se agrega a las propiedades del elemento (metadatos), pero no se inserta en el propio archivo. Solo cuando elija Editar el documento y, a continuación, guardar o imprimir es el código de barras que se inserta en el archivo como una imagen. Cuando se trabaja con documentos impresos que contienen códigos de barras, puede usar la información de código de barras que se muestra en el documento para buscar y localizar la copia original del documento en un sitio de Office SharePoint Server 2007. Esto significa que se pueden ver fácilmente todo el flujo de trabajo asociado, metadatos, historial de auditoría y otra información.

No puede insertar un código de barras en un documento hasta que el administrador del sitio o el Administrador de listas configura la directiva adecuada para la biblioteca. Para obtener más información sobre cómo definir una directiva de administración de información, vea el artículo crear una directiva de administración de información para una colección de sitios. Si existe esta directiva, el comando de código de barras aparece en la ficha Insertar para que puedan insertar códigos de barras.

Cualquier documento que ya existe en la lista o biblioteca cuando se establece la directiva no se asigna un código de barras (que, por tanto, no se pueden insertar) hasta que el documento está desprotegido y vuelve a proteger. Cargar documentos a una lista o biblioteca con una directiva de código de barras ya en vigor se les asigna automáticamente códigos de barras que se pueden insertar inmediatamente.

Cuando el administrador de un sitio o el propietario de una lista configura una directiva de código de barras para una lista o biblioteca, los códigos de barras se generan automáticamente en el servidor para los elementos o documentos de esa lista o biblioteca cuando los elementos o documentos se cargan o modifican.

Dependiendo de cómo se configura una directiva de código de barras, también deberá insertar imágenes de código de barras en los documentos que residen en bibliotecas en un sitio de SharePoint.

  1. Si la biblioteca aún no está abierta, haga clic en su nombre en Inicio rápido.

    Si el nombre de la biblioteca no aparece en Inicio rápido, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, a continuación, haga clic en el nombre de la biblioteca.

  2. Seleccione el documento que desee, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en la opción de edición para el nombre del programa de Office, por ejemplo, para Editar en Microsoft Office Word.

  3. Coloque el cursor en la ubicación del documento donde desee insertar el código de barras.

  4. En la ficha Insertar, en el grupo Código de barras, haga clic en Código de barras.

    Comandos Código de barras y Etiqueta de la cinta de opciones

    Nota: El comando Código de barras aparece en la ficha Insertar únicamente si hay una directiva de código de barras en vigor para un documento de servidor.

  5. Guarde los cambios.

Una biblioteca en un sitio de SharePoint puede tener una directiva de código de barras que requiere que inserten un código de barras al guardar o imprimir un documento.

Si el documento aún no contiene un código de barras al guardarlo o imprimirlo, se le pedirá que inserte uno. Si hace clic en cuando se le pregunta, el código de barras se inserta en la ubicación predeterminada.

  • Si el archivo es de sólo lectura, el código de barras se inserta en la ubicación actual del cursor.

  • Si el archivo está en el modo de edición, el código de barras se inserta en la ubicación predeterminada.

    • En Word    El código de barras se inserta en el encabezado de la primera página del documento.

    • En Excel    El código de barras se inserta en la primera celda de la primera hoja del libro.

    • En PowerPoint    El código de barras se inserta en el centro de la primera diapositiva de la presentación.

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