Information Rights Management en Office

Si ha recibido un error de permisos de archivo al intentar ver un documento o correo electrónico, significa que ya conoce Information Rights Management (IRM). Puede usar IRM para restringir los permisos del contenido de los documentos, los libros y las presentaciones con Office. IRM permite a los usuarios establecer permisos de acceso para ayudar a evitar la impresión, el reenvío o la copia de la información confidencial por parte de usuarios no autorizados. Cuando el permiso de un archivo esté restringido mediante IRM, las restricciones de acceso y uso se aplican incluso si el archivo llega a destinatarios no deseados. Esto es porque los permisos de acceso se almacenan en el documento, en el libro, en la presentación o en el mensaje de correo electrónico en sí, y estos deben autenticarse con el servidor IRM.

IRM también ayuda a que las personas puedan aplicar las preferencias personales en la transmisión de información personal o privada. IRM permite a las organizaciones aplicar las directivas corporativas que rigen el control y la difusión de información confidencial y de propiedad.

Usar IRM en Office

Seleccione la plataforma que está usando en las pestañas en esta página.

Con IRM en Office, puede tener derechos administrados para archivos XML Paper Specification (.xps) y los siguientes tipos de archivo:

Archivos de Word

Tipo de archivo

Extensión

Documento

.doc

Documento

.docx

Documento habilitado para macros

.docm

Plantilla

.dot

Plantilla

.dotx

Plantilla habilitada para macros

.dotm

Archivos de Excel

Tipo de archivo

Extensión

Libro

.xls

Libro

.xlsx

Libro habilitado para macros

.xlsm

Plantilla

.xlt

Plantilla

.xltx

Plantilla habilitada para macros

.xltm

Libro binario no XML

.xlsb

Complemento habilitado para macros

.xla

Complemento habilitado para macros

.xlam

Archivos de PowerPoint

Tipo de archivo

Extensión

Presentación

.ppt

Presentación

.pptx

Presentación habilitada para macros

.pptm

Plantilla

.pot

Plantilla

.potx

Plantilla habilitada para macros

.potm

Presentación con diapositivas

.pps

Presentación con diapositivas

.ppsx

Presentación con diapositivas habilitada para macros

.ppsm

Tema de Office

.thmx

Notas: 

  • Cuando estos tipos de archivo se adjuntan a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados en Outlook, también contarán automáticamente con derechos de administración.

  • Si adjunta un archivo de mensaje (.msg) a un mensaje de correo electrónico con derechos administrados, el mensaje adjunto no contará con derechos administrados. IRM no cuenta con derechos administrados para los tipos de archivo .msg.

Configurar el equipo para poder usar IRM

Para usar IRM en Office, el software mínimo necesario es cliente de Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). El administrador de RMS puede configurar directivas IRM específicas para la empresa que definan quién puede acceder a la información y qué nivel de edición se permite para un mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, un administrador de la empresa puede definir una plantilla de derechos denominada "Confidencial de la empresa" que especifique que solo los usuarios dentro del dominio de la empresa pueden abrir un mensaje de correo electrónico que usa esa directiva.

Descargar permisos

La primera vez que intente abrir un documento, libro o presentación con permisos restringidos, debe conectarse al servidor de licencias para comprobar sus credenciales y descargar una licencia de uso. La licencia de uso define el nivel de acceso que tiene en un archivo. Este proceso es necesario para cada archivo que tiene permisos restringidos. Es decir, no se puede abrir el contenido con permisos restringidos sin licencia de uso. Descargar permisos requiere que Office envíe las credenciales, lo que incluye la dirección de correo electrónico y la información sobre sus derechos de permiso, al servidor de licencias. La información contenida en el documento, libro o presentación no se envía al servidor de licencias. Para obtener más información, consulte la Puntos principales de la declaración de privacidad de Microsoft Office 2010.

Restringir permisos al contenido de un archivo

Los autores pueden restringir los permisos para documentos, libros y presentaciones por usuario, archivo o grupo (los permisos basados en grupos requieren el servicio de directorio de Active Directory para expansión de grupo). Los autores usan el cuadro de diálogo Permiso para dar acceso de lectura y modificación a los usuarios y establecer fechas de expiración para el contenido. Por ejemplo, el autor, Diego puede conceder permiso a Elena para leer un documento Word pero no para modificarlo. Diego puede conceder a Antonio permiso para modificar el documento y permitir que guarde el documento. Diego también puede decidir si limitar el acceso de Elena y de Alberto a este documento durante cinco días antes de que caduque el permiso del documento. Para obtener información sobre cómo configurar una fecha de caducidad de un documento, libro o presentación, vea Establecer una fecha de expiración de un archivo.

Permiso

  1. Guarde el documento, libro o presentación.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • En Word, en la pestaña Información, haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En Excel, en la pestaña Información, haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En PowerPoint, en la pestaña Información , haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

  4. En el cuadro de diálogo Permisos, realice una de las siguientes acciones:

    • En Word, seleccione Restringir los permisos para este documento y después asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

    • En Excel, seleccione Restringir los permisos para este libro y después asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

    • En PowerPoint, seleccione Restringir los permisos para esta presentación y después asigne los niveles de acceso que desee para cada usuario.

      Las opciones pueden limitarse si un administrador ha establecido directivas de permisos personalizados que los usuarios no pueden cambiar.

      Niveles de permisos

    • Lectura    Los usuarios con el permiso de lectura pueden leer un documento, libro o presentación, pero no tienen permiso para editar, imprimir o copiar.

    • Modificación    Los usuarios con permisos de modificación pueden leer, editar y guardar los cambios en un documento, libro o presentación, pero no tienen permiso para imprimir.

    • Control total    Los usuarios con permisos de control total tienen permisos de edición completos y pueden hacer todo lo que un autor puede hacer con el documento, libro o presentación que un autor puede hacer, como establecer fechas de expiración para el contenido, evitar la impresión y conceder permisos para los usuarios. Después de que el permiso de un documento, libro o presentación con el que cuentan usuarios autorizados haya expirado, el documento, libro o presentación puede abrirse solo por el autor o los usuarios con permiso de control total del documento, libro o presentación. Los autores siempre tienen permiso de control total.

  5. Para proporcionar permisos de control total, en el cuadro de diálogo Permisos, haga clic en Más opciones y, a continuación, en la columna Nivel de acceso, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en Control total en la lista Nivel de acceso.

    Cuadro de diálogo Permiso

  6. Después de asignar niveles de permisos, haga clic en Aceptar.

    Aparece la barra de mensajes, que indica que el documento, libro o presentación tiene derechos administrados. Si debe realizar los cambios de permisos de acceso para el documento, libro o presentación, haga clic en Cambiar permisos.

    Barra de mensajes en Word

    Si se reenvía un documento, libro o presentación con permiso restringido a una persona sin autorización, aparecerá un mensaje con la dirección de correo electrónico o la dirección del sitio web del autor para que el usuario pueda solicitar permiso para el documento, libro o presentación.

    Cuadro de diálogo en Word con un documento con permisos restringidos reenviado a una persona no autorizada

    Si el autor decide no incluir una dirección de correo electrónico, los usuarios no autorizados recibirán un mensaje de error.

Establezca una fecha de expiración para un archivo
  1. Abra el archivo.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo

  3. Siga uno de los procedimientos que se describen a continuación:

    • En Word, en la pestaña Información, haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En Excel, en la pestaña Información, haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    • En PowerPoint, en la pestaña Información , haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

  4. En el cuadro de diálogo Permisos, realice una de las siguientes acciones:

    • En Word, seleccione la casilla Restringir los permisos para este documento y, a continuación, haga clic en Más opciones.

    • En Excel, seleccione la casilla Restringir los permisos para este libro y, a continuación, haga clic en Más opciones.

    • En PowerPoint, seleccione la casilla Restringir los permisos para esta presentación y, a continuación, haga clic en Más opciones.

  5. En Permisos adicionales para los usuarios, siga uno de estos procedimientos:

    • En Word, seleccione la casilla La fecha de caducidad del documento es y, a continuación, escriba la fecha.

    • En Excel, seleccione la casilla La fecha de caducidad del libro es y, a continuación, escriba la fecha.

    • En PowerPoint, seleccione la casilla La fecha de caducidad de la presentación es y, a continuación, escriba la fecha.

  6. Haga clic dos veces en Aceptar.

Usar una cuenta de usuario de Windows diferente para tener derechos administrados

  1. Abra el documento, libro o presentación.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    • En Word, en la pestaña Información , haga clic en Proteger documento, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

    • En Excel, en la pestaña Información , haga clic en Proteger libro, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

    • En PowerPoint, en la pestaña Información , haga clic en Proteger presentación, seleccione Restringir permisos por personas y, a continuación, haga clic en Administrar credenciales.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, seleccione la dirección de correo electrónico de la cuenta que desea usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • En el cuadro de diálogo Seleccionar usuario, haga clic en Agregar, escriba sus credenciales de la cuenta nueva y, a continuación, haga clic en Aceptar dos veces.

      Cuadro de diálogo Seleccionar usuario

Ver el contenido con permisos restringidos

Para ver el contenido con derechos administrados para el que tiene permisos con Office, abra el documento, libro o presentación.

Si desea ver los permisos que tiene, haga clic en Ver permisos en la barra de mensajes o haga clic en uno de estos procedimientos en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla:

  • Este documento contiene una directiva de permisos  Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos

  • Este libro contiene una directiva de permisos  Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos

  • Esta presentación contiene una directiva de permisos  Botón que muestra que este documento, libro o presentación contiene una directiva de permisos

Nota: Para restringir los permisos al contenido de un archivo, tiene que tener Office para Mac Standard 2011.

IRM en Office para Mac 2011 y Office para Mac 2016 ofrece tres niveles de permisos.

Nivel de permisos

Permite

Leer

Leer

Cambiar

Leer, editar, copiar, guardar los cambios

Control total

Leer, editar, copiar, guardar los cambios, imprimir, establecer fechas de vencimiento para contenido, conceder permisos a los usuarios, acceder al contenido mediante programación

Realice una de las siguientes acciones:

Establecer niveles de permisos manualmente

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Si esta es la primera vez que tiene acceso el servidor de licencias, escriba su nombre de usuario y contraseña para el servidor de licencias y, a continuación, marque la casilla Guardar contraseña en llaves Mac OS.

    Nota:  Si no se activa la casilla Guardar contraseña en llaves Mac OS, es posible que tenga que tenga que escribir varias veces su nombre de usuario y contraseña.

  3. En los cuadros Leer, Cambiar o Control total, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona o grupo de personas a quienes desea asignar el nivel de acceso.

  4. Si quiere buscar la dirección de correo electrónico o el nombre en la libreta de direcciones, haga clic en botón Contactos .

  5. Si desea asignar un nivel de acceso a todas las personas de su libreta de direcciones, haga clic en Agregar todos los usuarios Agregar a todos .

  6. Después de asignar niveles de permisos, haga clic en Aceptar.

    Aparece la barra de mensajes y muestra un mensaje que indica que el documento tiene los derechos administrados.

Uso de una plantilla para restringir permisos

Un administrador puede configurar directivas IRM específicas de la empresa que definan quién puede acceder a los niveles de permisos de los usuarios. Estos aspectos de la administración de derecho se definen mediante plantillas de servidor de Active Directory Rights Management Services (AD RMS). Por ejemplo, el administrador de una empresa puede definir una plantilla denominada "Información confidencial de la empresa", que especifica que sólo los usuarios dentro del dominio de la compañía pueden consultar los documentos que utilizan dicha directiva.

  • En la pestaña Apariencia, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en la plantilla de derechos que desee.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

Cambiar o quitar niveles de permisos que haya establecido

Si aplica una plantilla para restringir los permisos, no puede cambiar o quitar niveles de permisos; estos pasos sólo funcionan si ha establecido niveles de permisos manualmente.

  1. En la barra de mensajes, haga clic en Cambiar Permisos.

  2. En los cuadros Leer, Cambiar o Control total, escriba la dirección de correo electrónico o el nombre de la persona o grupo de personas a quienes desea asignar un nivel de acceso.

  3. Para quitar una persona o grupo de personas de un nivel de acceso, haga clic en la dirección de correo electrónico y, a continuación, presione ELIMINAR .

  4. Para quitar a todos los usuarios desde un nivel de permisos, haga clic en Agregar todos los usuarios Agregar a todos .

Establezca una fecha de caducidad para un archivo restringido

Los autores pueden utilizar el cuadro de diálogo Establecer permisos para establecer fechas de caducidad para el contenido. Por ejemplo, Ranjit también podría decidir limitar el acceso a este documento a Elena y a Roberto el 25 de mayo, fecha en la que dejarían de poder consultarlo.

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Haga clic en Más opciones, seleccione la casilla La fecha de caducidad del documento es y, a continuación, escriba la fecha.

    Una vez ha caducado el permiso para aquellos autorizados, sólo el autor y quienes tengan permiso de control total pueden abrir el archivo.

Permitir a las personas con permisos Cambiar o Leer que impriman contenido

De forma predeterminada, los usuarios con permisos Cambiar y Leer no pueden imprimir.

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Haga clic en Más opciones y, a continuación, seleccione la casilla Permitir que los usuarios con permisos de modificación y lectura impriman contenido.

Permitir que los usuarios con permiso de lectura copien contenido

De forma predeterminada, los usuarios con permiso de lectura no pueden copiar el contenido.

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Haga clic en Más opciones y, a continuación, seleccione la casilla Permitir que los usuarios con permisos de lectura copien contenido.

Permitir que se ejecuten scripts en un archivo restringido

Los autores pueden cambiar los ajustes para permitir la ejecución de macros de Visual Basic cuando se abre un documento y permitir a los scripts de AppleScript acceder a la información del mismo.

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Haga clic en Más opciones y, a continuación, seleccione la casilla Obtener acceso al contenido mediante programación.

Necesita de una conexión para comprobar permisos

De forma predeterminada, los usuarios tienen que autenticarse mediante la conexión al servidor AD RMS la primera vez que abren un documento de carácter reservado. Sin embargo, puede cambiar esta opción y exigirles que se autentiquen cada vez que abran un documento de carácter reservado.

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Acceso restringido.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. Haga clic en Más opciones y, a continuación, seleccione la casilla Requerir una conexión para comprobar los permisos.

Eliminar las restricciones

  1. En la pestaña Revisar, en Protección, haga clic en Permisos y, a continuación, haga clic en Sin restricciones.

    Pestaña Revisar de Word, grupo Protección

  2. En el cuadro de diálogo, haga clic en Quitar restricciones.

Temas relacionados

Restringir permiso al contenido de un archivo
Abrir un archivo con permisos restringidos
Agregar credenciales para abrir un mensaje o un archivo con derechos administrados
Formatos de archivo que funcionan con IRM

En las versiones de iOS de Office, los archivos protegidos con IRM que reciba se abrirán si inició sesión con una cuenta que tenga permisos para obtener acceso al archivo. Al abrir un archivo protegido con IRM, verá una barra de información en la parte superior que le ofrece una vista de los permisos asignados a este archivo.

Si tiene una suscripción a Office 365 con Azure Rights Management y su departamento de TI ha definido algunas plantillas IRM para su uso, puede asignarlas a los archivos de Office en iOS.

Para proteger un archivo, pulse el botón de editar Icono Editar en su aplicación, vaya a la pestaña Revisar y pulse el botón Restringir permisos. Verá una lista de las directivas IRM disponibles; seleccione la que quiera y pulse Hecho para aplicarla.

Nota: Si el botón Restringir permisos no está habilitado en la aplicación, abra cualquier documento existente protegido con IRM para inicializarlo.

Aunque actualmente no puede asignar permisos de IRM en las versiones de Android de Office, los archivos protegidos por IRM que recibe se abrirán si inició sesión con una cuenta que tenga permisos para el archivo. Al abrir un archivo protegido con IRM verá una barra de información en la parte superior que le ofrece una vista de los permisos asignados a este archivo.

Puede ver los permisos que asignó al abrir un archivo protegido con IRM en Office para Android.

Information Rights Management (IRM) ayuda a hacer lo siguiente:

  • Evitar que un destinatario autorizado de un contenido restringido reenvíe, copie, cambie, imprime, envíe por fax o pegue el contenido de uso no autorizado

  • Restringir el contenido cada vez que este se envíe

  • Ofrecer fechas de expiración del archivo de tal forma que el contenido de los documentos no se pueda seguir viendo tras un período especificado

  • Aplicar directivas corporativas que rijan el uso y la difusión del contenido dentro de la compañía

IRM no puede evitar que el contenido restringido se:

  • Borre, robe o capture y que programas malintencionados, como los caballos de Troya, los registradores de teclas y determinados tipos de spyware lo transmita

  • Pierda o dañe debido a los virus informáticos

  • Copie manualmente o se vuelva a escribir desde la pantalla de un destinatario

  • Fotografíe digitalmente (cuando se muestra en una pantalla)

  • Copie por programas de captura de terceros

Nota: Para obtener información acerca de cómo puede restringir los permisos al contenido de mensajes de correo electrónico, vea Crear un mensaje con permisos restringidos.

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