Información general sobre la conservación local en SharePoint Server 2016

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Para cumplir las reglamentaciones empresariales o los requisitos de cumplimiento, puede poner el contenido en los sitios en espera durante un período de tiempo, como un número específico de días, meses o años. Por ejemplo, es posible que tenga que mantener todos los documentos que residen en el sitio del Departamento de ventas durante siete años.

Puede elegir si el período de tiempo comienza desde el momento en que se crea el documento o la última vez que alguien lo cambia. Y la retención puede incluir una consulta de búsqueda para restringir el contenido que se mantiene: por ejemplo, si desea mantener solo los documentos relacionados con un cliente específico, puede usar el nombre del cliente como palabra clave en la consulta de búsqueda de la suspensión.

Cuando coloca el contenido en espera, los usuarios pueden seguir editando los documentos como si nada estuviera cambiado, ya que el contenido se mantiene en su ubicación original. La retención asegura que se conserve una copia del contenido, mientras sigue permitiendo que los usuarios trabajen con su contenido.

Una retención local basada en tiempo funciona de la misma manera que una retención local de eDiscovery, con la excepción de que con una conservación local basada en la hora puede especificar un período de tiempo (una espera de eDiscovery se mantiene de manera indefinida, hasta que lo elimine) y no es necesario crear un sitio de caso de exhibición de archivos eDiscovery o un conjunto de exhibición de eDiscovery.

Puede crear y administrar suspensiones con un centro de directivas de retención local.

Centro de directivas de retención local

Cómo funciona una conservación local

Cuando coloca un sitio en espera, el contenido de ese sitio permanece en su ubicación original. Los usuarios pueden seguir trabajando con sus documentos, pero se mantiene una copia del contenido tal y como era cuando se inició la espera. Además del contenido existente, los nuevos contenidos que se creen o se agreguen al sitio después de ponerlo en espera se conservarán si se elimina el contenido. Con una conservación local, las personas ni siquiera necesitan saber que su contenido está en espera.

Una conservación local se aplica en el nivel de un sitio. Cuando coloca un sitio en espera, se crea una biblioteca de conservación de conservación, si aún no existe una. La mayoría de los usuarios no pueden ver la biblioteca de suspensión de conservación porque solo la ven los propietarios de la colección de sitios.

Si una persona intenta cambiar o eliminar el contenido de un sitio que está en espera, primero la Directiva de retención comprueba si el contenido se ha cambiado desde que se aplicó la suspensión. Si este es el primer cambio desde que se aplicó la suspensión, la Directiva de retención copia el contenido a la biblioteca de suspensión de conservación y, a continuación, permite a la persona cambiar o eliminar el contenido original. Tenga en cuenta que cualquier contenido del sitio se puede copiar a la biblioteca de suspensión de conservación, incluso si el contenido no coincide con el filtro de la consulta que usa la suspensión.

Después, un trabajo del temporizador limpia la biblioteca de suspensión de conservación. El trabajo del temporizador se ejecuta periódicamente y compara todo el contenido de la biblioteca de conservación de conserva con los filtros que usan las suspensiones del sitio. A menos que el contenido coincida con al menos uno de los filtros, el trabajo del temporizador elimina el contenido de la biblioteca de suspensión de conservación. Por ejemplo, si se aplica una sola retención a un sitio y conserva el contenido durante siete años a partir de la fecha de creación, el contenido de más de los siete años se eliminará de la biblioteca de suspensión de conservación. Además, se puede aplicar más de una suspensión a un sitio: por ejemplo, un documento puede formar parte de una retención legal para eDiscovery y una retención basada en tiempo de siete años para cumplir con las regulaciones de la industria. El contenido se conserva en función de la retención con la duración más larga.

La duración de una espera basada en tiempo comienza en la fecha en que se creó el documento o en que se modificó por última vez, y no en la hora en que se creó la suspensión.

Opción período de tiempo

Una conservación local hace un uso eficaz del espacio de almacenamiento, sobre todo si tiene una gran cantidad de documentos y los usuarios cambian solo unos pocos, porque el contenido que no cambia no se copia en la biblioteca de suspensión de conservación.

Contenido del sitio que puede poner en espera

Una retención local basada en el tiempo incluye este contenido:

Una conservación local basada en el tiempo no incluye este contenido:

  • Una carpeta de conjunto de documentos (la propia carpeta)

  • Páginas maestras y diseños de página

  • Blocs de notas de OneNote

  • Elementos de flujo de trabajo

Cómo funciona una conservación local con el control de versiones

Una retención basada en el tiempo no conserva automáticamente todas las versiones de un documento. Para conservar todas las versiones de los documentos de un sitio, debe activar el control de versiones para las bibliotecas de documentos del sitio. Para obtener más información, vea habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si se elimina un documento de un sitio que está en espera y el control de versiones de documentos está activado, todas las versiones del documento eliminado se conservan.

Si el control de versiones de documentos no está activado y un elemento se coloca en espera varias veces, la versión que se conserva es la que está actualizada cuando se coloca cada suspensión. Por ejemplo, si la versión 27 de un elemento es la más reciente cuando el sitio se coloca en espera la primera vez y la versión 51 es la más reciente cuando el sitio se coloca en espera la segunda vez, se conservan las versiones 27 y 51.

Como se mencionó anteriormente, si un sitio se pone en espera, cualquier contenido nuevo que se cree o agregue al sitio después de ponerlo en espera se conservará si se elimina.

Filtrado de una conservación local

Cuando crea una conservación local, también puede especificar una consulta para filtrar el contenido que desea conservar. Por ejemplo, puede elegir mantener solo el contenido que contiene palabras clave específicas. Para obtener más información, vea búsqueda y uso de palabras clave en el centro de eDiscovery , este tema también se aplica a suspensiones locales.

Cuadro Filtro

DesHabilitar una retención basada en tiempo

Puedes liberar una suspensión basada en tiempo en cualquier momento, incluso antes de que finalice el período de tiempo especificado por la retención. Para ello, solo tienes que deshabilitar la retención.

DesHabilitar opción de conservación local

Tenga en cuenta que no puede eliminar una directiva de retención basada en tiempo mientras la espera está aún activa. Para eliminar una directiva de retención, primero deshabilite la retención y, a continuación, elimine la Directiva de retención.

Después de deshabilitar una suspensión, todos los elementos sujetos a esa retención en la biblioteca de conservación de preservación cumplen los requisitos para el proceso de limpieza estándar descrito anteriormente. Tenga en cuenta que esto significa que los elementos liberados de una suspensión no se eliminan inmediatamente de la biblioteca de suspensión de conservación; en su lugar, permanecen allí hasta que el trabajo del temporizador limpia la biblioteca.

Cómo funcionan las directivas de retención en contexto con directivas de eliminación de documentos

Una retención local basada en el tiempo asegura que todo el contenido se conserva durante un período de tiempo específico, mientras que una directiva de eliminación de documentos asegura que todo el contenido se elimine después de un período de tiempo específico.

Si necesita conservar documentos durante un período de tiempo fijo, puede usar una directiva de retención local junto con una directiva de eliminación. Por ejemplo, puede almacenar documentos durante siete años después de su modificación y, a continuación, configurar una directiva de eliminación para eliminarlos siete años después de la última modificación.

Si una directiva de eliminación de documentos elimina contenido que está en suspensión, el contenido se conservará en la biblioteca de suspensión de conservación. Por ejemplo, si una retención basada en el tiempo conserva el contenido durante dos años, pero una directiva de eliminación de documentos elimina el contenido después de un año, todo el contenido que se elimine mientras está en espera seguirá conservando.

Para obtener más información, vea información general sobre directivas de eliminación de documentos en SharePoint Server 2016.

Permisos

Los miembros del equipo de cumplimiento que usarán el centro de directivas de retención local necesitan permisos tanto en el centro de directivas como en las colecciones de sitios a las que se aplicarán las directivas. Le recomendamos lo siguiente:

  1. Cree un grupo de seguridad que contenga a todos los usuarios del centro de directivas de retención local, probablemente su equipo de cumplimiento.

  2. En el centro de directivas de retención local, agregue el grupo de seguridad al grupo propietarios de la colección de sitios.

  3. En cada colección de sitios a la que necesite asignar directivas de retención local, agregue el grupo de seguridad al grupo propietarios de la colección de sitios.

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