Implementación de una aplicación de Access

Access ofrece una plataforma con muchas funciones para desarrollar aplicaciones de base de datos. Una aplicación de base de datos es un programa que proporciona una forma para almacenar y administrar datos y una interfaz de usuario que sigue la lógica de tareas empresariales (lógica de la aplicación). En este artículo se describe la planificación básica de la implementación, el empaquetado y la firma, la implementación de aplicaciones de base de datos y el entorno en tiempo de ejecución de Access.

¿Qué desea hacer?

Planear la implementación

Implementar una aplicación de Access

Comprender y descargar Access Runtime

Crear un paquete de instalación

Planear la implementación

Antes de empezar, hágase las siguientes preguntas acerca de la forma en que se va a implementar la aplicación.

¿Es necesario separar los datos y la lógica?

Puede crear una aplicación de Access que combine la lógica de aplicación y de administración de datos en un archivo. Esta es la estructura de la aplicación predeterminada en Access. La combinación de la lógica de la aplicación y la administración de datos en un archivo proporciona el método de implementación más sencillo, pero este método funciona mejor solo si algunas personas usan la aplicación al mismo tiempo y conlleva cierto riesgo. Por ejemplo, un usuario podría provocar la pérdida de datos al eliminar o dañar por error el archivo de la aplicación. En la mayoría de los casos, debe separar la lógica de la aplicación y de administración de datos. Esto ayuda a mejorar el rendimiento y la fiabilidad.

Una forma de separar los datos y la lógica es utilizar el comando de Base de datos Access (en la pestaña Herramientas de base de datos del grupo Mover datos). Este comando divide la aplicación de base de datos en dos archivos de Access: uno para la lógica (un front-end) y otro para los datos (un back-end). Por ejemplo, una base de datos denominada la solución. accdb se divide en dos archivos llamados MySolution_fe. accdb y MySolution_be. accdb. La base de datos back-end se coloca en una ubicación compartida, por ejemplo, en una carpeta de red. El archivo front-end, una copia de cada usuario, se distribuye a sus equipos. Incluso puede distribuir distintos archivos front-end a diferentes usuarios. Para obtener más información, vea dividir una base de datos de Access.

Otra forma de separar la lógica de aplicación y la administración de datos es usar un programa de servidor de base de datos (por ejemplo, Microsoft SQL Server) para la administración de datos y Access para la lógica de la aplicación. Para obtener más información, consulte migrar una base de datos de Access a SQL Server.

Entre los motivos adicionales para separar los datos y la lógica se incluyen los siguientes:

  • Seguridad e integridad de datos     Si se combinan datos y la lógica en un archivo, los datos se exponen a los mismos riesgos que la lógica de la aplicación. Una aplicación de Access que usa diferentes lógicas y archivos de datos puede ayudar a proteger la integridad y la seguridad de los datos aprovechando las características de seguridad de NTFS en las carpetas de red.

    Access los usuarios deben tener permisos de lectura, escritura, creación y eliminación en la carpeta en la que se encuentra el archivo front-end. Sin embargo, puede asignar permisos diferentes al propio archivo front-end. Por ejemplo, es posible que desee asignar permisos de solo lectura a algunos usuarios y permisos de lectura y escritura para otros usuarios.

    La aplicación puede requerir más opciones de seguridad, como la capacidad para controlar qué usuarios tienen acceso a determinados datos. En este caso, puede usar SQL Server o SharePoint para almacenar y administrar los datos de la aplicación, y usar Access para proporcionar la lógica de la aplicación.

  • Escalabilidad    Un archivo de Access puede tener un tamaño máximo de 2 gigabytes (GB). Aunque 2 GB es una gran cantidad de datos de texto, puede no ser suficiente para algunas aplicaciones, especialmente las aplicaciones que almacenan datos adjuntos en registros de base de datos. Si se separan los datos y la lógica, la aplicación puede admitir más datos. Si espera que los usuarios almacenen un gran volumen de datos, puede usar más de una archivo de datos de Access.

    También debe revisar las especificaciones del programa de Access para obtener información adicional de escalabilidad. Para obtener más información sobre las especificaciones de Access, vea el artículo Especificaciones de Access.

  • Capacidad de la red    Si varios usuarios deben usar la aplicación a la vez en una red, es más probable que se dañen los datos si los datos y la lógica se combinan en un archivo. Además, si se combinan los datos y la lógica en un archivo de Access, no se puede optimizar el tráfico de red generado por Access. Si varios usuarios usan la aplicación al mismo tiempo en una red, debe separar los datos y la lógica, ya sea con dos o más archivos de Access o con un producto de servidor de base de datos para datos y Access para la lógica de la aplicación.

¿Cómo será el entorno de red?

Elegir la solución de base de datos Access correcta para su entorno de red es un paso crítico para hacerlo correctamente. Use las siguientes pautas para ayudarle a tomar la mejor opción para sus necesidades.

Red doméstica

Si solo tiene algunos usuarios para compartir su base de datos de Access, puede usar una única base de datos que cada persona abra y use en una red doméstica. Para obtener más información, consulte uso compartido de archivos en una red en Windows 10.

Red de área local (LAN)

Una LAN es una red interna que generalmente tiene un rendimiento excelente, pero se limita a un área geográfica pequeña, como un único salón, edificio o grupo de edificios. Cuando tenga más de unos pocos usuarios compartiendo la base de datos en una LAN, es mejor dividir la base de datos, almacenar la base de datos back-end en una carpeta de red e implementar una copia de la base de datos front-end para cada usuario.

Red de área extensa (WAN)

Existen muchas configuraciones posibles para una WAN, que cubre una gran área geográfica. Puede tener varias oficinas en una ciudad conectada a una red pública, una línea alquilada o incluso satélites. A menudo, se usa una red privada virtual (VPN) para asegurar el acceso remoto desde la casa o mientras está de viaje. Una forma sencilla de comprender una WAN es que siempre que se encuentre fuera de una LAN pero esté conectada a ella, estará usando una WAN.

Aparecerá    Evite usar una base de datos dividida de Access en una WAN porque el rendimiento puede ser lento y las bases de datos pueden dañarse.

Hay tres formas compatibles de usar Access en una WAN:

  • Una base de datos de Access con tablas vinculadas a listas de SharePoint.

  • Una conexión de base de datos de acceso front-end a una base de datos de SQL Server o Azure SQL.

  • Servicios de escritorio remoto (RDS) (anteriormente conocido como Terminal Server), que crea un entorno de escritorio virtual de Windows en el equipo cliente de un usuario. RDS tiene varias ventajas:

    • No se requiere instalación de Access o una base de datos de Access a medida que los usuarios ejecutan el cliente de escritorio remoto (RD), que está disponible en muchos dispositivos.

    • La transferencia de datos se minimiza entre el cliente y el servidor porque RD es un cliente liviano que transmite eficazmente la interfaz de usuario.

    • Los usuarios aún pueden copiar y pegar datos e imprimir informes localmente desde el equipo cliente.

    • RemoteApp puede ejecutar un solo programa, como una aplicación llave en funcionamiento para proveedores o para trabajadores de Frontline.

    Para obtener más información, consulte Bienvenido a servicios de escritorio remoto.

¿Los usuarios tendrán Access?

Si todos los usuarios tienen Access instalado en sus equipos, pueden abrir y usar la aplicación, como harían con cualquier archivo de base de datos de Access.

Si algunos o todos los usuarios no tienen Access instalado en sus equipos, también puede implementar el software de tiempo de ejecución de Access para esos usuarios al implementar la aplicación. Para obtener más información, vea comprender y descargar el motor en tiempo de ejecución de Access.

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Implementación de una aplicación de Access

Para implementar una aplicación de Access, debe realizar las siguientes tareas.

Preparar la base de datos como una solución de aplicación

Para bloquear la solución, controlar la navegación y el inicio, y establecer otras opciones importantes, haga lo siguiente:

Tarea

Más información

Decidir cómo navegan los usuarios por la interfaz de usuario: usar un formulario predeterminado, crear un panel de navegación, usar un formulario de navegación o usar hipervínculos y botones de comando.

Establecer el formulario predeterminado que aparece al abrir una base de datos de Access

Crear un formulario de navegación

Personalizar el panel de navegación

Mostrar u ocultar fichas de objetos

Plantillas de Access destacadas

¿Adónde han ido a parar los paneles de control?

Decidir si desea personalizar la cinta de opciones de Office y los menús de comandos

Crear una cinta de opciones personalizada en Access

Crear menús personalizados y menús contextuales mediante macros

Usar las barras de herramientas y la configuración de inicio personalizadas de versiones anteriores de Access

Aplicar un tema y un fondo coherentes de Office

Agregar un Fondo de Office

Cambiar el tema de Office

Inicio de la base de datos de control

Agregar un título o un icono personalizados a una base de datos

Omitir las opciones de inicio cuando se abre una base de datos

Crear una macro que se ejecute al abrir una base de datos

Modificadores de la línea de comandos para productos de Microsoft Office

Establecer propiedades y opciones importantes

Establecer las propiedades de inicio y las opciones en el código

Ver o cambiar las propiedades de un archivo de Office

Modificar la configuración regional

Cambiar la configuración regional de Windows para modificar la apariencia de algunos tipos de datos

Sugerencia    Para que sea exhaustivo, explore el cuadro de diálogo Opciones de Access (archivo > Opciones) y, a continuación, haga clic en ayuda para cada pestaña. Puede haber opciones adicionales que desee controlar para la solución de la aplicación.

Antes de implementar

Antes de implementar la base de datos front-end, tenga en cuenta estos procedimientos recomendados:

Decidir qué formato de archivo usar

Hay cuatro formatos de archivo de Access que puede usar al implementar una aplicación:

  • .accdb    Este es el formato de archivo predeterminado para Access. Al implementar una aplicación en este formato, los usuarios tienen la mayoría de las opciones para personalizar y navegar por la aplicación del modo que elijan. Si desea asegurarse de que los usuarios no cambian el diseño de la aplicación, debe usar el formato de archivo .accde. Además, un usuario no puede determinar fácilmente si se cambió un archivo .accdb después de empaquetarlo, para que sea obvio, use el formato de archivo .accdc.

  • .accdc    Este formato también se denominan como archivo de implementación de Access. Un archivo de implementación de Access incluye un archivo de la aplicación y una firma digital asociada a ese archivo. Este formato garantiza a los usuarios que no se ha cambiado el archivo de la aplicación después de empaquetarlo. Puede aplicar este formato a un formato de archivo de Access predeterminado (.accdb), o a un archivo binario de Access compilado (.accde). Para obtener más información, vea Mostrar confianza agregando una firma digital.

    Puede colocar un único archivo de la aplicación en un archivo de implementación de Access. Si la aplicación tiene diferentes archivos de datos y lógica, puede empaquetarlos por separado.

  • .accde    Este formato también se denominan como archivo binario compilado. En Access, un archivo binario compilado es un archivo de la aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de VBA compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Un archivo. accde evita los cambios de diseño y de código, reduce el tamaño de la base de datos y ayuda a mejorar el rendimiento. Para obtener más información, vea ocultar código de VBA de los usuarios.

    Puede usar Access Runtime para abrir un archivo binario compilado de Access. Si el motor en tiempo de ejecución no reconoce la extensión de nombre de archivo. accde, abra el archivo binario crear un acceso directo que apunte al motor en tiempo de ejecución e incluya la ruta de acceso al archivo binario compilado que desea que abra el acceso directo.

    Interés   Los usuarios no pueden abrir un archivo binario compilado con una versión anterior de Access que la versión en la que se compiló si la versión anterior no es compatible con una característica agregada en la versión posterior. Para resolver este problema, compile el archivo binario en la versión de Access que los usuarios hayan instalado.

  • .accdr    Este formato le permite implementar una aplicación que se abre en modo de tiempo de ejecución. Implementar una aplicación de runtime pude ayudarle a controlar la forma en que se usa, aunque no es un medio de asegurar una aplicación. Para obtener más información sobre el modo runtime, vea la sección Obtener información acerca de Access Runtime.

Instalar y actualizar una base de datos front-end de Access

Cuando se adopta un diseño de base de datos dividido, es necesario distribuir la base de datos front-end a cada usuario. Para que todo funcione correctamente, tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados:

  • Asegúrese de que cada usuario tiene la versión correcta de Access y que la base de datos front-end se abre en la versión correcta. Access también tiene versiones de 32 bits y 64 bits. Ejecutar el "bits" incorrecto puede afectar a las llamadas de la API de Windows, las referencias de biblioteca DLL y los controles ActiveX. Para obtener más información, vea elegir entre la versión de 64 bits o la de 32 bits de Office.

  • Cree un paquete de instalación para otros archivos que puedan ser necesarios, incluidos los drivers de base de datos, los archivos por lotes para la configuración y la configuración, y los archivos relacionados con las aplicaciones. Para obtener más información, vea crear un paquete de instalación.

  • Proporcionar un acceso directo al escritorio de Windows para que el usuario pueda ejecutar rápidamente la solución de Access. Incluir en el acceso directo la ubicación de la carpeta, un nombre de acceso directo significativo, una descripción y un icono. Para obtener más información, vea crear un acceso directo al escritorio para un programa o archivo de Office.

    Sugerencia    Indique a los usuarios cómo anclar aplicaciones en el menú Inicio.

  • Determine una forma efectiva de volver a implementar y reemplazar la base de datos front-end cuando se necesiten actualizaciones y mantener las versiones de los archivos para realizar un seguimiento de los cambios. Por ejemplo, puede agregar código de VBA para comprobar si hay nuevas versiones y actualizarse automáticamente incluso antes de que los usuarios inicien la aplicación.

  • Al crear una conexión ODBC con un archivo DSN que contiene la cadena de conexión, ese archivo DSN también debe instalarse en cada equipo cliente. Otro enfoque es crear una conexión de "menos DSN" en el código de VBA para eliminar la necesidad de un archivo DSN. Para obtener más información, consulte usar conexiones sin DSN.

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Comprender y descargar el motor en tiempo de ejecución de Access

Para implementar Access aplicaciones que se pueden ejecutar sin una instalación de Access en el equipo de un usuario, puede distribuirlas junto con el Access Runtime, que está disponible gratis en el centro de descarga de Microsoft. Al abrir una base de datos de Access con Access Runtime, la base de datos se abre en modo runtime.

El modo runtime de ejecución es un modo operativo de Access en el que algunas características de Access no están disponibles de forma predeterminada. Con todo, puede hacerse que algunas de estas características que no están disponibles lo estén en el modo runtime.

¿Qué características no están disponibles en el modo runtime?

Las siguientes características de Access no están disponibles en el modo runtime:

  • Teclas especiales    Teclas como Ctrl + Inter, Ctrl + G y la tecla Mayús para omitir las opciones de inicio de la base de datos.

  • Panel de navegación    El Panel de navegación no está disponible en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios accedan a objetos arbitrarios en la aplicación de base de datos. Solo los objetos que exponga a los usuarios (por ejemplo, proporcionando un formulario de navegación) se pueden abrir mientras se usa el modo de tiempo de ejecución. No puede hacer que el Panel de navegación esté disponible en modo runtime.

  • La cinta de opciones    De forma predeterminada, la cinta de opciones no está disponible en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios creen o modifiquen objetos de base de datos, y que realicen otras acciones potencialmente peligrosas, como conectarse a orígenes de datos nuevos o exportar datos de formas no intencionadas. No puede exponer las pestañas de la cinta de forma predeterminada en modo runtime. Sin embargo, puede crear una cinta personalizada y, a continuación, asociar esa cinta con un formulario o informe. Para obtener más información, vea crear una cinta de opciones personalizada en Access.

  • La vista Diseño y la vista Presentación    Las vistas Diseño y Presentación no están disponibles para los objetos de base de datos en modo runtime. Esto ayuda a impedir que los usuarios modifiquen el diseño de objetos en la aplicación de base de datos. No puede habilitar las vistas Diseño o Presentación en modo runtime.

  • Ayuda    De forma predeterminada, la Ayuda no está disponible en modo runtime. Como puede controlar qué funcionalidades están disponibles en la aplicación en modo runtime, parte de la Ayuda de Access integrada estándar puede ser irrelevante para quienes usan sus aplicaciones y podrían confundir o resultarles frustrantes. Puede crear su propio archivo de ayuda personalizado para complementar la aplicación en modo de tiempo de ejecución.

¿Cómo puedo simular el modo en tiempo de ejecución?

Puede ejecutar cualquier base de datos de Access en modo runtime en un equipo que tiene la versión completa de instalado Access. Para ejecutar una base de datos de Access en modo runtime, siga uno de estos procedimientos:

  • Cambie la extensión del archivo de base de datos de .accdb a .accdr.

  • Cree un acceso directo a la base de datos con el modificador de línea de comandos /Runtime .

    1. Desde el escritorio de Windows, haga clic con el botón secundario y seleccione nuevométodo abreviadode >.

    2. Escriba la ubicación de MSAccess. exe, la ubicación de la base de datos y el calificador de comando /Runtime . Por ejemplo:

      "C:\Program Files\Microsoft Office\MSACCESS.EXE" "C:\MyDB.accdb" /runtime

    Para obtener más información, vea crear un acceso directo al escritorio para un programa o archivo de Office.

¿El modo runtime hace que la base de datos sea más segura?

Aunque el modo runtime limita la disponibilidad de características de diseño y navegación, no se debe usar como el principal medio de proteger una aplicación de base de datos. En un equipo que tenga la versión completa de Access instalada, un usuario podría abrir una aplicación de base de datos de runtime como una aplicación de base de datos normal (es decir, con todas las características disponibles) y, después, cambiar el diseño o realizar otras acciones no deseadas.

Incluso si implementa la aplicación de base de datos solo en equipos que no tengan la versión completa de Access instalada, sigue siendo posible transferir la aplicación a un equipo que tenga la versión completa de Access instalada y luego abrir la aplicación de base de datos de runtime como una aplicación de base de datos normal.

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Descargar Access Runtime

Para descargar Access Runtime desde el Centro de descarga de Microsoft, haga clic en el vínculo correspondiente para su versión:

No es necesaria ninguna compra para descargar, usar o redistribuir Access Runtime, y no hay ningún límite en el número de usuarios a los que puede distribuir el Runtime.

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Crear un paquete de instalación

Hay varios enfoques que puede llevar a cabo en función de la versión de Access.

Usar un paquete de instalación general (Access 2013 o posterior)

para las versiones de Access 2013 o posteriores, puede usar Windows Installer o buscar un programa de terceros que cree paquetes de instalación.

Empaquetar y firmar una base de datos de Access (Access 2007 y 2010)

En Access 2007 o 2010 es más fácil y rápido iniciar y distribuir una base de datos. Después de crear un archivo .accdb o .accde, puede empaquetar el archivo, aplicarle una firma digital al paquete y después distribuir el paquete firmado a otros usuarios. La característica Empaquetar y firmar coloca la base de datos en un archivo implementación de Access (.accdc), firma el paquete y después coloca el paquete de código firmado en la ubicación del equipo del usuario que determine. Los usuarios pueden extraer la base de datos del paquete y trabajar directamente en ella (no en el archivo de paquete). Para obtener más información, vea información general del Asistente para soluciones de paquete.

Nota: La característica descrita en esta sección empaqueta un archivo de Access y aplica una firma digital al paquete que ayuda a indicar a los usuarios que el archivo es de confianza.

Recuerde estos puntos durante el proceso de creación y firma de un paquete:

  • Empaquetar una base de datos y firmar el paquete son formas de transmitir confianza. Cuando usted o sus usuarios reciben el paquete, la firma les confirma que la base de datos no se ha manipulado. Si confía en el autor, puede habilitar el contenido.

  • La característica Empaquetar y firmar solo se aplica a bases de datos con el formato de archivo .accdb.

  • Solo puede agregar un archivo de base de datos a un paquete.

  • Al empaquetar y firmar una base de datos, todos los objetos en el archivo de base son de código firmado, no solo las macros o los módulos de código. El proceso de empaquetar y firmar también comprime el archivo de paquete para ayudar a reducir los tiempos de descarga.

  • Después de extraer la base de datos del paquete, ya no hay ninguna conexión entre el paquete firmado y la base de datos extraída.

  • Si usa un certificado autofirmado para firmar un paquete de base y después hace clic en Confiar en todo contenido del editor al abrir ese paquete, siempre serán de confianza los paquetes firmados usados con sus certificados autofirmados.

  • Si extrae la base de datos a una ubicación de confianza, su contenido se habilitará automáticamente cada vez que la abra. Si elige una ubicación que no es de confianza, algún contenido de la base puede estar deshabilitado de forma predeterminada.

Las siguientes secciones explican cómo crear un archivo de paquete firmado y usar la base de datos de un archivo de paquete firmado. Para completar estos pasos, debe tener al menos un certificado de seguridad disponible. Si no tiene un certificado instalado en su equipo, puede crear uno usando la herramienta SelfCert u obtener un certificado comercial. Para obtener información acerca de los certificados de seguridad, vea Mostrar confianza agregando una firma digital.

Crear un paquete firmado

  1. Abra la base de datos que quiere empaquetar y firmar.

  2. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Guardar como.

  3. En Tipos de archivo de base de datos, haga clic en Empaquetar y firmar y después en Guardar como.

  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione un certificado digital y después haga clic en Aceptar.

    Aparece el cuadro de diálogo Crear paquete firmado de Microsoft Office Access.

  5. En la lista Guardar en, seleccione una ubicación para el paquete firmado de base de datos.

  6. Escriba un nombre para el paquete firmado en el cuadro Nombre de archivo y después haga clic en Guardar.

    Access crea el archivo .accdc y lo coloca en la ubicación que ha elegido.

Extraer y usar un paquete firmado

  1. Haga clic en Archivo > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione Paquetes firmados de Microsoft Office Access (*.accdc) como el tipo de archivo.

  3. En la lista Buscar en para buscar la carpeta que contiene su archivo .accdc, seleccione el archivo y después haga clic en Abrir.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si decide confiar en el certificado digital aplicado al paquete de implementación, aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a. Vaya al Paso 5.

    • Si ha elegido no confiar en el certificado digital, aparece un mensaje de advertencia.

      Mensaje de advertencia

      Si confía en la base de datos, haga clic en Abrir. Si confía en cualquier certificado del proveedor, haga clic en Confiar en todo contenido del editor. Aparece el cuadro de diálogo Extraer base de datos a.

  5. Opcionalmente, en la lista Guardar en, seleccione una ubicación para la base de datos extraída y después, en el cuadro Nombre de archivo, escriba otro nombre para la base de datos extraída.

Si no está seguro de si debe confiar en un certificado, el artículo Cómo saber si una firma digital es de confianza proporciona información general sobre la comprobación de fechas y otros elementos de un certificado para ayudar a garantizar que es válido.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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