Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

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Realizar un seguimiento y administrar la información en el tiempo con control de versiones en SharePoint listas y bibliotecas. Ver y recuperar versiones anteriores de historial del elemento.

Cuando está habilitado, se agregan las nuevas versiones al historial de un elemento después de guardar los cambios. El número de versiones que se almacenan y la visibilidad del borrador o las versiones secundarias pueden modificarse para cada lista y biblioteca.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista de SharePoint Online o una biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Haga clic en configuración Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de lista

    Menú Configuración con configuración de biblioteca seleccionada o Menú Configuración con la configuración de la lista resaltado

  3. En la página Configuración, haga clic en Configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo de configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  4. En la página Configuración de la versión, tiene los siguientes ajustes disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos

      Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones
      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos con solo las versiones principales o versiones principales y secundarias.

      • Limitar el número de versiones y conservar los borradores.

      • Establecer quién puede ver borradores de elementos.

      • Solicitar que los documentos revisarse antes de poder modificarlos.

    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Crear una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limitar el número de versiones y conservar los borradores.

      • Establecer quién puede ver borradores de elementos en la lista.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para deshabilitar el control de versiones en una lista de SharePoint Online o una biblioteca

Siga los mismos pasos para habilitar, pero haga clic en sin control de versiones en la página Configuración de la versión. También puede comprobar n para requerir la aprobación de contenido.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior de una lista de SharePoint Online o una biblioteca

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento que desea ver el historial.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) junto al elemento que desea ver el historial.

  3. Haga clic en historial de versiones.

    Menú contextual de la biblioteca de documentos con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve el Historial de versiones, haga clic en más y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, pasar el mouse sobre el vínculo de la fecha en una versión anterior y haga clic en la flecha abajo para mostrar el menú.

    Botón de cuadro de diálogo de la lista desplegable de versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de la versión
    • Vista del documento actual. Aparecerá un cuadro de diálogo donde se puede editar, restaurar, o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Agregará como una nueva versión.

    • Eliminar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Esto solo aparece en documentos aprobados, en lugar de Eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una 2016 de SharePoint o 2013 lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Haga clic en la lista o biblioteca en la cinta de opciones.

    La ficha Biblioteca y busque en la cinta de opciones o Ficha lista seleccionado en la cinta de opciones

  3. Haga clic en Configuración de biblioteca o Configuración de la lista en el grupo Configuración.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta de opciones o Configuración de lista en la cinta de opciones

  4. En la página Configuración, haga clic en Configuración de versiones.

    Cuadro de diálogo de configuración de biblioteca con control de versiones seleccionado.
  5. En la página Configuración de la versión, tiene los siguientes ajustes disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos

      Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones
      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos, ambos versiones de versiones principales solamente, o principales y secundarias.

      • Limitar el número de versiones y conservar los borradores.

      • Establecer quién puede ver borradores de elementos.

      • Solicitar que los documentos revisarse antes de poder modificarlos.

    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Crear una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limitar el número de versiones y conservar los borradores.

      • Establecer quién puede ver borradores de elementos en la lista.

  6. Haga clic en Aceptar.

Para deshabilitar el control de versiones en una lista de SharePoint 2016 o 2013 o una biblioteca

Siga los mismos pasos para habilitar, pero haga clic en sin control de versiones en la página Configuración de la versión. También puede comprobar n para requerir la aprobación de contenido.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento que desea ver el historial.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en archivos o haga clic en elementos. Si no hay una cinta de opciones, haga clic en los puntos suspensivos (...) junto al elemento que desea ver el historial.

  3. Haga clic en historial de versiones.

    La pestaña Archivo con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve el Historial de versiones, haga clic en los puntos suspensivos (...) en dicho cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, pasar el mouse sobre el vínculo de la fecha en una versión anterior y haga clic en la flecha abajo para mostrar el menú.

    Botón de cuadro de diálogo de la lista desplegable de versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de la versión
    • Vista del documento actual. Aparecerá un cuadro de diálogo donde se puede editar, restaurar, o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Agregará como una nueva versión.

    • Eliminar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Esto solo aparece en documentos aprobados, en lugar de Eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista de SharePoint 2010 o una biblioteca

Realice los pasos siguientes para habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca.

  1. Vaya a la lista o biblioteca que planea usar. Si el nombre no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en Todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de lista o Biblioteca, haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de lista o configuración de biblioteca.

    Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint o Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation

    Se abrirá la página de lista o configuración de biblioteca.

  4. En Configuración General, haga clic en configuración de versiones.

    Configuración, seleccione Configuración de versiones

    Se abre el cuadro de diálogo Configuración de versiones.

    Configurar las versiones principales y secundarias, requerir aprobación, especifique quién puede ver elementos y requerir desprotección.
  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Sección De bibliotecas de documentos, en el Historial de versiones del elemento, en crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos? seleccione versiones principales sola o principales y las versiones secundarias.

    Para listas, en el Historial de versiones del elemento de sección, en crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista? haga clic en .

  6. Opcional: seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  7. Opcional: Para listas, seleccione el número de versiones aprobadas para la que desea conservar borradores. Esta opción está disponible cuando selecciona en la sección Aprobación de contenido.

    Para las bibliotecas, establezca un número en Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales.

  8. Opcional: Determinar qué usuarios pueden ver borradores de elementos. En una lista, esta opción solo está disponible cuando Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados está establecida en en la sección Aprobación del contenido

    Seleccione uno de estos procedimientos.

    • Todos los usuarios que pueden leer elementos. Esta selección permite el acceso a cualquier persona que tiene permisos para el sitio de lectura.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos. Esta selección restringe la vista de borrador a aquellos que tienen permisos para editar.

    • Solo los usuarios que puedan aprobar elementos (y el autor del elemento). Esta selección restringe la vista a solo el autor original del elemento y aquellos que tienen permisos para aprobar elementos en la lista.

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página de configuración.

Parte superior de la página

Deshabilitar el control de versiones en una lista de SharePoint 2010 o una biblioteca

Siga los mismos pasos para habilitar el control de versiones, pero siga uno de estos procedimientos:

Sección De bibliotecas de documentos, en el Historial de versiones del elemento, en crear una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos? no seleccione control de versiones.

Para listas, en el Historial de versiones del elemento de sección, en crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista? haga clic en No.

Haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista de SharePoint 2010 o una biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento que desea ver el historial.

  2. Haga clic en la flecha abajo junto al documento o elemento que desea ver el historial de versiones y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

    Menú desplegable de documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, pasar el mouse sobre el vínculo de la fecha en una versión anterior y haga clic en la flecha abajo para mostrar el menú.

    Vesrion con la lista desplegable Vista resaltado
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Vista del documento actual. Aparecerá un cuadro de diálogo donde se puede editar, restaurar, o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo Historial de versiones de SharePoint 2010

      Desde el cuadro de diálogo de vista, es posible que pueda editar, aunque normalmente está deshabilitado. Para editar, seleccione Editar propiedades en el menú desplegable en el archivo o elemento.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Agregará como una nueva versión.

      Lista desplegable de versión con la opción Restaurar resaltado.
    • Eliminar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

      Historial de versiones con la opción Eliminar resaltado en una versión
    • Quitar esta versión se muestra cuando se usa la aprobación y publicación en sus documentos o elementos.

      Lista desplegable de control de versiones con Quitar resaltado
  5. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha si el cuadro de diálogo de la versión no se ha cerrado ya.

Habilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en el nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, luego, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

    1. Haga clic en configuración de Menú Configuración y, a continuación, haga clic en Configuración de lista o en Configuración de biblioteca de documentos.

      Seleccionar la opción de configuración de la biblioteca de documentos en el menú Configuración
  2. En Configuración General, haga clic en configuración de versiones.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Configuración de versiones para activar el control de versiones, aprobación y que requieren protección
    • Elementos de lista, para especificar que se realiza el seguimiento de versiones, haga clic en crear una versión cada vez que edite un elemento de una lista en la sección Historial de versiones del elemento.

    • Para los archivos, para especificar que un único tipo de versión se realiza seguimiento, haga clic en crear versiones principales en la sección Historial de versiones del documento.

    • Para los archivos, para especificar que se realiza el seguimiento de versiones principales y secundarias, haga clic en crear versiones principales y secundarias (borradores) en la sección Historial de versiones del documento.

  4. Puede especificar cuántas versiones de elementos o archivos que desea conservar. Siga uno de estos procedimientos en la sección Elemento historial de versiones o Historial de versiones de documento:

    • Para especificar el número de versiones de los elementos de lista almacenados, active la casilla de verificación mantener el siguiente número de versiones y, a continuación, escriba el número de versiones que desea conservar.

    • Para especificar el número de versiones principales de archivos de documento que se almacenan, active la casilla de verificación mantener el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales que desea conservar.

    • Para especificar el número de versiones de documento secundaria para mantener, active la casilla de verificación Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales que desea conservar borradores (versiones secundarias) para.

  5. Haga clic en Aceptar.

Deshabilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

Siga los pasos para habilitar el control de versiones, pero en el cuadro de diálogo de configuración de control de versiones, haga clic en sin control de versiones.

Control de versiones y aprobación desactivado

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista de SharePoint 2007 o una biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento que desea ver el historial.

  2. Haga clic en la flecha abajo junto al documento o elemento que desea ver el historial de versiones y, a continuación, haga clic en Historial de versiones.

    Menú desplegable de documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo Historial de versiones, pasar el mouse sobre el vínculo de la fecha en una versión anterior y haga clic en la flecha abajo para mostrar el menú.

    Vesrion con la lista desplegable Vista resaltado
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Vista del documento actual. Aparecerá un cuadro de diálogo donde se puede editar, restaurar, o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Ver un cuadro de diálogo versión

      Desde el cuadro de diálogo vista, eliminar o restaurar el elemento o bien vuelva al historial de versiones.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea que sea el documento aprobado actualmente. Agregará como una nueva versión.

      Lista desplegable de control de versiones en el archivo con la opción Restaurar resaltado
    • Eliminar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que desea enviar el elemento a la Papelera de reciclaje.

      Lista desplegable de control de versiones en un archivo con la opción Eliminar resaltado
    • Quitar esta versión se muestra cuando se usa la aprobación y publicación en sus documentos o elementos.

      Anular la publicación de la lista desplegable de archivo publicado con esta opción versión resaltada
  5. Cuando haya terminado, haga clic en la X en la esquina superior derecha si el cuadro de diálogo de la versión no se ha cerrado ya.

Otras opciones de configuración que afectan a control de versiones

Puede configurar otras opciones de configuración que afectan a control de versiones. En listas o bibliotecas, puede requerir que se apruebe. En las bibliotecas, puede requerir que los archivos estén desprotegidos.

Para más información sobre estas opciones y más información, vea ¿cómo funciona control de versiones en una lista o biblioteca?

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