Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

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Realizar un seguimiento y administrar información a través del tiempo con el control de versiones en SharePoint listas y bibliotecas. Ver y recuperar versiones anteriores desde el historial del elemento.

Cuando se habilitan, se agregan nuevas versiones al historial de un elemento después de guardar los cambios. El número de versiones almacenadas y la visibilidad de borradores o versiones secundarias se pueden modificar para cada lista y biblioteca.

Habilitar y configurar el control de versiones en una biblioteca o lista de SharePoint Online

  1. Vaya a la biblioteca o lista para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Haga clic en configuración Botón configuración con forma de engranaje y, a continuación, en configuración de biblioteca o configuración de lista

    Menú configuración con la configuración de la biblioteca seleccionada o Menú configuración con la configuración de lista resaltada

  3. Haga clic en configuración de control de versiones en la página Configuración.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  4. En la página de configuración de la versión, tiene las siguientes opciones disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos con las versiones principales únicamente o con las versiones principales y secundarias.

      • Limite el número de versiones y borradores que se deben conservar.

      • Establecer quién puede ver elementos de borrador.

      • Solicite que se revisen los documentos antes de poder modificarlos.

    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limite el número de versiones y borradores que se deben conservar.

      • Establecer quién puede ver elementos de borrador en la lista.

  5. Haga clic en Aceptar.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior en una lista o biblioteca de SharePoint Online

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos (... ) situados junto al elemento cuyo historial desea ver.

  3. Haga clic en historial de versiones.

    Menú contextual de la biblioteca de documentos con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve historial de versiones, haga clic en más y, a continuación, haga clic en historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo historial de versiones, desplace el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el menú.

    Botón de diálogo desplegable versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de versión
    • Ver el documento actual. Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. Se lo agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que quiere enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Esto solo se muestra en documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X de la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o 2013

  1. Vaya a la biblioteca o lista para la que desea habilitar el control de versiones.

  2. Haga clic en biblioteca o lista en la cinta de opciones.

    La pestaña biblioteca y examinar de la cinta de opciones o Pestaña lista seleccionada en la cinta

  3. Haga clic en configuración de biblioteca o configuración de lista en el Grupo configuración.

    Botones de configuración de la biblioteca de SharePoint en la cinta o Configuración de la lista en la cinta

  4. Haga clic en configuración de control de versiones en la página Configuración.

    Cuadro de diálogo Configuración de la biblioteca con el control de versiones seleccionado.
  5. En la página de configuración de la versión, tiene las siguientes opciones disponibles:

    • Para una biblioteca de documentos

      Cuadro de diálogo Opciones de control de versiones
      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un archivo en esta biblioteca de documentos, ya sea de versiones principales o versiones principales y secundarias.

      • Limite el número de versiones y borradores que se deben conservar.

      • Establecer quién puede ver elementos de borrador.

      • Solicite que se revisen los documentos antes de poder modificarlos.

    • Para obtener una lista

      • Requerir aprobación de contenido para los elementos enviados.

      • Cree una versión cada vez que edite un elemento de la lista.

      • Limite el número de versiones y borradores que se deben conservar.

      • Establecer quién puede ver elementos de borrador en la lista.

  6. Haga clic en Aceptar.

Para deshabilitar el control de versiones en una lista o biblioteca de SharePoint 2016 o 2013

Siga los mismos pasos para habilitar, pero haga clic en sin control de versiones en la página de configuración de la versión. También puede comprobar no para solicitar aprobación de contenido.

Para ver, restaurar o eliminar una versión anterior

Para restaurar una versión anterior de un documento, siga estos pasos.

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. En la cinta, haga clic en archivos o en elementos. Si no hay una cinta de opciones, haga clic en los puntos suspensivos (...) situados junto al elemento cuyo historial desea ver.

  3. Haga clic en historial de versiones.

    La pestaña Archivo con la opción Historial de versiones resaltada

    Si no ve historial de versiones, haga clic en los puntos suspensivos (...) en ese cuadro de diálogo y, a continuación, haga clic en historial de versiones.

  4. En el cuadro de diálogo historial de versiones, desplace el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el menú.

    Botón de diálogo desplegable versión
  5. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    Menú de elemento de versión
    • Ver el documento actual. Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. Se lo agregará como una nueva versión.

    • Elimine el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que quiere enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

    • Rechazar esta versión. Esto solo se muestra en documentos aprobados, en lugar de eliminar.

  6. Cuando haya terminado, haga clic en la X de la esquina superior derecha.

Habilitar y configurar el control de versiones en una biblioteca o lista de 2010 de SharePoint

Siga estos pasos para habilitar y configurar el control de versiones en una lista o biblioteca.

  1. Vaya a la lista o biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de la lista o biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de lista o herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña lista o biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de la lista o configuración de biblioteca.

    Botón Configuración de lista de una cinta de opciones de SharePoint o Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation

    Se abre la página Configuración de la lista o biblioteca.

  4. En Configuración general, haga clic en configuración de versiones.

    Subconjuntos, seleccione Configuración de versiones

    Se abre el cuadro de diálogo configuración de versiones.

    Establecer las versiones principales y secundarias, requerir aprobación, especificar quién puede ver los elementos y requerir la desprotección.
  5. Siga uno de estos procedimientos:

    Para las bibliotecas de documentos, en la sección historial de versiones del elemento, en ¿ desea crear una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos? seleccione solo versiones principales o versiones principales y secundarias.

    Para las listas, en la sección historial de versiones del elemento, en ¿desea crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista? haga clic en .

  6. Opcional: seleccione el número de versiones que desea conservar en la lista.

  7. Opcional: para las listas, seleccione el número de versiones aprobadas para las que desea conservar los borradores. Esta opción está disponible si selecciona en la sección aprobación de contenido.

    Para las bibliotecas, establezca un número en mantener borradores para el siguiente número de versiones principales.

  8. Opcional: determinar qué usuarios pueden ver el borrador de elementos. En una lista, esta opción solo está disponible cuando se establece en requerir aprobación de contenido para elementos enviados en la sección aprobación de contenido.

    Seleccione una de las opciones siguientes.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Esta selección permite el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos. Esta selección restringe la vista de borradores a los que tienen permisos de edición.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento). Esta selección restringe la vista a solo el autor original del elemento y a aquellos que tienen permisos para aprobar elementos de la lista.

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página de configuración.

Principio de la página

DesHabilitar el control de versiones en una biblioteca o lista de 2010 de SharePoint

Siga los mismos pasos para habilitar el control de versiones, pero siga uno de estos procedimientos:

Para las bibliotecas de documentos, en la sección historial de versiones del elemento, en ¿ desea crear una versión cada vez que edite un archivo de esta biblioteca de documentos? seleccione sin control de versiones.

Para las listas, en la sección historial de versiones del elemento, en ¿desea crear una versión cada vez que edite un elemento de esta lista? haga clic en no.

Haga clic en Aceptar.

Volver al principio

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista o biblioteca de 2010 de SharePoint

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada junto al documento o elemento que desea ver en el historial de versiones y, a continuación, haga clic en historial de versiones.

    Menú desPlegable de un documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo historial de versiones, desplace el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el menú.

    Vesrion con lista desplegable con la vista resaltada
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Ver el documento actual. Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo historial de versiones de SharePoint 2010

      En el cuadro de diálogo vista, es posible que pueda editar, aunque normalmente está desactivado. Para editar, seleccione Editar propiedades en el menú desplegable del archivo o elemento.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. Se lo agregará como una nueva versión.

      Lista desplegable de versiones con restaurar resaltado.
    • Elimine el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que quiere enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

      Historial de versiones con la eliminación resaltada en una versión
    • La anulación de la publicación esta versión se muestra cuando se usa aprobación y publicación en los documentos o elementos.

      Lista desplegable de versiones con la anulación de la publicación resaltada
  5. Cuando haya terminado, haga clic en la X de la esquina superior derecha si el cuadro de diálogo de versión no está ya cerrado.

Habilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

  1. Si la lista o la biblioteca aún no está abierta, haga clic en el nombre en el inicio rápido.

    Si el nombre de la lista o de la biblioteca no aparece, haga clic en Ver todo el contenido del sitio y, luego, haga clic en el nombre de la lista o de la biblioteca.

    1. Haga clic en configuración Menú Configuración y, a continuación, en configuración de la lista o configuración de la biblioteca de documentos.

      Selección de la opción Configuración de la biblioteca de documentos en el menú configuración
  2. En Configuración general, haga clic en configuración de versiones.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Configuración de versiones para activar el control de versiones, aprobación y requerir protección
    • Para los elementos de lista, para especificar que se realice un seguimiento de las versiones, haga clic en crear una versión cada vez que edite un elemento de una lista en la sección historial de versiones de elemento.

    • Para archivos, para especificar que solo se realiza un seguimiento de un tipo de versión, haga clic en crear versiones principales en la sección historial de versiones del documento.

    • Para archivos, para especificar que se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, haga clic en crear versiones principales y secundarias (borradores) en la sección historial de versiones del documento.

  4. Puede especificar cuántas versiones de elementos o archivos se deben mantener. Siga uno de estos procedimientos en la sección historial de versiones de elemento o historial de versiones de documentos:

    • Para especificar el número de versiones de los elementos de lista que se almacenan, active la casilla mantener el siguiente número de versiones y, a continuación, escriba el número de versiones que desea mantener.

    • Para especificar el número de versiones principales de archivos de documentos que se almacenan, active la casilla mantener el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales que desea mantener.

    • Para especificar el número de versiones de documento secundarias que se mantendrán, active la casilla mantener borradores para el siguiente número de versiones principales y, a continuación, escriba el número de versiones principales para las que desea mantener borradores (versiones secundarias).

  5. Haga clic en Aceptar.

DesHabilitar el control de versiones en un elemento de SharePoint 2007

Siga los pasos para habilitar el control de versiones, pero en el cuadro de diálogo Configuración de versiones, haga clic en sin control de versiones.

Control de versiones y aprobación desactivado

Ver, restaurar o eliminar versiones en una lista o biblioteca de 2007 de SharePoint

  1. Vaya a la lista o biblioteca con el elemento o documento cuyo historial desea ver.

  2. Haga clic en la flecha abajo situada junto al documento o elemento que desea ver en el historial de versiones y, a continuación, haga clic en historial de versiones.

    Menú desPlegable de un documento con el historial de versiones resaltado
  3. En el cuadro de diálogo historial de versiones, desplace el mouse sobre el vínculo de fecha de una versión anterior y haga clic en la flecha hacia abajo para mostrar el menú.

    Vesrion con lista desplegable con la vista resaltada
  4. En el menú, puede hacer lo siguiente.

    • Ver el documento actual. Se abrirá un cuadro de diálogo donde puede editar, restaurar o eliminar, así como ver el estado de aprobación actual.

      Cuadro de diálogo ver una versión

      En el cuadro de diálogo vista, puede eliminar o restaurar el elemento, o volver al historial de versiones.

    • Restaurar el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si desea convertirlo en el documento aprobado actualmente. Se lo agregará como una nueva versión.

      Desplegable de versiones del archivo con la restauración resaltada
    • Elimine el documento. Esta opción muestra un cuadro de diálogo que le pregunta si está seguro de que quiere enviar el elemento a la papelera de reciclaje.

      Cuadro desplegable de control de versiones en un archivo con la opción eliminar resaltada
    • La anulación de la publicación esta versión se muestra cuando se usa aprobación y publicación en los documentos o elementos.

      Lista desplegable de archivos publicados con la opción Anular publicación de esta versión resaltada
  5. Cuando haya terminado, haga clic en la X de la esquina superior derecha si el cuadro de diálogo de versión no está ya cerrado.

Otras opciones de configuración que afectan al control de versiones

Puede configurar otras opciones que afectan al control de versiones. En las listas o bibliotecas, puede requerir que se apruebe el contenido. En las bibliotecas, puede requerir que los archivos estén desprotegidos.

Para obtener información sobre esta configuración y mucho más, consulta ¿Cómo funciona el control de versiones en una lista o biblioteca?

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