Habilitar y configurar el control de versiones para una biblioteca de SharePoint

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Una de las muchas decisiones que debe tomar al configurar una biblioteca se relaciona con el control de versiones. ¿Desea conservar versiones de cada elemento o archivo cada vez que se edite? Si es así, ¿cuántas versiones? ¿Solo quiere realizar un seguimiento de las versiones principales o de las versiones principales y secundarias? ¿Desea que todos los usuarios del sitio vean todas las versiones de borradores o deben estar visibles solo para el autor y los usuarios con permisos de diseño o control total? La decisión que haga en cada uno de estos casos depende del tipo y la importancia de los elementos y archivos de las bibliotecas, el propósito de cada elemento o archivo, las necesidades de su grupo de usuarios y el nivel de seguridad que debe mantener.

En este artículo

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Configuración de versiones: Cómo funcionan

Habilitar el control de versiones en una biblioteca

Quitar el control de versiones de una biblioteca

Vídeo: habilitar el control de versiones en una biblioteca

¿Por qué habilitar el control de versiones?

Cuando el control de versiones está habilitado en las bibliotecas, puede realizar un seguimiento y administrar la información mientras evoluciona. Puede examinar las versiones anteriores y recuperarlas, si es necesario. Esto es muy útil, por ejemplo, si un archivo se daña o si las personas se dan cuenta de que las versiones anteriores de un archivo pueden ser más precisas que las más adelante. Algunas organizaciones conservan varias versiones de sus archivos por motivos legales o para fines de auditoría. De manera predeterminada, el control de versiones está desactivado. Para activarla e implementar sus decisiones de control de versiones, debe tener permisos de control total o de diseño.

Es posible que también desee realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias de un archivo. Esto es útil, por ejemplo, si desea ver cómo una opinión legal está evolucionando o qué piensa hacer detrás de un programa nuevo que está actualmente en desarrollo. UNA versión principal puede indicar que un documento está listo para su revisión por parte de una audiencia amplia, mientras que la versión secundaria (borrador) es un trabajo en curso y aún no está listo para su difusión.

UNA versión principal es aquella que ha cambiado significativamente desde la última versión principal, y se identifica por un número entero como 2,0 las versiones principales suelen ser visibles para todas las personas que tienen acceso a la biblioteca. UNA versión secundaria es aquella que solo tiene cambios modestos desde la última versión principal. Se identifica mediante un número decimal como 2,1. En general, las versiones secundarias solo son visibles para los que realizan cambios y para los que tienen permisos de control total o de diseño. Sin embargo, puede configurar la biblioteca para permitir a todos los usuarios del sitio ver todos los borradores disponibles.

Nota: Las versiones principales y secundarias solo están disponibles para bibliotecas, no para listas.

Inicio de la página

Configuración de versiones: cómo funciona

El cuadro de diálogo configuración de versiones contiene cuatro secciones principales, algunas de las cuales no están estrictamente relacionadas con el control de versiones. Cada sección requiere decisiones al configurar una biblioteca. Por supuesto, si tiene los permisos necesarios, puede cambiar la configuración en una fecha posterior.

  • Sección aprobación de contenido   . Usa esta sección para decidir si requerir la aprobación de contenido para los elementos que se envían a la biblioteca.

  • Sección historial de versiones del documento   . Use esta sección para seleccionar las diversas opciones de control de versiones que tiene a su disposición. En la siguiente tabla se enumeran las opciones y las consecuencias de su elección.

Selección

Impacto

Sin control de versiones

Solo la versión actual de un elemento o archivo está disponible para los usuarios del sitio. Esta es la configuración predeterminada

Crear versiones principales

Las versiones se crean y se conservan para cada versión principal. Las versiones secundarias no se crean ni se mantienen.

Crear versiones principales y secundarias (borradores)

Se crean las versiones principales y secundarias y se realiza su seguimiento tras la protección de archivos. La persona que está trabajando en el archivo debe indicar, en el momento de la protección, si el archivo es una versión mayor o menor.

Mantener el siguiente número de versiones principales

Si la casilla de verificación de este valor opcional está activada, el número que aparece debajo indica cuántas versiones principales se conservan en la biblioteca. Si, por ejemplo, ese número es 25, se elimina la versión más antigua cuando se crea la versión 26. A continuación, solo están disponibles las versiones 2-26. Puede administrar más fácilmente su biblioteca si evita que la cantidad de versiones prolifete. Sin embargo, si es importante mantener todas las versiones o un gran número de versiones, aplique un límite muy alto o ningún límite en absoluto.

Mantener borradores para el siguiente número de versiones principales

Si se selecciona esta opción opcional, el número del cuadro determina cuántas versiones de borrador se conservan. Por ejemplo, puede decidir que desea conservar 25 versiones principales, pero solo necesita borradores para las últimas cinco versiones. A menos que tenga un requisito legal o especial, es probable que no tenga que conservar todos los borradores para todas las versiones principales.

  • Sección seguridad   de borrador de elemento. Use esta sección para determinar quién verá los elementos de borrador en la biblioteca. Puede permitir que cualquier usuario que tenga permisos de lectura en la biblioteca los vea o puede restringir la vista solo a aquellos usuarios que pueden editar elementos o solo el autor del elemento y las personas que pueden aprobar los elementos. Si elige restringir la vista, solo los visores designados pueden ver las versiones secundarias (borradores). Otros usuarios solo ven las versiones principales.

  • Se requiere una sección desproteger   . Use esta sección para especificar si los usuarios deben desproteger archivos para poder realizar cambios en ellos.

Inicio de la página

Habilitar el control de versiones en una biblioteca

  1. Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de la biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de la biblioteca, en Configuración general, haga clic en configuración de versiones. Se abre el cuadro de diálogo configuración de versiones.

  5. En la sección historial de versiones del documento, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Crear versiones principales: Si selecciona esta, puede establecer un límite en el número de versiones principales.

    • Crear versiones principales y secundarias (borradores): Si selecciona esta, puede establecer un límite para el número de versiones principales y el número de versiones para las que desea conservar los borradores.

  6. Opcional: limite el número de versiones que desea conservar.

    • Seleccione la casilla mantener el siguiente número de versiones principales si quiere limitar el número de versiones que se conservan en la biblioteca. De lo contrario, no la seleccione. En el cuadro inmediatamente debajo de la casilla, escriba el número de versiones que desea conservar.

    • Seleccione la casilla mantener borradores para el siguiente número de versiones principales si quiere limitar el número de borradores que mantiene. Esta opción solo está disponible cuando se selecciona la opción crear versiones principales y secundarias (borrador). En el cuadro inmediatamente debajo de la casilla, escriba el número de versiones para las que desea mantener los borradores.

  7. Opcional: deTermine los usuarios a los que se les permitirá ver elementos de borrador en la biblioteca de documentos. En la sección seguridad de borrador de elemento, seleccione una de las siguientes opciones.

    • Cualquier usuario que pueda leer elementos. Seleccione esta opción para permitir el acceso a cualquier persona que tenga permisos de lectura en el sitio. Esta opción está disponible cuando crear versiones principales y secundarias (borradores) se selecciona en la sección historial de versiones del documento.

    • Solo los usuarios que pueden editar elementos. Seleccione esta para restringir la vista de borradores a los usuarios que tienen permisos para editar. Esta opción está disponible cuando crear versiones principales y secundarias (borradores) se selecciona en la sección historial de versiones del documento.

    • Solo los usuarios que pueden aprobar elementos (y el autor del elemento). Seleccione esta opción para restringir la vista a solo el autor original del elemento y a aquellos que tengan permisos para aprobar elementos de la biblioteca. Esta opción está disponible cuando la sección aprobación de contenido está establecida en .

  8. Opcional: determina si quieres requerir desprotección en esta biblioteca. El valor predeterminado es no requerirlo. Si desea cambiar el valor predeterminado, seleccione en la sección requerir desprotección.

  9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de la biblioteca de documentos.

Inicio de la página

Quitar el control de versiones de una biblioteca

Es posible que, después de un tiempo, determine que el control de versiones no es necesario para su biblioteca. Si tiene permisos de control total o de diseño, puede quitar el control de versiones de la biblioteca.

  1. Vaya a la biblioteca en la que planea trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido, haga clic en todo el contenido del sitio y, a continuación, seleccione el nombre de la biblioteca.

  2. En la cinta de opciones, en el grupo herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña biblioteca.

  3. Haga clic en configuración de biblioteca Botón Configuración de biblioteca en la cinta de la biblioteca de SharePoint Foundation .

  4. En la página Configuración de la biblioteca, en Configuración general, haga clic en configuración de versiones.

  5. En la sección historial de versiones del documento del cuadro de diálogo Configuración de versiones, seleccione sin control de versiones. De esta forma, se quitarán las entradas que haya creado anteriormente en esta sección.

  6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de la biblioteca de documentos.

Inicio de la página

Vídeo: habilitar el control de versiones en una biblioteca

En esta demostración en vídeo, verá cómo habilitar y configurar el control de versiones en una biblioteca. Además, también verá cómo afectan a la forma en que funciona el control de versiones, como la desprotección necesaria o la aprobación requerida, en una biblioteca.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Volver al principio

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×