Guardar y reutilizar elementos de diseño de la base de datos

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Access ofrece diversos modos de reutilizar el diseño de una base de datos. Así, se puede guardar la base de datos entera como una plantilla, guardar parte de ella como un elemento de la aplicación, o bien guardar un campo o definir campos como una plantilla de tipo de datos. En cualquier caso, Access crea un archivo que se puede compartir con los demás, como también se puede usar este tipo de archivos de otros.

En este artículo se explica el modo de guardar varios objetos de base de datos como plantillas, que incluirán datos en algunos casos. También se detallan los diferentes archivos de plantilla y cómo compartirlos. Por último, este artículo contiene información detallada sobre los elementos de la aplicación que Access incorpora.

En este artículo

Información general

Hay veces en las que no apetece empezar de cero. Cuando dedica mucho tiempo a lograr el diseño adecuado, lo normal es querer sacarle el máximo partido, como tener la posibilidad de reutilizarlo. Quizá también quiera aprovechar el trabajo de diseño realizado por otros. Access proporciona tres formas de reutilizar un diseño de base de datos:

  • Plantillas de bases de datos    Son archivos (del tipo *.accdt) que sirven para crear una base de datos. Por lo general, una base de datos creada a partir de una plantilla está lista para usarse, aunque se puede personalizar para satisfacer necesidades concretas. Por ejemplo, la plantilla de base de datos web Activos ofrece funciones básicas de administración de activos, pero puede que quiera ampliarla incluyendo en ella información departamental o presupuestaria de su organización. Access incorpora diversas plantillas de base de datos, que puede ver en la vista Backstage cuando Access se abre.

  • Elementos de la aplicación    Son archivos similares a las plantillas de base de datos, pero, más que como punto de partida para crear bases de datos, se usan para agregar elementos de diseño a una base de datos ya existente. Por ejemplo, el elemento de la aplicación Comentarios proporciona una tabla configurada para contener comentarios, incluido un campo de fecha y hora. Algunos elementos de la aplicación abren un asistente que sirve para crear una relación con la que definir el modo en que el elemento de la aplicación encaja en las tablas existentes. Access incorpora varios elementos de la aplicación, que puede ver en la pestaña Crear.

  • Plantillas de tipo de datos    Son archivos que sirven para crear campos y combinaciones de campos. Por ejemplo, puede usar las plantillas de tipo de datos Fechas de inicio y finalización para agregar un par de campos de fecha y hora a una tabla con un solo clic. Las plantillas de tipo de datos usan un tipo de archivos distinto (*.accft) del de las plantillas de base de datos y los elementos de la aplicación. Access incorpora varias plantillas de tipo de datos, que puede ver en la pestaña Campos cuando hay una tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Guardar y compartir los elementos de diseño de la base de datos para reutilizarlos

Crear una plantilla de base de datos o elemento de la aplicación    Guardar una base de datos como un archivo *.accdt mediante los comandos en la ficha archivo (para los pasos, consulte la sección Guardar una base de datos como una plantilla de base de datos o un elemento de la aplicación (*.accdt).) A continuación, puede usar la plantilla para crear una nueva base de datos o, si es un elemento de la aplicación, agregue sus características a una base de datos existente.

Plantillas de base de datos y elementos de la aplicación que cree se almacenan en la carpeta de plantillas de datos (por ejemplo, C:\Users\ < username > \AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\) aplicación móvil de forma predeterminada. Puede colocar los archivos de plantilla en esta carpeta para que estén disponibles como plantillas de base de datos o elementos de la aplicación. Del mismo modo, puede copiar los archivos de plantilla de esta carpeta y conceder a otras personas para su propio uso.

Nota: Como siempre, tenga cuidado al usar archivos de terceros.

Crear una plantilla de tipo de datos    Guardar una selección de campos de tabla como un archivo de *.accft mediante un comando en la ficha campos (para los pasos, consulte la sección Guardar un campo como una plantilla de tipo de datos (*.accft)).

Plantillas de tipo de datos que cree se almacenan en la carpeta de plantillas de datos (por ejemplo, C:\Users\ < username > \AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\) aplicación móvil de forma predeterminada. Puede colocar los archivos de plantilla de tipo de datos en esta carpeta para que estén disponibles como tipos de datos para los campos de nuevos. Del mismo modo, puede copiar los archivos de plantilla de esta carpeta y conceder a otras personas para su propio uso.

Nota: Como siempre, tenga cuidado al usar archivos de terceros.

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Guardar una base de datos como plantilla de base de datos o elemento de la aplicación (*.accdt)

Una base de datos se guarda como una plantilla de base de datos o elemento de la aplicación a través de los comandos de la pestaña Guardar y publicar de la vista Backstage.

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y publicar.

  2. En Guardar base de datos como, haga clic en Plantilla.

  3. Rellene los siguientes campos del cuadro de diálogo Crear una plantilla nueva desde la base de datos:

    • Nombre    Obligatorio. Escriba el texto que identifique el elemento de plantilla o la aplicación. Access muestra este nombre junto con el elemento de plantilla o la aplicación.

    • Descripción    Escriba el texto que describa el contenido o el propósito de la parte de la plantilla o la aplicación. Aparece en la información sobre herramientas para el elemento de plantilla o la aplicación.

    • Categoría    Seleccione Plantillas de usuario para que el elemento de la aplicación que se muestran en las plantillas de usuario en la cinta de opciones (opción predeterminada). También puede agregar una categoría escribiéndola de nuevo y, a continuación, puede asignar esta y futuras aplicaciones elementos a la categoría. La nueva categoría se muestra en la cinta de opciones.

    • Icono    Especificar un icono para mostrar para el elemento de plantilla o la aplicación. Para los elementos de la aplicación, se mostrará este icono en la Galería de elementos de la aplicación en la cinta de opciones.

    • Vista previa    Especifique una imagen más grande para mostrar de la plantilla en la vista Backstage. Cuando busque una plantilla, esta imagen es lo que verá para esta plantilla.

    • Tabla principal    Especifique una tabla que será la tabla principal para el elemento de aplicación. Esta tabla se utilizará de forma predeterminada para relacionar el elemento de la aplicación con otras tablas en una base de datos al que se agrega el elemento. Cuando alguien utiliza el elemento de la aplicación, Access inicia un Asistente para ayudar a crear la relación. Aunque la tabla principal se usa de forma predeterminada, puede seleccionar una tabla diferente cuando se ejecuta el asistente.

    • Formulario de creación de instancia    Especificar un formulario que se abra de forma predeterminada cuando se abre por primera vez realizados desde esta plantilla de bases de datos. Este formulario de forma predeterminada se abre solo una vez. El formulario puede contener código que se ejecuta cuando se abre, pero la presencia de código generará una advertencia de seguridad.

    • Elemento de la aplicación    Seleccione esta casilla para guardar la base de datos como un elemento de la aplicación. Desactive esta casilla para guardar la base de datos como una plantilla de base de datos.

      Nota:  Esta casilla debe estar activada para especificar un valor en Tabla principal.

    • Incluir datos en la plantilla    Seleccione esta casilla para guardar los datos que se encuentra en la base de datos como parte de la plantilla. Cuando se crean nuevas bases de datos de la plantilla, incluyen estos datos.

  4. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla. De forma predeterminada, Access guarda la plantilla en C:\Users\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\.

Guardar un campo como plantilla de tipo de datos (*.accft)

Para crear una plantilla de tipo de datos, hay que seleccionar un campo o combinación de campos y, después, usar un comando de la cinta para guardarlo como una plantilla. Asegúrese de que el campo o campos están configurados del modo deseado antes de empezar (defina las propiedades que quiera conservar como parte de la plantilla de tipo de datos). Por ejemplo, si quiere crear una plantilla de tipo de datos “euro”, puede crear un campo de moneda y definir su formato como Euro.

  1. Abra la tabla que tiene el campo o campos que quiere guardar como plantilla.

  2. Seleccione el campo o campos que quiera guardar para reutilizarlos.

  3. En el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en Más campos y, después, en Guardar selección como nuevo tipo de datos.

  4. Especifique lo siguiente en el cuadro de diálogo Crear un tipo de datos nuevo desde los campos:

    • Nombre    Obligatorio. Identifica la plantilla de tipo de datos y se muestra en la lista de campos disponibles al elegir un campo de la lista Más campos.

    • Descripción    Escriba el texto que describa el contenido o el propósito de la plantilla de tipo de datos. Aparece en la información sobre herramientas que aparece al mantener el mouse sobre la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos.

    • Categoría    Seleccione una categoría en la que la plantilla de tipo de datos en la lista Más campos de la lista. De forma predeterminada, la categoría es tipos de definidos por el usuario.

    • Formulario de creación de instancia    Si lo desea, especifique un formulario que se abre de forma predeterminada la primera vez que se utiliza la plantilla de tipo de datos.

  5. Haga clic en Aceptar para guardar la plantilla de tipo de datos.

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Reutilizar el diseño de base de datos de terceros

Puede poner disponible en la cinta una plantilla de base de datos o elemento de la aplicación de terceros; para ello, coloque una copia del archivo .accdt en la carpeta que corresponda en el equipo.

  1. Obtenga el archivo de plantilla (debe tener la extensión de archivo .accdt o .accft).

  2. Ponga una copia del archivo en <Raíz del sistema>Users\<usuario actual>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Access\, donde:

    • <Raíz del sistema> es la carpeta raíz de la instalación de Windows (suele ser C:\) y

    • <usuario actual> es el nombre de usuario que usó para iniciar sesión en Windows.

      Nota:  Cree la carpeta si todavía no existe.

  3. Realice uno de los siguientes procedimientos:

    • Para usar una plantilla de base de datos, en la pestaña Archivo, haga clic en Nuevo y en Mis plantillas, haga clic en la plantilla que quiera y, después, haga clic en Crear.

    • Para usar un elemento de la aplicación, abra la base de datos a la que quiera agregar el elemento de la aplicación y, en la pestaña Crear, haga clic en Elementos de la aplicación. Luego, haga clic en el elemento de la aplicación que desee.

    • Para usar una plantilla de tipo de datos, abra la tabla en la que quiera crear un campo y, en el grupo Agregar y eliminar de la pestaña Campos, haga clic en Más campos. Luego, haga clic en la plantilla de tipo de datos que quiera.

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