Al ordenar los datos en una tabla, consulta, formulario o informe de Access, puede guardar el criterio de ordenación con el objeto. Si ordena los datos en uno de estos objetos y, a continuación, guarda el objeto, el criterio de ordenación que está en vigor al guardar el objeto se guarda automáticamente con el objeto. Puede especificar si el criterio de ordenación guardado estará en vigor cuando se abra el objeto a continuación.
Para consultas e informes, también puede definir un criterio de ordenación predeterminado. El criterio de ordenación predeterminado se aplica a los datos de la consulta o del informe cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.
¿Qué desea hacer?
Comprender los criterios de ordenación guardados
Hay dos tipos de criterios de ordenación guardados:
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Última aplicación Un último criterio de ordenación aplicado es el criterio de ordenación que estaba en vigor la última vez que se guardó el objeto. Las tablas, las consultas, los formularios y los informes pueden tener criterios de ordenación aplicados por última vez.
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Predeterminado Un criterio de ordenación predeterminado está integrado en el diseño de una consulta o un informe. Se aplica un criterio de ordenación predeterminado cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.
Último criterio de ordenación aplicado
Al guardar una tabla, consulta, formulario o informe mientras los datos están ordenados, el criterio de ordenación se guarda automáticamente al guardar el objeto. Esto se denomina criterio de ordenación aplicado por última vez. Al crear un criterio de ordenación, en realidad está cambiando el diseño del objeto.
Si quiere que el último criterio de ordenación aplicado se aplique automáticamente la próxima vez que abra el objeto, establezca la propiedad Order By On Load del objeto en Sí. Para establecer esta propiedad, realice los pasos siguientes mientras el objeto está abierto en la vista Diseño.
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Presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.
Este paso no es necesario si la hoja de propiedades ya se muestra.
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Siga uno de estos procedimientos:
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Si el objeto es una tabla o una consulta, en la pestaña General de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Ordenar por al cargar enSí.
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Si el objeto es un formulario o un informe, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Ordenar por al cargar enSí.
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Nota: Puede evitar que se aplique el último criterio de ordenación aplicado estableciendo la propiedad Order By On Load enNo.
Criterios de ordenación predeterminados
Como el último criterio de ordenación aplicado puede cambiar siempre que alguien ordena un objeto y lo guarda, es posible que desee definir un criterio de ordenación predeterminado. Un criterio de ordenación predeterminado forma parte del diseño del objeto y no cambia cuando se aplica un criterio de ordenación diferente.
Solo puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para una consulta o informe. Aunque el criterio de ordenación predeterminado no se sobrescribe mediante el criterio de ordenación actual o el último aplicado, solo entra en vigor cuando se quita el criterio de ordenación actual o el último aplicado.
Definir el criterio de ordenación predeterminado de una consulta
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Abra la consulta en la Vista Diseño.
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Haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.
El campo aparece en la cuadrícula de diseño.
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En la cuadrícula de diseño, desactive la casilla de la fila Mostrar del campo que agregó.
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En la fila Ordenar , especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (primero los valores más pequeños; A-a-Z) o en orden descendente (primero los valores mayores; Z a A).
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Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.
Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que especificó y, a continuación, por el siguiente campo especificado, y así sucesivamente. Por ejemplo, si ordena por Apellidos y después por FechaNacimiento, todos los registros con el valor Apellidos de Dow aparecen antes que los registros con el valor Apellido de Esteban, independientemente del valor de FechaNacimiento. Después, los registros dentro de cada campo Apellidos se ordenan según el valor del campo FechaNacimiento.
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Presione CTRL+G para guardar la consulta.
Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de una consulta, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño de la consulta.
Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe
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Abra el informe en la vista Informe o vista Presentación.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u ordenación avanzado en el menú contextual.
Aparece una nueva pestaña de documento que contiene una cuadrícula de diseño y una ventana en la que puede seleccionar un campo por el que ordenar.
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En la ventana, haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.
El campo aparece en la cuadrícula de diseño.
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En la cuadrícula de diseño, en la fila Ordenar , especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (primero los valores más pequeños; A-a-Z) o en orden descendente (primero los valores mayores; Z a A).
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Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.
Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que especificó y, a continuación, por el siguiente campo especificado, y así sucesivamente. Por ejemplo, si ordena por Apellidos y después por FechaNacimiento, todos los registros con el valor Apellidos de Dow aparecen antes que los registros con el valor Apellido de Esteban, independientemente del valor de FechaNacimiento. Después, los registros dentro de cada campo Apellidos se ordenan según el valor del campo FechaNacimiento.
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En la pestaña Inicio , en el grupo Ordenar & filtro , haga clic en Alternar filtro.
Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de un informe, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño.
