Guardar un criterio de ordenación con una tabla, consulta, formulario o informe (en inglés)

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Al ordenar los datos en tablas, consulta, formulario o informe, puede guardar el criterio de ordenación con el objeto. Si ordenar los datos de uno de estos objetos y, a continuación, guardar el objeto, se guarda automáticamente el criterio de ordenación que se aplica al guardar el objeto con el objeto. Puede especificar si el criterio de ordenación guardada estará en vigor cuando siguiente se abre el objeto.

Para las consultas e informes, también puede definir un criterio de ordenación predeterminado. El criterio de ordenación predeterminada se aplica a los datos de la consulta o el informe cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.

¿Qué desea hacer?

Comprender el guardado criterios de ordenación

Definir el criterio de ordenación predeterminado para una consulta

Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe

Comprender el guardado criterios de ordenación

Existen dos tipos de criterios de ordenación guardada:

  • Último aplicado    Un criterio de ordenación último aplicado es el criterio de ordenación que estaba activa cuando se guardó por última vez el objeto. Tablas, consultas, formularios e informes pueden tener último aplicado criterios de ordenación.

  • Predeterminado    Un criterio de ordenación predeterminado integrado en el diseño de una consulta o un informe. Ordenación predeterminada se aplica cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.

Último aplicado criterios de ordenación

Al guardar una tabla, una consulta, un formulario o un informe mientras se ordenan los datos, el criterio de ordenación se guarda automáticamente al guardar el objeto. Esto se denomina un criterio de ordenación último aplicado. Cuando se crea un criterio de ordenación, en realidad se cambia el diseño del objeto.

Si desea que el último aplicado criterio de ordenación que se aplican automáticamente la próxima vez que abra el objeto, establezca la propiedad de Orden por al cargar del objeto en . Para establecer esta propiedad, siga estos pasos mientras el objeto está abierto en la vista Diseño.

  1. Presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

    Este paso no es necesario si se muestra la hoja de propiedades.

  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

    • Si el objeto es una tabla o una consulta, en la ficha General de la hoja de propiedades, establezca la propiedad de Orden por al cargar en .

    • Si el objeto es un formulario o un informe, en la pestaña datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad de Orden por al cargar en .

Nota: Puede impedir que el último aplicado criterio de ordenación que se aplica estableciendo la propiedad de Orden por al cargar en No.

Criterios de ordenación predeterminados

Dado que puede cambiar el orden de clasificación de último aplicado siempre que alguien ordena un objeto y, a continuación, guarda, desea definir un criterio de ordenación predeterminado. Un criterio de ordenación predeterminado es parte del diseño del objeto y no cambia cuando se aplica un orden diferente.

Solo puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para una consulta o un informe. Aunque el criterio de ordenación predeterminado no se sobrescribe con el criterio de ordenación actual o último aplicado, entra en vigor solo cuando se quita el criterio de ordenación actual o último aplicado.

Inicio de la página

Definir el criterio de ordenación predeterminado para una consulta

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.

  2. Haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  3. En la cuadrícula de diseño, desactive la casilla en la fila Mostrar del campo que ha agregado.

  4. En la fila Ordenar, especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (más pequeño de valores en primer lugar; A-to-Z) o en orden descendente (mayor valores en primer lugar. Z-to-A).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregar campos de ordenación adicionales, repita los pasos del 2 al 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que ha especificado, a continuación, en el siguiente campo que ha especificado y así sucesivamente. Por ejemplo, si se ordena por apellido y luego por fecha de nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de descargar aparecen antes que registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de fecha de nacimiento. Registros dentro de cada campo Apellido se ordenan según el valor en el campo Fecha de nacimiento.

  6. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de una consulta, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño de consulta.

Inicio de la página

Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe

  1. Abra el informe.

  2. En la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro u orden avanzado en el menú contextual.

    Aparece una nueva pestaña del documento, que contiene una cuadrícula de diseño y una ventana en la que puede seleccionar un campo en el que desea ordenar.

  3. En la ventana, haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Ordenar, especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (más pequeño de valores en primer lugar; A-to-Z) o en orden descendente (mayor valores en primer lugar. Z-to-A).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregar campos de ordenación adicionales, repita los pasos del 2 al 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo que ha especificado, a continuación, en el siguiente campo que ha especificado y así sucesivamente. Por ejemplo, si se ordena por apellido y luego por fecha de nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de descargar aparecen antes que registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de fecha de nacimiento. Registros dentro de cada campo Apellido se ordenan según el valor en el campo Fecha de nacimiento.

  6. en la ficha Inicio, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Alternar filtro.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de un informe, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño.

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