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Guardar un archivo en Microsoft Office

Puede guardar un archivo en una carpeta de la unidad de disco duro, una ubicación de red, la nube, un DVD, el escritorio, la unidad flash. Aunque debe identificar el destino, si es diferente de la carpeta predeterminada, el proceso de guardado es el mismo, independientemente del destino que elija. De forma predeterminada Office los programas guardan los archivos en la carpeta de trabajo predeterminada.

Además, puede guardar un archivo en un formato de archivo diferente, como RTF, CSV o PDF.

Importante: Aunque tenga habilitada la característica Autorrecuperación, debe guardar el archivo periódicamente mientras trabaja en él para evitar perder datos debido a un corte de energía imprevisto u otro problema.

Para guardar el archivo:

  1. Presione CTRL+G o haga clic en la pestaña Archivo y, luego, en Guardar.

    Sugerencia: También puede hacer clic en el icono Guardar Flecha en la Barra de herramientas de acceso rápido.

  2. Tendrá que escribir un nombre para el archivo la primera vez que lo guarde.

Sugerencia: Guarde el archivo en una ubicación de nube, como OneDrive o SharePoint, para poder acceder a él, colabore con otros usuarios en tiempo real y el historial de versiones de Access.

De forma predeterminada, si ha iniciado sesión, los archivos se guardan en el OneDrive. Si desea guardar el archivo actual en otro lugar, haga clic en el menú desplegable Ubicación para ver otras ubicaciones usadas recientemente. Si la ubicación que desea no está allí, puede abrir la ventana Guardar como completa seleccionando más opciones de guardado.

El cuadro de diálogo Guardar archivo en Microsoft Excel para Office 365

Sugerencia: Si guarda el archivo en OneDrive o SharePoint, autoguardadose habilitará de forma predeterminada, por lo que no tendrá que acordarse de guardarlo cuando vaya.

Si quiere cambiar la ubicación predeterminada para guardar en una de las otras carpetas usadas recientemente, seleccione la lista desplegable Ubicación , haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea establecer como predeterminada y seleccione establecer como ubicación predeterminada

Captura de pantalla de cómo establecer la ubicación predeterminada en Word al guardar un archivo nuevo

Si desea guardar este archivo en particular de forma local o en una ubicación distinta de las carpetas usadas recientemente, presione F12 o vaya a archivo > guardar como para abrir el cuadro de diálogo clásico que le permite seleccionar cualquier ubicación de almacenamiento disponible.

Sugerencia: Si usa métodos abreviados de teclado al cerrar el documento, como Alt + F4, puede elegir rápidamente "no guardar" el archivo con la tecla de aceleración de teclado de ese botón (Alt + N).

Si aún no ha recibido esta actualización, las aplicaciones de Office seguirán usando la experiencia clásica para guardar.

Guardar una copia como un archivo nuevo (Guardar como)

Sugerencia: Si va a crear un archivo nuevo, basado en un archivo existente, pero solo desea guardar los cambios en el nuevo archivo, es buena idea hacer el proceso guardar una copia antes de realizar cambios. Así, el archivo original no se modificará y todos los cambios se aplicarán a la nueva copia.

  1. Presione F12 o haga clic en Archivo > Guardar una copia.

  2. De manera predeterminada, Office guardará la copia en la misma ubicación que la del archivo original. Si la ubicación actual le parece bien, vaya al paso 3. Si quiere guardar la nueva copia en una ubicación diferente, puede elegirla en ese momento.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    Bibliotecas de documentos de SharePoint o Grupos de Office 365

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para la Empresa

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Este equipo

    El dispositivo local, incluidos las unidades de flash y los discos duros conectados

    Examinar

    Se abrirá el Explorador de archivos para que pueda desplazarse a cualquier ubicación en el equipo.

  3. Asigne un nombre a la copia y haga clic en Guardar.

Se cerrará el archivo original y, a partir de dicho instante, trabajará en la copia que acaba de crear.

Sugerencia: Si crea nuevos archivos a partir de existentes con frecuencia, le recomendamos usar plantillas para que el proceso sea más fácil y seguro. Para obtener más información, vea Crear una plantilla.

Guardar en otro formato

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento de Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro Excel como un archivo de valores separados por comas (CSV).

Importante: Si guarda un archivo de Office en un formato que no sea el formato XML abierto (como. DOCX,. XLSX o. PPTX) algunas experiencias conectadas y características modernas, como autoguardadoo el Comprobador de accesibilidad , no funcionan en ese archivo.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desee guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en Formato RTF (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Página web (.htm o .html) o Documento delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formato PDF (. pdf) o XPS (. XPS), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

También puede guardar una copia como un archivo nuevo, en un formato diferente o en otra ubicación en Office 2016.

Guardar una copia como un archivo nuevo (Guardar como)

Sugerencia: Si va a crear un archivo basado en uno existente, pero quiere que los cambios solo se guarden en el nuevo, puede ser buena idea completar el proceso de Guardar una copia antes de hacer cualquier cambio. Así, el archivo original no se modificará y todos los cambios se aplicarán a la nueva copia.

  1. Presione F12 o haga clic en Archivo > Guardar una copia.

  2. De manera predeterminada, Office guardará la copia en la misma ubicación que la del archivo original. Si quiere guardar la nueva copia en una ubicación diferente, puede elegirla en ese momento. Si la ubicación actual le parece bien, vaya al paso 3.

  3. Asigne un nombre a la copia y haga clic en Guardar.

Se cerrará el archivo original y, a partir de dicho instante, trabajará en la copia que acaba de crear.

Sugerencia: Si crea nuevos archivos a partir de existentes con frecuencia, le recomendamos usar plantillas para que el proceso sea más fácil y seguro. Para obtener más información, vea Crear una plantilla.

Elegir una ubicación diferente para guardar el archivo

Durante los procesos de Guardar o Guardar una copia descritos anteriormente, puede elegir una ubicación diferente para guardar el archivo.

  1. Seleccione la ubicación de la nube, sitio web o dispositivo donde quiera guardar el archivo.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    Bibliotecas de documentos de SharePoint o Grupos de Office 365

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para la Empresa

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Este equipo

    El dispositivo local, incluidos las unidades de flash y los discos duros conectados

    Examinar

    Se abrirá el Explorador de archivos para que pueda desplazarse a cualquier ubicación en el equipo.

  2. Seleccione una carpeta de la lista Carpetas recientes y haga clic en Examinar si no ve la ubicación que quiere enumerada.

  3. Confirme el nombre de archivo que desea usar y haga clic en Guardar.

Guardar en un formato diferente o antiguo

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, le podría interesar guardar su Word 2016 documento como archivo de texto enriquecido (RTF) o libro Excel como un archivo de valores separados por comas (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desee guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en Formato RTF (.rtf), Word 97-2003 (.doc), Página web (.htm o .html) o Documento delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formato PDF (. pdf) o XPS (. XPS), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Guardar como copia o en una ubicación diferente en Office 2013.

  1. Seleccione la ubicación de la nube, sitio web o dispositivo donde quiera guardar el archivo.

    Ubicación

    Descripción

    Sitios – [Nombre de su empresa]

    SharePoint Server 2013 o bibliotecas de documentos de versiones anteriores

    OneDrive – [Nombre de su empresa]

    OneDrive para la Empresa

    OneDrive - Personal

    OneDrive para clientes a través de su cuenta de Microsoft

    Otras ubicaciones web

    Los otros sitios web a los que tiene acceso para almacenar archivos.

    Equipo

    El dispositivo local

  2. Seleccione una carpeta de la lista Carpetas recientes y haga clic en Examinar si no ve la ubicación que quiere enumerada.

  3. Confirme el nombre de archivo que desea usar y haga clic en Guardar.

Cuando use el cuadro de diálogo Guardar como, también puede guardar el archivo en otra ubicación usando el Panel de navegación.

Cuadro de diálogo Guardar como de Windows Vista y Windows 7

  1. Para elegir una carpeta o escribir la ruta de acceso a una carpeta, use la barra de direcciones.

  2. Para ver rápidamente las ubicaciones que usa con más frecuencia, use el panel de navegación.

  3. Para ver más tipos de archivo, haga clic en la flecha.

También puede usar el cuadro de diálogo Guardar como para cambiar el nombre de un archivo o la ubicación en la que desea guardarlo. Para ello, haga clic en una carpeta diferente.

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento de Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro Excel como un archivo de valores separados por comas (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo con el que desea guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en formato de texto enriquecido (.rtf), página web (.htm o .html) o delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formato PDF (. pdf) o XPS (. XPS), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Si está usando Office 2010, puede guardar los archivos en una versión anterior de Office seleccionando la versión en la lista Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como . Por ejemplo, puede guardar el documento de Word 2010 (. docx) como un documento de 97-2003 (. doc).

Notas: 

  • Office 2010 sigue el uso de los formatos de archivo basado en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, que se introdujo en versión de 2007 Office. Por lo tanto, los archivos se crean en Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, y Microsoft PowerPoint 2010 puede abrirse en programas versión de 2007 Office sin complementos especiales o pérdida de funcionalidad. Para más información, vea Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo.

  • Para más información sobre la compatibilidad entre archivos de diferentes versiones, vea Uso del comprobador de compatibilidad.

Para obtener información sobre guardar archivos Microsoft Access 2010 .ACCDB en el formato .MDB, vea Convertir una base de datos de Access 2007 a un formato de archivo anterior.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  4. Haga clic en Guardar.

Cuando use el cuadro de diálogo Guardar como, también puede guardar el archivo en otra ubicación usando el Panel de navegación.

Cuadro de diálogo Guardar como de Windows Vista y Windows 7

  1. Para elegir una carpeta o escribir la ruta de acceso a una carpeta, use la barra de direcciones.

  2. Para ver rápidamente las ubicaciones que usa con más frecuencia, use el panel de navegación.

  3. Para ver más tipos de archivo, haga clic en la flecha.

También puede usar el cuadro de diálogo Guardar como para cambiar el nombre de un archivo o la ubicación en la que desea guardarlo. Para ello, haga clic en una carpeta diferente.

Es posible que quiera guardar el archivo en otro formato para que se pueda abrir el archivo en un programa diferente o una versión anterior. Por ejemplo, es posible que desee guardar el documento de Word como un archivo de texto enriquecido (RTF) o el libro Excel como un archivo de valores separados por comas (CSV).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Guardar como.

  3. Elija una ubicación de archivo, como OneDrive o Este equipo para almacenar el archivo.

  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo.

  5. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo con el que desea guardar el archivo. Por ejemplo, haga clic en formato de texto enriquecido (.rtf), página web (.htm o .html) o delimitado por comas (.csv).

    Haga clic en la lista desplegable del tipo de archivo para seleccionar otro formato de archivo para el documento

    Nota: Para obtener más información sobre cómo guardar archivos en formato PDF (. pdf) o XPS (. XPS), vea Guardar o convertir a PDF o XPS.

  6. Haga clic en Guardar.

Si está usando Office 2010, puede guardar los archivos en una versión anterior de Office seleccionando la versión en la lista Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como . Por ejemplo, puede guardar el documento de Word 2010 (. docx) como un documento de 97-2003 (. doc).

Notas: 

  • Office 2010 sigue el uso de los formatos de archivo basado en XML, como .docx, .xlsx y .pptx, que se introdujo en versión de 2007 Office. Por lo tanto, los archivos se crean en Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010, y Microsoft PowerPoint 2010 puede abrirse en programas versión de 2007 Office sin complementos especiales o pérdida de funcionalidad. Para más información, vea Formatos Open XML y extensiones de nombres de archivo.

  • Para más información sobre la compatibilidad entre archivos de diferentes versiones, vea Uso del comprobador de compatibilidad.

Para obtener información sobre guardar archivos Microsoft Access 2010 .ACCDB en el formato .MDB, vea Convertir una base de datos de Access 2007 a un formato de archivo anterior.

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Este artículo fue actualizado por Ben el 11 de septiembre de 2019 como resultado de sus comentarios. Si le ha parecido útil y, especialmente, si no le ha sido de ayuda, use los siguientes controles de comentarios para decirnos cómo podemos mejorar.

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