Guía para el uso de datos en SharePoint Server

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Mediante la combinación de Office SharePoint Server 2007, 2007 Microsoft Office system y los datos de su empresa, puede crear una solución empresarial que le hará sentirse como en casa.

Una guía para el uso de datos en SharePoint Server

En este artículo...

Crear una solución empresarial es como construir una casa

Comprender los fundamentos de los datos

Sacar provecho de los datos con Office SharePoint Server 2007

Usar datos de programas de Office system con Office SharePoint Server 2007

Introducción a las plantillas y escenarios

Crear una solución empresarial es como construir una casa

Suponga que desea construir una casa de calidad. Si dispone de mucho tiempo y dinero, puede elegir la opción A: comprar una parcela sin construcciones y sin conexiones a los servicios públicos, contratar a un arquitecto para diseñar la casa y emplear a un contratista (quien empleará subcontratistas) para que construya la casa trabajosamente desde los cimientos. Si no tiene mucho tiempo y dinero, puede elegir la opción B: comprar una casa prefabricada en módulos, elegir un estilo de arquitectura y un plano de planta prediseñados y requerir los servicios de un contratista para que construya rápidamente la casa en una parcela desarrollada y con conexiones a los servicios públicos.

Para crear soluciones empresariales de calidad, Microsoft Office system y Office SharePoint Server 2007 ofrecen ambas opciones. La opción A a menudo requiere financiación, programación y desarrollo y es mejor dejársela a los profesionales en TI. La opción B combina Microsoft Office system (el arquitecto) con Office SharePoint Server 2007 (los módulos prefabricados, la parcela desarrollada y las conexiones a los servicios públicos), un trabajador de la información bien dispuesto (el contratista) y un conjunto de plantillas y escenarios (los estilos arquitectónicos y planos de planta).

Si necesita ayuda para crear una solución empresarial de calidad con la opción B, este es el lugar indicado para buscarla. Este artículo proporciona un panorama general del uso de datos en Office SharePoint Server 2007, además de gran cantidad de vínculos a información adicional que le podrá servir de ayuda para comprender los detalles de las muchas características explicadas e implementar una solución.

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Comprender los fundamentos de los datos

Los datos y las formas básicas de trabajar con ellos son los cimientos de cualquier solución empresarial automatizada basada en Microsoft Office system, sea en el nivel de empresa, de departamento o de grupo de trabajo.

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Los tres tipos de datos

La información es fundamental para manejar eficazmente cualquier empresa, y los datos son el alma que la sostiene. La mayoría de las empresas dedican gran cantidad de recursos en recopilar datos, almacenarlos, actualizarlos, tener acceso a ellos, analizarlos, presentarlos mediante informes y administrarlos. Estos datos se encuentran en tres formas:

  • Datos estructurados    Este tipo de datos pueden organizarse en tablas y son fáciles de actualizar, ordenar, filtrar y consultar, y normalmente se almacenan en archivos sin formato y bases de datos. Los datos estructurados también incluyen metadatos, a menudo definidos como "datos acerca de los datos". Los metadatos proporcionan significado y restricciones a los datos e incluyen encabezados de columna, tipos y formatos de datos y reglas de validación. Son ejemplos de datos estructurados los pedidos de compra, las estadísticas, los inventarios, los presupuestos y la información de ventas.

  • Datos no estructurados    Este tipo de datos es información que se almacena en documentos y presentaciones y que no puede convertirse automáticamente en datos estructurados Son ejemplos de datos no estructurados las notas, las cartas, las publicaciones, las directivas, las propuestas, las especificaciones, las diapositivas y los currículos.

  • Datos semiestructurados    Este tipo de datos contiene datos estructurados combinados con una pequeña cantidad de datos no estructurados, como campos de comentarios y notas, documentos adjuntos y gráficos. Son ejemplos de datos no estructurados los informes de estado, los documentos formales de solicitud de propuesta (RFP), las evaluaciones de rendimiento y los catálogos de productos.

Puede trabajar con los tres tipos de datos con Microsoft Office system y Office SharePoint Server 2007, pero en este artículo se hará hincapié en los datos estructurados y semiestructurados.

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Establecer conexiones a datos

Los datos estructurados y semiestructurados a menudo proceden de un origen de datos externo, como un archivo XML, un libro o una base de datos. Este origen de datos externo se conecta al programa mediante una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar el origen de datos externo, iniciar sesión en él y tener acceso a él.

La información de conexión también puede almacenarse en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (ODC) (.odc). Un archivo ODC almacena la información de conexión con etiquetas HTML y XML personalizadas y puede usarse con la mayoría de los programas de Office. Office InfoPath 2007 usa un tipo de archivo similar, llamado archivo de conexión de datos universal (UDC) (.udc). Los archivos de conexión son especialmente útiles para compartir conexiones de forma coherente, hacerlas más fáciles de detectar, ayudar a mejorar la seguridad y facilitar la administración de los orígenes de datos. La mejor manera de compartir los archivos de conexión es colocarlos en una ubicación segura y de confianza, como una biblioteca de conexiones a datos de SharePoint, donde los usuarios y programas pertinentes puedan leer el archivo pero solo los usuarios designados puedan modificarlo.

Conectar a datos externos

1. Hay diversos orígenes de datos a los que se puede conectar: Microsoft SQL Server, Microsoft Office Access 2007, Office Excel 2007 y archivos de texto.

2. Cada origen de datos tiene un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado.

3. Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso a un origen de datos y recuperar datos almacenados allí.

4. La información de conexión se copia de un archivo de conexión al programa.

Microsoft Data Access Components (MDAC) 2.8, que se instala con Microsoft Windows, permite conectarse a una amplia variedad de orígenes de datos relacionales y no relacionales, mediante controladores de conectividad abierta de bases de datos (ODBC) o bien proveedores de Object Linking and Embedding Database (OLE DB). Al instalar Microsoft Office system, se agregan al equipo los controladores ODBC adicionales y los proveedores OLE DB. También puede utilizar controladores ODBC y proveedores OLE DB de otros fabricantes para obtener información desde orígenes de datos que no sean de Microsoft. Para obtener información sobre la instalación de estos controladores ODBC o proveedores OLE DB, vea la documentación de la base de datos o póngase en contacto con el proveedor de la base de datos.

Con Microsoft Office system puede crear conexiones en muchos programas de Office y usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a nuevos orígenes de datos. También puede ver o editar mejor el contenido de un archivo ODC con Office Excel 2007.

Más información

Información general sobre la conexión a datos (importación)

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Trabajar con datos en cuadrículas de datos

A menudo, la forma más sencilla de trabajar con datos es usar una cuadrícula de datos. Una cuadrícula de datos es una presentación de los datos con formato tabular en columnas y filas que le permite ordenar, filtrar, consultar y manipular los datos con facilidad. Las cuadrículas de datos también proporcionan una forma de obtener el conjunto correcto de datos para la solución empresarial desde varios orígenes de datos. Para algunos usuarios, una cuadrícula de datos es suficiente para trabajar eficazmente con los datos. Otros usuarios necesitan formas más fáciles de usar para administrar los datos, como formularios, informes y paneles.

Tabla Empleados en la vista Hoja de datos

Con Microsoft Office system y Office SharePoint Server 2007, puede crear y usar cuadrículas de datos mediante Access Web Datasheet, las hojas de datos de Access y las tablas de Excel.

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Modificar datos eficientemente mediante formularios

Varios subformularios anidados en otros Los datos estructurados y semiestructurados a menudo necesitan actualizarse y modificarse y aquí es donde entran en juego los formularios. Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento o componente de programa diseñado con una estructura y formato estándar que hacen que sea más fácil recopilar, capturar, organizar y modificar los datos. Los formularios son ventanas a través de las que los usuarios ven y obtienen acceso a los datos. Los formularios en línea contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco para introducir datos, al igual que un formulario impreso. Los formularios también contienen controles en línea que muestran datos o facilitan a los usuarios introducir o modificar datos, realizar una acción o realizar una selección, como cuadros de lista, botones de opción y botones de comando. Un formulario visualmente atractivo hace más agradable y eficiente trabajar con los datos y le ayuda a evitar que se escriban datos incorrectos.

Con Microsoft Office system y Office SharePoint Server 2007, puede crear y usar formularios con los formularios de Access y de InfoPath, formularios de lista de SharePoint, vistas de datos insertadas como formularios y elementos web de formulario.

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Usar informes para presentar datos y tomar decisiones

Los informes pueden ofrecer una descripción general de los datos Es habitual el uso de informes comerciales para presentar datos estructurados y semiestructurados a los usuarios. Un informe es la presentación de datos convertidos en información con formato y organizada según los requisitos empresariales específicos. Son ejemplos de informes las previsiones presupuestarias, los resúmenes de ventas, las listas de teléfonos, las etiquetas postales y los catálogos de productos. Los informes pueden ser una sinopsis sencilla de una página o una presentación jerárquica con una gran cantidad de datos. Un informe también puede contener subinformes, variar en función de parámetros que se le hayan aplicado y ser muy interactivo para que los usuarios puedan ordenar los datos, filtrarlos y explorarlos en profundidad o incluso obtener detalles.

Mediante los informes, los trabajadores de la información pueden tomar buenas decisiones empresariales, ya que les ayudan a responder preguntas, centrarse en los objetivos, encontrar las mejores alternativas, establecer estrategias y tácticas adecuadas, determinar consecuencias y compensaciones y evaluar imprevistos y riesgos.

Los usuarios de informes se pueden clasificar de la siguiente forma.

Tipo de usuario

Ejemplo

Acciones de los informes

Usuarios avanzados

Analistas de datos y de negocios

Crear y personalizar informes, trabajar con informes de tabla dinámica de procesamiento analítico en línea (OLAP), usar herramientas de creación de informes, realizar análisis estadísticos y realizar análisis con herramientas de minería de datos.

Usuarios intermedios

Administradores y otros trabajadores de la información

Leer informes detallados, personalizar informes e interactuar con ellos al filtrar, ordenar y ajustar parámetros, y crear consultas e informes ad hoc.

Usuarios ocasionales

Trabajadores de atención al público

Leer informes estándar y sencillos y acceder a los informes por medio de presentaciones sencillas, como diagramas de flujo.

Con Microsoft Office system, Office SharePoint Server 2007 y SQL Server, puede crear y utilizar una amplia variedad de informes con Access, Excel, SQL Server Reporting Services, InfoPath (con la combinación de formularios) y Office SharePoint Designer 2007 (con vistas de datos de solo lectura).

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Usar paneles y KPI para actuar en respuesta a datos

La inteligencia empresarial es un tesfuerzo popular y de todo el sector diseñado para recopilar, administrar y utilizar datos; para distinguir patrones y significado; para tomar decisiones, responder y actuar; y, por lo tanto, para mejorar el rendimiento de la empresa. Los paneles y los indicadores de rendimiento clave (KPI) son fundamentales para este trabajo.

Usar paneles

Los paneles (también denominados cuadros de mandos) son una técnica de inteligencia empresarial fundamental que combina la creación de informes y los análisis para visualizar la información esencial a nivel empresarial, de departamento y de grupo.

Panel de ventas

Existen tres tipos de paneles: paneles operativos, que se usan para supervisar el trabajo diario de los empleados, paneles táctica para analizar los datos y supervisar actividades mensuales y trimestrales, y paneles estratégicos para la administración empresarial a largo plazo. Los datos de los paneles pueden ser cuantitativos, como importes de pedidos, cuota de mercado, beneficios, llamadas de soporte técnico, defectos de fabricación o visitas de páginas web. Los datos de los paneles también pueden ser cualitativos, como los 10 mejores clientes, los temas clave, las tareas actuales pendientes y las actualizaciones de noticias importantes.

Usar indicadores clave de rendimiento (KPI)

Un elemento esencial de un panel es un indicador clave de rendimiento (KPI), que es una indicación visual (como flechas hacia arriba y abajo, señales de luz para detenerse y círculos de color) que comunica el progreso realizado en un objetivo empresarial importante. Un KPI es una medida cuantificable, como los beneficios brutos mensuales o la facturación trimestral por empleado, que se usa para supervisar el rendimiento de una organización. Los KPI son valiosos para que los equipos, administradores y empresas evalúen rápidamente el progreso realizado en comparación con objetivos mensurables y tomen decisiones acertadas en función de tres preguntas fundamentales: "¿En qué estamos por delante o por detrás?", "¿Cuál es el nivel de adelanto o retraso?" y "¿Cuál es el mínimo que se ha logrado?".

Indicadores de rendimiento de ventas Cada KPI tiene un objetivo, estado y tendencia. Por ejemplo, un KPI común son las ventas mensuales de los departamentos. Tras una planificación cuidadosa, se define un objetivo de ventas trimestrales (o meta) para cada departamento. Un panel o cuadro de mandos muestra el estado semanal de este objetivo, esté según lo planeado, adelantado o con retraso, quizás con colores o iconos estándar definidos por la empresa. Las tendencias de los últimos años también se pueden resumir en un gráfico y, en ocasiones, predecir el año siguiente.

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Sacar provecho de la datos en Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 facilita la colaboración con otros empleados al simplificar la administración y el uso compartido de documentos, sitios y áreas de trabajo, y al proporcionar soporte a actividades empresariales comunes que utilizan los tres tipos de datos descritos anteriormente. Algunos ejemplos son:

  • Grupos de trabajo y departamentos que necesitan colaborar en proyectos, comunicar el objetivo empresarial, evaluar el éxito, organizar los distintos equipos y tareas, desarrollar programaciones e hitos y realizar un seguimiento de ellos, identificar los costes y producir entregas.

  • Empresas que necesitan administrar muchos documentos, auditar procesos, comunicar directivas y conservar, etiquetar y buscar registros voluminosos.

Office SharePoint Server 2007 también crea una infraestructura sólida para desarrollar soluciones empresariales adicionales que usan los tres tipos de datos. Para el trabajador de la información, los siguientes componentes de Office SharePoint Server 2007 destacan como elementos importantes para crear una solución empresarial automatizada basada en datos estructurados y semiestructurados con poco o ningún código. Estos componentes, que funcionan solos o combinados, son los "módulos de construcción, las parcelas acondicionadas y las conexiones a servicios públicos" que le pueden ayudar a crear rápidamente una solución empresarial.

Componentes de datos estructurados en SharePoint

1. Con Microsoft Office system y Office SharePoint Server 2007, puede trabajar con varios tipos de datos externos, entre los que se incluyen datos de línea de negocio (LOB), orígenes de datos de Office y archivos planos.

2. Office SharePoint Server 2007 tiene muchos componentes diseñados para manipular datos externos de varias formas.

3. Puede tener acceso a estos datos externos, ya sea a través de un programa de escritorio de Office o un explorador, como Windows Internet Explorer.

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Lista de SharePoint

Un sitio de SharePoint suele incluir muchas listas predeterminadas, por ejemplo, Vínculos, Anuncios, Contactos, Seguimiento de asuntos, Encuestas y Tareas, que se pueden usar como núcleo de una solución empresarial. En muchos casos, estas listas predeterminadas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces, con poca o ninguna necesidad de modificaciones. Por ejemplo, puede usar: encuestas, que incluyen bifurcaciones condicionales y saltos de página, para evaluar la satisfacción de empleados y clientes; y seguimiento de problemas, que tiene almacenamiento de control de versiones y del historial de versiones, para permitir un análisis más profundo de los proyectos de los grupos de trabajo y tareas de trabajo habituales.

Lista de tareas de proyecto

Las listas son variadas y flexibles, y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma eficaz de almacenar datos estructurados y semiestructurados, compartirlos y trabajar con ellos. Las posibilidades incluyen:

  • Incluir muchos tipos de datos, como fechas, imágenes, fórmulas y cálculos basados en otras columnas, campos solo para anexar (útiles para realizar el registro y seguimiento de aplicaciones) y campos de búsqueda donde puede seleccionar un valor de otro campo de lista.

  • Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar los datos de formas diferentes y específicas; cambiar los metadatos, por ejemplo, agregar y eliminar columnas, y modificar las reglas de validación; y usar listas de forma uniforme en los sitios de SharePoint con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas.

  • Crear listas personalizadas, mostrar los datos en elementos web y páginas de elementos web e importar, exportar y vincular datos de otros programas, como Excel y Access.

  • Realizar el seguimiento de versiones y llevar historiales detallados, requerir aprobación para modificar datos, usar seguridad en el nivel de elemento y de carpeta, proteger y desproteger datos, y comunicar automáticamente los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

  • Organizar el contenido de una única lista en carpetas, para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejorar el rendimiento general de las listas grandes mediante la indexación.

La Access Web Datasheet (anteriormente conocida como la vista Hoja de datos) proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos de muchos tipos de listas. La Access Web Datasheet le puede resultar más cómoda y eficaz que la vista de lista estándar. Muestra el contenido de una lista o una biblioteca de documentos en filas y columnas. Se pueden agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y criterios de ordenación, mostrar valores calculados y totales, y editar fácilmente los datos presentados en las celdas de la cuadrícula.

Ejemplo de la vista Hoja de datos

Nota: La Access Web Datasheet requiere que Office Access 2007 esté instalado en el equipo cliente y un explorador compatible con los controles ActiveX.

El panel de tareas de Access Web Datasheet también contiene varios comandos adicionales que facilitan la interacción con Excel y Access.

Comando

Acción

Hacer un seguimiento de esa lista en Access

Crea una tabla vinculada en Access que se vincula también a la vista Hoja de datos y que se puede actualizar (solo disponible en Office Access 2007).

Exportar a Access

Exporta la vista a una tabla en una base de datos.

Crear informes con Access

Crea una tabla vinculada en Access y genera un informe.

Consultar lista con Excel

Exporta datos a Excel que puede actualizar en Excel. (El mismo comportamiento como el comando Exportar a Excel del menú Acciones en la vista de lista estándar).

Imprimir con Excel

Exporta datos a Excel para que pueda imprimir desde Excel.

Crear gráficos con Excel

Exporta datos a Excel para que pueda crear gráficos en Excel con el Asistente para gráficos.

Crear informe de tabla dinámica de Excel

Exporta datos a Excel para que pueda crear un informe de tabla dinámica en Excel.

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Bibliotecas de SharePoint

Una biblioteca de SharePoint es una ubicación en un sitio de SharePoint donde se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar documentos con los miembros de equipo y otros empleados. Cada biblioteca muestra una lista de los documentos y metadatos clave sobre esos documentos, que ayuda a los usuarios a usar los archivos y trabajar juntos. Cada biblioteca proporciona características útiles, por ejemplo, proteger y desproteger documentos, crear numeración de versión principal y secundaria y realizar su seguimiento y utilizar características eficaces de directivas, auditoría y flujo de trabajo. Puede crear y administrar documentos, imágenes, presentaciones, formularios y otros tipos de archivos de una biblioteca. Puede personalizar la biblioteca de Documentos compartidos, personalizarla en función de sus objetivos, o crear sus propias bibliotecas adicionales.

Biblioteca de documentos

Hay tres tipos de bibliotecas que pueden trabajar con todos los tipos de datos: bibliotecas de documentos, bibliotecas de formularios y bibliotecas de conexiones de datos).

Bibliotecas de documentos    Puede usar las bibliotecas de documentos para almacenar, acceder y administrar una gran variedad de archivos incluidos los documentos de Office, hojas de cálculo, informes, formularios, bases de datos de Office Access 2007 y archivos de texto.

Bibliotecas de formularios     Puede almacenar y trabajar con formularios de Office InfoPath 2007 en bibliotecas de formularios. Las bibliotecas de formularios proporcionan una ubicación central donde los usuarios puedan rellenar y almacenar formularios basados en la misma plantilla. Por ejemplo, puede utilizar InfoPath para crear una solución de seguimiento de activos que almacena la plantilla de formulario (.xsn) y los archivos XML del formulario (.xml) en una biblioteca de formularios de SharePoint.

Bibliotecas de conexión de datos    Una biblioteca de conexiones de datos (DCL) es una biblioteca especial que se puede definir como una ubicación de confianza y que hace que sea fácil almacenar, proteger, compartir y administrar archivos ODC y UDC. Los administradores pueden controlar el acceso a estas conexiones para que solo los usuarios con privilegios y de confianza puedan utilizar estas conexiones. Excel Services puede configurarse de modo que solo se puedan utilizar conexiones de confianza. También es posible que el administrador tenga que mover una base de datos desde un servidor de prueba a un servidor de producción o actualizar una consulta que accede a los datos. Mediante un archivo ODC guardado en una DCL, administrar esta información de conexión es mucho más fácil y el acceso del usuario a los datos es más cómodo, ya que todos los libros usan el mismo archivo de conexión y se pueden obtener todos los cambios actualizados de ese archivo de conexión con una operación de actualización, ya sea en el equipo cliente o servidor. Incluso puede configurar Office SharePoint Server 2007 y un equipo cliente de un usuario para detectar automáticamente los cambios en el archivo de conexión y utilizar la versión más actualizada de ese archivo de conexión. En resumen, las bibliotecas de conexiones de datos simplifican en gran medida el mantenimiento y la administración de las conexiones de datos.

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Elementos web y páginas de elementos web

Un elemento web es una unidad modular de información que forma el bloque de creación básico de una página de elementos web. Puede agregar elementos web a zonas de elementos web en una página de elementos web y luego personalizar elementos web individuales para crear una página única para los usuarios de su sitio. Una página de elementos web es un tipo especial de página web en el que puede usar elementos web para consolidar los datos, como listas y gráficos, y el contenido web, como texto e imágenes en una pantalla de información dinámica que se genera sobre una tarea común o un interés especial.

Puede usar una página de elementos web para presentar una variedad de información estructurada y sin estructurar en una forma útil, organizada y cómoda. A menudo, las páginas de elementos web contienen varios elementos web conectados de forma que puede ver dinámicamente los datos y el contenido para ver los resultados que desee.

Por ejemplo, supongamos que crea una página de elementos web denominada Pedidos de clientes que usa para mostrar información importante. Recibe una llamada de un cliente que le pregunta por un pedido, no recuerda el número de Id. de pedido, pero sí la fecha en que se realizó. Puede usar una página de elementos Web para hacer lo siguiente.

Página de pedidos de clientes con varios elementos web

1. Buscar un pedido por el número de Id. de pedido o, en este caso, la fecha del pedido.

2. Mostrar todos los pedidos por fecha.

3. Seleccionar el pedido correcto, según el nombre del cliente, y buscar los detalles del pedido, así como los detalles del cliente.

4. Seleccionar un elemento de línea del pedido (en este caso, la lámpara) y mostrar la imagen del producto para confirmar la pregunta del cliente.

5. Buscar las últimas noticias de negocio relacionadas con el pedido del cliente.

Puede usar páginas de elementos web para:

  • Consolidar datos de diferentes orígenes de datos y crear un informe.

  • Analizar y agregar datos (por ejemplo, sumas, totales o recuentos).

  • Resumir información de KPI clave que desea ver al comenzar cada día.

  • Resaltar datos de clientes o proyectos en un panel y establecer prioridades en ellos para ayudarle a tomar decisiones eficaces.

  • Mostrar información de reuniones y una programación de trabajos actualizada para planear más rápido el día.

  • Obtener acceso rápido a noticias empresariales, meteorología local y sitios web favoritos para centrar la exploración web.

Los siguientes son elementos web clave que se pueden conectar y que muestran datos estructurados y semiestructurados.

Elemento web

Descripción

Vista Lista

Muestra datos de lista y metadatos de bibliotecas

Formulario

Muestra datos mediante controles de formulario HTML

Ejemplo de nombre del emisor que precede el comentario

Muestra imágenes

Excel Web Access

Muestra libros de Excel

Visor de informes

Muestra los informes creados desde SQL Server Report Services

Vista de datos

Muestra y edita datos de diversos orígenes de datos

KPI

Muestra datos de indicador de rendimiento clave (KPI) y símbolos de una lista de KPI

Detalles de KPI

Muestra datos de KPI para un elemento y símbolos de una lista de KPI

Elemento de datos empresariales

Muestra detalles sobre un único elemento de datos empresariales

Lista de datos empresariales

Muestra un resumen de datos empresariales en una lista

Acciones para datos empresariales

Conecta elementos web para configurar acciones de aplicaciones empresariales

Lista relacionada con datos empresariales

Conecta elementos web para mostrar elementos empresariales relacionados

Generador de elementos de datos empresariales

Crea un elemento de datos empresariales a partir de parámetros de una cadena de consulta para usarlo en páginas de perfil de datos empresariales.

Filtrar

Filtra datos de elementos web de varias formas

Más información

Trabajar con elementos Web de filtro

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El Catálogo de datos profesionales

El Catálogo de datos profesionales (BDC) es un componente que proporciona compatibilidad integrada para mostrar datos de bases de datos de línea de negocio (LOB) como, por ejemplo, SAP, Siebel y SQL Server. Normalmente, estos sistemas de LOB administran información y procesos fundamentales sobre la empresa como datos de clientes, inventario, facturación y ciclos de vida. A menudo, estos sistemas requieren una amplia formación, son difíciles de usar y solo están disponibles para unos pocos. El BDC hace que estos datos de LOB estén disponibles para más personas que necesitan acceder a los datos y que necesiten trabajar con ellos de formas diferentes y más flexibles. Por ejemplo, un formulario de orden de compra de InfoPath podría utilizarse para mostrar datos de clientes desde un sistema, detalles de productos desde otro sistema y detalles financieros desde un tercer sistema.

A continuación se muestra un resumen de los roles y tareas para trabajar con el Catálogo de datos profesionales.

Rol

Tarea

Analista de negocios

Define características y crea soluciones predefinidas

Autor de metadatos

Crea y prueba metadatos

Administrador

Importa la definición de la aplicación y configura el acceso a los datos

Miembro del sitio

Incorpora datos profesionales en elementos web, páginas y listas

Desarrollador

Crea soluciones personalizadas de página de elementos web

Visitante del sitio

Consume datos profesionales

Mostrar datos profesionales en un elemento web de lista de datos profesionales

Una vez que extrae los datos profesionales desde el origen de datos, puede utilizar cuatro características del Catálogo de datos profesionales:

  • Datos profesionales en listas    Puede incorporar datos profesionales en cualquier lista o biblioteca de documentos de SharePoint existente agregando una columna de datos profesionales como un tipo de campo. Son escenarios comunes: asociar documentos con registros de clientes, como propuestas, contratos y presentaciones; complementar datos con columnas personalizadas, como una anotación; y seleccionar datos de una lista, como códigos postales.

  • Acciones para datos profesionales    Las acciones para datos profesionales son vínculos que aparecen junto a los objetos de negocios. Estos vínculos pueden, por ejemplo, abrir páginas web, mostrar las interfaces de usuario de aplicaciones empresariales o abrir formularios de InfoPath. Las acciones para datos profesionales también aparecen como vínculos en las listas de SharePoint y los resultados de búsqueda. Con estos vínculos, puede actualizar fácilmente un elemento o ver los datos relacionados.

  • Elementos web de datos empresariales   Office SharePoint Server 2007 incluye varios elementos web de datos empresariales que pueden mostrar cualquier entidad desde el BDC. Puede usar los elementos web de datos empresariales para personalizar como se muestran los datos empresariales en su sitio. También puede conectar estos elementos web para que, al realizar una acción en un elemento web, cambie el contenido de otro elemento web.

  • Datos empresariales en perfiles de usuario    Para mejorar la información del usuario en Office SharePoint Server 2007, se crean perfiles de datos empresariales de forma predeterminada cuando se registra una aplicación en el BDC.

Más información

Mostrar datos profesionales en un sitio de SharePoint

Catálogo de datos profesionales

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Listas de KPI

KPI de ventas trimestrales Una lista prediseñada facilita la incorporación de KPI en sus soluciones de negocios. Hay cuatro formas de usar una lista de KPI, cada una de ellas está orientada a una fuente común de valores de KPI y una forma de incorporar estos valores en un sitio de SharePoint:

  • Datos en listas de SharePoint    Cuando las listas de SharePoint contienen elementos que puede contar, elementos que forman parte de un flujo de trabajo o elementos que contienen fechas, puede utilizar un KPI para conocer el tiempo que llevan abiertos los problemas o las tareas, cuántos están abiertos y qué porcentaje de una tarea está completado. También puede realizar un seguimiento de los totales, como la cantidad de tiempo que lleva abierto un problema o la cantidad total de ventas en una región.

  • Datos en libros de Excel    Puede configurar un KPI en un libro de Excel en una biblioteca de documentos y vincular al KPI desde Office SharePoint Server 2007. Al cambiar los datos del libro, el KPI se actualiza automáticamente. También puede elegir que el libro se muestre en la misma página web con el elemento web Office Excel Web Access.

  • Datos de Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services   Office SharePoint Server 2007 puede usar los KPI de Analysis Services, un componente de Microsoft SQL Server 2005. Por lo general, un administrador de sistemas o un analista de bases de datos configura estos KPI y registra la conexión de datos con Office SharePoint Server 2007. Después, cualquier usuario con los permisos adecuados pueden tener acceso a la base de datos y vincular a los KPI de Analysis Services.

  • Información introducida manualmente     En situaciones en las que no hay ningún sistema formal configurado o va a realizar un seguimiento a un proyecto una sola vez, puede especificar los criterios manualmente. Esta lista de KPI es útil para mostrar la información que se comunica por electrónico o algún otro sistema.

Flujos de trabajo

Diagrama de flujo de un flujo de trabajo de aprobación Muchos procesos vitales en cualquier organización dependen en gran medida de las personas. Automatizar las interacciones entre las personas que participan en un proceso puede mejorar su eficacia. Estos procesos se denominan a veces flujos de trabajo humanos. Con Office SharePoint Server 2007 puede usar los flujos de trabajo predefinidos y con Office SharePoint Designer 2007 puede crear nuevas soluciones de flujo de trabajo en función de los elementos de una lista o biblioteca. En Office SharePoint Designer 2007, un diseñador de flujo de trabajo basado en reglas facilita la construcción de los flujos de trabajo con bifurcaciones condicionales y varios pasos.

Los flujos de trabajo que se incluyen con Office SharePoint Server 2007 ofrecen una estrecha integración con los programas de versión de 2007 Office. Puede usar Office Outlook 2007 para comunicar tareas y estados a los usuarios. Puede utilizar Office Access 2007 para modificar el flujo de trabajo asociado a una lista vinculada y crear informes de flujo de trabajo para evaluar mejor el estado del proyecto y evaluar los procesos de negocios. Los flujos de trabajo pueden usar formularios personalizados creados con Office InfoPath 2007 para interactuar con los usuarios a través de otros programas de Office, como Office Word 2007.

Más información

Diseñar un formulario para responder a un estado de flujo de trabajo

Demo: simplificar los procesos empresariales con formularios y flujos de trabajo

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SQL Server Reporting Services

SQL Server Reporting Services es un servicio completo a nivel de empresa de administración y distribución de informes que incluye el diseño de informes, su creación, entrega, seguridad y visualización en una gran variedad de formatos. Con SQL Server 2005 Service Pack 2, puede utilizar los servicios de informes en el modo de integración de SharePoint para que pueda:

  • Utilice las bibliotecas de SharePoint para guardar informes, orígenes de datos y modelos de informe. Almacenar informes en bibliotecas de documentos permite también que un informe use características estándar de Office SharePoint Server 2007, como el flujo de trabajo, el control de versiones y la seguridad. También puede agregar informes al Centro de informes.

  • Sincronizar informes y todos los recursos asociados almacenados en Office SharePoint Server 2007 con los mismos informes que se almacenan y ejecutan desde el servidor de informes.

  • Usar una interfaz de usuario coherente para ver y administrar informes. Una barra de herramientas cómoda en el elemento web Visor de informes que le permite ver y editar las propiedades; administrar los permisos y suscripciones; editar en el Generador de informes; configurar orígenes de datos, parámetros, instantáneas y tiempos de expiración; ver historiales de informes y versiones; y publicar versiones principales.

Un informe de ejemplo

Puede usar el elemento web Visor de informes para ver, navegar, imprimir y exportar informes en un servidor de informes. El elemento web Visor de informes está asociado con los archivos de definición de informes (.rdl) que procesa un servidor de informes. Puede establecer propiedades en el elemento web para controlar la apariencia de la barra de herramientas y las áreas de visualización y para vincular el elemento web a un informe específico. Los informes en una biblioteca de informes se representan utilizando un elemento web Visor de informes. También se puede modificar cualquier página de elementos web para mostrar informes con el elemento web Visor de informes y también puede conectarse a los elementos web del filtro para limitar los datos que aparecen en los informes.

Integrar Reporting Services con SharePoint Server requiere que se instalen estos componentes: SQL Server 2005 Reporting Services, que hospeda informes de Reporting Services y se comunica con SharePoint Server usando una interfaz de servicios web; SQL Server 2005 Service Pack 2, que permite la integración de SharePoint Server con Reporting Services en el servidor de informes; y el complemento Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services para las tecnologías de Microsoft SharePoint, que incluye el elemento web Visor de informes y la nueva interfaz de usuario de gestión de informes.

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El Centro de informes

Un Centro de informes es una plantilla de sitio que contiene una colección predefinida de bibliotecas de informes, bibliotecas de conexiones de datos, listas de SharePoint, elementos web, entre los que se incluye el elemento web de filtro y KPI que puede personalizar y mejorar para su propio propósito. Piense en el Centro de informes como un concentrador central que proporciona una ubicación y un entorno de informes comunes, sencillos y seguros para que los usuarios naveguen, busquen y obtengan informes actualizados, ya sea para consultas ad hoc o para instantáneas programadas y periódicas. Al usar el Centro de informes, puede reducir la dependencia del uso de datos adjuntos de correo electrónico para entregar informes y contribuir a eliminar la congestión de la red. Puede almacenar una gran variedad de informes en el Centro de informes, incluidas las hojas de cálculo, las instantáneas de Access, informes de SQL Report Services y los archivos PDF.

Centro de informes de ventas

Más información

Introducción al Centro de informes

Trabajar con un sitio del Centro de informes

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Usar datos de programas de Office system con Office SharePoint Server 2007

Por supuesto, puede crear una solución empresarial que use todos los tipos de datos usando solo Office SharePoint Server 2007. Sin embargo, el versión de 2007 Office tiene muchos puntos de integración útiles con Office SharePoint Server 2007 que facilitan el uso de datos estructurados y semiestructurados y pueden hacer que su solución empresarial sea mucho más eficaz y esté mejor diseñada. En manos de un trabajador de la información cualificado, el "contratista", los siguientes programas de versión de 2007 Office actúan como "arquitectos" de una solución empresarial bien diseñada y satisfactoria.

Programa

Propósito

Tipo de datos

Excel (junto con la tecnología de Excel Services)

Analizar y visualizar datos numéricos y otros datos en un formato de hoja de cálculo, crear gráficos de aspecto profesional y trabajar con datos jerárquicos con los informes de tabla dinámica.

Estructurados

InfoPath

Recopilar y procesar datos basados en XML.

Estructurados y semiestructurados

Access

Consolidar datos en una base de datos, introducirlos, almacenarlos, crear informes con ellos y administrarlos.

Estructurados y semiestructurados

SharePoint Designer

Personalizar páginas web y sitios de SharePoint controlados por datos y crear vistas de datos.

Estructurados, semiestructurados y no estructurados

Word

Crear documentos profesionales de forma rápida y eficaz

No estructurados

Visio

Visualizar y comunicar información, sistemas y procesos complejos.

No estructurados

Outlook

Comunicarse por correo electrónico y administrar contactos, programaciones y tareas.

No estructurados

Publisher

Crear publicaciones y material de marketing de aspecto profesional.

No estructurados

PowerPoint

Crear presentaciones dinámicas con animaciones, gráficos y elementos multimedia.

No estructurados

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Excel y Servicios de Excel

Use Excel y Excel Services cuando desee:

  • Ejecutar cálculos y comparaciones estadísticas en los datos.

  • Crear y usar informes de tabla dinámica para ver datos jerárquicos en un diseño compacto y flexible.

  • Enfatizar visualmente los datos con gráficos de aspecto profesional, iconos de formato condicional, barras de datos y escalas de color.

  • Realizar operaciones de análisis de hipótesis sofisticadas en los datos, como análisis estadísticos, de ingeniería y de regresión.

Excel proporciona los siguientes puntos de integración basados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de Excel

1. Importar datos de hoja de cálculo de Excel en una lista de SharePoint una única vez o exportar datos de hoja de cálculo de Excel a una lista de SharePoint para crear una conexión de datos permanente y unidireccional.

2. Usar la conexión de datos permanente y unidireccional para actualizar los datos en una hoja de cálculo de Excel desde la lista de SharePoint.

3. Publicar libros de Excel en Excel Services y mostrar los datos e interactuar con ellos con el elemento web Office Excel Web Access en una página de elementos Web.

4. Importar datos en un libro de Excel desde servidores OLAP, bases de datos de SQL Server y de Access y archivos planos.

Importar datos de Excel en una lista de SharePoint

Si desea cargar datos existentes en una lista de SharePoint, puede importar los datos desde una hoja de cálculo de Excel, un rango de celdas, un rango con nombre, o una tabla de Excel en una lista de SharePoint con el comando Importar del menú Acciones de una lista de SharePoint.

Exportar datos de una lista de SharePoint en una tabla de Excel

Puede exportar datos de listas de SharePoint en una tabla de Excel, lo que crea una conexión de datos unidireccional entre Excel y la lista de SharePoint. Cuando actualiza los datos desde la lista de SharePoint y actualiza los datos de Excel, Excel cambia los datos de Excel con los datos más recientes de la lista de SharePoint y se sobrescriben los cambios efectuados en los datos. Ya que la conexión de datos es unidireccional, los cambios que realice en Excel no se reflejarán en la lista en el sitio de SharePoint.

Nota: No puede sincronizar datos entre un libro de Office Excel 2007 y una lista de SharePoint. Esta funcionalidad estaba disponible en Microsoft Excel 2003 y aún está disponible al usar un libro de Excel 2003 o Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Sin embargo, Office Access 2007 es ahora el método preferido de sincronización de datos entre un programa de Office y una lista de SharePoint con una conexión bidireccional.

Exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint

Al exportar los datos de una tabla de Excel a una lista de SharePoint con el asistente Exportar tabla a una lista de SharePoint, está utilizando otra forma de crear una conexión de datos unidireccional entre Excel y la lista de SharePoint.

Si no desea mantener los datos de la tabla en la hoja de cálculo de Excel actualizada con los cambios realizados en la lista de SharePoint, también puede exportar los datos sin una conexión con la lista de SharePoint.

Publicar en Excel Services

Puede publicar un libro en Office SharePoint Server 2007 para que otros usuarios puedan obtener acceso a todos los datos o a parte de los datos que contiene con el elemento web de Office Excel Web Access. Cuando publica un libro en Excel Services, se publica todo el libro en el servidor, pero puede definir las partes del libro (como hojas de cálculo individuales, rangos con nombre o gráficos) que desea que Excel Services muestre en el elemento web de Office Excel Web Access. Al mostrar solo determinadas partes del libro y con los permisos de Office SharePoint Server 2007 para ayudar a proteger el libro de un acceso no autorizado, puede mantener datos confidenciales en el libro y habilitar a los usuarios autorizados para que actualicen, calculen e interactúen con los datos visibles. Si establece parámetros para celdas con nombre en el libro antes de publicarlo, los usuarios también pueden modificar esas celdas y definir los valores.

Otros usuarios pueden ver y analizar los datos de la hoja de cálculo que se muestran. Pueden interactuar con ellos utilizando algunas funcionalidades de Excel, como la ordenación y el filtrado de datos o las características de explorar en profundidad de las tablas dinámicas. Si establece parámetros para celdas con nombre en el libro, los usuarios también pueden modificar esas celdas y definir los valores.

Uso de Excel Web Access para compartir libros de Excel 1. La sección superior contiene el título y una barra de herramientas que tiene varios menús, comandos y una lista desplegable.

2. La ventana principal muestra una o varias hojas de cálculo en la vista de Hoja de cálculo, un elemento con nombre, como un gráfico o una tabla de Excel en la vista Elemento con nombre y, si lo desea, una área de esquema.

3. El panel de tareas Parámetros tiene etiquetas de parámetros, cuadros de texto para entradas de datos e información opcional sobre herramientas que proporciona más información sobre cada parámetro.

4. La sección inferior muestra mensajes de actualización de datos.

Nota: Excel Services no es compatible con todas las características de Excel.

Más información

Crear una lista basada en una hoja de cálculo

Exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint

Planear conexiones a datos externos en Excel Services

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InfoPath

Use InfoPath cuando desee:

  • Recopilar datos empresariales de forma regular, incluidos los informes de gastos, las tarjetas de horas trabajadas, las encuestas y los formularios del seguro.

  • Diseñar formularios electrónicos tanto sofisticados como simples con los controles estándar, como los cuadros de texto y cuadros de lista, y controles flexibles como las tablas de repetición, los grupos de opciones, las secciones opcionales y las vistas múltiples.

  • Garantizar datos coherentes y exactos.

  • Crear un informe mediante la combinación de formularios en un único formulario.

InfoPath proporciona los siguientes puntos de integración basados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de InfoPath

1. Publicar plantillas de formularios en bibliotecas de formularios como plantillas y como tipos de contenido.

2. Leer y escribir archivos XML de formulario almacenados en bibliotecas de formularios.

3. Usar archivos de formulario XML, leer datos de listas y hojas de cálculo de Excel y leer y escribir datos de bases de datos de SQL Server y de Access.

4. Habilitar la edición de datos en vista de lista según las propiedades del formulario.

5. Mostrar formularios de InfoPath en un explorador con plantillas de formulario compatibles con el explorador.

Enviar datos a un sitio de SharePoint y rellenar controles de formulario con datos de SharePoint

Para permitir que los usuarios envíen formularios que se basan en su plantilla de formulario a una biblioteca de documentos, puede agregar una conexión de datos secundaria a la plantilla de formulario que envía los datos. Después de agregar la conexión de datos de envío, puede configurar la plantilla de formulario para permitir a los usuarios que envíen los datos del formulario a la biblioteca de documentos.

Publicar una plantilla de formulario en una biblioteca de formularios

Puede publicar una plantilla de formulario en Office SharePoint Server 2007 y almacenar y trabajar con formularios de Office InfoPath 2007 en una biblioteca de formularios. Una biblioteca de formularios proporciona una ubicación central donde los usuarios puedan rellenar y almacenar formularios basados en la misma plantilla. Por ejemplo, puede utilizar InfoPath para crear una solución de seguimiento de activos que almacena la plantilla de formulario (.xsn) y los archivos XML del formulario (.xml) en una biblioteca de formularios.

Crear y usar formularios habilitados para el explorador

Cuando diseñe una plantilla de formulario de Office InfoPath 2007, puede elegir crear una plantilla de formulario que se puede abrir o rellenar en un explorador web. Este tipo de plantilla de formulario se denomina plantilla de formulario compatible con el explorador. Después de finalizar el diseño de una plantilla de formulario compatible con el explorador, use el Asistente para la publicación para publicarlo en un servidor que ejecute InfoPath Forms Services.

Publicar una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio

Cuando publica una plantilla de formulario como un tipo de contenido de sitio, habilita a los usuarios para asignar varias plantillas de formulario a una sola biblioteca de documentos o para asignar la plantilla de formulario a varias bibliotecas en toda la colección de sitios. Una colección de sitios es un conjunto de sitios web en un servidor virtual que tienen el mismo propietario y comparten la configuración de administración. Cada colección de sitios contiene un sitio web de nivel superior y puede contener uno o varios subsitios. Puede haber varias colecciones de sitios en cada servidor virtual. Use un tipo de contenido del sitio cuando desee reutilizar mucha información o activar la recopilación de datos desde muchos formularios en un solo lugar.

Permitir que los usuarios editen campos con una vista de lista

Puede permitir a los usuarios agregar o modificar los datos de un campo con una vista de lista o editando las propiedades de un formulario en la biblioteca de formularios. Esto permite que los usuarios usen una lista de SharePoint para agregar o actualizar los datos de uno o varios formularios sin llegar a abrir los formularios.

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Access

Use Access cuando desee:

  • Compartir datos en una base de datos relacional.

  • Controlar las actualizaciones de forma eficaz con el bloqueo de registro y las características de resolución de conflictos .

  • Trabajar con varias tablas.

  • Crear consultas complejas para combinar tablas.

  • Crear formularios e informes.

Access proporciona los siguientes puntos de integración basados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de Access

1. Importar o exportar datos una única vez entre las vistas de Access y una lista de SharePoint.

2. Vincular datos entre las tablas de Access y una lista de SharePoint al crear una conexión bidireccional permanente (la lista de datos actualizada puede verse en una tabla de Access; los datos actualizados de la tabla de Access pueden verse en una lista).

3. Trabajar sin conexión con los datos de la lista, actualizarlos en Access, volver a trabajar con conexión, sincronizar las actualizaciones y resolver los conflictos.

4. Mostrar y editar datos de lista en hojas de datos, formularios y vistas de informes de Access,.

5. Publicar las bases de datos de Access en Office SharePoint Server 2007.

Nuevas características de integración de listas de SharePoint en Office Access 2007.

Las siguientes características nuevas en Office Access 2007 hacen que la integración de Office SharePoint Server 2007 sea más fácil y flexible:

  • Asignación mejorada de los tipos de datos de SharePoint    Con nuevo soporte para campos y datos adjuntos de valor múltiple, Office Access 2007 ahora es compatible con más tipos de datos que se encuentran en los sitios de SharePoint, lo que simplifica el diseño y la creación de aplicaciones compartidas.

  • Seguimiento del historial de campos Memo    Los campos Memo son útiles para almacenar grandes cantidades de información. Puede establecer una propiedad que permita que Office Access 2007 conserve un historial de todos los cambios realizados en un campo Memo. Después puede ver un historial de los cambios. Esta característica también es compatible con la característica de control de versiones en los sitios de SharePoint, por lo que también puede usar Office Access 2007 para ver los cambios que se realizaron en la lista de SharePoint.

  • Tablas de búsqueda    Cuando se establece un vínculo a una lista de SharePoint, Office Access 2007 crea automáticamente tablas vinculadas para todas las listas de búsqueda (a menos que estas ya estén vinculadas a la base de datos). Si las listas de búsqueda contienen columnas que buscan otras listas, esas listas también se contemplarán en la tarea de vinculación, de manera que la lista de búsqueda de cada tabla vinculada tendrá su tabla vinculada correspondiente en la base de datos. Access también crea relaciones entre estas tablas vinculadas.

Importar y exportar datos a una lista de SharePoint

Puede abrir una lista de SharePoint en Office Access 2007 importándola. Al importar una lista de SharePoint se crea una copia de la lista en una base de datos de Office Access 2007.

Cuando exportan datos, Office Access 2007 crea una copia del objeto de base de datos de tabla o consulta seleccionado y almacena la copia como una lista. Por ejemplo, es posible que desee compartir datos entre Office Access 2007 y un sitio de SharePoint de forma regular, pero los datos están almacenados actualmente en Access. Use consultas en una base de datos de Office Access 2007 para generar informes de estado diarios o semanales y luego publique los resultados en uno de sus sitios de SharePoint en intervalos regulares.

Vincular a una lista de SharePoint

La vinculación le permite conectarse a los datos de una lista sin importar esa información, por lo que crea una conexión bidireccional para ver y modificar los datos más recientes tanto en la lista como en la base de datos de Office Access 2007. Cuando se vincula a una lista de SharePoint, Office Access 2007 crea una tabla vinculada que refleja la estructura y el contenido de la lista de origen. A diferencia de la importación, la vinculación crea un vínculo solamente a la lista, no a ninguna de las vistas específicas relacionadas con la lista. Sin embargo, si estos cambios son estructurales (como quitar o cambiar una columna), deberá abrir la lista en el sitio de SharePoint. Tampoco puede agregar, eliminar o modificar los campos de una tabla vinculada mientras trabaja en Office Access 2007.

Trabajar sin conexión con las listas vinculadas de SharePoint con Office Access 2007

Si necesita realizar algún trabajo en casa o mientras viaja, puede trabajar con sus listas vinculadas de SharePoint sin conexión con un solo clic con Office Access 2007. Puede trabajar en sus datos en Office Access 2007 y luego sincronizar los cambios o volverse a conectar con el sitio de SharePoint más adelante. Por ejemplo, quizá necesite proporcionar un catálogo de piezas a un cliente mientras está de viaje. Si ha vinculado su listas de SharePoint a tablas de Office Access 2007, puede trabajar con los datos sin conexión y, finalmente, volver a trabajar con ellos con conexión. Si se producen conflictos, por ejemplo, si alguien más actualiza el mismo registro en el servidor o mientras esa persona trabaja también sin conexión, puede resolver el conflicto al sincronizar.

Abrir formularios e informes de Office Access 2007 desde un sitio de SharePoint

Puede abrir listas en vistas enriquecidas de Office Access 2007 desde un sitio de SharePoint. Los formularios, informes y hojas de datos de Office Access 2007 puede aparecer junto con otras vistas en un sitio de SharePoint. Al elegir una vista, Office Access 2007 se inicia y abre el formulario, informe u hoja de datos solicitada. Esto facilita la ejecución de un informe enriquecido en un sitio de SharePoint sin tener que iniciar Office Access 2007 primero o ir al objeto correcto.

Nota: Un usuario necesita tener Office Access 2007 instalado en su equipo para crear, utilizar o modificar una vista de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint.

Publicar una base de datos de Office Access 2007 en un sitio de SharePoint

Puede publicar (también denominado mover o convertir) la base de datos de Office Access 2007 en Office SharePoint Server 2007. Cuando publica una base de datos desde Office Access 2007 en un sitio de SharePoint, crea listas en el sitio de SharePoint que se vinculan como tablas en la base de datos. Cuando se mueve una base de datos, Office Access 2007 crea una nueva aplicación front-end que tiene todos los formularios e informes antiguos y las nuevas tablas vinculadas que se acaban de exportar. El asistente Mover al sitio de SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo. Opcionalmente, la base de datos de Office Access 2007 puede cargarse en una biblioteca de documentos de SharePoint.

Por ejemplo, puede usar la plantilla de seguimiento de Access que interactúa directamente con la plantilla de seguimiento de problemas en un sitio de SharePoint para hacer un seguimiento de los datos, los problemas y el flujo de trabajo de su organización. Cuando los usuarios trabajan con estas listas en un sitio de SharePoint, pueden abrir las consultas e informes de Office Access 2007 desde el menú Vista para las listas de SharePoint. Si desea ver e imprimir un informe de problemas de Access para una reunión mensual, puede hacerlo directamente desde la lista de SharePoint.

Después de crear las listas de SharePoint, los usuarios pueden trabajar con las listas en el sitio de SharePoint o en las tablas vinculadas en Office Access 2007 mientras usan las características de un sitio de SharePoint para administrar los datos y mantenerse actualizados con los cambios. Como administrador, puede administrar los permisos para los datos y las versiones de los datos de forma que pueda ver quién los ha modificado o para restaurar datos anteriores.

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SharePoint Designer

Use Office SharePoint Designer 2007 cuando desee:

  • Crear y personalizar sitios web.

  • Diseñar flujos de trabajo sin tener que utilizar lenguajes de codificación de procedimientos o técnicas tradicionales.

  • Crear una vista personalizada de datos en vivo al diseñar una vista de datos.

  • Crear un formulario que reescriba los orígenes de datos al insertar una vista de datos como un formulario.

Office SharePoint Designer 2007 proporciona los siguientes puntos de integración basados en datos con Office SharePoint Server 2007.

Puntos de integración centrados en datos de SharePoint Designer

1. Crear vistas de datos con Office SharePoint Designer 2007.

2. Leer, combinar y actualizar datos desde varios orígenes de datos diferentes en una vista de datos, que es un elemento web que solo puede crear en Office SharePoint Designer 2007.

3. Mostrar y editar datos en vistas de datos en páginas web.

Vistas de datos

Una vista de datos de ejemplo

Una vista de datos es una vista en vivo y personalizables de un origen de datos en el formulario del lenguaje de marcado extensible (XML) y muestra esos datos mediante el lenguaje de transformación basado en hojas de estilo (XSLT). Con una vista de datos, puede:

  • Mostrar y editar datos desde una gran variedad de orígenes de datos, incluidas las consultas de base de datos, los documentos XML y las listas y bibliotecas de SharePoint, y recopilar datos desde varios orígenes de datos para crear vistas e informes flexibles y personalizados.

  • Presentar vistas de datos en vivo que puede filtrar, ordenar o agrupar y crear vistas condicionales.

  • Crear páginas de elementos web y conectar elementos web para crear soluciones empresariales.

  • Crear formularios personalizados y enriquecidos.

Más información

Introducción a la creación de aplicaciones de SharePoint

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Otros programas de Office system

Aunque los otros programas de Office system no está basados en datos, hay otras formas para incorporar datos estructurados y semiestructurados en una solución que use estos otros programas.

Diagramas de datos de Visio

Puede mostrar un diagrama de Visio en una página web con Microsoft Visio Viewer o al guardar el diagrama como una página web. Un diagrama puede ayudarle a visualizar, organizar comprender y presentar los datos almacenados en listas, libros o bases de datos, en formas de Visio con un vínculo de datos. Por ejemplo, puede mostrar los datos de ventas para una región distinta, para facilitar la comparación de resultados de ventas según la región, tanto para el año actual como para los anteriores.

Mostrar el estado con marcas

Combinación de correspondencia

Diferentes tipos de publicaciones que pueden crearse con la combinación de catálogos Puede usar Word, Publisher y Outlook para crear una solución de distribución masiva de correo con la combinación de correspondencia para crear cartas, sobres, etiquetas y mensajes de correo electrónico personalizados para los clientes. Por ejemplo, podría almacenar una documento de Word o Publisher en una biblioteca de SharePoint y usar la lista de contactos (entre otros muchos orígenes de datos posibles) como el origen de datos para la operación de combinación de correspondencia. Incluso podría usar un flujo de trabajo para "empezar" una combinación de correspondencia como parte de una campaña de marketing dirigida a clientes específicos.

Paneles de información del documento en Word, PowerPoint y Excel

Las búsquedas de palabras clave simples a menudo no son lo suficientemente precisas como para cumplir las solicitudes para los registros empresariales asociados con determinados proyectos, entidades de negocio, o cuentas. El panel de información del documento está disponible en estos programas de versión de 2007 Office: Word, Excel y PowerPoint. El panel de información del documento es un mecanismo de captura de metadatos fácil de configurar sin necesidad de escribir código de programa. El panel de información del documento recopila y recupera los metadatos para aportar contexto al documento y aumentar la capacidad para buscarlo a través de un sitio de SharePoint.

Panel de información del documento Ya que el panel de información del documento es un formulario XML, se puede personalizar por completo con InfoPath. Con las funcionalidades de conexión de datos de InfoPath, puede incluso crear un panel de información del documento que recupera datos de LOB al formulario. Por ejemplo, podría rellenar campos de datos del cliente con datos desde un sistema de administración de registros (CRM). Antes de cerrar el documento, el usuario agregaría cualquier información del documento importante, como vínculos a documentos relacionados. Los metadatos se capturan de una forma mucho más conveniente y se asocian fácilmente con un conjunto de clientes, productos y documentos relacionados.

Más información

Introducción al diseño de un panel de información del documento mediante InfoPath

Diseñar un panel de información del documento mediante InfoPath

Ver o cambiar las propiedades de un documento de Office

Tareas y contactos de Outlook 2007

Outlook tiene muchos puntos de integración con Office SharePoint Server 2007. Puede enviar un correo electrónico con una lista de contactos de SharePoint, mostrar los calendarios de SharePoint y Outlook 2007 en paralelo, administrar alertas y fuentes RSS de SharePoint, crear una área de reuniones y usar un flujo de trabajo. También puede trabajar sin conexión con bibliotecas de documentos, volver a trabajar con ellas con conexión y sincronizarlas con Outlook 2007. Dos puntos de integración basados en datos adicionales implican usar los datos estructurados.

Puede trabajar tanto con listas de tareas estándar como con listas de tareas del proyecto al trabajar con ellas sin conexión, volver a trabajar con ellas con conexión y sincronizarlas; ver, actualizar y agregar nuevas tareas al sitio de SharePoint sin tener que salir de Outlook; y crear y asignar tareas a los miembros del equipo.

Lista de contactos También puede almacenar, compartir y administrar contactos de SharePoint con más eficacia. Una vez que esté conectado a Outlook 2007, los contactos de SharePoint funcionan igual que los contactos personales de Outlook. Puede ver, editar, imprimir e incluso llamar a estos contactos a través de Microsoft Office Communicator. Puede enviarles mensajes de correo electrónico y convocatorias de reunión, usar categorías de color, almacenar varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono, e incluir fotos de contacto, tarjetas de presentación electrónicas, fechas de cumpleaños y aniversarios. Incluso puede usar un elemento web de contactos para mostrar los contactos de Outlook en una página de elementos web.

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Introducción a las plantillas y escenarios

Para ayudarle a acercarse a su solución empresarial, Microsoft proporciona una variedad de plantillas "prediseñadas" que le ayudan a generar rápidamente soluciones comunes. Las siguientes secciones describen plantillas útiles, que son documentos o sitios predefinidos con funcionalidad, estilos y diseños orientados a necesidades comunes y situaciones típicas, que son descripciones de soluciones empresariales que pueden ser similares a sus necesidades. Las plantillas y los escenarios son sus "estilos arquitectónicos y planos de planta prediseñados" que le ayudan a elegir el mejor diseño para la solución empresarial que necesita.

Use estas plantillas y escenarios como punto de partida para personalizar y crear sus propias soluciones empresariales. Use Office SharePoint Designer 2007 para agregar o modificar vistas en los datos en el sitio de SharePoint, personalizar la página principal de su sitio de SharePoint para que cumpla con los estándares del sitio, así como integrar datos externos desde los orígenes de datos. Agregue o personalice lógica de negocios existente para adaptarla mejor a los procesos y flujos de trabajo de la organización. Use el BDC para integrar los datos de LOB en la solución de empresa. Aproveche muchos de los puntos de integración basados en los datos que ofrecen Access, InfoPath y Excel para mejorar aún más estas plantillas y escenarios de la forma que desea. Las posibilidades son ilimitadas.

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Plantillas de sitio de SharePoint

Microsoft proporciona plantillas de sitios que ofrecen escenarios prediseñados adaptados para tratar las necesidades y requisitos de los procesos empresariales o conjuntos de tareas específicos en organizaciones de cualquier tamaño. Estas plantillas de sitios se basan en Windows SharePoint Services 3.0 y son compatibles con Office SharePoint Designer 2007 para facilitarla personalización.

Plantillas de administración y finanzas

Junta directiva    Proporcione una única ubicación para las notas, tareas y problemas de una reunión, y los eventos.

Informes de rendimiento empresarial    Le ayudan a hacer un seguimiento de la satisfacción del cliente a través de encuestas y discusiones en línea.

Sitio de soporte del proceso de cumplimiento    Ayude tanto a equipos como a patrocinadores ejecutivos a administrar iniciativas de implementación de cumplimiento especificando tareas de control y administrando bibliotecas de documentos.

Administración de facturas conflictivas   Ayude a los departamentos de cuentas por pagar a hacer un seguimiento de la información sobre las facturas por pagar a proveedores, incluyendo el valor del pago anticipado y los motivos de demora en el pago.

Aprobación y reembolso de gastos   Administre los elementos del proceso de aprobación de gastos y ayude a ahorrar tiempo a los aprobadores.

Solicitud de propuesta    Ayude a administrar el proceso de creación y lanzamiento de solicitudes de propuestas (RFP), así como la recopilación de envíos de propuestas y la notificación de aceptación.

Recursos humanos

Solicitud de ausencia y administración de la programación de vacaciones    Ayude a los empleados a administrar solicitudes de días fuera de la oficina días, incluyendo una lista de los días que no estarán disponible y que cubrirá sus responsabilidades mientras no estén.

Sitio de actividades de los empleados    Ayude a los empleados a crear actividades y eventos patrocinados por la empresa y a apuntarse a ellos.

Prestaciones de autoservicio para empleados    Permita que los empleados busquen las prestaciones que ofrece su empresa y se apunten a ellas.

Programación y materiales de formación del empleado    Ayude a programar formación así como a proporcionar una ubicación para que los empleados se apunten y reciban los materiales del curso.

Administración de ofertas de empleo y entrevistas    Permita que su equipo de contratación simplifique el proceso de administrar solicitudes de empleo y rellenar ofertas de empleo.

TI y operaciones

Base de datos de errores    Ayude a los equipos de desarrollo a recopilar información sobre errores y hacer un seguimiento de ellos en su código, incluyendo pasos de reproducción, categoría, comentarios, prioridad y gravedad del error.

Centro de llamadas    Ayude a los usuarios a administrar el proceso de administración de solicitudes de atención al cliente desde la identificación del problema hasta el análisis de la causa y la resolución.

Servicio de asistencias    Ayude a los equipos a administrar el proceso de administración de las peticiones de servicio, incluyendo la administración de la identificación de la causa principal y el seguimiento del estado.

Seguimiento de inventario    Ayude a las organizaciones a realizar un seguimiento de elementos asociados con el inventario al capturar entradas manuales de información de inventario actualizada y notificar a los usuarios cuando cada parte alcanza la cantidad a pedir.

Área de trabajo del equipo de TI    Ayude a los equipos a administrar el desarrollo, implementación y soporte de proyectos de software al actualizar las tareas del proyecto, problemas, hitos y errores.

Biblioteca de préstamos    Ayude a administrar los activos físicos en la biblioteca de una organización con la funcionalidad desproteger / proteger y la notificación vencida automatizada.

Administración y seguimiento de activos físicos    Ayude a los equipos a administrar peticiones y a realizar el seguimiento de activos físicos, como la ubicación, condición, fabricante, modelo, propietario actual y valor estimado.

Reserva de salas y equipos    Permita a los equipos que administren el uso de las salas de reuniones y el equipamiento compartidos.

Administración y seguimiento

Presupuestos y seguimientos de varios proyectos    Ayude a realizar un seguimiento y un presupuesto de varios conjuntos interrelacionados de actividades, con la creación de proyectos, las tareas, diagramas de Gantt y herramientas comunes designadoras de estado.

Administración de solicitudes de cambios    Ayude a los usuarios a realizar un seguimiento de los riesgos asociados con un cambio de diseño, incluyendo la capacidad de aprobar o rechazar el cambio.

Base de datos de discusión    Facilite la colaboración al ayudar a los equipos a tratar temas en línea o mediante capacidades de RSS de Office Outlook 2007.

Biblioteca y revisión de documentos    Ayude a los equipos a administrar el ciclo de revisión del documento con una biblioteca de documentos que realice un seguimiento de la versión, incluyendo una discusión encadenada para proporcionar comentarios.

Knowledge Base    Permita a los empleados que compartan conocimientos residentes en su organización.

Área de trabajo de seguimiento de proyectos    Ayude a los equipos pequeños a administrar la información del proyecto, como los problemas del proyecto, las tareas y el estado del proyecto.

Sitio de trabajo en equipo    Permita que los equipos del proyecto almacenen centralmente documentos de fondo, realicen el seguimiento de los eventos del calendario y envíen elementos de acción como resultado de las reuniones del equipo.

Administración de la tarjeta de horas trabajadas    Ayude a simplificar el proceso de realizar un seguimiento de las horas dedicadas a varios proyectos a través de las funcionalidades del empleado "entrada / salida" y la creación de informes sobre el trabajo en progreso y las horas por proyecto empleadas hasta la fecha.

Ventas y Marketing

Sitio de análisis competitivo    Ayude a organizar los resultados de las ofertas de los competidores a través de plantillas útiles de técnicas de análisis competitivo.

Administración de contactos    Ayude a los equipos a administrar la información de contacto entre los miembros del equipo, incluida la sincronización con Office Outlook 2007.

Seguimiento integrado de campañas de marketing    Permita que se realice un seguimiento del rendimiento de las campañas de marketing.

Planificación de requisitos de marketing y productos    Ayude a organizar el proceso de desarrollo de nuevos productos y contenido de marketing a través de plantillas de planificación y herramientas de colaboración útiles.

Canalización de ventas potenciales    Ayude a los equipos a administrar el proceso de ventas mediante el seguimiento de clientes potenciales, oportunidades, contactos y cuentas.

Especializadas

Liga deportiva    Administre una liga de béisbol de la empresa. incluidos los jugadores, capitanes, programación y estadísticas.

Administración de la clase    Ayude a los instructores a almacenar y organizar contenido del curso, elementos del calendario y anuncios.

Investigación de activos    Proporcione una ubicación centralizada para ayudar a consolidar la investigación hecha para evaluar los activos financieros.

Administración de casos para organismos de la administración pública    Ayude a a administrar tareas, documentos y asignaciones relacionadas con casos de la administración pública.

Iniciación y administración de ensayos clínicos    Ayude a administrar los documentos, tareas, problemas y discusiones necesarios para ejecutar un ensayo clínico.

Administración de procesos de fabricación    Ayude a los equipos de ingeniería de producción a hacer un seguimiento del proceso de fabricación lineal y de los problemas que impiden la finalización de una tarea de producción.

Planificación de eventos    Ayude a los equipos a organizar eventos a través del uso de registros, programaciones, comunicaciones y comentarios en línea.

Apertura de una tienda nueva    Ayude a los equipos a administrar el proceso de apertura de una tienda nueva, incluyendo las herramientas de administración de proyectos y tareas.

Más información

Introducción a la creación de aplicaciones de SharePoint

Plantillas de aplicación para Windows SharePoint Services 3.0

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Flujos de trabajo de SharePoint

Office SharePoint Server 2007 incluye los siguientes flujos de trabajo predefinidos que puede usar para automatizar un proceso de negocio o para que los usen situaciones comunes del grupo de trabajo.

Flujo de trabajo Aprobación    El flujo de trabajo Aprobación redirige un documento o elemento que está guardado en una lista o biblioteca a un grupo de usuarios para su aprobación. De forma predeterminada, el flujo de trabajo Aprobación se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos.

Flujo de trabajo Recopilar comentarios    El flujo de trabajo Recopilar comentarios redirige un documento o elemento que está guardado en una lista o biblioteca a un grupo de usuarios para recopilar sus comentarios de revisión. De forma predeterminada, el flujo de trabajo Recopilar comentarios se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos.

Flujo de trabajo Recopilar firmas    El flujo de trabajo Recopilar firmas redirige un documento de Office que está guardado en una lista o biblioteca a un grupo de usuarios para recopilar sus firmas digitales. El flujo de trabajo Recopilar firmas solo funciona con Office Word 2007 o documentos de Office Excel 2007 que contengan una o más líneas de firma. De forma predeterminada, el flujo de trabajo Recopilar firmas se asocia al tipo de contenido Documento, por lo que está automáticamente disponible en bibliotecas de documentos para documentos o libros que contengan líneas de firma.

Flujo de trabajo Aprobación de disposición    El flujo de trabajo Aprobación de disposición se ha diseñado para solucionar las necesidades de administración de registros de una organización. Este flujo de trabajo administra el proceso de retención y expiración de los documentos, y permite a los participantes decidir si desean retener o eliminar documentos o elementos vencidos.

Flujo de trabajo Administración multilingüe    El flujo de trabajo de administración multilingüe crea y distribuye copias de un documento de origen en una biblioteca de administración multilingüe a los traductores designados para la traducción. El flujo de trabajo Administración multilingüe solo está disponible para las bibliotecas de administración multilingüe.

Escenario de aprobación de órdenes de compra    El procedo de aprobación de una orden de compra es un proceso empresarial común que podría combinar cuatro flujos de trabajo predeterminados:

  • Revisar el estado actual del presupuesto (flujo de trabajo Recopilar comentarios)

  • Comprobar inventario (flujo de trabajo Aprobación de disposición)

  • Obtener la aprobación del administrador si se pasa del límite de aprobación (flujo de trabajo Recopilar firmas)

  • Aprobar orden de compra (flujo de trabajo Aprobación)

Escenario de envío de mensajes de notificación    Su equipo usa la biblioteca Documentos compartidos para colaborar en documentos, y su equipo utiliza la columna Asignado a para realizar un seguimiento de los usuarios que tienen asignados los documentos. En lugar de tener que comprobar continuamente todos los miembros del equipo el sitio de grupo para ver si tienen documentos recién asignados, quiere crear un flujo de trabajo que envía automáticamente un mensaje de correo a cualquier miembro del equipo cuando reciben una asignación. Puede realizarlo rápidamente al crear un flujo de trabajo de un solo paso.

Crear una tarea a partir de un elemento de discusión   Su equipo utiliza la lista Discusión de equipo para trabajar en los problemas que el equipo debe solucionar. A menudo, en el transcurso de una discusión, surge un problema o un elemento de trabajo al que un miembro del equipo debe realizarle un seguimiento. Quiere poder crear fácilmente un elemento de tarea desde un elemento de discusión de equipo. Decide crear un flujo para que su equipo pueda simplemente hacer clic en un botón de la lista Discusión de equipo para crear una tarea en la lista de tareas. La tarea que se crea contendrá automáticamente información desde el elemento de discusión relacionado y la tarea se asignará automáticamente a la persona que creó el elemento de discusión original.

Redirigir un informe de gastos para revisar    Su equipo rellena mensualmente informes de gastos que son formularios diseñados con Office InfoPath 2007. Su equipo rellena y almacena estos formularios en una biblioteca de formularios en el sitio de SharePoint. Cuando el informe de gastos supera una cantidad determinada, quiere notificar automáticamente a la persona correspondiente para que revise el informe. Puede automatizar este proceso rápidamente con un flujo de trabajo de un solo paso.

Más información

Utilizar un flujo de trabajo de aprobación

Utilizar un flujo de trabajo de recopilar comentarios

Utilizar un flujo de trabajo de recopilar firmas

Utilizar un flujo de trabajo de aprobación de disposición

Utilizar un flujo de trabajo de administración de traducción

Ejemplo de flujo de trabajo: enviar un mensaje de notificación

Ejemplo de grupo de trabajo: crear una tarea a partir de un elemento de discusión

Ejemplo de flujo de trabajo: distribuir un informe de gastos para revisión

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Plantillas y escenarios de Office system

Office Online Templates es un lugar ideal si busca plantillas de Office, donde encontrará cientos de plantillas para una amplia variedad de usos desde Agendas hasta Zoos.

Aunque Excel 2007, Excel Services, Access 2007 e InfoPath 2007 se pueden usar de muchas formas para solucionar muchos problemas, las siguientes plantillas y escenarios ofrecen soluciones empresariales comunes y se pueden adaptar para usar con SharePoint Server.

Escenarios de Excel 2007

Contabilidad    Puede usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos balances de contabilidad financiera; por ejemplo, en un balance de flujo de efectivo, un balance de ingresos o un balance de pérdidas y ganancias.

Presupuestos    Tanto si tiene necesidades personales como si son de carácter empresarial, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel; por ejemplo, un plan de presupuesto de marketing, un presupuesto para un evento o un presupuesto para la jubilación.

Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar datos de facturación y ventas, y puede crear fácilmente los formularios que necesita; por ejemplo, facturas de venta, albaranes o pedidos de compra.

Creación de informes    Puede crear diversos tipos de informes en Excel que reflejen el análisis de datos o resuman los datos; por ejemplo, informes que miden el rendimiento del proyecto, realizan una previsión de los datos o presentan datos de varianza.

Planificación    Excel es una excelente herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles; por ejemplo, un plan de clase semanal, un plan de investigación de marketing, un plan fiscal de cierre de ejercicio u organizadores que le ayuden a planificar comidas semanales, fiestas o vacaciones.

Escenarios de Excel Services

Paneles de inteligencia empresarial    Un comité ejecutivo tiene acceso a varios paneles de la empresa que actúan como un marcador financiero actualizado para la compañía. Para evaluar continuamente el rendimiento de la empresa, el panel principal resume los KPI, como los objetivos de ventas, los objetivos de ingresos y los márgenes de beneficio, de forma mensual. Los paneles adicionales resumen noticias del mercado para ayudar a analizar el riesgo financiero para nuevos proyectos y para mostrar gráficos de datos financieros críticos para ayudar a evaluar diferentes carteras de inversión.

Sistema de información de análisis de marketing    Un departamento de marketing en una empresa que comercializa ropa y equipamiento deportivos mantiene un portal de información que resume datos de demográficos clave, como sexo, edad, región, nivel de ingresos y actividad de ocio preferida. Más empleados en el departamento de marketing pueden abrir opcionalmente los libros de Excel en el equipo y realizar análisis de hipótesis de todos los datos, o imprimir informes con un formato correcto. Con el paso del tiempo, los usuarios también pueden agregar fácilmente informes para que otros usuarios puedan compartirlos

Estadísticas de deportistas profesionales   Una organización deportiva de las ligas mayores comparte estadísticas del pasado y presente del rendimiento y de los salarios de todos los jugadores. Estos datos se usan para realizar transacciones y para negociar contratos salariales. Los propietarios crean, revisan y comparten nuevos informes y análisis, especialmente durante la pretemporada.

Herramienta de toma de decisiones de una tienda minorista    Una cadena minorista resume los datos de los puntos de venta críticos de forma semanal y los comparte con los proveedores, analistas financieros y administradores regionales. Los informes incluyen elementos actuales con poco inventario, los 20 elementos más vendidos por categorías de ventas, datos importantes de la temporada y recuentos de transacción de cada tienda.

Sistema de informes de administración de cuentas de ventas    Un grupo de ventas accede a un conjunto de informes de referencia diarios que capturan datos clave, como los mejores vendedores, el progreso hacia los objetivos de ventas mensuales, los programas de ventas exitosos y los canales de distribución de bajo rendimiento. Los informes adicionales resumen las ventas por variables clave, como la región, línea de productos y mes, llamadas de ventas por semana y número de llamadas sin atender. Cuando los vendedores individuales visualizan estos informes, pueden ver automáticamente sus cifras de ventas porque el sistema los identifica basándose en el nombre de usuario.

Resumen diario de un proyecto de ingeniería    Un grupo de ingeniería desarrolla una página de elementos web que resume datos clave de programación del proyecto, como recuento de errores, estado de las especificaciones, diagramas del progreso, tendencias y prioridades de características, y los vincula a recursos y contactos clave. Los datos se extraen de varios orígenes de datos externos, como bases de datos de proyectos y listas de especificaciones.

Modelo de cálculo de análisis financiero de propietario    Una gran institución financiera ha investigado y desarrollado un modelo de precios que es propiedad intelectual privada. Los resultados de la fórmula deben compartirse con algunos administradores de inversiones, pero la fórmula que se utiliza para calcular el modelo de precios debe ser segura y no revelarse nunca públicamente. Este modelo de precios es extremadamente complejo y se tarda mucho tiempo en calcularlo. Cada noche, el informe de modelo de precios se calcula y crea en un servidor rápido, se guarda en una ubicación de confianza y se muestra en una página de elementos web, pero solo a aquellos que dispongan de los permisos adecuados.

Plantillas de Access 2007

Activos     Crear una base de datos de activos para realizar un seguimiento de los activos, incluidos los detalles y propietarios de los activos. Puede colocar los activos en categorías y grabar su condición, fecha de adquisición, ubicación, propietario y mucho más.

Administración de contactos    Puede administrar sus contactos y direcciones de correo y después crear informes en Access o combinar los datos con Word para imprimir cartas, sobres o etiquetas postales. Cree una base de datos de contactos para administrar la información de las personas con las que trabaja su grupo, por ejemplo clientes y socios. Puede realizar un seguimiento de la información de nombres y direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjuntar una imagen.

Seguimiento de inventario y activos    Puede crear un inventario de elementos de su casa o empresa y almacenar fotos u otros documentos relacionados junto con los datos.

Seguimiento de pedidos    Puede introducir información sobre productos, clientes y pedidos y después crear informes que muestren las ventas por empleado, región, período de tiempo, o algún otro valor.

Seguimiento de tareas, problemas y proyectos     Puede realizar un seguimiento de las tareas de un grupo de usuarios e introducir nuevas tareas al mismo tiempo que otros usuarios están actualizando sus tareas existentes en la misma base de datos. Realice un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deben completar. Cree una base de datos de problemas para administrar un conjunto de problemas. Puede asignar problemas, establecer sus prioridades y seguir su progreso desde el principio hasta el final. Administre tareas y eche un ojo al presupuesto para uno o varios proyectos.

Proyectos de marketing y procesos de ventas    Cree una base de datos de procesos de ventas para realizar un seguimiento del progreso de las posibles ventas dentro de un pequeño grupo de profesionales de ventas. Realice un seguimiento de los detalles de un proyecto de marketing y programe y supervise las entregas del proyecto.

Planificación de eventos    Puede introducir información sobre fechas, ubicaciones y participantes de los eventos y después imprima las programaciones o resúmenes sobre los eventos. Cree una base de datos cuando desee realizar un seguimiento de próximas reuniones, fechas límite y otros eventos importantes. Registre el título, la ubicación, la hora de comienzo, la hora de finalización, la descripción y adjunte una imagen.

Profesorado y estudiantes    Cree una base de datos para realizar un seguimiento de la información importante del profesorado, como el teléfono e información de dirección, información de contacto y datos de empleo. Cree una base de datos de estudiantes para realizar un seguimiento de la información de los estudiantes, incluidos los contactos de emergencia, la información médica e información sobre sus tutores.

Plantillas y escenarios de InfoPath 2007

Plantilla Seguimiento de activos    Realice un seguimiento de los detalles y la ubicación de los activos empresariales, como el equipamiento informático.

Plantilla Agenda de la reunión    Organice y resuma una reunión de negocios. Utilice esta plantilla de formulario para hacer una lista con los elementos de la agenda y para registrar las actas de la reunión, las decisiones y los elementos de acción.

Plantilla Informe de estado    Realice un seguimiento del progreso y los problemas de los proyectos y asignaciones de un miembro de un equipo. Los informes de estado individuales se pueden combinar en un solo informe para que los administradores puedan crear un informe de estado completo para su equipo.

Plantilla Solicitud de viaje    Solicite disposiciones de viaje, como los vuelos y alojamiento en hoteles, para un viaje de negocios.

Plantilla Informe de gastos    Rellene un formulario de gastos con una completa lógica de reglas de negocios de validación de datos integrados, ya sea en línea o sin conexión, lo que es especialmente útil para los empleados que viajan con frecuencia.

Escenario de reclamaciones de seguros    Permita a los clientes, agentes de seguros y negocios relacionados que usen formularios en línea para procesar las reclamaciones de seguros. Además de presentar reclamaciones por teléfono, los clientes pueden enviar solicitudes rellenando un formulario en la web. Use un flujo de trabajo de aprobación para permitir a un agente que vea rápidamente el estado de las demás partes implicadas en la reclamación y para que vea si el ajustador ha completado el proceso de aprobación.

Escenario de solicitudes de permiso    Rellene solicitudes de permiso en un explorador web, de modo que el proceso de permiso sea más fácil y conveniente para que los contratista no tengan que ir a una oficina del gobierno para solicitar un permiso.

Escenario de administración de inventario    Consulte de forma fácil y eficaz una extensa red de proveedores sobre inventario y mejore la precisión de las estimaciones del inventario.

Escenario de estudio de mercado    Ayude con actividades de estudio de mercado mediante una plantilla de formulario para recopilar y registrar comentarios de los clientes y garantizar una organización y formalización de la información coherentes.

Más información

¿Dónde puedo encontrar plantillas de Office?

Guía dea las plantillas de Access 2007

Escenarios en los que se utiliza InfoPath e InfoPath Forms Services

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