Guía para diseñar informes

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Access le ofrece varias herramientas que le ayudan a crear rápidamente informes atractivos y fáciles de leer que presentan los datos de la manera que mejor se adapte a las necesidades de los usuarios. Puede usar los comandos de la pestaña crear para crear un informe simple con un solo clic. Puede usar el Asistente para informes para crear un informe más complejo, o bien puede crear un informe agregando todos los datos y los elementos de formato. Independientemente del método que elija, probablemente realizará al menos algunos cambios en el diseño del informe para que pueda mostrar los datos de la forma que desee. En este artículo se describe el proceso general de diseño de un informe y, a continuación, se muestra cómo agregar elementos de diseño específicos al informe.

En este artículo...

Decidir cómo diseñar el informe

Usar diseños de controles para alinear los datos

Agregar o quitar secciones de encabezado o pie de página de un informe

Sugerencias para aplicar formato a tipos de datos diferentes

Decidir cómo diseñar el informe

Cuando diseñe un informe, primero debe considerar cómo desea organizar los datos en la página y cómo se almacenan en la base de datos. Durante el proceso de diseño, es posible que incluso descubra que la organización de datos en las tablas no le permitirá crear el informe que desee. Esto puede indicar que las tablas no están normalizadas, lo que significa que los datos no se almacenan de la manera más eficaz.

Crear un boceto de un informe

Este paso no es necesario: es posible que descubra que el Asistente para informes de Access o la herramienta de informes (que están disponibles en la pestaña crear , en el grupo informes ) proporcionan un diseño de inicio suficiente para el informe. Sin embargo, si decide diseñar el informe sin usar estas herramientas, es posible que le resulte útil crear un boceto general del informe en un trozo de papel dibujando un cuadro en el que cada campo pase y escriba el nombre del campo en cada cuadro. Como alternativa, puede usar programas como Word o Visio para crear un boceto del informe. Independientemente del método que use, asegúrese de incluir las filas necesarias para indicar cómo se repiten los datos.

Formulario completado que se superpone sobre un boceto preliminar

Por ejemplo, puede usar una fila para la información del producto, después varias filas de repetición para las ventas del producto y, por último, una fila de totales de ventas del producto. Después, la secuencia se repite para el siguiente producto y así sucesivamente hasta el final del informe. O tal vez su informe es una lista simple de los datos de la tabla, en cuyo caso el boceto puede contener una serie de filas y columnas.

Nota: Esta técnica también es muy útil si está diseñando un informe para otra persona. En este caso, la otra persona puede dibujar el boceto antes de empezar a trabajar.

Después de crear el boceto, determine qué tabla o qué tablas contienen los datos que desea mostrar en el informe. Si todos los datos están contenidos en una sola tabla, puede basar el informe directamente en esa tabla. Más a menudo, los datos que desea se almacenan en varias tablas que debe reunir en una consulta para poder mostrarlos en el informe. La consulta se puede incrustar en la propiedad OrigenDelRegistro del informe, o puede crear una consulta guardada independiente y basar el informe en ella.

Decidir qué datos incluir en cada sección de informe

Cada informe tiene una o más secciones de informe. La sección que está presente en todos los informes es la sección de detalles. Esta sección se repite una vez por cada registro de la tabla o consulta en la que se basa el informe. Otras secciones son opcionales y se repiten con menos frecuencia y normalmente se usan para mostrar información que es común a un grupo de registros, una página del informe o el informe completo.

En la tabla siguiente se describe dónde se encuentra cada sección y cómo se usa normalmente la sección.

Sección

Ubicación

Contenido típico

Sección de encabezado del informe

Solo aparece una vez, en la parte superior de la primera página del informe.

  • Título del informe

  • Logotipo

  • Fecha actual

Sección de pie de informe

Aparece después de la última línea de datos, encima de la sección pie de página de la última página del informe.

Informes totales (sumas, recuentos, promedios, etc.)

Sección de encabezado de página

Aparece en la parte superior de cada página del informe.

  • Título del informe

  • Número de página

Sección de pie de página

Aparece en la parte inferior de cada página del informe.

  • Fecha actual

  • Número de página

Sección de encabezado de grupo

Aparece justo antes de un grupo de registros.

El campo que se está agrupando

Sección de pie de grupo

Aparece justo después de un grupo de registros.

Totales de grupo (sumas, recuentos, promedios, etc.)

Para obtener información sobre cómo agregar o quitar secciones de encabezado y pie de página del informe o secciones de encabezado de página y pie de página, vea la sección Agregar o quitar informes o secciones de encabezado y pie de página en este artículo. Puede agregar secciones de encabezado y pie de página de grupo mediante el panel agrupación, orden y total en la vista presentación o en la vista Diseño.

Decidir cómo organizar los datos detallados

La mayoría de los informes se organizan en un diseño tabular o apilado, pero Access le ofrece la flexibilidad de usar prácticamente cualquier organización de los registros y los campos que desee.

Diseño tabular    Un diseño tabular es similar a una hoja de cálculo. Las etiquetas se encuentran en la parte superior y los datos se alinean en columnas debajo de las etiquetas. Tabular hace referencia a la apariencia de los datos de tipo tabla. Este es el tipo de informe que Access crea al hacer clic en Informe en el grupo informes de la pestaña crear . El diseño tabular es idóneo para usar si el informe tiene un número relativamente pequeño de campos que desea mostrar en un formato de lista simple. En la ilustración siguiente se muestra un informe de empleados que se creó usando un diseño tabular.

Informe de empleados con formato de tabla

Diseño apilado    Un diseño apilado es similar a un formulario que rellene cuando abra una cuenta bancaria o realice una compra a través de un distribuidor en línea. Cada fragmento de datos se etiqueta y los campos se apilan uno encima del otro. Este diseño es adecuado para los informes que contienen demasiados campos para mostrar en formato tabular; es decir, el ancho de las columnas excedería el ancho del informe. En la ilustración siguiente se muestra un informe de empleados que se creó con un diseño apilado.

Informe de empleados con formato apilado

Nota: En el Asistente para informes, se hace referencia a este diseño como un diseño en columnas.

Diseño mixto    Puede combinar elementos de diseños tabulares y apilados. Por ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal en la parte superior de la sección de detalles y organizar otros campos del mismo registro en uno o más diseños apilados debajo de la fila superior. En la ilustración siguiente se muestra un informe de empleados que se creó con un diseño mixto. Los campos ID, apellidos y nombre se organizan en un diseño de control tabular y los campos puesto y número de teléfono del trabajo se organizan en un diseño apilado. En este ejemplo, las líneas de cuadrícula se usan para proporcionar una separación visual de los campos de cada empleado.

Informe de empleados con formato mixto

Diseño justificado    Si usa el Asistente para informes para crear el informe, puede elegir usar un diseño justificado. Este diseño usa la anchura completa de la página para mostrar los registros de la forma más compacta posible. Por supuesto, puede obtener los mismos resultados sin usar el Asistente para informes, pero puede ser un proceso de PAINSTAKING para alinear los campos exactamente. En la ilustración siguiente se muestra un informe de empleados que se creó con el diseño justificado del Asistente para informes.

Informe de empleados con formato justificado

El diseño justificado es un buen diseño para usar si se muestra un gran número de campos en el informe. En el ejemplo anterior, si usa un diseño tabular para mostrar los mismos datos, los campos se extienden fuera del borde de la página. Si usa un diseño apilado, cada registro ocupa mucho más espacio vertical, lo que desperdicia papel y hace que el informe sea más difícil de leer.

Principio de página

Usar diseños de controles para alinear los datos

Los diseños de controles son guías que puede Agregar a un informe mientras está abierto en la vista presentación o en la vista Diseño. Access agrega automáticamente diseños de controles cuando usa el Asistente para informes para crear un informe, o cuando crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo informes de la pestaña crear . Un diseño de controles es como una tabla, cada celda de la que puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier otro tipo de control. En la ilustración siguiente se muestra un diseño de control tabular en un informe.

Diseño básico de controles en tabla

Las líneas naranjas indican las filas y columnas del diseño de controles y solo están visibles cuando el informe está abierto en la vista presentación o en la vista Diseño. Los diseños de controles le ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas, y hacen que sea más fácil agregar, cambiar el tamaño o quitar campos. Mediante las herramientas de los grupos tabla y posición de la pestaña organizar (disponibles en la vista presentación o en la vista Diseño), puede cambiar un tipo de diseño de control a otro y puede quitar controles de los diseños para poder colocar los controles en el lugar que desee en el informe.

Principio de página

Agregar o quitar secciones de encabezado o pie de página de un informe

Como se mencionó anteriormente en este artículo, los encabezados y pies de página son secciones de informes que puede usar para mostrar información que es común a todo el informe o a cada página de un informe. Por ejemplo, puede Agregar una sección de pie de página para mostrar un número de página en la parte inferior de cada página o puede Agregar una sección de encabezado de informe para mostrar un título para el informe completo.

Agregar secciones de informe o página de encabezado y pie de página

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en vista Diseño en el menú contextual.

  2. Compruebe qué secciones están ya en el informe. Las secciones están separadas por barras horizontales sombreadas denominadas selectores de sección. La etiqueta de cada selector de sección indica cuál es la sección directamente debajo de ella.

    Informe en la vista Diseño

    Cada informe tiene una sección de detalle y también puede contener encabezado de informe, encabezado de página, pie de página y secciones de pie de informe. Además, si hay niveles de agrupación en el informe, es posible que vea encabezados o pies de página de grupo (como el encabezado archivo como se muestra en la ilustración anterior). De forma predeterminada, los encabezados y pies de grupo se denominan mediante el nombre de campo o la expresión que constituye la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "archivar como".

  3. Para agregar secciones de encabezado y pie de página o secciones de encabezado y pie de página del informe, haga clic con el botón secundario en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en encabezado o pie de página o en encabezado o pie de informe en el menú contextual.

    Precaución: Si la sección ya está presente en el informe, Access le advierte de que se eliminará la sección existente y los controles que contiene.

    Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas secciones.

Access siempre agrega las secciones de encabezado y pie de página e informe a pares. Es decir, no puede Agregar una sección de encabezado de página o informe sin agregar también la sección de pie de página correspondiente. Si no necesita ambas secciones, no puede eliminar una sección, pero puede cambiar el tamaño de la sección no usada a un alto de cero (0) para evitar agregar espaciado vertical adicional al informe. Sitúe el puntero en la parte inferior de la sección que no se ha usado hasta que se convierta en una flecha de dos puntas Flecha de dos puntas y, a continuación, arrastre hacia arriba hasta que se oculte la sección. Si hay algún control en la sección, debe eliminarlo antes de que pueda ocultar la sección por completo.

Quitar secciones de encabezado o de pie de página del informe

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en vista Diseño en el menú contextual.

  2. Haga clic con el botón secundario en un selector de sección y después haga clic en encabezado o pie de página o en encabezado o pie de informe en el menú contextual.

Si va a quitar una pareja de encabezado y pie de página y dichas secciones contienen controles, Access le advierte que al eliminar las secciones también se eliminarán los controles y no podrá deshacer la acción. Haga clic en para quitar las secciones y eliminar los controles, o bien, haga clic en no para cancelar la operación.

Principio de página

Sugerencias para aplicar formato a tipos de datos diferentes

Al crear un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la pestaña crear , en el grupo informes ), o mediante el Asistente para informes, Access agrega los campos al informe por usted y crea el control más adecuado para mostrar cada campo, basado en el tipo de datos del campo. Si va a agregar los campos a un informe, el método preferido es arrastrar cada campo desde la lista de campos al informe. Al igual que con el Asistente para informes o la herramienta de informes , Access crea el control más adecuado para cada campo, según el tipo de datos del campo. Para la mayoría de los tipos de datos, el control (predeterminado) más adecuado es el cuadro de texto.

En las siguientes secciones se proporcionan sugerencias sobre cómo dar formato a algunos de los tipos de datos de casos especiales.

Campos multivalor    El control predeterminado de un campo multivalor es un cuadro combinado. Esto puede parecer una elección extraña para un control en un informe, porque no puede hacer clic en la flecha de un cuadro combinado en un informe. Sin embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La flecha solo está visible en la vista Diseño.

Si el campo contiene varios valores, esos valores se separan con comas. Si el cuadro combinado no es lo suficientemente ancho para mostrar todos los valores de una línea y la propiedad CanGrow del cuadro combinado está establecida en , los valores se ajustan a la línea siguiente. En caso contrario, los valores se truncan. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe en la vista Diseño o en la vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en la pestaña formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control.

Campos de texto enriquecido    El control predeterminado de un campo de texto enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no es lo suficientemente ancho como para mostrar todos los valores de una línea y la propiedad CanGrow del cuadro de texto está establecida en , los valores se ajustan a la línea siguiente. En caso contrario, los valores se truncan. Para establecer la propiedad CanGrow de un control, abra el informe en la vista Diseño o en la vista presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad CanGrow se encuentra en la pestaña formato y en la pestaña todo de la hoja de propiedades del control.

Un campo de texto enriquecido le permite dar formato al texto de varias maneras. Por ejemplo, varias palabras de un campo pueden estar subrayadas y otras palabras en el mismo campo pueden estar en cursiva. Sin embargo, todavía puede establecer un estilo de formato general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato del cuadro de texto solo se aplica al texto al que no se haya aplicado formato específicamente utilizando el formato de texto enriquecido.

Establecer estilos de formato para un cuadro de texto que muestra un campo de texto enriquecido

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a continuación, en la pestaña formato , en el grupo fuente , haga clic en el estilo de formato que desea aplicar.

    Access aplica el formato a todo el texto del campo de texto enriquecido que aún no tenga ese tipo (pero no el valor) de formato aplicado en una vista que admita la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o consulta o la vista Formulario para un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene el formato de color de fuente rojo y aplica un color de fuente azul al cuadro de texto, Access convierte todo el texto en azul excepto en el formato de color rojo. Otro ejemplo: Si una parte del texto en el campo tiene el formato de un tamaño de fuente de 11 puntos y se aplica un tamaño de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access aplica el tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto excepto el formato individual de 11 poin terminal.

    Campos de datos adJuntos    Los campos de datos adJuntos usan un control especial que no se usa para ningún otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro mediante un solo campo de datos adJuntos, pero el campo solo puede mostrar información sobre los datos adjuntos a la vez. De forma predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, según el tipo de archivo de los datos adjuntos que el control muestra actualmente. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos para que todos los archivos adjuntos se muestren como iconos, de modo que el campo solo muestre un icono de sujetapapeles y el número de datos adjuntos. SuPoniendo que ya usa un control de datos adjuntos en el informe, puede usar el siguiente procedimiento para ajustar las propiedades del control para diferentes usos del control.

Establecer las propiedades de visualización de un campo de datos adJuntos

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe en el panel de navegación y, a continuación, haga clic en vista presentación en el menú contextual.

  2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si no se muestra la Hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña formato .

    Use la tabla siguiente como guía para configurar las propiedades del control de datos adjuntos.

    Propiedad

    Valor

    Mostrar como

    • Imagen/icono muestra los gráficos como imágenes y otros archivos como iconos. Esta es la configuración predeterminada.

    • Icono muestra todos los archivos como iconos.

    • Sujetapapeles muestra un icono de sujetapapeles seguido de la cantidad de datos adjuntos entre paréntesis.

    Imagen predeterminada

    Para que una imagen predeterminada aparezca en el control de datos adjuntos cuando no haya archivos adjuntos, haga clic en Botón Generador en el cuadro de propiedades, busque la imagen que desee y, a continuación, haga clic en abrir.

    Nota: La imagen predeterminada no se muestra si la propiedad Mostrar como se establece en clip.

    Alineación de imagen

    Seleccione la alineación que desee en la lista. El valor predeterminado es Centro. El ajuste de esta configuración puede producir resultados inesperados, en función de la configuración de la propiedad modo de tamaño de imagen .

    Modo de tamaño de imagen

    Esta opción solo está disponible si la opción Mostrar como propiedad está establecida en imagen/icono.

    • Clip muestra la imagen con su tamaño real. La imagen se recorta si es demasiado grande para que quepa dentro del control.

    • Stretch estira la imagen para que llene todo el control.

      Nota: A menos que el control de datos adjuntos tenga el mismo tamaño que la imagen, el uso de esta configuración distorsionará la imagen, de modo que aparecerá estirada vertical u horizontalmente.

    • Zoom muestra la imagen tan grande como sea posible sin recortar ni distorsionar la imagen. Esta es la configuración predeterminada.

  3. Si está usando el control para mostrar gráficos, ajuste el tamaño del control de datos adjuntos para que pueda ver la cantidad de detalles que desea.

Principio de página

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×