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Guía de introducción a Microsoft Teams para administradores de TI

Guía de introducción a Microsoft Teams para administradores de TI

Microsoft Teams es un hub digital que combina conversaciones, reuniones, archivos y aplicaciones en un único lugar. Dado que está integrado en Office 365, los centros educativos pueden beneficiarse de la integración con las aplicaciones y servicios de Office que ya conocen. Proporciona características de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial, y se puede ampliar y personalizar para responder a las necesidades de cualquier centro educativo.

Con Microsoft Teams, su centro educativo o institución puede crear clases interactivas, conectarse a comunidades de aprendizaje profesionales o comunicarse con personal del centro, todo ello desde una única experiencia en Office 365 para el ámbito educativo.

Bienvenido, nos alegra verle aquí

Esta guía está diseñada para ayudarle a poner en marcha Microsoft Teams y sacarle el máximo partido. Como administrador de Office 365 de Microsoft Teams, tiene un papel crucial en el éxito de la implementación, la adopción y el uso de Microsoft Teams en su institución.

Comenzar es muy sencillo

Para implementar Microsoft Teams en su institución, siga los pasos que se describen en esta guía. En ella encontrará todos los recursos que necesita para realizar el proceso correctamente:

  1. Comprender Microsoft Teams

  2. Implementar Microsoft Teams

  3. Realizar el lanzamiento de Microsoft Teams

  4. Comentarios y soporte

Comprender Microsoft Teams

Principales valores

Teams está diseñado para grupos y departamentos que trabajan de un modo colaborativo y le permite:

  • Comunicarse instantáneamente y mantener a todos los participantes informados.

  • Dar a su equipo acceso rápido a información que necesita directamente en Office 365.

  • Personalizar su hub para que incluya contenido y características que usted y su equipo necesitan en el día a día.

  • Obtener las características de seguridad y cumplimiento de nivel empresarial que espera de Office 365.

Microsoft Teams es un servicio de colaboración de Office 365 para el ámbito educativo que responde a las diferentes necesidades y retos del trabajo en grupos. Dado que las necesidades de su institución en cuanto a colaboración son específicas, sus usuarios pueden confiar en las diferentes aplicaciones de Office 365, como OneNote, Outlook, SharePoint y Yammer. Microsoft Teams ofrece una solución optimizada para responder a sus necesidades de colaboración a la vez que integra las aplicaciones en las que confían los profesores.

Diferenciadores

Como parte de Office 365, Microsoft Teams cuenta con integraciones nativas con Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Grupos de Office 365, etc. Esto le permite maximizar su inversión en Office 365 al tiempo que ofrece una experiencia de usuario sencilla y segura en las diferentes herramientas.

Office 365 tiene elevados compromisos en materia de seguridad, cumplimiento, privacidad y transparencia, y Microsoft Teams se ha desarrollado siguiendo esos mismos principios para proporcionar una plataforma de nivel empresarial.

Desde el primer momento, Microsoft Teams se diseñó pensando en el cumplimiento, la autenticación y la privacidad. Por este motivo, se le ha dotado con características de cumplimiento integradas y cumple con las normas del sector, como ISO 27001 y 27018, SOC 1 y SOC 2, FERPA, cláusulas modelo de la UE, etc.

Microsoft Teams protege los datos de los equipos usando medidas de seguridad como autenticación en dos fases, contraseñas seguras y directivas de acceso. Los datos se cifran siempre, tanto en los chats como en las notas y los archivos. Además, son suyos en todo momento: usted es el propietario de sus datos y los controla. Microsoft no usa los datos de los clientes con fines publicitarios y los protege con sólidos compromisos contractuales.

Como parte de nuestro compromiso por ofrecer la máxima transparencia, puede ver en todo momento la ubicación de sus datos. Además, puede ver informes detallados de cómo realiza Office 365 los controles de seguridad, privacidad, cumplimiento y gestión del riesgo definidos en la matriz de controles para la seguridad en la nube de Cloud Security Alliance (CSA CCM por sus siglas en inglés).

Microsoft Teams es un producto de nivel empresarial que está disponible en 25 idiomas en 181 mercados y cuenta con 6 centros de datos en todo el mundo, un contrato de nivel de servicio del 99,9% con respaldo económico y soporte ininterrumpido.

Definiciones

Institución

Todos los equipos creados por profesores, docentes y alumnos de su institución están asociados con su inquilino de Office 365. Puede otorgar a todos los usuarios o a un subconjunto de estos (como los profesores) la capacidad de crear equipos usando Grupos de Office 365.

Equipo

Los equipos están diseñados para unir un grupo de personas que trabajan juntas para un fin común. Pueden ser tanto dinámicos, para realizar un trabajo basado en proyectos (como desarrollo curricular o planificación de eventos escolares), como estar orientados a la labor continua, para reflejar la estructura interna de la institución (como sus centros educativos, departamentos y clases). Las conversaciones, los archivos y las notas que se generan en los canales de un equipo solo son visibles para los miembros de ese equipo. Obtenga más información sobre las nuevas experiencias y características de Teams diseñadas para profesores, alumnos y docentes.

Canal

Los canales ayudan a organizar las conversaciones, el contenido y las herramientas de los equipos en torno a un tema específico. Se pueden organizar, por ejemplo, por tema (eventos escolares o unidades de clase), disciplina (profesores de matemáticas) o proyecto (planificación curricular), o también puede crear canales orientados simplemente al ocio e introducir en ellos contenido divertido. Los propietarios de los equipos pueden crear canales y, si es necesario, permitir que también lo hagan los miembros del equipo.

En las fichas ubicadas en la parte superior de los canales, los equipos pueden guardar archivos, notas y contenido personalizado, como hojas de Excel para la recaudación de fondos, programas de lecciones en un bloc de notas de PLC de OneNote o un diagrama de la clase en una diapositiva de PowerPoint. Desde esta ubicación, todo el equipo puede acceder fácilmente a este contenido. Los conectores adicionales a aplicaciones de terceros se pueden personalizar en cada canal para proporcionar datos de aplicaciones de uso cotidiano como busuu, Canvas, Flipgrid, Kahoot!, etc.

Graph

Miembros de equipos

Si Microsoft Teams está activado para toda su institución, los propietarios de equipos designados pueden invitar a profesores, alumnos y docentes a unirse a sus equipos. Con Microsoft Teams, los propietarios de equipos pueden agregar fácilmente personas de la institución usando su nombre.

Los propietarios de equipos también pueden crear un equipo a partir de un grupo de Grupos de Office 365 existente. Los cambios que se realicen en el grupo se sincronizarán con Microsoft Teams automáticamente. Crear un equipo a partir de un grupo de Grupos de Office 365 no solo simplifica el proceso de invitar a los miembros y gestionarlos, sino que también sincroniza los archivos del grupo en Microsoft Teams.

Roles en Teams

Hay dos roles principales en Microsoft Teams: el de propietario de equipo (la persona que crea un equipo) y el de miembro (las personas a las que el propietario invita a unirse al equipo). Los propietarios de equipo pueden convertir a cualquier miembro del equipo en copropietario, tanto al invitarle a unirse al equipo como en cualquier momento posterior a su unión. Tener varios propietarios de equipo permite a los usuarios compartir las responsabilidades de administrar la configuración y los miembros, incluidas las invitaciones.

Configuración del equipo

Los propietarios de equipo pueden administrar la configuración de todo el equipo directamente desde Microsoft Teams. En la configuración se pueden realizar acciones como agregar una imagen del equipo o establecer permisos para permitir a los miembros del equipo crear canales, agregar fichas y conectores, @mencionar al equipo completo o un canal, así como usar GIF, adhesivos y memes.

Como administrador de TI de Microsoft Teams, tiene acceso a la configuración del sistema desde el centro de administración. Estos ajustes pueden afectar a las opciones y valores predeterminados que ven los propietarios de equipos en su configuración del equipo. Por ejemplo, puede activar un canal predeterminado que aparezca en todos los equipos con el nombre "General" y usarlo para realizar anuncios, crear discusiones y publicar recursos para todos los equipos.

Implementar Microsoft Teams

Microsoft Teams está disponible para los clientes de educación como parte de las licencias del conjunto de aplicaciones de Office 365 para el ámbito educativo compuesto por Educación, Educación Plus, Educación E5 y los actuales conjuntos de aplicaciones de E3.

Como cliente de Office 365, Microsoft Teams está disponible para toda la institución. Antes de implementar Microsoft Teams, hay algunas cosas que debe conocer sobre la configuración en el Centro de administración de Office 365.

Activar Microsoft Teams para su institución

Los administradores deben usar el Centro de administración de Office 365 para activar Microsoft Teams para su institución.

  1. Inicie sesión en Office 365 con su cuenta profesional o educativa.

  2. Seleccione Administración para ir al Centro de administración de Office 365.

  3. Vaya a Configuración > Servicios y complementos.

  4. En la página Servicios y complementos, seleccione Microsoft Teams.

    Servicios y complementos
  5. Cuando se abra la pantalla de configuración de Microsoft Teams, seleccione la licencia educativa que quiere configurar (Faculty and Staff [Profesores y docentes] o Alumno).

    Configuración de la licencia
  6. Después de seleccionar el tipo de licencia que quiere activar, ajuste el botón de alternancia en Activado y haga clic en Guardar.

    Habilitar licencia

Puede controlar qué usuarios de su institución pueden usar Microsoft Teams. De forma predeterminada, la creación de Grupos de Office 365 está activada en Exchange Online. Sin embargo, el administrador de TI puede limitar la capacidad de creación de grupos nuevos a usuarios específicos de diferentes formas.

Todos los usuarios de Exchange Online tienen una directiva de buzón de correo de OWA que estipula qué pueden hacer y qué no en su buzón. Con el cmdlet Set-OwaMailboxPolicy, puede configurar el parámetro GroupCreationEnabled en $true para los usuarios a los que quiere permitir la creación de grupos y en $false para los que no estarán autorizados a hacerlo. En este momento, la única forma de actualizar las directivas de buzones de correo es a través de Windows PowerShell. Consulte Administrar grupos de Office 365 con PowerShell en la ayuda para administradores para obtener más información.

Nota: Estos comandos solo desactivan la creación de grupos para OWA y Outlook.

Si quiere desactivar la creación de grupos en su institución, use los ajustes de Azure Active Directory. Adicionalmente, la disponibilidad general de Office 365 Planner el 6 de junio de 2016 permite cambiar el mecanismo de control a una directiva almacenada en Azure Active Directory.

La ventaja de este método es que Azure Active Directory es un punto central que pueden comprobar todas las aplicaciones de Office 365. Después de crear una política adecuada, el control sobre la creación de nuevos grupos de Office 365 es consistente en todas las aplicaciones.

Configuración de los inquilinos

General

La sección General le permite configurar los siguientes ajustes para su institución:

  • Show organizational chart in personal profile (Mostrar el organigrama en el perfil personal)

  • Use Skype for Business for recipients who don’t have Microsoft Teams (Usar Skype Empresarial para destinatarios que no tienen Microsoft Teams)

  • Allow T-bot proactive help measures (Permitir medidas de ayuda proactiva de T-bot)

Para activar o desactivar cada ajuste, mueva el botón de alternancia a Desactivado o Activado, y haga clic en Guardar.

Configuración de todos los inquilinos

Integración del correo electrónico

Puede activar la integración del correo electrónico con canales y crear una lista de remitentes restringidos. Para desactivar o activar la integración del correo electrónico, mueva el botón de alternancia a Desactivado o Activado, y haga clic en Guardar.

Para restringir una lista de remitentes, introduzca un dominio y haga clic en Guardar.

Integración del correo electrónico

Aplicaciones

Puede activar aplicaciones externas, aplicaciones externas nuevas y la instalación de prueba de aplicaciones en Microsoft Teams. Para desactivar o activar el ajuste, mueva el botón de alternancia a Desactivado o Activado, y haga clic en Guardar.

Aplicaciones

Una vez que estén activadas las aplicaciones externas en Teams, los profesores pueden personalizarlas para hacer que estén disponibles para los alumnos a través de fichas. Las fichas le permiten personalizar un canal para incluir contenido y características útiles para el día a día del equipo. Son una forma rápida de acceder a los documentos y servicios en la nube utilizados frecuentemente. Hay varias fichas integradas, como Archivos.

En el cliente de Microsoft Teams, en la parte superior del canal, los usuarios pueden agregar fichas para documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, hojas de cálculo de Excel, blocs de notas de OneNote, planes de Planner, etc.

Agregar aplicaciones

En el futuro se agregarán nuevas pestañas, tanto de Microsoft como de socios.

Opciones personalizadas de almacenamiento en nube

Puede habilitar varias formas de almacenamiento en nube en Microsoft Teams. Actualmente se admiten Box, Dropbox, Google Drive y ShareFile. Para desactivar o activar el ajuste, mueva el botón de alternancia a Desactivado o Activado, y haga clic en Guardar.

Opciones para la nube

Configuración de usuario por licencia

Equipos y canales

Los equipos están diseñados para unir un grupo de personas que trabajan juntas para un fin común. Los equipos pueden ser tanto dinámicos, para realizar un trabajo basado en proyectos (como desarrollo curricular o planificación de eventos escolares), como estar orientados a la labor continua, para reflejar la estructura interna de la institución (como sus centros educativos, departamentos y clases).

Los canales son subcategorías de los equipos y se pueden crear para una actividad o un tema específicos. Las conversaciones, los archivos y las notas son específicos de cada canal, pero todos los miembros del equipo pueden verlos.

Como administrador, usted puede crear y administrar los propietarios y los miembros de los equipos a través del panel de control Grupos en el Centro de administración de Office 365.

Configuración de usuario por licencia

Para obtener más información sobre la creación de grupos de Office 365 en el Centro de administración, consulte Crear un grupo de Office 365 en el Centro de administración.

Llamadas y reuniones

Es posible que algunos centros educativos quieran restringir la cantidad de tráfico de red de su institución. Por ejemplo, quizás quiera desactivar el vídeo si la institución tiene un ancho de banda bajo. La sección Llamadas y reuniones le permite elegir si los usuarios pueden usar vídeo o compartir la pantalla durante las reuniones.

Llamadas y reuniones

Mensajería

Como administrador de inquilinos, puede activar o desactivar el contenido multimedia, como imágenes GIF, memes y adhesivos, en la sección Mensajes de la página de configuración de Microsoft Teams. También puede permitir que los profesores y docentes eliminen todos los mensajes, de modo que puedan moderar las conversaciones de la clase, y activar o desactivar la opción de chat privado para los alumnos.

Mensajería

Para desactivar o activar contenido de Giphy para permitir a los usuarios agregar GIF a las conversaciones, seleccione Desactivar o Activar, y haga clic en Guardar.

Si se activan los GIF, puede aplicar una clasificación de contenido para restringir el tipo de GIF que se permiten en los equipos de Microsoft Teams de su institución. Las clasificaciones de contenido incluyen las siguientes opciones:

  • Estricto

  • Moderado

  • Permitir todo el contenido

Además, también puede activar o permitir:

  • Memes que los usuarios pueden editar para agregarlos a conversaciones

  • Adhesivos que los usuarios pueden editar para agregarlos a conversaciones

  • Que los propietarios puedan eliminar todos los mensajes

  • Que los usuarios puedan eliminar sus propios mensajes

  • Que los usuarios puedan hablar en chats privados

Bots

Puede usar bots para llevar a cabo tareas como consultar información o ejecutar comandos. Desde el 14 de marzo de 2017 están disponibles más de 20 bots nativos y de terceros en Teams, un número que aumentará próximamente.

Nota: T-Bot es una parte del sistema de ayuda del producto y no se puede desactivar.

Si está interesado en crear un bot, consulte la plataforma de bots de Microsoft Teams, donde encontrará instrucciones detalladas para comenzar a escribir bots para Microsoft Teams.

Conectores

Los conectores permiten al UPI recibir actualizaciones de servicios populares como Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub y VSTS.

Para obtener más información, consulte Conectar aplicaciones a grupos y Plataforma de conectores de Office.

Distribución de clientes

El archivo de configuración del cliente de Microsoft Teams es un ejecutable que los administradores y usuarios finales pueden descargar en https://teams.microsoft.com/downloads. Los usuarios finales que trabajan desde el escritorio pueden instalar la aplicación si tienen los privilegios adecuados. Los administradores de TI pueden obtener el instalador y distribuirlo a través de herramientas de distribución de clientes.

Los usuarios finales que usan dispositivos móviles pueden descargar la aplicación Microsoft Teams en la tienda de aplicaciones de su plataforma móvil.

Microsoft Teams está disponible para equipos de escritorio Windows (Windows 7 y posteriores) y Mac (Mac 10.10 y posteriores). También está disponible para iOS v9 y posteriores (iPhone y iPad), Android 4.4 y posteriores, y Windows Phone 10.0.10586 y posteriores. Se ofrecerá compatibilidad con Windows 10S en el futuro.

Microsoft Teams es compatible con el cliente web de Microsoft Edge 12, Internet Explorer 11, Firefox 47.0 y Chrome 51.0 y sus versiones posteriores respectivamente. Los usuarios que intenten abrir el cliente web de Microsoft Teams en Safari serán redirigidos a la descarga del cliente de escritorio. Se ofrecerá compatibilidad con Safari en el futuro.

Activar o desactivar licencias de Microsoft Teams

Los administradores pueden gestionar las licencias de Microsoft Teams a través del Centro de administración de Office 365. Debe ser administrador de usuarios o administrador global de Office 365 para poder administrar las licencias de Microsoft Teams.

Si quiere limitar los usuarios que tienen acceso a Microsoft Teams en su institución o eliminar un usuario cuyo acceso quiere restringir, puede hacerlo desactivando la licencia de Microsoft Teams para esa persona o grupo de personas. Una vez desactivada la licencia, el usuario o usuarios ya no podrán ver Microsoft Teams en la página de inicio ni en el iniciador de aplicaciones de Office 365.

Para asignar licencias de Microsoft Teams a usuarios o eliminar su asignación, debe proceder del mismo modo que con la asignación de cualquier otra licencia de Office 365 Empresa o Enterprise. Inicie sesión en Office 365, vaya al Centro de administración de Office 365 y, en la página Usuarios > Usuarios activos, asigne la licencia de Microsoft Teams para sus usuarios o elimine su asignación.

Direcciones URL e intervalos de direcciones IP de Microsoft Teams

Si en su centro educativo se restringen las conexiones de los equipos de la red a Internet, vea URL de Office 365 e intervalos de direcciones IP. En este artículo se enumeran los extremos que tendría que incluir en las listas de permitidos salientes, así como las zonas de sitios de confianza de Internet Explorer de equipos cliente, para garantizar que los equipos pueden usar Microsoft Teams en Office 365 correctamente.

Lanzamiento

Poner en marcha equipos piloto

Ayudar a los embajadores de los equipos con la preparación y poner en marcha equipos piloto

Antes de implementar Microsoft Teams en toda la institución, es recomendable comenzar con un pequeño grupo de equipos piloto de profesores, alumnos y personal docente. Este procedimiento le ayudará a perfeccionar su plan de lanzamiento y garantizar que está preparado para una implementación en toda la institución. El correcto desarrollo de pruebas con equipos piloto ayuda a generar expectación en la institución ante la siguiente fase del lanzamiento.

Identificar equipos piloto

Busque en varios departamentos o grupos de profesores para identificar entre dos y tres equipos piloto. Como parte de la participación en el equipo piloto, anime a todo el equipo a usar Microsoft Teams como medio principal de comunicación y a colaborar con los demás miembros de forma regular. De este modo, los equipos piloto conocerán en profundidad las características de Microsoft Teams y podrán identificar la mejor forma de integrarlo en sus flujos de trabajo.

Designar embajadores

Designe embajadores en los equipos piloto y encárgueles fomentar la adopción de Microsoft Teams. Los jefes de departamento suelen estar dispuestos a compartir sus experiencias y ayudar a sus compañeros a adquirir soluciones más eficientes.

Preparar los equipos piloto para el éxito

Dé a los embajadores la flexibilidad de personalizar Microsoft Teams para sus grupos piloto, al tiempo que mantiene el control mediante características avanzadas de seguridad y gestión en el centro de administración de TI. Mantener una configuración abierta permite a los equipos piloto explorar todo lo que Microsoft Teams tiene que ofrecer. Además, siempre puede ajustar la configuración a medida que los equipos evolucionan.

Lanzamiento para el resto de la institución

Mantener una reunión de lanzamiento con los embajadores de los equipos

La mejor forma de generar interés en los equipos piloto con respecto a Microsoft Teams es fomentar el contacto de todos los miembros, tanto de forma personal como virtual. Programe una reunión de lanzamiento para presentar Microsoft Teams, hablar del programa piloto y hacer que los embajadores de los equipos prueben el producto. Comparta las guías de introducción para explicar cómo poner en funcionamiento los equipos.

Invitar a los embajadores de los equipos a Microsoft Teams

Comience a usar Microsoft Teams con los embajadores de los equipos mientras planifica el lanzamiento. Informe de las actualizaciones importantes relativas al lanzamiento, recopile comentarios de los equipos piloto, responda a preguntas rápidas y comparta el éxito en Microsoft Teams.

Preparar Microsoft Teams

Ayude a los embajadores a preparar sus equipos de Microsoft Teams, por ejemplo, en la configuración de los equipos y en lo que respecta a canales e integraciones con aplicaciones de terceros. Anime a los embajadores de los equipos a crear publicaciones de bienvenida y recursos para sus equipos con los que los usuarios puedan descubrir el funcionamiento del producto.

Recomendamos mantener la preparación inicial al mínimo para permitir que los usuarios creen canales, personalicen fichas y agreguen conectores según lo vayan necesitando, de forma orgánica. Consulte los vídeos sobre el uso de fichas que se han creado para esta finalidad.

Realizar el lanzamiento de Microsoft Teams

Los embajadores de los equipos son responsables de definir el propósito de sus equipos, el ámbito de uso frente a otras herramientas, las normas para la comunicación en público y las convenciones para la creación de canales.

A medida que los embajadores de los equipos se preparan para el lanzamiento, anímelos a organizar una reunión sobre el vídeo Conversaciones productivas con sus equipos piloto, de modo similar a su reunión de lanzamiento inicial. Insista en la importancia de usar vídeos como este para mostrar cómo puede ayudar Microsoft Teams a mejorar la productividad juntos.

Los embajadores deben asegurarse de que los miembros de los equipos están correctamente configurados para usar Microsoft Teams dedicando tiempo para que todos inicien sesión, descarguen las aplicaciones de escritorio y para móvil, y para que comiencen a hablar entre sí.

Consolidar

Mover trabajo a Microsoft Teams

Ayude a los equipos piloto a despegar animando a los embajadores a mover conversaciones importantes, actualizaciones y proyectos a Microsoft Teams. Esto ayudará a los miembros de los equipos a sentirse seguros con su propio cambio.

Integrar Microsoft Teams

Publique actualizaciones y datos de aplicaciones y servicios de terceros como Polly y busuu en tiempo real directamente en Microsoft Teams. De este modo, los empleados ahorrarán tiempo al no tener que comprobar varias herramientas para obtener la información con rapidez.

Anime a los embajadores de los equipos a compartir sus ideas sobre integraciones personalizadas con bots y aplicaciones de terceros adaptadas a sus equipos.

Supervisar Microsoft Teams

Comparta análisis sobre la adopción y el uso de Microsoft Teams con los líderes de los equipos y recuérdeles que deben compartir los comentarios de los miembros en el canal "Comentarios".

Generar reconocimiento

Supere los límites de los equipos piloto y dé a conocer Microsoft Teams a toda la institución. FastTrack proporciona recursos de administración de TI para realizar esta tarea e incluye recursos de publicitación, como plantillas de anuncio y cuenta atrás, prospectos, pósteres y mensajes de correo con consejos y trucos. Consulte el sitio web de FastTrack o solicite estos activos a su responsable de ventas de Microsoft.

Proporcionar formación

Organice eventos de formación y sesiones de preguntas y respuestas adaptadas a equipos y casos de uso específicos.

Fomentar la innovación

Colabore con los embajadores de la institución para identificar casos de uso avanzados, como integraciones y bots personalizados para sacar el máximo partido a Microsoft Teams. Puede crear un equipo para que los embajadores de Microsoft Teams de toda la institución compartan ideas con las que transformar el modo en que colaboran sus equipos.

Comparta los comentarios sobre Microsoft Teams a través de UserVoice o el vínculo Comentarios integrado en el producto. También puede contactar con otros profesionales de TI en la comunidad tecnológica de Microsoft Teams.

Comentarios y soporte

Visitar el Centro de ayuda de Educación de Microsoft

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