Guía de función de jefe de proyecto para Project Web Access

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Los jefes de proyecto son responsables de las tareas cotidianas de administración de proyectos, como la creación, el mantenimiento y la actualización de programaciones, y la coordinación con otros jefes de proyecto, administradores de recursos y miembros del equipo.

En este artículo se describen las actividades que están disponibles para usted como jefe de proyecto o jefe de equipo en un proyecto cuando usa Microsoft Office Project Web Access. Presenta una amplia introducción a Project Web Access desde la perspectiva de un jefe de proyecto o un jefe de equipo de un proyecto.

Según el grupo de seguridad que le haya asignado el administrador, puede trabajar con las características de Project Web Access mediante Project Web Access, Microsoft Office Project Professional 2007 o ambas.

¿Qué se puede hacer con los permisos del administrador de proyectos?

Trabajar desde la Página principal de Project Web Access

Trabajar con tareas y partes de horas

Trabajar con recursos

Trabajar en el centro de proyectos

Analizar datos y crear informes

Colaborar con otras personas de su organización

Trabajar con Project Professional

Obtener consejos de implementación, blogs y otra información en línea

Trabajar desde la Página principal de Project Web Access

La Página principal de Project Web Access es el punto de entrada principal para los usuarios que trabajan con datos guardados en la base de datos Microsoft Office Project Server 2007. Al iniciar sesión en Project Web Access, se muestran los elementos pendientes que pueden requerir una acción (por ejemplo, actualizaciones de tareas que deben aprobarse) y los elementos que han cambiado desde la última vez que inició sesión. Desde la página de inicio, puede obtener acceso a las características de Project Web Access, como las tareas, centro de proyectos, centro de recursos, actualizaciones, informes de estado, documentos, problemas y riesgos.

Nota: El contenido que aparece en la Página principal de Project Web Access viene determinado por las características que están disponibles en el servidor, la función del usuario, los permisos asignados al usuario y las categorías de seguridad a las que pertenece el usuario (incluidos los proyectos y vistas asignadas a esa categoría de seguridad) y cualquier personalización que se haya configurado para la Página principal.

Actividades de la Página principal de Project Web Access

Principio de la página

Trabajar con tareas y partes de horas

Administrar tareas

Administrar actualizaciones de tareas

Administrar partes de horas

Integrar con Outlook

Para que los miembros del equipo puedan registrar planilla de horas trabajadas horas o su estado tarea, el administrador debe configurar partes de horas, el estado de las tareas o ambos. Los partes de horas registran las horas reales de trabajo de las tareas, proyectos y otros elementos, y son importantes si realiza un seguimiento de la utilización, el tiempo de facturación y otras métricas basadas en tiempo. Los miembros del equipo pueden especificar el estado de la tarea con sus páginas mis tareas, lo que permite al administrador realizar un seguimiento exacto del estado o el progreso hasta la finalización de las tareas de los proyectos.

Si su organización realiza un seguimiento del progreso de los proyectos que ha creado en Office Project Professional 2007, querrá realizar un seguimiento del estado de las tareas.

Los jefes de equipo son los responsables de supervisar muchas de las tareas asignadas a los miembros del equipo en uno o varios proyectos. Es posible que los jefes de equipo también se asignen a las tareas de los proyectos y que se le pida que informen del trabajo real realizado en tareas del proyecto en sus partes de horas, mantener y responder a informes de estado de los jefes de proyecto y colaborar con otros usuarios de la organización. En algunas organizaciones, las tareas del proyecto se asignan a los jefes de equipo, que después delegan las tareas a los miembros adecuados del equipo.

Principio de la página

Administrar tareas

Los miembros del equipo pueden usar la página mis tareas de Project Web Access para ver, editar, delegar y actualizar las tareas y los períodos laborables asignados a ellos o a su equipo por un jefe de proyecto que usa Project Professional 2007. Para obtener acceso a la página mis tareas, haga clic en mis tareas en el inicio rápido.

Actividades de administración de tareas

Principio de la página

Administrar actualizaciones de tareas

En la página actualizaciones de tareas de Project Web Access, puede revisar los cambios en las tareas y las horas laborables que los miembros del equipo envían desde sus páginas mis tareas. También puede usar la página actualizaciones de tareas para actualizar los proyectos con la información más reciente.

Puede actualizar los proyectos con información de la página actualizaciones de tareas de dos formas:

  • Manual     Puede aceptar el cambio de cada tarea haciendo clic en Aceptar en la página actualizaciones de tareas. Si responde a una solicitud de cambio de tarea antes de aceptarla, la solicitud de cambio se quita de la lista de la página actualizaciones de tareas hasta que el miembro del equipo responde. Puede actualizar y responder a nuevas solicitudes de delegación de tareas y tareas al mismo tiempo.

  • Automáticamente (mediante reglas)     Puede crear y ejecutar reglas para actualizar proyectos automáticamente con cambios que no es necesario revisar antes de la aprobación. Puede crear reglas que se ejecuten para proyectos específicos, para todos los proyectos, para Recursos específicos o para grupos de recursos en una ubicación específica en la estructura detallada de los recursos (RBS) de su organización.

Actividades de administración de actualizaciones de tareas

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Administrar partes de horas

Los partes de horas registran las horas reales de trabajo de las tareas, proyectos y otros elementos, y son importantes si realiza un seguimiento de la utilización, el tiempo de facturación y otras métricas basadas en tiempo.

Debe crear un parte de horas si:

  • Su organización desea realizar un seguimiento de las horas facturables y no facturables.

  • Debe integrarse con un sistema contable para fines de facturación o de nóminas.

  • La administración quiere ver los detalles acerca del número de horas que los recursos están gastando y de cómo se dedican esas horas (las horas extra se facturan o no se pueden facturar de forma estándar).

Actividades de administración del parte de horas

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Integrar con Outlook

Project Web Access se integra con Microsoft Outlook para permitir que los miembros del equipo actualicen sus tareas con Office Outlook 2007, 2003 o XP. Para poder usar cualquier característica de integración de Outlook, los miembros del equipo deben:

  • Tener una cuenta de usuario válida de Project Web Access para acceder a la página desde la que se configuran las características de integración de Outlook.

  • Usa Office Outlook 2007, 2003 o XP.

  • Descargue e instale el complemento de Microsoft Office Project para Outlook.

Actividades de Outlook

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Trabajar con recursos

Administrar información de recursos

Proyectos de personal

Programación de aptitudes

Trabajar con proyectos administrativos

Los jefes de proyecto y los administradores de recursos usan el centro de recursos de Project Web Access para ver, modificar y analizar información de una o más Recursos que están asignadas a tareas en proyectos que están publicados en la base de datos de Project Server. El centro de recursos muestra una lista de los recursos de la empresa fondo de recursos; el administrador de Project Server concede permiso para ver los elementos del centro de recursos.

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Administrar información de recursos

En el centro de recursos, puede editar información sobre los recursos, como las direcciones de correo electrónico, la información de cuenta y los grupos a los que pertenecen. También puede ver la información de la asignación y la disponibilidad.

Nota: Algunos atributos de los recursos, como su configuración de calendario, solo se pueden cambiar con Project Professional 2007.

Actividades de administración de información de recursos

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Proyectos de personal

Los jefes de proyecto pueden crear equipos para proyectos en función de muchos parámetros diferentes, como habilidades de recursos y disponibilidad de recursos. Puede usar la característica generar equipo de Project Web Access para crear un equipo del proyecto.

Tenga en cuenta lo siguiente cuando use la característica generar equipo:

  • Es posible que los administradores no puedan ver todos los recursos, o es posible que no puedan asignarlos todos a los proyectos.

  • Para buscar recursos que contengan los conjuntos de habilidades necesarios, su organización debe aplicar la estructura detallada de los recursos (RBS) y otros código de esquema de recursos de empresa que se usan para definir varias Aptitudes y relaciones de recursos en la organización.

  • Puede asignar tareas a un equipo de recursos; los miembros individuales del equipo pueden seleccionar las tareas que deseen que se les asignen.

  • Los administradores pueden usar tipos de reserva propuestos y comprometidos para los recursos. Al asignar recursos a los proyectos sin firmarlos, los administradores pueden realizar un seguimiento de posibles asignaciones de recursos para nuevos proyectos propuestos. Las organizaciones de servicios, por ejemplo, suelen usar la reserva propuesta para que puedan comparar diversos escenarios de asignación y administrar las asignaciones propuestas y aprobadas. Los administradores de recursos de las organizaciones que usan un fondo de recursos centralizado y los jefes de proyecto que realizan su propio personal usan la reserva propuesta para realizar un seguimiento de las solicitudes de personal y administrarlas.

Los jefes de equipo pueden ayudar a los proyectos de personal y suelen ser responsables de supervisar muchas de las tareas asignadas a los miembros del equipo en uno o varios proyectos. Es posible que los jefes de equipo también se asignen a las tareas de los proyectos y que se le pida que informen del trabajo real realizado en tareas del proyecto en sus partes de horas, mantener y responder a informes de estado de los jefes de proyecto y colaborar con otros usuarios de la organización. En algunas organizaciones, las tareas del proyecto se asignan a los jefes de equipo, que después delegan las tareas a los miembros adecuados del equipo.

Nota: Algunos atributos de recursos y configuraciones, como la configuración del calendario y los recursos sustituidos, solo se pueden cambiar con Project Professional 2007.

Actividades de personal del proyecto

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Programación de aptitudes

Para buscar el mejor recurso para el trabajo, use las características de programación de aptitudes que están disponibles en Project Web Access y Project Professional 2007 como parte de la solución de administración de proyectos empresariales (EPM) de su organización. Use el Asistente para la sustitución de recursos dentro de Project Professional 2007 para reemplazar recursos genéricos por recursos reales. Use la característica generar equipo de Project Web Access para crear recursos de búsqueda con las aptitudes adecuadas para el trabajo.

Nota: Algunos atributos de los recursos, como la configuración del calendario y el Asistente para la sustitución de recursos, solo se pueden cambiar con Project Professional 2007.

Actividades de programación de aptitudes

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Trabajar con vacaciones y otros períodos no laborables (tiempo administrativo)

Project Web Access le permite realizar un seguimiento del período no laborable (tiempo administrativo), como vacaciones, reuniones de equipo, formación, proyectos internos y otros períodos no laborables. Los miembros del equipo especifican la hora administrativa en sus páginas mis partes de horas.

Su organización debe seguir el tiempo administrativo si:

  • Está integrando un sistema de contabilidad que requiere datos en las excepciones.

  • Su equipo de administración quiere ver informes sobre las excepciones.

  • Los jefes de proyecto o los administradores de recursos desean que los miembros del equipo introduzcan un tiempo de inactividad en la oficina para que el tiempo parezca que no está disponible para las asignaciones de proyectos.

Actividades de administración del tiempo administrativo

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Trabajar en el centro de proyectos

El centro de proyectos proporciona a los jefes de proyecto, a los miembros del equipo y a otros participantes del proyecto una forma adecuada para ver información detallada sobre proyectos individuales y propuestas de proyectos, así como para ver información de resumen sobre proyectos en toda la organización. . Cualquier usuario que tenga permiso de acceso al centro de proyectos en Project Web Access o Project Professional 2007 puede usar el centro de proyectos para trabajar con cualquier proyecto al que estén asignados. Solo los proyectos que se publican en la base de datos Project Server 2007 están disponibles en el centro de proyectos.

Actividades del centro de proyectos

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Analizar datos y crear informes

Administrar informes de estado

Trabajar con informes OLAP

Project Web Access proporciona muchas opciones de informes para ayudar al equipo a colaborar de una manera más eficaz. Los recursos pueden crear informes de estado para informar del progreso de sus tareas. Además, un jefe de proyecto puede crear informes detallados de procesamiento analítico en línea (OLAP).

Nota: Tenga en cuenta que algunas tareas solo pueden realizarse si un usuario pertenece al grupo administradores de Project Web Access. Si no ve el vínculo configuración del servidor en el inicio rápido de Project Web Access, no pertenece al grupo administradores y no puede realizar acciones como personalizar las vistas, configurar informes, configurar partes de horas o eliminar proyectos.

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Administrar informes de estado

Los informes de estado describen el progreso de las tareas asignadas. Los jefes de proyecto pueden automatizar el proceso de solicitud y recepción de información de estado; pueden enviar solicitudes de informe de estado a los miembros del equipo y los miembros del equipo pueden responder a ellas proporcionando la información solicitada. Los miembros del equipo también pueden iniciar el envío de informes de estado. Los jefes de proyecto pueden configurar informes de estado para que reciban entregas individuales y un informe combinado que consolida las respuestas.

Actividades de administración de informes de estado

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Trabajar con informes OLAP

Los administradores de varios niveles pueden usar diversos informes para analizar el rendimiento de los proyectos y recursos en un proyecto o en varios proyectos. Puede usar las vistas tabla dinámica y Gráfico dinámico si desea trabajar de forma interactiva con los informes y cambiar algunos de los campos que la estructuran. Todos estos informes le ayudan a comprender el estado de su organización en cuanto a rendimiento de proyectos y recursos.

Nota: Algunos informes, como los informes visuales, solo se pueden crear y ver con Project Professional 2007.

Actividades de administración de informes OLAP

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Colaborar con otras personas de su organización

Project Web Access tiene muchas características que ayudan a los recursos de su organización a colaborar en tareas de proyectos, problemas, riesgos y otras áreas que afectan al éxito del proyecto.

Actividades de colaboración

Principio de la página

Trabajar con Project Professional

Puede usar Project Professional 2007 para realizar muchas tareas de administración de proyectos como parte de la solución Enterprise Project Management (EPM) para su organización.

Nota: se requieren permisos de Project Server 2007 para completar diversas tareas de administración de proyectos empresariales mediante Project Professional.

Actividades de Project Professional

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