Formas de trabajar con SharePoint

SharePoint permite a las organizaciones buscar soluciones a problemas empresariales comunes con aplicaciones y elementos Web predefinidos. Sus escenarios de negocios únicos determinarán el tipo de sitio y los elementos Web que se usarán. Hay varios recursos para inspirar su siguiente sitio de SharePoint, como el libro de aspecto de SharePoint y los tutoriales guiados

Use este artículo para ver cómo diferentes tipos de roles y departamentos dentro de una organización pueden trabajar juntos para satisfacer las necesidades de los usuarios y los objetivos empresariales.

Ejemplos de creación de sitios:

  • Ver cómo un administrador de RRHH crea un sitio para nuevos empleados para mejorar la retención de nuevos empleados

  • Más información sobre cómo un apasionado de un empleado crea un nuevo grupo de comunidades corporativas para habilitar a otras personas

  • Vea cómo un jefe de producto crea un sitio de grupo específico de proyecto para acelerar el inicio de un nuevo producto

  • Más información sobre cómo un equipo de marketing de productos crea un sitio para una nueva unidad de negocio para aumentar el conocimiento

Crear un sitio de incorporación para nuevos empleados

Tom es un administrador de recursos humanos departamentales (HR) que ve una oportunidad de mejorar la experiencia de incorporación de nuevos empleados. Actualmente su organización comparte una hoja de cálculo de Excel con algunos vínculos a recursos comunes y los directores de contratación son responsables de la incorporación de nuevos empleados. Tanto los nuevos responsables recientes como los responsables de contratación han manifestado la insatisfacción con el proceso de incorporación en curso. 

Objetivos del nuevo sitio:

  • Ayudar a los nuevos empleados en el tren correctamente al Departamento

  • Mejorar el rendimiento de los empleados nuevos y el tiempo de productividad

  • Mejorar la retención de nuevos empleados

  • Aumentar la participación y la satisfacción de nuevos empleados

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio: 1 día

Tom se reúne con los responsables de contratación para garantizar que la nueva experiencia de alquiler esté alineada con los objetivos de la organización y los departamentos a los que se unirán los nuevos empleados.

Se ha decidido que Tomás creará el sitio y los responsables de contratación contribuirán a la estrategia de contenido y al mantenimiento del sitio. Un director de contratación identifica a un nuevo empleado recientemente para que actúe como campeón para el nuevo sitio. Otros gerentes de contratación y miembros de recursos humanos realizan planes para contribuir al nuevo sitio de alquiler regularmente. 

Tomás comienza por reunir todo el contenido que los nuevos empleados necesitan conocer sobre la empresa, la cultura, los sistemas de los departamentos, los procesos, las políticas y los beneficios.

Crear el sitio: 2 días

Tom decide usar un sitio de comunicación de SharePoint para administrar de forma centralizada documentos de formación, materiales de aprendizaje y tiendas sociales a los que se puede acceder fácilmente y todo en un solo lugar. 

  • El uso del elemento Web Biblioteca de documentos, Tom, crea archivos y carpetas organizados por región, función y tipos de beneficios

  • Con el elemento Web lista, Tom crea una nueva lista de comprobación para los responsables de contratación y el nuevo empleado

  • El sitio incluye un elemento Web conversaciones de Yammer que permite a los empleados del Departamento compartir experiencias, aumentar su red, formular preguntas y enviar comentarios sobre el proceso de incorporación de nuevos empleados.

  • El equipo de liderazgo creó vídeos de bienvenida para nuevos empleados y los publicó con el elemento Web Microsoft Stream

Administrar el sitio en curso

  • Tom planifica un evento de lanzamiento que celebra el nuevo sitio y programa la programación de sesiones de aprendizaje para participantes y campeones durante el transcurso de los últimos meses 

  • Para obtener comentarios y medir el impacto del proceso de incorporación de nuevos empleados, Tom crea una encuesta con el elemento Web Microsoft Forms

  • Mensualmente, Tom revisa y comparte el uso del sitio y los análisis con el equipo de liderazgo y los directores de contratación

Obtenidos

  • Aumentó la retención de nuevos empleados dentro del Departamento de 75% a 90% en un año.

  • Mejor participación de nuevos empleados en un 10% en un año

  • Mayor satisfacción y confianza del administrador de contratación en el proceso de incorporación de nuevos empleados

  • Disminución de la cantidad de tiempo y recursos empleados en la contratación, contratación y formación de nuevos empleados

Crear un grupo de comunidades corporativas

María trabaja en una organización que está reclutando de forma activa más empleados que en el pasado. Durante el año pasado, escucha más y más acerca de cómo las mujeres en su lugar de trabajo buscan un mayor sentido de la comunidad. María descubre que esta necesidad inadecuada va más allá de crear una comunidad-mujeres está buscando tutores, preparación profesional, acceso al liderazgo y noticias sobre mujeres en el lugar de trabajo. 

Objetivos del nuevo sitio: 

  • Unir mujeres en todas las regiones y departamentos de la organización

  • Crear una ubicación de reunión segura para conectar, compartir y crear

  • Contrata a mujeres que estén buscando construir su red, comunidad y Ally en el trabajo

  • Ofrece a los campeones la posibilidad de habilitar más mujeres para encontrar el éxito en el trabajo

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio-3 días

María encuentra personas que ya sabe que son apasionantes de la creación y administración del nuevo sitio de la comunidad. Juntos, definen los objetivos del sitio y tratan cómo priorizar las necesidades de la comunidad. A continuación, se reúnen con otras comunidades dentro de su organización para conocer los procedimientos recomendados para amplificar y contratar su causa.

Después de definir los objetivos, María y su equipo comenzarán a compilar imágenes, archivos, artículos de noticias, vídeos y otro contenido para el sitio. Al trabajar en conjunto, el contenido se agrupa y organiza en páginas que conformarán la estructura del sitio. A continuación, María identifica propietarios que serán responsables de crear y administrar el contenido de cada una de las páginas del sitio.

Crear el sitio: 1 día

María crea un sitio de comunicación de SharePoint y permite a los propietarios de la página Editar, agregar y eliminar contenido. Mientras crea las páginas del sitio, el equipo de María se centra en el uso de elementos Web que requerirán poco de mantenimiento a lo largo del tiempo.

  • Usar el elemento Web noticiasde SharePoint, María y su equipo escriba y ajustar de la comunidad

  • Los eventos mensuales se organizan y anuncian mediante el elemento Web eventos

  • Una página incluye el elemento Web personas que conecta fácilmente la comunidad con otros Allies de la organización

  • Con el elemento Web de Yammer, los miembros de esta comunidad pueden iniciar conversaciones con líderes y conectar a otras personas con recursos

  • El elemento Web incrustar se usa en todo el sitio para insertar vídeos (desde YouTube, por ejemplo) que resaltan discusiones y contenido de los líderes de la comunidad.

Administrar el sitio en curso

  • María supervisa y comparte con regularidad los detalles del uso del sitio y los análisis

  • Las reuniones de estrategia de contenido mensual están programadas para organizar el calendario editorial, planificar eventos de la comunidad y reclutar nuevos contribuidores de contenido

  • De manera semestral, María y su equipo vuelven a evaluar las páginas y la navegación del sitio para realizar cambios a medida que crece la comunidad

Obtenidos

  • Aumento de la implicación y la satisfacción entre mujeres en el lugar de trabajo

  • Mayor retención de empleados para miembros de la comunidad en comparación con los no miembros

  • Aumento de las redes y la colaboración entre equipos que participan en eventos de la comunidad y discusiones de Yammer

Crear un sitio de grupo específico del proyecto

Nuria es un jefe de proyecto responsable de liderar un equipo que está trabajando para lanzar un nuevo producto en los próximos 6 meses. Sabe que necesita un lugar para almacenar documentos de equipo, colaborar en el contenido, compartir actualizaciones de noticias de Project y comunicarse con el equipo. Por el momento, el equipo de Nuria está usando el correo electrónico como forma principal de comunicación y algunos documentos del proyecto se almacenan en un lugar compartido, pero no se puede tener acceso a ellos de manera segura fuera de la oficina o en un dispositivo móvil.

Objetivos del nuevo sitio:

  • Establecer un lugar unificado para las novedades de Project, la colaboración de equipo y la comunicación de proyectos

  • Permitir formas más eficientes de comunicarse mediante conversaciones en tiempo real y videoconferencias

  • Unificar recursos del equipo como un calendario de equipo, una dirección de correo electrónico, OneNotey la herramienta de administración de tareas

  • Almacenar de forma segura archivos y carpetas en un solo lugar al que se puede acceder de forma remota desde cualquier dispositivo

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio: 2 días

Nuria comienza por compartir ideas con otro jefe de proyecto que ha creado un sitio similar en el pasado. Ella aprende la mejor manera de iniciar su sitio del proyecto es pedir a su equipo comentarios sobre cómo prefieren comunicarse, colaborar y los tipos de características más valiosos para el nuevo sitio del proyecto. En Nuria se identifican las prioridades principales de sus equipos y comienza a recopilar documentos, imágenes y otro contenido.

Nuria determina que un sitio de grupo de SharePoint se adapta mejor a las necesidades de su equipo y proyecto. Sin embargo, un sitio de grupo de SharePoint no permite una conversación en tiempo real, a menos que integre Microsoft Teams. Nuria trabaja junto al administrador de inquilinos de SharePoint para asegurarse de que Microsoft Teams esté disponible. Aprende a que su organización ya tiene permiso para usar Microsoft Teams y es necesario asegurarse de que el sitio de su equipo está conectado a un grupo de Office 365.  

Ahora, Nuria está listo para empezar a construir su sitio de grupo conectado de Office 365.

Crear el sitio: 1 día

Nuria crea un sitio de grupo de SharePoint y lo conecta a un grupo de Office 365. Al conectarse al grupo, da automáticamente acceso a su equipo a recursos compartidos, como un calendario de grupo, OneNote, Planner y una dirección de correo electrónico.

Administrar el sitio en curso

  • En Nuria se revisa el sitio de grupo de forma semimensual para garantizar que los plazos del proyecto y las noticias estén actualizadas.

  • Cuando se inicia el proyecto, Nuria planea revisar las partes del contenido y los elementos Web del sitio para ajustarse al nuevo ritmo de actividad de soporte del producto.

Obtenidos

  • Aumento de la productividad del equipo al optimizar la comunicación y la colaboración en un solo lugar

  • Disminuyó el volumen de reuniones y correo electrónico antes del lanzamiento del sitio de grupo

  • Permitió a los miembros del equipo remoto trabajar de manera más eficaz

Crear un sitio para un proyecto nuevo

Mike es un director de marketing que se está preparando para iniciar un nuevo proyecto. Ya funciona con varios participantes internos como la ingeniería de productos y el servicio de asistencia al cliente. Aceptan un espacio compartido para preparar el resto de la organización para el inicio del proyecto es la solución adecuada.

Objetivos del nuevo sitio:

  • Establecer una fuente de información de verdad para garantizar que los empleados entienden completamente los detalles del proyecto y pueden adoptar el valor y la misión del proyecto.

  • Permitir a los empleados promocionar el proyecto y hablar con confianza sobre el proyecto de forma interna y externa

  • Equipar a los empleados con activos visuales aprobados por el marketing que se pueden compartir de forma externa

  • Proporcionar acceso a los recursos del proyecto, formación, eventos y respuestas a las preguntas de Project

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio: 2 días

Mike sabe que tiene que hacer que toda la organización esté muy dispuesta y preparada para admitir este nuevo proyecto. Reúne con expertos en la materia, como el equipo de ingeniería, el equipo de producto y el equipo de soporte técnico, para validar el contenido que debe estar en el sitio. Después, trabaja para recopilar activos del sitio como imágenes de proyectos aprobadas, logotipos, materiales de marketing y guías de aprendizaje.

Mike decide crear un sitio de comunicación de SharePoint que le permita llegar a docenas, o a cientos de personas a la vez. 

Crear el sitio-3 días

Mike crea un sitio de comunicación de SharePoint con elementos Web que se encontrarán e informarán a su público. Se centra en diseñar el sitio de modo que sea visualmente atractivo, interactivo y fácil de usar. Mike sabe que es probable que su público tenga acceso al sitio del proyecto en un dispositivo móvil, por lo que, como HES construyendo su sitio, también optimiza el diseño del teléfono. 

Administrar el sitio en curso

  • El uso del sitio de Mike View regularmente para comprender qué personas visitan la página y qué contenido es popular.

  • Con el elemento Web formularios, se inserta una encuesta en la página del sitio para recopilar comentarios sobre la efectividad de la formación del proyecto

  • A medida que el proyecto evoluciona a lo largo del tiempo, Mike continúa usando el sitio para informar a los empleados acerca de las actualizaciones y los hitos del proyecto

Obtenidos

  • Aceleración de la velocidad de adopción de proyectos en comparación con anuncios de lanzamiento de proyectos anteriores 

  • Aumentó la eficacia del equipo de soporte técnico y la capacidad de escalar recursos durante el ciclo de vida de un proyecto

  • Se ha reducido la cantidad de reuniones y mensajes de correo electrónico tras el inicio del sitio al aumento de productividad

Más inspiración en la creación de sitios:

libro de vista de SharePoint

Tutoriales guiados: crear sitios

la biblioteca de productividad de Microsoft 365

aprendizaje de área de trabajo moderna 

Microsoft Tech Community: adopción de

Planear el sitio de SharePoint

Vídeo: crear un sitio de grupo o de comunicaciones

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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