Explicación de la configuración de Autoarchivar

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Autoarchivar mueve automáticamente elementos a una ubicación de archivo para ayudarle a administrar el espacio del buzón o del servidor de correo electrónico que usa. En función de las opciones seleccionadas, Autoarchivar completa una de las acciones siguientes o ambas:

  • Mueve los elementos desde la ubicación original (normalmente una de las carpetas activas) a una carpeta de archivo.

    ¿A qué ubicación se mueven los elementos?

    El archivo de almacenamiento es un tipo de archivo de datos de Outlook (.pst). La primera vez que se ejecuta Autoarchivar, el archivo de almacenamiento se crea automáticamente en: C:\Usuarios\NombreDeUsuario\Documentos\Archivos de Outlook\archive.pst

    No encuentro las carpetas mencionadas en este artículo

    Algunas de las carpetas pueden estar ocultas. Para obtener más información sobre cómo ver las carpetas ocultas en Windows, vea Mostrar archivos ocultos.

  • Elimina de forma permanente los elementos que han superado su período de duración.

Nota:  Si elige que se eliminen los elementos, no se archivarán. Si elige que se archiven los elementos, Autoarchivar no los eliminará. Cuando los elementos se archivan, solo se pueden eliminar manualmente.

Para obtener más información acerca de la característica Autoarchivar, vea Archivar elementos antiguos automáticamente.

Períodos de duración de elementos de Outlook

Los elementos de Outlook que superen su período de duración se incluirán la próxima vez que se ejecute Autoarchivar, a menos que se hayan excluido expresamente. Los períodos de duración predeterminados de las carpetas de Outlook son los siguientes:

Carpeta

Período de duración

Bandeja de entrada y Borradores

6 meses

Elementos enviados y Elementos eliminados

2 meses

Bandeja de salida

3 meses

Calendario

6 meses

Tareas

6 meses

Notas

6 meses

Diario

6 meses

Nota:  Las carpetas que cree que contengan el mismo tipo de elementos que Bandeja de entrada, Calendario, Tareas, Notas o Diario tiene el mismo valor predeterminado, es decir, un período de duración de seis meses. Por ejemplo, una carpeta de correo que cree para los informes de estado recibidos de un compañero o una carpeta de contactos creada para los contactos personales.

Determinar la duración de un elemento

Tipo de elemento

Cuando empieza el período de duración

Mensaje de correo electrónico

La fecha y hora de recepción o de la última vez que cambió y guardó el mensaje, la que sea posterior. Un ejemplo de cambio de mensaje es marcarlo como leído o no leído.

Reunión, cita o evento de calendario

La fecha de la última vez que cambió y guardó el elemento, la que sea posterior. Los elementos periódicos no se archivan automáticamente.

Tarea

La fecha de finalización o de la última vez que cambió y guardó la tarea. Las tareas que no están marcadas como completadas no se archivan automáticamente. Las tareas asignadas a otras personas se archivan solo si se marcan como completadas.

Nota

La última vez que cambió y guardó la nota.

Entrada del Diario

La fecha en la que creó la entrada del Diario o la última vez que la cambió y guardó.

Contacto

Los contactos no se archivan de forma predeterminada. Sin embargo, puede archivarlos manualmente.

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Configuración y opciones de Autoarchivar

Consulte las descripciones siguientes de la configuración y las opciones que puede aplicar al personalizar Autoarchivar.

Cuadro de diálogo de configuración de Autoarchivar

Ejecutar Autoarchivar cada X días: elija la frecuencia con la que se ejecuta Autoarchivar. Archivar varios elementos al mismo tiempo puede ralentizar el rendimiento de su PC. Por lo tanto, le recomendamos que use Autoarchivar con más frecuencia para reducir el número de elementos procesados cada vez.

Para desactivar la característica Autoarchivar, elimine la selección de la casilla Ejecutar Autoarchivar cada X días.

Preguntar antes de que Autoarchivar se ejecute: elija si quiere que aparezca un mensaje de aviso antes de que Autoarchivar empiece a procesar sus elementos de Outlook. Si elige que aparezca un mensaje de aviso, podrá hacer clic en No para cancelar esa sesión de Autoarchivar.

Eliminar elementos expirados (solo carpetas de correo electrónico): esta opción está desactivada de manera predeterminada. Seleccione esta casilla para eliminar los mensajes cuando superen su período de duración.

Almacenar o eliminar elementos antiguos: elija esta opción si desea establecer o cambiar las opciones siguientes. Si esta casilla no está seleccionada, Autoarchivar se ejecutará con la configuración predeterminada.

Mostrar la carpeta de archivos en la lista de carpetas: seleccione esta casilla para incluir la carpeta Archivo en el Panel de navegación, junto a sus otras carpetas de trabajo. Aunque no use esta opción, podrá abrir la carpeta Archivo. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, luego, en la pestaña Abrir, haga clic en Abrir archivo de datos de Outlook.

Eliminar elementos anteriores a: especifique la antigüedad de los elementos para su archivado en días, semanas o meses. Puede configurar un período mínimo de 1 día y uno máximo de 60 meses.

Mover elementos antiguos a: seleccione esta casilla para archivar automáticamente los elementos antiguos en lugar de eliminarlos. Se indica la carpeta predeterminada en el cuadro. Para usar una carpeta diferente, escriba la ubicación en el cuadro o haga clic en Examinar. Al seleccionar esta opción, se anula la selección de la opción Eliminar permanentemente los elementos antiguos.

Eliminar permanentemente los elementos antiguos: esta opción elimina los elementos expirados. Estos no se mueven ni se guarda una copia de archivo. Al seleccionar esta opción, se anula la selección de la opción Mover elementos antiguos a.

Aplicar esta configuración a todas las carpetas: use esta opción para aplicar la configuración de Autoarchivar, incluidos los cambios que haya realizado, a todas las carpetas. No elija esta opción si prefiere especificar una configuración única para una o más carpetas. En su lugar, haga clic con el botón derecho en la carpeta, haga clic en Propiedades y, a continuación, vaya a la pestaña Autoarchivar para cambiar la configuración de todas las carpetas que quiera modificar.

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