Establecer y administrar la lista de participantes del proyecto

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Por Jane Suchan, PMP

Entonces, ¿qué es un participante del proyecto?     Existen muchas definiciones, que varían según el origen y el origen y la empresa. Todos sugiera que las partes interesadas sean personas o grupos que tengan un interés irrevocable en el resultado de un proyecto. La administración de los participantes es sinónimo de administración de relaciones: el objetivo es obtener y mantener el compromiso con el proyecto.

En este documento, los participantes son individuos o grupos de la organización que tienen interés en el resultado del proyecto o se verán afectados por él. Pero antes de empezar el ejercicio de establecer y administrar la lista de participantes, asegúrese de que la definición de un participante se alinee con la de la organización.

¿Por qué es importante la administración de los participantes?

Lo que nos gustaría pensar es que no es el caso, tenemos que enfrentar el hecho de que no todos serán el 100 por ciento entusiasta del proyecto. Es posible que los participantes tengan que aprender nuevas herramientas o procesos, ceder el control o, en algunos casos extremos, perder el trabajo. La carga recae en el jefe de proyecto y en los patrocinadores para facilitar a los participantes la preocupación y es improbable que pueda hacer que todas las personas estén felices, siempre. Algunos necesitarán tratamiento de forma que no puedan sabotajer sus esfuerzos.

Comprender las motivaciones le ayudará a solucionar problemas y evitar comportamientos y tácticas negativos, como:

  • ReTrasar las entradas o aprobaciones necesarias.

  • Iniciar un proyecto en competencia.

  • Reasignar recursos a otros proyectos.

  • Participar en la politicking de la sala de retroceso para minar el proyecto.

Las ventajas de la administración eficaz de los participantes son las siguientes:

  • Reducir el tiempo del ciclo del proyecto evitando que se quede atascado en la política.

  • Optimizar el proceso de aprobación.

  • Ayuda a garantizar que los recursos del proyecto están disponibles y permanecen concentrados.

  • Mantener la información en flujo.

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Desarrollar una lista de participantes

Al principio del proyecto, trabaje con el patrocinador del proyecto para crear una lista de todas las posibles partes interesadas. En función de cómo defina este rol y del impacto que tendrá el proyecto en la organización, esta lista puede ser larga.

La lista de participantes es una herramienta para el jefe de proyecto y una entrada de clave para el plan de comunicaciones de Project. En función de la evaluación de la lista, puede planear una estrategia de comunicaciones segura. Y no es necesario compartir los detalles de la lista más allá del patrocinador del proyecto.

La mayoría de los proyectos incorporan política, así que espere Stumble a algunas aguas Murky cuando evalúe a sus participantes.

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Evaluar la lista de participantes

Determina los CLOUT de cada participante y los categoriza por nivel de influencia. Algunos tendrán la capacidad de mantener un proyecto en el futuro. Esto puede incluir al patrocinador del proyecto o a los jefes Senior. Debido a sus puestos y roles de toma de decisiones, querrás supervisar atentamente estas partes interesadas. Otros pueden ser personas que, aunque no pueden tirar el complemento de un proyecto, pueden trabajar en segundo plano para minarlo y, posiblemente, para terminarlo.

Otro nivel de participantes son los que activarán con el producto, a veces a diario. Este grupo proporciona datos en forma de requisitos empresariales que deben cumplirse. Tienen más que obtener si el proyecto se realiza correctamente, ya que se verán afectados directamente. Aunque a menudo no pueden terminar directa o indirectamente un proyecto, no son vitales para su éxito. Si no se cumplen sus necesidades o preocupaciones, Irán desplazando rápidamente de sus mayores soporte técnico al mayor problema.

Otra forma de organizar a los participantes es agruparlos por nivel de implicación y responsabilidad. Un grupo podría estar involucrado activamente en el proyecto y hacer el trabajo, otro podría estar ocupado en algún momento y otro podría ser un participante que no esté activamente activado, pero debe recibir comunicaciones sobre el proyecto.

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Usar RACI para categorizar a las partes interesadas

Responsable, responsable, consultado e informado (RACI) es una herramienta que se usa en el diseño organizativo para asignar y designar participantes por nivel de implicación y responsabilidad del proyecto. Es una forma útil de categorizar a los participantes para que pueda planear la estrategia de comunicaciones más eficaz para cada persona o grupo. Estas partes interesadas se definen de la siguiente manera:

  • Competente    Esta persona es responsable de completar una tarea.

  • Cuentas    Se llamará a esta persona para que tenga en cuenta si la tarea no se completa y puede administrar a la persona responsable de completar la tarea. Los jefes de proyecto a menudo tienen este rol.

  • Consulta    Aunque no se responsabiliza o es responsable de la finalización, se consulta a esta persona acerca de los aspectos de la tarea.

  • Sobre    El propietario de este rol pasivo se mantiene informado pero no es responsable de las tareas.

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Un poco de prevención...

La administración de proyectos se ocupa de la administración de las expectativas. Tómese la hora al principio de sus proyectos para trabajar con el patrocinador con el fin de identificar y evaluar a los participantes. Asegúrate de actualizar la lista durante toda la vida del proyecto. Debes saber quiénes son sus participantes y sus intereses para administrarlos de forma eficaz. Le ahorrará dificultades a la larga y asegurará que el proyecto se realice correctamente.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es un administrador de programas con experiencia en la administración de iniciativas empresariales para la empresa y en el desarrollo de metodologías de administración de proyectos. Jane vidas, Madrid.

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