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Por Jane Suchan, PMP

Entonces, ¿qué es una parte interesada del proyecto?     Hay muchas definiciones, y varían de fuente a fuente y de empresa a empresa. Todos sugieren que las partes interesadas son personas o grupos que tienen un interés en el resultado de un proyecto. La administración de partes interesadas es sinónimo de administración de relaciones: el objetivo es ganar y mantener el compromiso con su proyecto.

En este documento, las partes interesadas son individuos o grupos de la organización que tienen un interés en el resultado del proyecto o que se verán afectados por él. Pero antes de empezar el ejercicio de establecer y administrar la lista de partes interesadas, asegúrese de que su definición de parte interesada se alinea con la de su organización.

¿Por qué es importante administrar a las partes interesadas?

Por más que nos gustaría pensar que este no es el caso, tenemos que enfrentarnos al hecho de que no todos estarán 100 % entusiasmados con el proyecto. Las partes interesadas pueden tener que aprender nuevas herramientas o procesos, renunciar al control o, en algunos casos extremos, perder su trabajo. La carga recae sobre el jefe de proyecto y los patrocinadores para aliviar las preocupaciones de las partes interesadas, y es poco probable que pueda hacer feliz a todas las personas, todo el tiempo. Algunos tendrán que ser tratados de tal manera que no puedan sabotear sus esfuerzos.

Comprender las motivaciones te ayudará a abordar las preocupaciones y evitar comportamientos y tácticas negativos, como:

  • Retrasar las entradas o aprobaciones necesarias.

  • Iniciando un proyecto de la competencia.

  • Reasignar recursos a otros proyectos.

  • Involucrarse en la politiquería de fondo para minar el proyecto.

Los beneficios de administrar eficazmente a las partes interesadas son:

  • Reducir el tiempo de ciclo del proyecto evitando que se atascó en la política.

  • Optimización del proceso de aprobación.

  • Ayuda a garantizar que los recursos del proyecto están disponibles y permanecen centrados.

  • Mantener la información fluyendo.

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Desarrollar una lista de partes interesadas

Al principio del proyecto, trabaje con el patrocinador del proyecto para crear una lista de todas las partes interesadas posibles. Dependiendo de cómo defina este rol y del impacto que el proyecto tendrá en la organización, esta lista puede ser larga.

La lista de partes interesadas es una herramienta para el jefe de proyecto y una entrada clave para el plan de comunicaciones del proyecto. En función de la evaluación de la lista, puede planear una estrategia de comunicaciones sólida. Además, no es necesario compartir los detalles de la lista más allá del patrocinador del proyecto.

Con la mayoría de los proyectos viene la política, así que espere encontrarse en algunas aguas turbias cuando esté evaluando a las partes interesadas.

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Evaluar la lista de partes interesadas

Determine la influencia de cada parte interesada y clasifique por nivel de influencia. Algunos tendrán el poder de seguir avanzando en un proyecto. Esto puede incluir al patrocinador del proyecto o a los directores sénior. Debido a sus posiciones y roles de toma de decisiones, querrá supervisar estrechamente a estas partes interesadas. Otros pueden ser personas que, a pesar de que no pueden tirar del enchufe en un proyecto, pueden trabajar entre bastidores para minar y posiblemente incluso terminar con él.

Otro nivel de participantes son aquellos que vivirán con el producto, a veces de forma diaria. Este grupo proporciona información en forma de requisitos empresariales que deben cumplirse. Son los que tienen más que ganar si el proyecto tiene éxito, porque les afectará directamente. Aunque a menudo no pueden terminar directa o indirectamente un proyecto, son fundamentales para su éxito. Si sus necesidades o inquietudes no se cumplen, rápidamente pasarán de ser sus más grandes seguidores a su mayor problema.

Otra forma de organizar a las partes interesadas es agruparlas por nivel de participación y responsabilidad. Un grupo podría estar activamente involucrado en el proyecto y realizar el trabajo, otro podría estar involucrado en algún momento y otro podría ser partes interesadas que no están activamente comprometidas, pero deben recibir comunicaciones sobre el proyecto.

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Usar RACI para clasificar a las partes interesadas

Responsable, responsable, consultada e informada (RACI) es una herramienta utilizada en el diseño organizacional para asignar y designar partes interesadas por nivel de participación y responsabilidad del proyecto. Es una forma útil de clasificar a las partes interesadas para que pueda planear la estrategia de comunicaciones más eficaz para cada persona o grupo. Estas partes interesadas se definen de la siguiente manera:

  • Responsable    Esta persona es la responsable de completar una tarea.

  • Responsable    Se llamará a esta persona para que tenga en cuenta si la tarea no se ha completado y podrá administrar a la persona responsable de completar la tarea. Los jefes de proyecto suelen tener este rol.

  • Consultado    Aunque no es responsable de la finalización, se consulta a esta persona sobre los aspectos de la tarea.

  • Informado    El titular de este rol pasivo se mantiene informado, pero no es responsable de las tareas.

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Un onza de prevención ...

La administración de proyectos se basa en administrar las expectativas. Tómese el tiempo necesario al principio de sus proyectos para trabajar con su patrocinador para identificar y evaluar a las partes interesadas. Asegúrese de actualizar la lista durante toda la vida del proyecto. Debe saber quiénes son sus partes interesadas y sus intereses para administrarlos de forma eficaz. Le ahorrará dificultades a largo plazo y garantizará que el proyecto tenga éxito.

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Acerca de la autora     Jane Suchan es una administradora de programas con experiencia en la administración de iniciativas empresariales y desarrollo de metodologías de administración de proyectos. Jane vive en Seattle, Washington.

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