Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

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Cuando se crea una biblioteca de documentos de SharePoint, puede establecer un tipo de archivo predeterminado para abrir cuando se crea un nuevo archivo (por ejemplo, puede establecer un archivo de PowerPoint como el tipo de archivo predeterminado para abrir). También puede personalizar la plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Por ejemplo, puede crear una plantilla de Word con personalizada encabezados y pies de página u otras características personalizadas y asegúrese de la plantilla predeterminada para esa biblioteca. A continuación, cuando los usuarios crear un nuevo archivo, se abre en el programa correspondiente con sus características personalizadas.

Nota: Debe tener permisos de control total para la biblioteca para establecer una plantilla.

Configurar un tipo de archivo predeterminada al crear una biblioteca

Siga este procedimiento para configurar un tipo de archivo para abrir un archivo en blanco en el programa correspondiente.

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Haga clic en configuración Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en Agregar una aplicación

  3. Elija la biblioteca de documentos.

  4. Haga clic en Opciones avanzadas.

  5. Agregar un nombre, descripción opcional, control de versiones, y si procede, si desea que la biblioteca para recibir correo electrónico.

  6. Seleccione el formato de archivo de aplicación predeterminado y la versión de la lista desplegable Plantilla de documento.

    Seleccionar una plantilla

  7. Haga clic en Crear.

Personalizar la plantilla predeterminada para una biblioteca de documentos

Use este procedimiento para personalizar la plantilla predeterminada. Hay dos formas que se puede cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminado para un programa compatible con SharePoint, puede editar la plantilla predeterminada.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, sino que puede copiar un archivo de plantilla nuevo en la carpeta Formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Vaya al sitio donde es su biblioteca.

  2. En SharePoint servidor, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha biblioteca y haga clic en Configuración de biblioteca.

    SharePoint Online, haga clic en configuración de Engranaje en forma de botón de configuración y, a continuación, haga clic en configuración de biblioteca.

  3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

    Haga clic en Configuración avanzada de la ventana de configuración
  4. En la sección Plantilla de documento, en el campo Dirección URL de la plantilla, haga clic en Editar plantilla. Se dará una de las siguientes situaciones:

    Si su sitio es parte de una suscripción de Office 365, en este momento, le pedirá que introduzca su nombre de usuario de suscripción de Office 365 y contraseña.

    • Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint y que está asociado con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Word se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    • Biblioteca de formularios    La plantilla abre ya sea en un programa compatible con SharePoint, un programa de diseño de formularios basado en XML, como InfoPath, o un editor XML.

      Editar plantilla
      Editar la plantilla de biblioteca predeterminada

    Nota: Si los usuarios de su sitio ya rellenaron formularios basados en la plantilla original, plantéese cómo pueden afectar a esos formularios los cambios que se realicen en la plantilla. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben completar obligatoriamente puede hacer que aparezcan errores en los formularios originales que se completaron antes de que se agregara el campo.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Para SharePoint Online, guarde la plantilla con un nuevo nombre de archivo. Cierre el programa si ya no necesita abra o cambie a su sitio.

    Nota: La plantilla personalizada SharePoint Online, debe tener un nombre de archivo distinto del predeterminado. Use la característica Guardar como del cliente para guardar el archivo en la carpeta de formularios con un nuevo nombre de archivo. Por ejemplo, para Word, no use de nombre de archivo predeterminado template.dotx.

  6. Dependiendo de cuál sea su programa de diseño de formularios, probablemente necesite volver a publicar la plantilla en la biblioteca en el sitio desde el programa.

  7. En la parte inferior de la página de configuración avanzada de la biblioteca de formularios o documentos del sitio, haga clic en Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Crear y guardar la plantilla personalizada en un programa que sea compatible con SharePoint. Tome nota de su ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint.

    Nota: Si la plantilla de documento predeterminada se denomina nada que no sea template.dotx, no se mostrará ninguna plantilla predeterminada en la lista o biblioteca.

  2. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiera especificar una plantilla personalizada.

  3. Debe utilizar Internet Explorer para este paso. En SharePoint Online, haga clic en Todos los documentos en la parte superior derecha, haga clic en Ver en el Explorador de archivos.

    Para SharePoint Server, haga clic en la ficha biblioteca en la cinta de opciones y, a continuación, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con el explorador.

    Importante: Si no se abre el Explorador de archivos o ve un mensaje de error, debe agregar el sitio como un sitio de confianza en la configuración del explorador. Para obtener más información, vea Abrir en el explorador o vista con el Explorador de archivos en SharePoint.

  4. En el Explorador de archivos, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  5. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  6. Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.

  7. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  8. Cierre el Explorador de archivos y volver al sitio.

  9. En la parte izquierda, haga clic en Contenido del sitio.

  10. Buscar en contenido, desplace el puntero sobre el nombre de la biblioteca de documentos, haga clic en los puntos suspensivos (...) y, a continuación, haga clic en configuración.

    Si no ve los comandos anteriores, es posible que en clásico SharePoint. En ese caso, vaya a la biblioteca de documentos y, en la cinta de opciones, haga clic en la ficha biblioteca, a continuación, Configuración de biblioteca.

  11. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  12. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de su plantilla personalizada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama MarcaDeAgua.dotx y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de documentos Documentos compartidos, debe escribir lo siguiente:

    Documents/Forms/Watermark.dotx

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que quiera usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si su plantilla se llama pedidos.xml y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de formularios Compras, debe escribir lo siguiente:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    Nota:  Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, puede que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido, justo encima de la sección Plantillas de documentos. Si está seleccionado, debe modificar la plantilla del tipo de contenido.

Para obtener más información sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Estas son algunas sugerencias y directrices para crear y usar plantillas.

Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre en una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con las tecnologías de SharePoint    por un usuario crear un archivo mediante el comando de nuevo en una biblioteca de documentos, es necesario crear la plantilla de archivo desde un programa compatible con SharePoint, como Microsoft Office Word. Cuando se crea un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint, como Microsoft InfoPath.

Archivos de otros programas    Con la mayoría de los demás programas, también puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca pero, en lugar de crear el archivo directamente desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y, luego, cargarlo a la biblioteca.

Archivos de programas bloqueados    Por motivos de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como .exe, están bloqueados no pueden almacenarse en una biblioteca. Para obtener más información, vea tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo son las bibliotecas de formularios y las de documentos.

Bibliotecas de documentos    Las bibliotecas de documentos se usan para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, entre los que se incluyen documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Las bibliotecas de documentos suelen ser la ubicación más común de un sitio. En ellas se pueden crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartirlos con otros compañeros de la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como un repositorio de archivos de uso general o para un fin específico. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para los materiales de planificación, los nuevos lanzamientos y las publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Las bibliotecas de formularios permiten compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información, de manera sencilla. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informes de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien crea un informe de gastos, abre la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellena el formulario, los datos del informe de gastos (y solamente los datos) se guardan en un archivo XML de la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es más sencillo que otros sistemas procesen cada informe de gastos por separado, que se combinen los datos o que se exporten para seguir procesándolos y analizándolos.

Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el Explorador de archivos para ver la carpeta de formularios que contiene la plantilla de archivo para la biblioteca.

Carpeta de formularios para almacenar plantillas

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo llamada template.dotx, pero puede cambiar este archivo si necesita. Para especificar una plantilla diferente, debe crearla en un programa que sea compatible con SharePoint, como Word y, a continuación, guárdelo en la carpeta formularios de una biblioteca. A continuación, desde la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

Una biblioteca de formularios siempre incluye un archivo de marcador de posición, llamado plantilla.xml, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario creada por el usuario.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint, como InfoPath. Puede haber otras ventajas de usar un programa de diseño del formulario. Por ejemplo, cuando se utiliza InfoPath, puede hacer lo siguiente:

  • Crear la plantilla y la biblioteca de formularios directamente desde InfoPath.

  • Editar y volver a publicar convenientemente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

  • Combinar los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para más procesamiento.

  • Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre en el programa de edición de formularios que sea compatible con SharePoint en el equipo cliente del usuario de forma predeterminada. Si no hay ningún programa compatible está instalado, puede abrir el formulario, si está diseñada para abrir en el explorador en el explorador. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrir en un explorador siempre se abre en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la configuración de Abrir documentos en el explorador en la configuración avanzada de la biblioteca.

Vaya a Configuración, Configuración de biblioteca
En SharePoint online, haga clic en configuración y, a continuación, en configuración de biblioteca

En SharePoint online, haga clic en configuración y, a continuación, en configuración de biblioteca

Configuración de lista en la cinta de opciones
En SharePoint server, haga clic en configuración de biblioteca en la pestaña de la biblioteca en la cinta de opciones

En SharePoint server, haga clic en configuración de biblioteca en la pestaña de la biblioteca en la cinta de opciones

Haga clic en Configuración avanzada de la ventana de configuración

Configuración de una biblioteca de documentos

Captura de pantalla de la página de configuración avanzada en una biblioteca de documentos de SharePoint

Configuración de abrir documentos en el explorador

Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos

Si hay varios tipos de contenido habilitados y se especifican plantillas para los tipos de contenido, la biblioteca usa las plantillas que se especifican los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si desea personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido. Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y a la publicación de tipo de contenido.

Establecer una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Haga clic en Acciones del sitio, luego en Ver todo el contenido del sitio y luego en Crear.

    Nota:  La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  3. En Bibliotecas, haga clic en Biblioteca de documentos o Biblioteca de formularios.

  4. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.

    El nombre, que se muestra en la parte superior de la página de la biblioteca, pasa a formar parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

  5. En el cuadro Descripción, escriba una descripción sobre el propósito de la biblioteca. La descripción es opcional.

    La descripción aparece en la parte superior de la página de la biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si va a habilitar la biblioteca recibir contenido por correo electrónico, puede agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a su descripción, para que otras personas puedan encontrarlo fácilmente.

  6. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en el Inicio rápido, compruebe que la opción esté seleccionada en la sección Navegación.

  7. En la sección Historial de versiones del documento, haga clic en si desea que se cree una versión, o una copia de seguridad, de un archivo cada vez que el archivo se proteja en la biblioteca.

  8. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Especificar el tipo de archivo que se utilizará como una plantilla para los nuevos archivos en la biblioteca de documentos. Los siguientes tipos de archivo están disponibles de forma predeterminada:

    • Ninguna

    • Documento de Microsoft Word 97-2003

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel 97-2003

    • Presentación de Microsoft PowerPoint 97-2003

    • Documento de Microsoft Word

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel

    • Presentación de Microsoft PowerPoint

    • Bloc de notas de Microsoft OneNote 2010

    • Página web de Microsoft SharePoint Designer

    • Página básica

    • Página de elementos web

      Biblioteca de formularios    Seleccione la plantilla de formulario que desea especificar como tipo de formulario en la biblioteca de formularios.

  9. Haga clic en Crear.

Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Existen dos maneras de cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint 2010, puede editar dicha plantilla.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, sino que puede copiar un archivo de plantilla nuevo en la carpeta Formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiere editar la plantilla predeterminada.

  2. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido o haga clic en Acciones del sitio, luego en Ver todo el contenido del sitio y luego, en la sección de bibliotecas correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota: La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  3. En la cinta, en la sección Herramientas de biblioteca, haga clic en la pestaña Biblioteca y luego, en el grupo Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca.

  4. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  5. En la sección Plantilla de documento, en el cuadro Dirección URL de la plantilla, haga clic en Editar plantilla. Se da una de las siguientes situaciones:

    Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint 2010 y que está asociado con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, se abre Word 2010 si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    Biblioteca de formularios    La plantilla abre ya sea en un programa compatible con SharePoint 2010, alguno un programa de diseño de formularios basado en XML, como InfoPath 2010 o un editor XML.

    Nota: Si los usuarios de su sitio ya rellenaron formularios basados en la plantilla original, plantéese cómo pueden afectar a esos formularios los cambios que se realicen en la plantilla. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben completar obligatoriamente puede hacer que aparezcan errores en los formularios originales que se completaron antes de que se agregara el campo.

  6. Aplique los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Cierre el programa si ya no lo necesita, o cambie a su sitio.

  7. Dependiendo de cuál sea su programa de diseño de formularios, probablemente necesite volver a publicar la plantilla en la biblioteca en el sitio desde el programa.

  8. En la parte inferior de la página de configuración avanzada de la biblioteca de formularios o documentos del sitio, haga clic en Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint 2010. Apunte esta ubicación y luego cambie a SharePoint 2010.

  2. Navegue al sitio que contiene la biblioteca para la que quiera especificar una plantilla personalizada.

  3. Haga clic en el nombre de la biblioteca en el Inicio rápido o haga clic en Acciones del sitio, luego en Ver todo el contenido del sitio y luego, en la sección de bibliotecas correspondiente, haga clic en el nombre de la biblioteca.

    Nota: La navegación y la apariencia de un sitio se pueden modificar en gran medida. Si no encuentra alguna opción como, por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo, póngase en contacto con su administrador.

  4. En la cinta, haga clic en la pestaña Biblioteca y, en el grupo Conectar y exportar, haga clic en Abrir con el Explorador.

  5. En el Explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  6. Haga clic con el botón secundario en el archivo y, a continuación, haga clic en Copiar en el menú contextual.

  7. Haga clic en el botón Atrás hasta que regrese a la biblioteca y, a continuación, haga clic en la carpeta Formularios para abrirla.

  8. Haga clic con el botón secundario en una zona vacía de la ventana de la carpeta y, a continuación, haga clic en Pegar en el menú contextual.

  9. Cierre el Explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.

  10. En el menú Configuración, haga clic en Configuración de la biblioteca.

  11. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

  12. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Marcadeagua.doc y agregarlo a la carpeta de formularios de los Documentos compartidos, biblioteca de documentos escriba lo siguiente:

    Documents/Forms/Watermark.dotx

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el cuadro Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina pedidos.XML y agregarlo a la carpeta formularios de la biblioteca de formularios de compras, escribiría lo siguiente:

    Purchases/Forms/Orders.xsn

    Nota:  Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, puede que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿Desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido, justo encima de la sección Plantillas de documentos. Si está seleccionado, debe modificar la plantilla del tipo de contenido.

Aprender sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Cuando se crea una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Cuando un usuario crea un nuevo archivo en la biblioteca, se abre la plantilla predeterminada en el programa correspondiente. Por ejemplo en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Word 2010. Cuando un usuario crea un nuevo archivo en esa biblioteca de documentos, la plantilla se abre en Word.

Si quiere especificar opciones de configuración adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un esquema preferido para una propuesta de campaña de marketing o una declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede agregar esta información a la plantilla.

Tipos de archivos que pueden o no pueden almacenarse en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre en una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con las tecnologías de SharePoint    Para que un usuario crear un archivo mediante el comando de nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse desde un programa compatible con SharePoint 2010, como Word 2010. Cuando se crea un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft InfoPath 2010.

Otros archivos de programa    Para otros programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Pero, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y, a continuación, agregarlo a la biblioteca.

Archivos de programas bloqueados    Por motivos de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como .exe, están bloqueados no pueden almacenarse en una biblioteca.

Encontrará más información sobre los tipos de archivo bloqueados en la sección Vea también.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo son las bibliotecas de formularios y las de documentos.

Bibliotecas de documentos    Usar una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferente, incluidos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos suele ser la ubicación más comunes de un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartir con otros colegas en toda la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como un repositorio de archivos para fines generales. O puede usar una biblioteca de documentos para una finalidad concreta, por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para la planificación de materiales, las versiones de noticias y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios proporciona un modo sencillo de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como la plantilla de archivo de forma predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que un usuario crea un informe de gastos, abra la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellena el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardan como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportar para procesamiento y análisis.

Lugar en donde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el Explorador de Windows para ver la carpeta de formularios, que contiene la plantilla de archivo para la biblioteca.

Contenido de la carpeta Formularios en una biblioteca de documentos

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo llamada template.dotx, pero puede cambiar este archivo si necesita. Para especificar una plantilla diferente, debe crearla en un programa que sea compatible con SharePoint 2010, como Word 2010 y, a continuación, guárdelo en la carpeta formularios de una biblioteca. A continuación, desde la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

De manera predeterminada, una biblioteca de formularios incluye un archivo de marcador de posición, llamado plantilla.xml, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario creada por el usuario.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como InfoPath 2010. Puede haber otras ventajas de usar un programa de diseño del formulario. Por ejemplo, cuando se utiliza InfoPath 2010, puede hacer lo siguiente:

  • Crear la plantilla y la biblioteca de formularios directamente desde InfoPath.

  • Editar y volver a publicar convenientemente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

  • Combinar los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para más procesamiento.

  • Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de manera predeterminada en el programa de edición de formularios compatible con SharePoint 2010 en el equipo cliente del usuario. Si no hay ningún programa compatible instalado, puede abrirse el formulario en el explorador, si está diseñado para ello. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador se abra siempre en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la opción Abrir documentos en el explorador de la configuración avanzada de la biblioteca.

Usar tipos de contenido para establecer plantillas de biblioteca de formularios o documentos

SI se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usará las plantillas que se especifiquen en los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si quiere personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido.

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