Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Nota:  Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Desea que el flujo de trabajo para enviar un mensaje de correo electrónico por cualquiera de una amplia variedad de efectos. Por ejemplo, es recomendable enviar una notificación cada vez que empieza a ejecutar el flujo de trabajo.

Elemento nuevo desencadenante de flujo de trabajo para enviar mensajes de correo electrónico

1. un nuevo elemento se agrega a la lista o biblioteca y se inicia el flujo de trabajo.

2. el flujo de trabajo envía un mensaje de correo electrónico que le indicará que ha iniciado.

Este artículo le muestra cómo configurar el flujo de trabajo para enviar un mensaje de correo electrónico. También se explica cómo usar las búsquedas de flujo de trabajo de dirección del mensaje y para incluir contenido dinámico en el cuerpo del mensaje, incluido cómo insertar o crear hipervínculos. Por último, este artículo le muestra cómo dar formato al contenido del mensaje, junto con el suministro de otra información sobre cómo trabajar con mensajes de correo electrónico generados por el flujo de trabajo.

¿Qué desea hacer?

Enviar un mensaje de correo electrónico básico de un flujo de trabajo

Seleccionar usuarios o grupos que reciba el mensaje de forma dinámica

Incluir información acerca del elemento actual

Incluir un hipervínculo estático

Incluir un hipervínculo en el elemento actual

Incluir una imagen

Dar formato al contenido del mensaje

Enviar sus propio notificaciones de tareas personalizado

Identificar las opciones que no son compatibles

Enviar un mensaje de correo electrónico básico de un flujo de trabajo

Mediante la acción Enviar un correo electrónico en el Diseñador de flujo de trabajo, puede configurar el flujo de trabajo personalizada para enviar mensajes de correo electrónico a usted o a cualquier otro usuario o grupo especificado. Los campos disponibles para un mensaje de correo electrónico son para, CC, asunto y cuerpo. Estos campos pueden contener texto estático y el texto que se genera dinámicamente de las búsquedas de flujo de trabajo.

Puede usar la acción Enviar un correo electrónico para generar muchos tipos de mensajes, incluidas las notificaciones cuando el flujo de trabajo alcanza etapas especificadas o realiza acciones especificadas (incluidos el general de inicio y detención del flujo de trabajo) y avisos acerca de tareas que no están completadas por su fecha de vencimiento.

Nota: Configuración del correo electrónico saliente debe estar configurada en el servidor antes de que el flujo de trabajo puede enviar mensajes de correo electrónico. Si no está seguro sobre la configuración de correo electrónico actual del servidor, consulte con el administrador del servidor. En la sección Vea también encontrará vínculos a más información sobre la configuración de correo electrónico saliente.

En este ejemplo, configurará un flujo de trabajo para enviar una notificación de correo electrónico cada vez que se inicia al ejecutar en un nuevo elemento. Usar la versión de SharePoint Designer que coincida con su versión de SharePoint Server. Por ejemplo, para SharePoint Server 2010 use SharePoint Designer 2010. Y, para todas las versiones después SharePoint Server 2010, incluidos SharePoint Server 2016 y SharePoint Online, utilice SharePoint Designer 2013. Puede descargar SharePoint Designer 2013 desde El centro de descarga de Microsoft y encontrará más información acerca de él en la sección Vea también .

  1. En el menú archivo, apunte a nuevo y, a continuación, haga clic en flujo de trabajo.

  2. En la primera página del Diseñador de flujo de trabajo, el nombre del flujo de trabajo, indicar que la lista o biblioteca que se va a unir el flujo de trabajo y, a continuación, seleccione las casillas de verificación para el inicio opciones que desee.

    Primera página del Diseñador de flujo de trabajo

  3. Haga clic en Siguiente.

  4. En la siguiente página del Diseñador de flujo de trabajo, escriba un nombre para este paso del flujo de trabajo.

  5. Haga clic en acciones y, a continuación, haga clic en Enviar un correo electrónico.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver la lista completa.

  6. En la acción, haga clic en este mensaje.

    Segunda página del Diseñador de flujo de trabajo

  7. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, escriba su propia dirección de correo electrónico en el cuadro para.

    Notas: 

    • Para seleccionar los usuarios de una lista o libreta de direcciones, haga clic en el botón de Imagen del botón Libreta de direcciones al final del cuadro para.

    • La dirección de un mensaje puede ser una dirección estática específica (por ejemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin o junmin@northwindtraders.com) o una búsqueda de flujo de trabajo con información de las variables. Para más información sobre el uso de búsquedas de flujo de trabajo para mensajes de correo electrónico enviados desde el flujo de trabajo en lugar de usar direcciones estáticas de direcciones dinámicamente, vea la siguiente sección dinámicamente Seleccionar usuarios o grupos que recibe el mensaje.

    • La dirección del remitente del mensaje representado siempre será la dirección de correo electrónico del administrador del servidor, a menos que el administrador del servidor cambia la dirección del remitente de la aplicación Web actual o todas las aplicaciones Web. Buscar vínculos a más información sobre cómo realizar este cambio en la sección Vea también.

  8. En el cuadro asunto, escriba a un asunto para el mensaje o haga clic en el enlace de datos de visualización Imagen del botón para definir una búsqueda de flujo de trabajo para el texto que desee aquí.

    Nota: Debe realizar algunos entrada en el cuadro asunto en orden del flujo de trabajo compilar correctamente.

  9. En el cuadro grande en el cuadro asunto, escriba o pegue el texto del cuerpo del mensaje.

    Sugerencia: Ningún menú contextual está disponible en este cuadro. Para copiar texto, presione CTRL+C. Para pegar el texto copiado, presione CTRL + V. texto al que copiar y pegar no puede incluir cualquier búsquedas de flujo de trabajo.

    Cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico con texto

En este momento, puede hacer clic en Aceptar para finalizar el mensaje. Por otro lado, puede ser útil para incluir el título del nuevo elemento que se ha iniciado el flujo de trabajo, o incluso para incluir un vínculo a ese elemento nuevo. Las secciones siguientes le mostrará cómo hacer lo mismo y también cómo dar formato a la apariencia del texto del mensaje. En primer lugar, no obstante, aprenderá cómo usar búsquedas de flujo de trabajo para enviar su mensaje dinámicamente.

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Seleccionar usuarios o grupos que reciba el mensaje de forma dinámica

Si proporciona direcciones estáticas en los campos para y Cc del mensaje, a continuación, cada vez que necesita cambiar a los destinatarios, debe abrir el flujo de trabajo en el Diseñador de flujo de trabajo y realice los cambios manualmente. Si las direcciones se cambian a menudo, es muy recomendable usar búsquedas de flujo de trabajo en los campos para y Cc. Las búsquedas pueden hacer referencia a las direcciones de un campo en elemento actual, de un campo en un elemento en otra lista o biblioteca o de variables de flujo de trabajo.

Usar una lista personalizada para almacenar direcciones de los destinatarios

Si los destinatarios cambian periódicamente, pero no con frecuencia suficiente que deben especificarse en un formulario de inicio cada vez que se inicie el flujo de trabajo, puede crear una lista de destinatarios personalizada que contenga un elemento de lista para cada flujo de trabajo que haga referencia a él, y, a continuación crear columnas en la que puede almacenar las direcciones de cada correo electrónico de que el mensaje de cada flujo de trabajo es que se envíen. Cuando cambia los destinatarios de los mensajes de flujo de trabajo, todo lo que tiene que hacer es cambiar las direcciones en el campo correspondiente en el elemento de lista de destinatarios para dicho flujo de trabajo.

Importante: Las columnas en el que almacena las direcciones de los mensajes de correo electrónico de flujo de trabajo pueden ser una de las líneas de texto, varias líneas de texto o columnas de tipo de persona o grupo. Si usa una columna persona o grupo, pueden realizarse solo una entrada en cada campo que haga referencia el flujo de trabajo para las direcciones de correo electrónico. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar No en Permitir varias selecciones. Si desea utilizar este tipo de columna para especificar a varios destinatarios, puede crear un grupo de SharePoint que incluye las personas que desea que el flujo de trabajo para direcciones de correo electrónico a y, a continuación, especifique el grupo en el campo. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar personas y grupos en Permitir selección de. Buscar un vínculo para obtener más información sobre cómo crear listas y agregar columnas en la sección Vea también.

Nota: Al crear grupos de SharePoint, asegúrese de que cada grupo tiene al menos permisos de lectura para el sitio y que en el área Configuración de grupo de la página nuevo grupo, en ¿ quién puede ver la pertenencia como miembro del grupo, todos los usuarios está seleccionada.

Para usar una búsqueda de flujo de trabajo con una lista de destinatarios personalizada:

  1. En el explorador, cree una lista personalizada con el nombre de los destinatarios con las siguientes tres columnas:

    • Cambiar el nombre de la columna de título predeterminado al Nombre del flujo de trabajo.

    • Agregar una columna de persona o grupo denominada a. En esta columna, permitir la selección de personas y grupos, pero no permitir varias selecciones.

    • Agregar una sola línea de columna de texto denominada Cc.

  2. En la lista de destinatarios, cree un nuevo elemento y, a continuación, haga lo siguiente:

    • En el campo Nombre de flujo de trabajo, escriba Revisión de documentos, que es el nombre del flujo de trabajo de ejemplo se utiliza aquí.

    • En el campo para, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios y grupos, seleccione una persona o grupo para dirigir mensajes a.

    • En el campo Cc, escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de copias de dirección, separar varias direcciones con punto y coma.

  3. En Microsoft Office SharePoint Designer 2007, en el Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en acciones y, a continuación, haga clic en Enviar un correo electrónico.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver la lista completa.

  4. En la acción, haga clic en este mensaje.

  5. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, al final del cuadro para, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón .

  6. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, en la lista o seleccione los usuarios y grupos existentes, haga clic en Búsqueda de flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Agregar.

  7. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las opciones siguientes:

    • Fuente: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo: A o el campo que contiene la dirección que desee.

    • Campo: nombre destinatarios: flujo de trabajo

    • Valor: escriba Revisión de documentos o el nombre del flujo de trabajo actual.

      Búsqueda del campo Para del mensaje

      Esta búsqueda dice, "De la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo para que el nombre del flujo de trabajo es igual a revisar documento".

      La mitad superior del cuadro de diálogo especifica la lista y la columna; la parte inferior del cuadro de diálogo la mitad especifica la fila.

  8. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, haga clic en Aceptar.

  9. En el mensaje sobre garantizar búsquedas únicas, haga clic en Aceptar.

  10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

  11. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, al final del cuadro CC, haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón .

  12. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios, en la lista o seleccione los usuarios y grupos existentes, haga clic en Búsqueda de flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en Agregar.

  13. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, elija las opciones siguientes:

    • Fuente: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo: Cc, o en el campo que contiene la dirección que desee.

    • Campo: nombre destinatarios: flujo de trabajo

    • Valor: escriba Revisión de documentos o el nombre del flujo de trabajo actual.

      Búsqueda del campo CC del mensaje

      Esta búsqueda dice, "De la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo Cc donde el nombre del flujo de trabajo es igual a revisar documento".

  14. Haga clic en Aceptar, haga clic en Aceptar de nuevo en el mensaje de advertencia y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios.

Ahora, cuando el flujo de trabajo envía este mensaje de correo electrónico, envía a las direcciones de campos en la lista en para y Cc del elemento de revisión de documentos en la lista de destinatarios personalizada. Para cambiar a los destinatarios, simplemente realizar los cambios que desee en el elemento de lista.

Un flujo de trabajo solo puede enviar varios mensajes de correo electrónico y los mensajes pueden no todos se envíen a los destinatarios mismos. Para almacenar otras direcciones para ver otros mensajes enviados por este flujo de trabajo, puede agregar columnas a la lista para almacenar las otras direcciones. En este caso, que desea asignar un nombre a las columnas "Primero el mensaje para," "Segundo mensaje a" y así sucesivamente.

Como alternativa, puede diseñar la lista para que se crea un elemento para cada mensaje que le envía el flujo de trabajo, en lugar de un elemento para cada flujo de trabajo. En este caso, asegúrese de que el nombre que se usa para identificar cada mensaje es único, por lo que las búsquedas que recuperar las direcciones devuelven el valor único que desee.

Use el formulario de iniciación del flujo de trabajo para especificar los destinatarios

Si desea que los destinatarios que se especifique cada vez que un flujo de trabajo se inicia manualmente, puede personalizar el formulario de iniciación del flujo de trabajo para recopilar las direcciones de la persona que inicia el flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede simplemente utilizar las direcciones introducidas directamente, o copiarlos en los campos del elemento actual, donde aún estarán disponibles para referencia una vez completada la instancia actual del flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está configurado para que también inicia automáticamente, puede especificar las direcciones de forma predeterminada en el formulario de inicio para cada vez que se produce un inicio automático.

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Incluir información acerca del elemento actual

Hasta ese momento, el texto de cuerpo en el mensaje de ejemplo es estático: cada vez que el flujo de trabajo crea una instancia del mensaje, el texto es exactamente el mismo.

Puede ser útil, sin embargo, incluir texto que cambia en relación con el elemento en el que se está ejecutando el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede ser útil incluir el título del documento que necesitan revisar en el cuerpo del mensaje. Para incluir a este tipo de información dinámica, use una búsqueda de flujo de trabajo. Las búsquedas de recuperan datos de distintos orígenes de datos, como listas, bibliotecas y datos de flujo de trabajo.

Para agregar el título del documento al texto del mensaje:

  1. Escriba o pegue el texto estático en el que desee que aparezca la información de búsqueda.

    Cuerpo del mensaje con texto estático en contexto

  2. Coloque el punto de inserción donde desea que la búsqueda que se encuentre.

    Sugerencia: Una vez que se inserta una búsqueda, no se pueden arrastrar a una nueva ubicación. (Es posible, sin embargo, una búsqueda de "reubicar" arrastrando otro texto a su alrededor.) Asimismo, no es posible para cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que contenga una búsqueda.

  3. Haga clic en Agregar búsqueda al cuerpo.

  4. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione el Elemento actual en el cuadro origen y nombre en el cuadro campo.

    Búsqueda del nombre del elemento actual

  5. Haga clic en Aceptar.

La búsqueda insertada aparece en el cuerpo del mensaje.

Cuerpo del mensaje con la búsqueda insertada

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo y genera el mensaje, la búsqueda se sustituye por el título del documento.

Mensaje final con la búsqueda reemplazada por el título

Incluir el título del documento es útil, pero podría ser aún más útil incluir un hipervínculo que tardaría directamente en el propio documento. Para ello, debe incluir una búsqueda en el hipervínculo. La sección posterior incluir un hipervínculo al elemento actual le mostrará cómo se cómo.

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Incluir un hipervínculo estático

Puede incluir un hipervínculo estático, es decir, uno que siempre se vincula a la misma dirección o ubicación: en el cuerpo del mensaje de correo electrónico de flujo de trabajo mediante el HTML de etiqueta de delimitador (< un > y < /a >) con el atributo de referencia y especificar la dirección de destino como el valor del atributo de referencia .

To visit the Northwind Traders site, 
click <a href="http://www.northwindtraders.com/">here</a>.

En el mensaje resultante, el texto entre las etiquetas de anclaje se procesa como un hipervínculo a la dirección especificada.

Texto del mensaje representado con hipervínculo estático

Nota: Algunos programas de correo electrónico basado en texto no son capaces de representar código HTML y, por tanto, no se puede representar el hipervínculo.

Para obtener información sobre cómo usar una búsqueda de flujo de trabajo para crear un hipervínculo dinámico que apunta a diversas direcciones dependiendo del elemento en el que se está ejecutando el flujo de trabajo, vea la siguiente sección, incluir un hipervínculo al elemento actual.

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Incluir un hipervínculo en el elemento actual

En la sección anterior, incluya un hipervínculo estático, la dirección en el hipervínculo de ejemplo no incluye ninguna información variable: cada vez que el flujo de trabajo envía el mensaje de correo electrónico, el hipervínculo apunta a la misma página.

Mediante el uso de una búsqueda de flujo de trabajo, puede crear un vínculo dinámico que utiliza información acerca del elemento actual para decidir qué dirección URL para que apunten a.

Si el elemento actual es un documento en una biblioteca de documentos

En el ejemplo de notificación de inicio de flujo de trabajo, es recomendable proporcionar un vínculo al propio documento nuevo:

  1. Escriba o pegue el texto estático en el que desee que aparezca el vínculo.

  2. Dónde quiere que la búsqueda que se encuentre, escriba el texto siguiente.

<a href="">here</a>

Sugerencia: Una vez que se inserta una búsqueda, no se pueden arrastrar a una nueva ubicación. (Es posible, sin embargo, una búsqueda de "reubicar" arrastrando otro texto a su alrededor.) Asimismo, no es posible para cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que contenga una búsqueda.

  1. Coloque el punto de inserción entre las comillas dobles ("").

  2. Haga clic en Agregar búsqueda al cuerpo.

  3. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione el Elemento actual en el cuadro origen.

  4. En el cuadro campo, seleccione Dirección URL absoluta codificada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Texto de mensaje con vínculo dinámico para ver o editar el documento

Cuando el destinatario del mensaje, haga clic en el vínculo, se abre el documento para verlo o editarlo.

Si el elemento actual es un elemento de lista

Al crear un vínculo a un elemento de lista, por ejemplo, un anuncio o un evento del calendario, puede elegir para que el vínculo abrir el formulario de presentación (DispForm.aspx) o en el formulario de edición (EditForm.aspx) del elemento de lista.

Para crear un vínculo que abre el elemento de lista de un documento (en lugar de en el propio documento):

  1. En el explorador, vaya a la biblioteca de documentos compartidos.

  2. Abra el elemento de lista para cualquier documento existente en la biblioteca, mediante la Vista de elemento si desea que el vínculo para abrir el formulario de presentación o Editar elemento si desea que el vínculo para abrir el formulario de edición.

  3. Copie la dirección en la barra de direcciones desde el principio http: o https: por el primer signo igual (=), como se muestra en la siguiente ilustración.

    Barra de dirección que muestra la dirección del formulario de presentación

    Barra de dirección que muestra la dirección del formulario de edición

    La ?ID = texto es un parámetro de cadena de consulta que indica que la página para mostrar el formulario de cualquier elemento de la lista o biblioteca actual tiene el identificador de la lista que aparece a continuación del signo igual (=), que en este ejemplo será el ID de la lista del elemento actual , identificado por la búsqueda de flujo de trabajo.

    Nota: If the current item is a task that is created by one of the three workflow task actions, and if you want the link to open the custom task form (and not the default display or edit form for the Tasks list), see the later section If the current item is a custom task form. For tasks not created by a workflow task action, and for the display forms of even those tasks created by one of the workflow task actions, the current procedure is all that you need.

  4. En el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, en la ubicación donde desee que aparezca, el hipervínculo, pegue la dirección.

  5. Coloque el punto de inserción directamente después del signo igual (=) y, a continuación, haga clic en Agregar búsqueda al cuerpo.

  6. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione el Elemento actual en el cuadro origen y ID en el cuadro campo.

    Busque el identificador del elemento actual

  7. Haga clic en Aceptar.

    La búsqueda insertada aparece en el cuerpo del mensaje.

    Importante: Mientras que la búsqueda de identificador del elemento actual es útil en la creación de vínculos en el elemento de lista actual, puede presentar errores en la ruta de acceso representada las búsquedas siguientes y, por tanto, no se recomienda para su inclusión en los vínculos del mensaje de correo electrónico: ruta de acceso, dirección URL relativa del servidor, dirección URL de origen y dirección URL.

  8. Agregar el resto del texto del hipervínculo y para la etiqueta HTML en el que es el texto del mensaje de contenidos, así como cualquier asociado que desea incluir.

    La ilustración siguiente muestra los textos de vínculo para el formulario de presentación y el formulario de edición, tal y como aparecen en el mensaje de correo electrónico.

    Texto del mensaje con el vínculo de visualización y el vínculo de edición del elemento actual

Si piensa utilizar un vínculo de más de una vez, vea la sección posterior almacén una dirección de elemento de lista como una variable de flujo de trabajo.

Si el elemento actual es un formulario de tareas personalizado

Si el flujo de trabajo usa una de las acciones de tres tareas para crear una tarea, un formulario de tareas personalizado se genera automáticamente al compilar el flujo de trabajo. Si desea enviar avisos de tareas para una tarea que se crea una acción de tarea de flujo de trabajo de un flujo de trabajo secundario, le probablemente resultará muy útil para incluir un vínculo a este formulario de tareas personalizado en los avisos.

Los formularios predeterminados para una lista de tareas, como DispForm.aspx y EditForm.aspx, residen en la carpeta para esa lista de tareas. Pero un formulario de tareas personalizado que se encuentra en la carpeta del flujo de trabajo que está asociado. Cada tarea de flujo de trabajo tiene su propio tipo de contenido, y es el tipo de contenido de la tarea de flujo de trabajo que identifica el formulario de tareas personalizado que usa el tipo de contenido. Porque el formulario de tareas personalizado se encuentra en una ubicación diferente, la creación de una dirección URL para este formulario es diferente de la creación de la dirección URL a un formulario de mostrar normal o editar formulario para un elemento.

La dirección URL de un formulario de tareas personalizado es similar a esta.

Dirección URL de formulario para una tarea personalizada

Marcadores de posición de información variable aparecen en negrita y entre corchetes.

El atributo de origen especifica la lista de tareas que está asociado el flujo de trabajo actual. Al hacer clic en Finalizar tarea o Cancelar en el formulario de tareas personalizado, el formulario utiliza la dirección del atributo de origen para conocer qué para volver a la lista. Para crear un vínculo a un formulario de tareas personalizado, puede copiar y pegar desde el principio de la dirección URL a través de la ID = [item_ID] caracteres y omitir el resto (el elemento que está resaltado en el ejemplo).

La manera más sencilla de obtener la dirección URL de un formulario de tareas personalizado es ejecutar el flujo de trabajo de una vez, de modo que crea una tarea. Al abrir el formulario de tareas personalizado para la tarea en el explorador, puede copiar el elemento de la dirección URL que necesita, pegue en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en el Diseñador de flujo de trabajo y, a continuación, agregue una búsqueda de flujo de trabajo que proporciona el identificador del elemento de tarea.

Para incluir la búsqueda en el texto del mensaje:

  1. En el Diseñador de flujo de trabajo, en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, escriba o pegue todo el texto del vínculo, excepto la búsqueda para el identificador del elemento, en el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

  2. Coloque el punto de inserción detrás del signo igual (=), elimine el número para el identificador del elemento actual y, a continuación, haga clic en Agregar búsqueda al cuerpo.

  3. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione el Elemento actual en el cuadro origen, haga clic en identificador en la lista de campos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Vínculo de formulario de tareas personalizado con búsqueda de identificador insertada

    Recuerde que este ejemplo usa un flujo de trabajo secundario que se ejecuta en la lista de tareas, lo que el elemento actual es la tarea. Vincular a un formulario de tareas personalizado desde el flujo de trabajo principal que realmente crea el elemento de tarea es diferente. Para obtener información sobre cómo configurar un flujo de trabajo que usa una acción Recopilar datos de un usuario para enviar notificaciones personalizadas a las personas a las que está asignada la tarea, vea la sección posterior enviar sus propios notificaciones de tareas personalizado.

    Para obtener información sobre cómo pueden configurar esta dirección de modo que puede usar en otro lugar en el mismo flujo de trabajo, vea la sección siguiente, una dirección de elemento de lista como una variable de flujo de trabajo de la tienda.

Guarde una dirección de elemento de lista como una variable de flujo de trabajo

Puede almacenar la dirección URL del formulario de presentación o editar formulario de un elemento de lista en una variable de flujo de trabajo, de modo que puede usar en varias ubicaciones en el mismo flujo de trabajo.

  1. En el Diseñador de flujo de trabajo, haga clic en acciones y, a continuación, haga clic en Generar cadena dinámica.

    Si esta acción no aparece en la lista, haga clic en Más acciones para ver la lista completa.

  2. Haga clic en cadena dinámica en la acción.

  3. En el cuadro de diálogo Generador de cadenas, pegue la parte de texto estático de la dirección URL (pero no la búsqueda para el identificador del elemento actual).

    En este cuadro de diálogo, use CTRL + C para copiar, CTRL+X para cortar y CTRL+V para pegar.

  4. Coloque el punto de inserción después del signo igual (=) y, a continuación, haga clic en Agregar búsqueda.

  5. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, seleccione el Elemento actual en el cuadro origen y ID en el cuadro campo.

    Busque el identificador del elemento actual

  6. Haga clic en Aceptar.

    La búsqueda se agrega al texto en el cuadro de diálogo.

    Texto de la dirección URL con búsqueda de identificador insertada

  7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Generador de cadenas.

  8. En la acción, haga clic en la variable.

  9. En la lista, haga clic en crear una nueva variable y, a continuación, en el cuadro de diálogo Editar Variable, escriba un nombre para la nueva variable.

  10. Asegúrese de que tipo se establece en la cadena y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  11. Agregue la acción Enviar un correo electrónico al flujo de trabajo y, a continuación, haga clic en este mensaje en la acción.

  12. Para usar la nueva variable en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico, escriba o pegue el texto circundante y etiquetas HTML (incluidas las comillas dobles) en el cuerpo del mensaje, coloque el punto de inserción entre las comillas y, a continuación, haga clic en Agregar Búsqueda de cuerpo.

  13. En el cuadro de diálogo Definir búsqueda de flujo de trabajo, en la lista del cuadro origen, haga clic en Datos de flujo de trabajo.

  14. En la lista de campos, haga clic en Variable: nombre de la variable y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Nueva variable insertada entre comillas dobles

Ahora puede insertar esta variable en cualquier lugar que desee en el flujo de trabajo actual.

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Incluir una imagen

No es posible insertar un archivo de imagen o gráficos en el cuerpo del mensaje de correo electrónico que se envía por el flujo de trabajo. Sin embargo, puede incluir un gráfico en el mensaje utilizando la etiqueta HTML de imagen (< img / >) para vincular a una imagen que se almacena como un archivo JPEG (.jpg) y cargada en una biblioteca de imágenes en su sitio.

  1. En el cuerpo del mensaje, en la ubicación donde desea que la imagen vinculada que aparezca, escriba la < img src = "" / > etiqueta HTML.

  2. Coloque el punto de inserción entre las comillas dobles ("").

  3. Escriba o pegue la dirección URL para el archivo de imagen JPEG. La etiqueta completa es similar a este.

    Etiqueta HTML completa de una imagen

Cuando se envía el mensaje, aparece la imagen desde archivo JPEG en lugar de la etiqueta del vínculo.

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Dar formato al contenido del mensaje

En anteriores secciones, etiquetas delimitador HTML (< un > y < /a >) se usan para crear un hipervínculo. Puede utilizar otras etiquetas HTML para especificar el tipo de letra, color, estilo y otros atributos del texto en el mensaje.

Dado que el Diseñador de flujo de trabajo admite únicamente los estilos en línea para aplicar formato a los mensajes y no externa o incrustada en cascada hoja de estilos (CSS) formato, debe hacer cualquier formato que desee mediante el atributo de estilo con etiquetas HTML. Puede hacer esto escribiendo las etiquetas HTML directamente en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico en el Diseñador de flujo de trabajo, o creando el cuerpo del mensaje en el código, ver y vista Diseño y, a continuación, pegarlo en el cuadro de diálogo Definir mensaje de correo electrónico cuadro de.

  1. Guardar el flujo de trabajo haciendo clic en Finalizar.

  2. Crear una nueva página HTML.

  3. Cambiar para dividir la vista y, a continuación, haga clic en cualquier lugar en el área de vista de diseño.

  4. Con el punto de inserción en el área de vista de diseño, haga doble clic en Aplicación de estilo en la barra de estado.

    Aparece la barra de herramientas Aplicación de estilo.

  5. En la barra de herramientas Aplicación de estilo, asegúrese de que se establece la Aplicación de estilomanual y que se establece la Regla de destino(Nuevo estilo en línea), como se muestra aquí.

    Barra de herramientas Aplicación de estilo que muestra la configuración correcta

    Si se da formato el texto del mensaje en la vista código y la vista Diseño, debe establecer la Aplicación de estilomanual para que Office SharePoint Designer 2007 no agrega clases CSS, que no se puede representar el servidor de correo de flujo de trabajo. Además, debe trabajar en la vista código para incluir etiquetas span de cualquier texto que está anidado dentro de texto con formato ya, pero para las que desea especificar un formato diferente. Una vez que las etiquetas span, puede trabajar en la vista Diseño para aplicar el formato que desee.

  6. Dar formato al texto como de costumbre mediante herramientas WYSIWYG en la vista Diseño:

    • Si desea dar formato al texto dentro de una etiqueta, por ejemplo, < párrafo > o < li >, coloque el punto de inserción en la vista código y, a continuación, haga doble clic en la etiqueta que desee en el cuadro de herramientas.

    • Como alternativa, puede escribir la etiqueta y, a continuación, utilice IntelliSense para insertar el atributo de estilo y los pares de propiedad y valor que desee. Asegúrese de separar pares de propiedad y valor con un punto y coma.

Algunas prácticas recomendadas:

  • Usar etiquetas de párrafo (< p > y < /p >) para definir párrafos independientes y para especificar cualquier formato predeterminado para un párrafo que es el formato predeterminado para el mensaje global diferente.

  • Dentro de un párrafo, usar etiquetas de span adicionales para especificar cualquier local al formato que difiere del formato predeterminado del párrafo y el mensaje global.

  • El Diseñador de flujo de trabajo representa cualquier salto de línea manual como un salto de línea adicionales en el mensaje. Dado que las etiquetas de párrafo ya agregar adecuado espacio entre párrafos, debe quitar todos los saltos de línea manual de la versión final del mensaje en el diseñador para evitar tener demasiado espacio entre párrafos.

    Puede que sea más fácil crear texto con formato con saltos de línea para claridad y, a continuación, quite todos los espacios adicionales y saltos de línea antes de finalización el mensaje en el Diseñador de flujo de trabajo.

    Esta práctica recomendada se aplica solo si están incluidas otras etiquetas que agregar automáticamente el espacio vertical entre las unidades de texto o etiquetas de párrafo.

La siguiente ilustración muestra un ejemplo de texto formateado con etiquetas HTML. Observe que no hay saltos de línea manuales están presentes.

Texto formateado con etiquetas HTML

En el mensaje enviado por el flujo de trabajo, que se representa el contenido con formato en consecuencia.

Versión terminada de texto con formato HTML

Una vez que esté cómodo dar formato al texto del mensaje, puede crear una amplia variedad de estilos de mensaje. Para obtener más información acerca de una forma de con formato de texto de mensaje, vea la siguiente sección de este artículo, enviar sus propios notificaciones de tareas personalizado.

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Enviar sus propio notificaciones de tareas personalizado

De forma predeterminada, cuando un flujo de trabajo usa una de las tres acciones de tareas personalizado para crear y asignar una tarea, la lista de tareas envía automáticamente las notificaciones de correo electrónico a las personas a quien se asigna la nueva tarea. Si desea diseñar sus propios mensajes de notificación de tareas personalizado, puede configurar un flujo de trabajo secundario que se ejecuta en la lista de tareas para enviarlos.

Para evitar enviar notificaciones duplicadas, puede desactivar las notificaciones automáticas de la lista de tareas:

  • En la página de configuración avanzada de la lista de tareas, en el área de Notificación de correo electrónico, haga clic en NoEnviar correo electrónico cuando se asigne la propiedad.

    Nota: Desactivar la notificación automática desactiva todas las notificaciones de tarea automática para el sitio, los generados por los flujos de trabajo predefinidos que están disponibles en Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluidos.

Una vez que haya desactivado las notificaciones automáticas, puede utilizar un flujo de trabajo secundario único para enviar la misma notificación para todas las tareas, o puede usar condiciones con varias acciones de bifurcación o con varios flujos de trabajo secundarios para enviar distintos tipos de notificación de que están asociadas a diversas circunstancias.

Puede usar el mismo flujo de trabajo secundario o flujos de trabajo para enviar avisos de correo electrónico acerca de las tareas que están aún no se ha completado cuando se aproxima a su vencimiento. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo secundarios, vea el artículo crear un flujo de trabajo secundario.

Puede dar formato a las notificaciones personalizadas alguna forma que desee. Es una forma de introducción personalizar el contenido HTML de las notificaciones automáticas de forma predeterminada, que puede copiar directamente desde el código de ejemplo siguiente.

<table style="border-collapse:collapse" width="100%" cellspacing="0" dir="ltr">
<tr style="background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px"><td style="font-family:Verdana;font-size:16pt;background-color:#F8F8F9;border:1px;border:1px #E8EAEC solid;padding:12pt 10px 20px 10px">Task assigned by [Lookup to Workflow Name] on [Lookup to Task Creation Date].<br></td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #E8EAEC; padding:12pt 10px 24pt 10px">Please approve [Lookup to Document Name]</td></tr>
<tr style="border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px"><td style="font-size:8pt;font-family:Tahoma;border-top:1px solid #E8EAEC;border-bottom:1px solid #9CA3AD;padding:4pt 10px 4pt 10px">To complete this task:<br><ol><li>Review <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Document URL]">[Lookup to Document Name]</a>.</li><li>Perform the specific activities required for this task.</li><li>Fill out <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Custom Task Form]">this task form</a>, and then click the <b>Complete Task</b> button to mark the task as completed. (If you cannot update this task, you might not have access to it. Click <a style="color:#003399;text-decoration:none" href="[Lookup to Display Form for Document Item]">here</a> to request access.)</li></ol></td></tr></table>

Incluido en el ejemplo de código HTML anterior son siete marcadores de posición para las búsquedas. Los marcadores de posición aparecen entre corchetes ([]). Después de pegar el contenido HTML en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en el Diseñador de flujo de trabajo, debe reemplazar los marcadores de posición, incluidos los corchetes que contienen, con las búsquedas reales. Encontrará las instrucciones para crear estas búsquedas en las subsecciones siguientes seis. (Uno de los marcadores de posición, uno para el nombre del documento, se usa dos veces.)

Búsqueda de nombres de flujo de trabajo

Use esta búsqueda.

Búsqueda del nombre de flujo de trabajo que creó la tarea actual

Búsqueda de la fecha de creación de tareas

Use esta búsqueda.

Búsqueda de la fecha de creación de la tarea actual

Búsqueda de nombres de documento (usado dos veces)

Use esta búsqueda.

Búsqueda del nombre de documento.

Búsqueda de la dirección URL de documento

Use esta búsqueda.

Búsqueda de la dirección URL del documento

Búsqueda de formulario de tareas personalizado

Esta búsqueda se inserta como parte de la dirección URL para el formulario de tareas personalizado creado por el flujo de trabajo actual, como se explica en la sección anterior Si el elemento actual es un formulario de tareas personalizado.

La búsqueda propio es similar a esta.

Busque el identificador del elemento actual

Y la dirección completa tiene un aspecto parecido al siguiente:

Dirección de formulario de tareas personalizado con búsqueda del identificador insertada

Formulario de presentación para la búsqueda de elemento de documento

Esta búsqueda se inserta como parte de la dirección URL para el formulario de presentación del elemento de tarea, como se explica en la sección anterior Si el elemento actual es un elemento de lista.

La búsqueda propio es similar a esta.

Busque el identificador del elemento actual

Y la dirección completa tiene un aspecto parecido al siguiente:

Dirección del formulario de presentación del elemento de documento con búsqueda de identificador insertada

Cuando complete las búsquedas en su lugar, la notificación de tarea personalizado representado es esta.

Versión final del mensaje de notificación personalizado

Puede personalizar este mensaje agregando más instrucciones u otra información, o dar formato al texto para ajustar la apariencia del mensaje. Con las herramientas que ya ha aprendido en este artículo, ya está listo para configurar los flujos de trabajo para enviar exactamente los mensajes que desea enviar.

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Identificar las opciones que no son compatibles

Las siguientes opciones no son compatibles con la versión actual de la acción Enviar un correo electrónico:

  • Especificar una dirección de la línea de. (Mensajes de correo electrónico enviados por el flujo de trabajo siempre muestran la dirección de correo electrónico especificada por el administrador del servidor en la línea de. Solo el administrador del servidor puede cambiar esta opción, y sólo puede modificarse para todas las notificaciones de la aplicación Web actual, no por el flujo de trabajo.)

  • Incluir un hipervínculo a la página Estado del flujo de trabajo. (No hay ninguna manera de usar una búsqueda de flujo de trabajo para proporcionar el valor de la variable WorkflowInstanceID en la cadena de consulta).

  • Usar una hoja de estilos en cascada (CSS) incrustado para formatear contenido del mensaje. (Puede dar formato a texto mediante el atributo de estilo , pero no se admiten la etiqueta < style > y clases CSS).

  • Usar una búsqueda de flujo de trabajo en el cuadro para o CC que hace referencia a una columna de la persona o el tipo de grupo que contiene varios valores.

  • Especificar a un destinatario CCO (copia carbón oculta) de un mensaje. (Un desarrollador puede modificar la. Archivo de acciones en el servidor para incluir un campo CCO, pero esto no puede hacerse en el Diseñador de flujo de trabajo.)

  • Incluyendo otro archivo con un mensaje como datos adjuntos.

  • Incrustar imágenes o archivos de gráficos en un mensaje. (Puede vincular a una imagen, vea la sección anterior, incluir una imagen.)

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Vea también

SharePoint 2013 paso a paso: configuración de configuración de correo electrónico saliente

Introducción a SharePoint Designer

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS de SharePoint Online, 2016 de SharePoint y SharePoint 2013

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS en SharePoint 2010

Consejos básicos de solución de problemas

La siguiente lista de preguntas puede ayudar a determinar la causa de un problema al crear un flujo de trabajo:

  1. ¿Puede crear cualquier otro tipo de flujo de trabajo en la misma lista? Por ejemplo, intente crear un flujo de trabajo de aprobación

  2. ¿Puede crear el mismo flujo de trabajo:

    • ¿en una lista diferente en el mismo sitio?

    • ¿en un sitio diferente en la misma colección de sitios?

    • ¿en otra colección de sitios en la misma aplicación web?

    • ¿en una aplicación web diferente?

    • ¿Inicie sesión con una cuenta diferente?

    • ¿usando un equipo diferente?

Sugerencias de solución de problemas avanzada

Si ninguna de las sugerencias de solución de problemas básicas ayuda para determinar la causa de un problema de flujo de trabajo, siga los pasos siguientes:

  1. Asegúrese de que haber requerido permisos en el nivel de sitio y flujo de trabajo. Vaya a Configuración del sitio > permisos del sitio > Comprobar permisos o configuración de la lista > permisos para esta lista y compruebe los resultados de Comprobar permisos coinciden con las siguientes acciones:

    1. Permisos mínimos para diseñar un flujo de trabajo (Guardar y publicar):

      1. en el sitio de SharePoint: Diseño

      2. en la lista de SharePoint: Editar

    2. Permisos mínimos para iniciar un flujo de trabajo:

      1. en el sitio de SharePoint: vista solo de lectura

      2. en la lista de SharePoint: contribución

  2. Asegúrese de que la configuración de correo electrónico saliente se establece en el servidor correcto Exchange.

    1. Abra el símbolo del sistema como administrador

    2. Ejecutar nslookup <Exchange la dirección del servidor >. Por ejemplo: nslookup exch.contoso.com

    3. Debe ver la dirección IP resuelta del servidor Exchange en el resultado. Si no es así, póngase en contacto con el Administrador de Exchange y solicite la correcta Exchange nombre de dominio completo nombre de.

  3. Enviar un correo electrónico a la misma persona con la función SendEmail de la clase SPUtilitySharePoint Shell de administración de los pasos siguientes.

    1. Abra SharePoint Shell de administración como administrador. (Haga clic con el botón secundario del mouse en SharePoint Shell de administración > Ejecutar como administrador)

    2. Ejecute el siguiente script. Si la secuencia de comandos responde con True y el usuario recibe un correo electrónico de SharePoint, SMTP está configurado correctamente en SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Enviar un correo electrónico al mismo usuario desde el servidor de SharePoint mediante la funcionalidad de SMTP. Siga los pasos en Utilizar Telnet para probar la comunicación SMTP.

Nota: De forma predeterminada, SharePoint no crear entradas de registro de los mensajes salientes. SharePoint nunca se envía correo electrónico directamente. Los mensajes de correo electrónico se envían a través del servidor SMTP (Exchange ) configurado en Administración central. Siga los pasos anteriores para la solución de problemas de este tipo de flujo de trabajo.

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