Elementos calculados en Excel y Servicios de Excel

Elementos calculados en Excel y Servicios de Excel

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Microsoft Excel 2013 ofrece diversas funciones de inteligencia empresarial con las que se pueden elaborar informes, cuadros de mando y paneles de enorme eficacia. Una de estas funciones nuevas y mejoradas es la posibilidad de crear elementos calculados tales como medidas calculadas, miembros calculados y campos calculados. Lea este artículo para saber qué son los elementos calculados y su compatibilidad en Servicios de Excel.

Elementos calculados en Servicios de Excel

En Excel se pueden crear elementos calculados, como medidas calculadas, miembros calculados y campos calculados. Los elementos calculados sirven para definir y usar cálculos personalizados y conjuntos de elementos que no existen en las bases de datos que se usan para crear informes de gráfico dinámico y de tabla dinámica.

Cuando tiene un libro que contiene elementos calculados, puede compartir el libro con otros usuarios cargándolo en una biblioteca de SharePoint. Dependiendo de cómo esté configurado el entorno de SharePoint, los usuarios normalmente pueden ver y usar libros que contienen elementos calculados en una ventana del explorador. Sin embargo, algunos entornos pueden no admitir esa capacidad.

Si su organización usa Office Online Server junto con SharePoint Server 2013 (local), entonces se usa Servicios de Excel (SharePoint Server 2013) o Excel Web App (Office Web Apps Server)para representar libros en una ventana del explorador. Esta decisión puede afectar a si los libros que contienen campos calculados (creados usando Power Pivot para Excel) se pueden ver en una ventana del explorador.

La siguiente tabla resume si los elementos calculados son compatibles con Servicios de Excel (SharePoint Server 2013), Excel Online (Office Online Server) y Excel Online (en SharePoint Online).

Elemento calculado

Servicios de Excel (SharePoint Server 2013, local)

Excel Online (Office Online, local)

Excel Online (en SharePoint Online)

Calculated Measures

Yes, if the data sources that are used are supported in SharePoint Online. See Use external data in workbooks in SharePoint Online.

Miembros calculados

Yes, if the data sources that are used are supported in SharePoint Online. See Use external data in workbooks in SharePoint Online.

Campos calculados

No.

Las funcionalidades de Power Pivot, incluidos los campos calculados y los modelos de datos, no son compatibles en Office Online Server (local).

Yes, if the data sources that are used are supported in SharePoint Online. See Use external data in workbooks in SharePoint Online.

Para obtener más información, vea los recursos siguientes:

Importante: Si intenta ver un libro que contiene elementos calculados (o características incompatibles) en una ventana del explorador y aparece un mensaje de error que indica que el libro no es compatible, pruebe a abrirlo en Excel 2013.

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¿Qué son las medidas calculadas?

Una medida calculada es un cálculo personalizado que se puede crear en Excel cuando se trabaja con datos multidimensionales almacenados en SQL Server Analysis Services. Las medidas calculadas resultan útiles para definir cálculos que probablemente no existan todavía en una base de datos. Estos son algunos ejemplos de cálculos personalizados:

  • Una medida de cuota de ventas en la que se usa una fórmula concreta

  • Una medida de porcentaje sobre el total de los elementos de un grupo

  • Una medida de margen bruto en la que se usa una consulta compleja

  • Una medida de ingresos en la que se usa la suma del margen bruto y el coste del producto

Cuando se crea una medida calculada, se define una consulta de expresiones multidimensionales (MDX). Esto se logra fácilmente con un cuadro de diálogo de medida calculada en Excel, que permite usar la funcionalidad de arrastrar y colocar para configurar la consulta.

Para crear una medida calculada en Excel

  1. Cree un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con los datos almacenados en un cubo de Analysis Services.

  2. En el grupo Cálculos de la pestaña Analizar, seleccione Herramientas OLAP > Medida calculada MDX. Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva medida calculada.

  3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre de la medida calculada.

  4. (Este paso es opcional). Realice uno de los siguientes pasos (o ambos) para especificar que la medida calculada debe aparecer en la lista de campos de la tabla dinámica (o del gráfico dinámico):

    • Use la lista Grupo de medida para especificar dónde desea que aparezca la medida calculada en la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico). Si no se especifica un grupo de medida, la medida calculada aparecerá en un grupo denominado Valores.

    • En el cuadro Carpeta, escriba un nombre para crear una carpeta de visualización para la medida calculada.

  5. En la pestaña Campos y elementos, arrastre un elemento (como una medida) al panel MDX.

  6. Agregue una operación (como +, -, / o *) tras el elemento en el panel MDX.

  7. En la pestaña Campos y elementos, arrastre otro elemento al panel MDX.

  8. Repita los pasos 5 a 7 hasta que termine de configurar los elementos y la fórmula.
    Por ejemplo, si crea una medida calculada denominada Ingresos, en el panel MDX podría haber una consulta parecida a la siguiente:
    [Measures].[Product Cost]+[Measures].[Gross Profit]

  9. Elija Probar MDX para confirmar que la consulta funciona correctamente.

  10. Elija Aceptar para crear la medida calculada.

  11. Para usar la medida calculada en el informe, selecciónela en la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico). Encontrará la medida en la ubicación que especificó en el paso 4.

Nota: Because the Excel MDX Calculated Measure is used to create a session specific calculation for a SQL Server Analysis Services data source, your Calculated Measure will be limited to the session and the data source connection you used. Learn more about creating session-scoped Calculated Members.

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¿Qué son los miembros calculados?

Un miembro calculado es un conjunto de miembros que se puede definir en Excel cuando se trabaja con datos multidimensionales almacenados en SQL Server Analysis Services. Los miembros calculados resultan útiles para definir conjuntos de elementos que probablemente no existan todavía en una base de datos. Estos son algunos ejemplos de conjuntos personalizados:

  • Un área que condensa determinadas zonas geográficas, como países, regiones o estados

  • Un grupo de productos que se tienen en cuenta en el importe de cuota de un representante de ventas

  • Un conjunto de actividades promocionales relacionadas con una campaña de marketing en particular

Al igual que las medidas calculadas, cuando se crea un miembro calculado, se define una consulta MDX. Esto se logra fácilmente con un cuadro de diálogo de miembro calculado en Excel, que permite usar la funcionalidad de arrastrar y colocar para configurar la consulta.

Nota: Cuando trabaja con una tabla dinámica en Excel y utiliza las herramientas OLAP para agregar un miembro calculado, no podrá anular su selección en la lista desplegable Lista de campos si el origen de datos está conectado a un servidor que ejecuta SQL Server 2008 o una versión anterior. Si el origen de datos está conectado a un servidor que ejecuta SQL Server 2008 R2 o posterior, puede seleccionar y anular la selección de los miembros calculados en la lista desplegable de filtro.

Para crear un miembro calculado en Excel

  1. Cree un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con los datos almacenados en un cubo de Analysis Services.

  2. En el grupo Cálculos de la pestaña Analizar, seleccione Herramientas OLAP > Miembro calculado MDX. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo miembro calculado.

  3. En el cuadro Nombre, escriba el nombre del miembro calculado.

  4. Use la lista Jerarquía principal para especificar dónde desea que aparezca el miembro calculado en la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico).
    Preste especial atención a las selecciones que realice. Deberá recordar dónde ha especificado el miembro calculado para poder usarlo en el informe de tabla dinámica (o de gráfico dinámico).

  5. En la pestaña Campos y elementos, arrastre un elemento (como una jerarquía de dimensión) al panel MDX.

  6. Agregue una operación (como +, -, / o *) tras el elemento en el panel MDX.

  7. En la pestaña Campos y elementos, arrastre otro elemento al panel MDX.

  8. Repita los pasos 5 a 7 hasta que finalice de configurar los elementos y la fórmula.
    Por ejemplo, si crea un miembro calculado denominado Productos principales que incluya todas las categorías de productos excepto dos, en el panel MDX, podría haber una consulta parecida a la siguiente:
    [Product].[Product Categories]-[Product].[Product Categories].[Category].&[4]-[Product].[Product Categories].[Category].&[3]

  9. Elija Probar MDX para confirmar que la consulta funciona correctamente.

  10. Elija Aceptar para crear el miembro calculado.

  11. Lleve a cabo los siguientes pasos para agregar un miembro calculado al informe de tabla dinámica (o de gráfico dinámico):

    1. Asegúrese de que hay al menos una medida seleccionada para el informe.

    2. En la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico), expanda la dimensión principal especificada en el paso 4.

    3. Active la casilla junto a la jerarquía de dimensión correspondiente a la jerarquía que usó para crear el miembro calculado. El informe contiene información de todos los miembros de dimensión en el grupo, incluido el miembro calculado que ha creado.

  12. (Esto es opcional.) Lleve a cabo los siguiente pasos para que el informe refleje única y exclusivamente la información del miembro calculado:

    1. En la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico), apunte a la jerarquía de dimensión que contenga el miembro calculado.

    2. Cuando aparezca la flecha hacia abajo, haga clic (o pulse) en ella para abrir el cuadro de diálogo Seleccionar campo.

    3. Desactive las casillas de todos los elementos, excepto la del miembro calculado.

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¿Qué son los campos calculados?

Los campos calculados resultan útiles cuando se quiere crear un elemento calculado en una tabla dinámica o en un informe que no use los datos multidimensionales almacenados en Analysis Services, sino los datos de un modelo de datos de un libro creado con Power Pivot en Excel. Los valores de los campos calculados pueden variar en función del contexto, que se determina por la selección de filas, columnas y filtros, o bien en una fórmula personalizada mediante Expresiones de análisis de datos (DAX) en Power Pivot.

Al igual que las medidas y los miembros calculados, los campos calculados se enumeran en la lista de Campos de tabla dinámica (o Campos de gráfico dinámico), normalmente en el grupo Valores. Existen varias opciones disponibles para crear un campo calculado.

Para crear un campo calculado en Excel

Para obtener información detallada sobre cómo crear campos calculados y trabajar con ellos, consulte los siguientes recursos:

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