Considere la posibilidad de dividir cualquier base de datos que varias personas compartan a través de una red. Dividir una base de datos compartida puede ayudar a mejorar su rendimiento y reducir la posibilidad de daños en los archivos de base de datos.
Después de dividir la base de datos, puede decidir mover la base de datos back-end o usar otra base de datos back-end. Puede usar el Administrador de tablas vinculadas para cambiar la base de datos back-end que usa.
Notas:
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Dividir una base de datos no es lo mismo que archivar una base de datos. En este tema no se explica cómo archivar datos. Los datos se archiva moviendo periódicamente los registros antiguos a una base de datos diferente, ya sea porque el archivo de base de datos aumenta demasiado rápidamente hasta el límite de tamaño de archivo o porque desea mantener el archivo de base de datos pequeño y los datos organizados limpiamente por período de tiempo. En algunas circunstancias, puede archivar datos dividiendo una base de datos. Para obtener más información, vea el artículo en línea Archivar datos de acceso.
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Si divide una base de datos web, las tablas web de esa base de datos no se moverán a la base de datos back-end y no serán accesibles desde la base de datos front-end resultante.
En este artículo
Información general
Cuando una base de datos se divide, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end (que contiene las tablas de datos) y una base de datos front-end (que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes). Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.
Para dividir una base de datos, use el Asistente para dividir bases de datos. Después de dividir la base de datos, debe distribuirla a los usuarios.
Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, se recomienda no compartir copias de una base de datos que contenga vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, crea la posibilidad de que cualquier usuario malintencionado cambie el destino del vínculo y modifique los permisos potencialmente en el sitio de SharePoint ya que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada.
Ventajas de una base de datos dividida
Las ventajas de una base de datos dividida incluyen lo siguiente:
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Rendimiento mejorado El rendimiento de la base de datos suele mejorar significativamente porque solo se envían los datos a través de la red. En una base de datos compartida que no está dividida, los propios objetos de base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) se envían por la red, no solo por los datos.
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Mayor disponibilidad Dado que solo los datos se envían a través de la red, las transacciones de la base de datos como las modificaciones de registros se completan más rápidamente, lo que deja los datos más disponibles para editar.
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Seguridad mejorada si almacenas la base de datos back-end en un equipo que usa el sistema de archivos NTFS, puedes usar características de seguridad NTFS para ayudar a proteger tus datos. Como los usuarios obtienen acceso a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos robando la base de datos front-end o haciéndose pasar por un usuario autorizado. Si no está seguro del sistema de archivos que usa el servidor de archivos, pregunte al administrador del sistema. Si tiene privilegios de administrador en el servidor de archivos, puede ejecutar el comando msinfo32 para determinar el sistema de archivos usted mismo.
Cómo utilizar msinfo32 para comprobar el sistema de archivos?
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Haga clic en el botón Inicio y, a continuación, haga clic en Ejecutar.
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En el cuadro de diálogo Ejecutar , escriba msinfo32 y haga clic en Aceptar.
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En Resumen del sistema, haga clic en el símbolo más situado junto a Componentes.
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En Componentes, haz clic en el símbolo más situado junto a Almacenamiento y, a continuación, haz clic en Unidades. El cuadro de diálogo muestra información sobre las unidades disponibles en el panel de la derecha.
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Confiabilidad mejorada si un usuario encuentra un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, los archivos dañados de la base de datos suelen limitarse a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Como el usuario solo tiene acceso a los datos de la base de datos back-end con tablas vinculadas, es mucho menos probable que el archivo de base de datos back-end se dañe.
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Entorno de desarrollo flexible Como cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada usuario puede desarrollar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin afectar a otros usuarios. De forma similar, puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.
Antes de empezar
Antes de dividir una base de datos, tenga en cuenta lo siguiente:
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Siempre debe hacer una copia de seguridad de una base de datos antes de dividirla. Si divide una base de datos y, a continuación, decide que no desea dividir la base de datos, puede restaurar el original a partir de la copia de seguridad.
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Dividir una base de datos puede tardar mucho tiempo. Debe notificar a los usuarios para que no usen la base de datos mientras la divide. Si un usuario cambia los datos al dividir la base de datos, los cambios no se reflejarán en la base de datos back-end.
Sugerencia: Si un usuario cambia los datos mientras se divide la base de datos, puede importar los nuevos datos a la base de datos back-end después de finalizar.
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Aunque dividir una base de datos es una forma de compartir datos, todos los usuarios que usen la base de datos deben tener una versión de Microsoft Office Access que sea compatible con el formato de archivo de la base de datos back-end. Por ejemplo, si el archivo de base de datos back-end usa el formato de archivo .accdb, los usuarios no podrán obtener acceso a sus datos con Access 2003.
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Es posible que desee usar un formato de archivo de Access anterior para la base de datos back-end si usa características que ya no son compatibles. Por ejemplo, si usa páginas de acceso a datos (DAP); puede seguir usándolos si la base de datos back-end tiene un formato de archivo anterior que admita DAP. Después, puede usar el nuevo formato de archivo con la base de datos front-end para que los usuarios tengan acceso a las ventajas del nuevo formato. Tenga en cuenta que no puede cambiar los datos de una página de acceso a datos con Access 2010 o posterior.
Dividir la base de datos
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En el equipo, haga una copia de la base de datos que desea dividir. Comience con el archivo de base de datos en el disco duro local, no en el recurso compartido de red. Si el archivo de base de datos se comparte actualmente desde la unidad de disco duro local, puede dejarlo donde está.
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Abra la copia de la base de datos que se encuentra en la unidad de disco duro local.
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En la pestaña Herramientas de base de datos , en el grupo Mover datos , haga clic en Base de datos de Access. Se inicia el Asistente para dividir base de datos.
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Haga clic en Dividir base de datos.
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En el cuadro de diálogo Crear base de datos back-end , especifique un nombre, un tipo de archivo y una ubicación para el archivo de base de datos back-end.
Notas:
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Considere la posibilidad de usar el nombre que sugiere Access. Conserva el nombre de archivo original e indica que la base de datos es una base de datos back-end insertando _be en el nombre, justo antes de la extensión del nombre de archivo.
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No cambie el tipo de archivo a menos que algunos usuarios usen una versión anterior de Access para obtener acceso a los datos.
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Puede escribir la ruta de acceso a la ubicación de red en el cuadro Nombre de archivo , delante del nombre de archivo. Por ejemplo, si la ubicación de red de la base de datos back-end es \\servidor1\recurso compartido1\ y el nombre de archivo de la base de datos back-end es MyDB_be.accdb, puede escribir \\servidor1\recurso compartido1\MyDB_be.accdb en el cuadro Nombre de archivo .
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La ubicación que elija debe estar disponible para todos los usuarios que usen la base de datos. Como las asignaciones de unidades pueden variar, debes especificar la ruta de acceso UNC de la ubicación en lugar de usar una letra de unidad asignada.
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Cuando finalice el asistente, se mostrará un mensaje de confirmación.
La base de datos está ahora dividida. La base de datos front-end es el archivo con el que se inició (la copia de la base de datos compartida original) y la base de datos back-end se encuentra en la ubicación de red que especificó en el paso 5 de este procedimiento.
Restringir los cambios en el diseño de la base de datos front-end
Para restringir los cambios en la base de datos front-end que distribuya, considere la posibilidad de guardarla como un archivo binario compilado (un archivo .accde). Un archivo binario compilado es un archivo de aplicación de base de datos que se ha guardado con todo el código de Visual Basic Access (VBA) compilado. Ningún código de VBA permanece en un archivo binario compilado de Access. Los usuarios no pueden cambiar el diseño de los objetos en un archivo .accde.
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Abra el archivo de base de datos front-end (.accdb) que desea guardar como un archivo binario compilado (.accde).
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Haga clic en Archivo > Guardar como > Crear ACCDE > Guardar como.
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En el cuadro de diálogo Guardar como , vaya a la carpeta donde desea guardar el archivo, escriba un nombre para el archivo en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Guardar.
Distribuir la base de datos front-end
Después de dividir la base de datos, distribuya la base de datos front-end a los usuarios para que puedan empezar a usar la base de datos.
Precaución: Para proteger los datos si la base de datos tiene varios usuarios finales, se recomienda no compartir copias de una base de datos que contenga vínculos a listas de SharePoint. Si vincula a una tabla que es una lista de SharePoint, crea la posibilidad de que cualquier usuario malintencionado cambie el destino del vínculo y modifique los permisos potencialmente en el sitio de SharePoint ya que la información de conexión de las tablas vinculadas no está cifrada.
Siga uno de estos procedimientos:
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Envíe un mensaje de correo electrónico a los usuarios de la base de datos y adjunte el archivo front-end de base de datos al mensaje. Incluya las instrucciones que faciliten que los usuarios empiecen a usar la base de datos front-end inmediatamente.
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Guarde el archivo de base de datos front-end en una ubicación de red a la que puedan tener acceso todos los usuarios de la base de datos y, a continuación, envíe a los usuarios un mensaje de correo electrónico que especifique la ubicación de red junto con otras instrucciones que puedan necesitar para obtener acceso a la base de datos.
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Distribuya el archivo de base de datos front-end con medios extraíbles, como un CD-ROM o una unidad USB. Si instala el archivo usted mismo, puede probarlo para asegurarse de que funciona. Si los usuarios deben instalar el archivo, debe incluir un documento que les explique qué deben hacer para instalar el archivo y con quién ponerse en contacto si encuentran dificultades.
Cambiar la base de datos back-end que usa
Puede mover la base de datos back-end o usar otra base de datos back-end con el Administrador de tablas vinculadas.
Si desea mover la base de datos back-end, primero realice una copia de la base de datos a la nueva ubicación y, a continuación, siga este procedimiento.
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En la pestaña Datos externos , en el grupo Importar & vínculo , haga clic en Administrador de tablas vinculadas.
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En el Administrador de tablas vinculadas, seleccione las tablas que se encuentran en la base de datos back-end actual.
Sugerencia: Si no ha vinculado a ninguna otra base de datos, haga clic en Seleccionar todo.
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Activa la casilla Comprobar siempre la nueva ubicación y, a continuación, haz clic en Aceptar.
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Busque y seleccione la nueva base de datos back-end.
