Distribuir electrónicamente un informe

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Puede usar Microsoft Office Access para distribuir electrónicamente los informes de Access. Por ejemplo, puede usar el comando correo electrónico en el menú del botón de Microsoft Office para exportar rápidamente y enviar el informe como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico. O bien, puede exportar el informe como un archivo y, a continuación, distribuir el archivo de varias formas diferentes. Mediante los métodos de distribución electrónica, puede obtener rápidamente información importante para los usuarios que la necesiten. Además, puede usar los archivos para crear copias de seguridad y archivos de informes, y también puede reducir el uso del papel en situaciones en las que no son necesarias copias impresas de informes.

En este artículo se explican los diferentes formatos de archivo que puede usar para exportar un informe y se explican los distintos métodos que puede usar para distribuir el informe exportado a los destinatarios.

¿Qué desea hacer?

Comprender los formatos de archivo a los que puede exportar un informe

Distribuir un informe mediante el comando correo electrónico

Distribuir un informe mediante otros métodos

Comprender los formatos de archivo a los que puede exportar un informe

Puede exportar un informe como varios formatos de archivo diferentes. Sin embargo, no todos estos formatos de archivo conservan el diseño y el formato del informe original. Por ejemplo, si exporta un informe como archivo HTML (*. htm o *. html), un archivo con formato de texto enriquecido (*. rtf) o un archivo de texto (*. txt), el archivo resultante no contendrá todos los elementos visuales presentes en el informe original, como los gráficos , colores, líneas o bordes. Sin embargo, algunos formatos de archivo conservan el diseño y el formato del informe original. Estos formatos incluyen el formato de instantánea (*. SNP), el formato de formato de documento portátil (*. pdf) y el formato de especificación de papel XML (*. XPS). Este artículo se centra en el uso de estos tres formatos de archivo.

En la siguiente tabla se enumeran todos los formatos disponibles para exportar un informe y los programas que usted y los destinatarios pueden usar para abrir los archivos resultantes.

Formato

Ext. archivo encontraer (s)

Programas que se usan para abrir el archivo

HTML

*. htm; *. html

Exploradores de Internet, como Microsoft Internet Explorer.

PDF

*. pdf

Lectores PDF, disponibles como descargas gratuitas de terceros.

Texto enriquecido

*. rtf

Programas de procesamiento de texto, como Microsoft Office Word y WordPad.

Instantánea

*. SNP

Microsoft Snapshot Viewer, disponible en el centro de descarga de Microsoft. Busque un vínculo a la descarga gratuita en la sección vea también .

Texto

*. txt

Programas de procesamiento de texto y edición de texto, como Word y el Bloc de notas.

XPS

*. XPS

  • En Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    Visor de especificaciones de papel XML de Microsoft, disponible al descargar Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Para obtener más información sobre Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack, vea los vínculos de la sección vea también .

  • En Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7,0 o posterior.

Nota: Las opciones formato PDF (*. pdf) y formato XPS (*. XPS) están disponibles después de instalar un complemento. Encontrará más información sobre la compatibilidad con estos formatos de archivo en la sección vea también .

Principio de página

Distribuir un informe mediante el comando correo electrónico

Una de las formas más rápidas de distribuir un informe en Office Access 2007 es mediante el comando correo electrónico del menú del botón de Microsoft Office. Con unos pocos clics del mouse, Access exporta el informe al formato de archivo que desee y, a continuación, crea un nuevo mensaje de correo electrónico con el archivo adjunto.

  1. En el panel de navegación, seleccione el informe que desea enviar en un mensaje de correo electrónico.

  2. Haga clic en el botón Microsoft Office Imagen del botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en correo electrónico.

  3. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como , seleccione el formato de salida que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Recuerde que el formato de instantánea (*. SNP), el formato PDF (*. pdf)y el formato XPS (*. XPS) son las únicas opciones que conservarán el diseño y el formato del informe original.

    Office Outlook 2007 abre un nuevo mensaje de correo electrónico con un archivo adjunto del tipo que especificó.

  4. Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en el cuadro para , un asunto en el cuadro asunto y un mensaje en el área del mensaje.

    Sugerencia: De manera predeterminada, el archivo que envía con este método no se guarda en el equipo. Si desea guardar una copia del archivo en el equipo, haga clic con el botón secundario en los datos adjuntos del cuadro adjunto y, a continuación, haga clic en Guardar como en el menú contextual.

  5. Haga clic en Enviar.

Principio de página

Distribuir un informe mediante otros métodos

Si no desea usar el comando de correo electrónico para distribuir el informe, primero puede exportar el informe al formato de archivo que desee y, a continuación, distribuirlo del mismo modo que distribuye cualquier otro archivo. Por ejemplo, puede copiar el archivo en un medio extraíble, como un CD, un disquete o una unidad USB, y distribuirlo a los destinatarios. Como alternativa, puede copiar el archivo en una carpeta de red compartida o en una biblioteca de documentos de un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services y, a continuación, comunicar a los destinatarios la ubicación del archivo.

En las siguientes secciones se muestra cómo exportar un informe como archivo Snapshot (*. SNP), un archivo de formato de documento portátil (*. pdf) o un archivo de especificación de papel XML (*. XPS), que puede distribuir con el método que desee.

Exportar un informe como archivo Snapshot

Para ver un archivo Snapshot, el programa visor de instantáneas de Microsoft debe estar instalado en usted y en los equipos de los destinatarios. En versiones anteriores de Access, el visor de archivos Snapshot se instalaba con Access. Sin embargo, el visor de archivos Snapshot no se instala con Office Access 2007. Para ver un archivo Snapshot, debe descargar e instalar el programa gratuita Microsoft Snapshot Viewer desde el centro de descarga de Microsoft. Dado que no se requiere una licencia de Office Access 2007 para descargar el programa del visor de instantáneas, los usuarios que no tengan instalado Access 2007 en sus equipos también pueden descargar el visor de instantáneas y utilizarlo para ver los archivos de instantáneas que cree. Busque un vínculo a la descarga en la sección vea también

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desea exportar.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en másy, a continuación, haga clic en visor de instantáneas.

  3. En la primera página del Asistente para exportar el visor de instantáneas, escriba un nombre de archivo en el cuadro nombre de archivo o haga clic en examinar para buscar una ubicación diferente en la que guardar el archivo.

  4. Si desea ver la instantánea inmediatamente después de crearla, en especificar opciones de exportación, active la casilla abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación .

  5. Haga clic en Aceptar.

    Si ya existe un archivo con el mismo nombre en la carpeta especificada, Access le pedirá que reemplace el archivo existente o que escriba un nombre nuevo. Haga clic en para reemplazar el archivo o en no para escribir un nombre de archivo diferente.

    Access crea el archivo Snapshot. Si ha elegido que Access Abra el archivo de destino y el programa Snapshot Viewer está instalado en el equipo, el programa se iniciará y mostrará el archivo de instantáneas. Si el programa del visor de archivos Snapshot no está instalado en el equipo, no se mostrará ningún mensaje y no se mostrará el archivo de instantáneas. Sin embargo, aún puede distribuirlo a otros usuarios.

  6. Para guardar los pasos de la operación que acaba de realizar para que pueda reproducir rápidamente la misma operación en otro momento, active la casilla guardar los pasos de la exportación y, a continuación, escriba un nombre y una descripción para los pasos. Para crear una tarea de Outlook que le permita programar la operación de exportación en una fecha futura, active la casilla de verificación crear tarea de Outlook .

    Encontrará más información sobre la programación de operaciones de importación y exportación en la sección vea también .

Exportar un informe como archivo *. pdf o *. XPS

Para poder exportar un informe a un archivo de formato *. pdf o *. XPS, primero debe instalar un complemento. Para obtener más información sobre la compatibilidad con otros formatos de archivo, como *. pdf y *. XPS, haga clic en los vínculos de la sección vea también de este artículo.

Después de instalar el complemento, siga el procedimiento siguiente para exportar un informe como archivo *. pdf o *. XPS:

  1. En el panel de navegación, haga clic en el informe que desea exportar.

  2. En la pestaña datos externos , en el grupo exportar , haga clic en PDF o XPS.

  3. En el cuadro de diálogo publicar como PDF o XPS , en el cuadro Guardar como tipo , seleccione el tipo de archivo que desea para exportar el informe.

  4. Para cambiar el nombre con el que se guarda el informe, escriba un nuevo nombre de archivo en el cuadro nombre de archivo .

  5. Para abrir el informe inmediatamente después de exportarlo, active la casilla Abrir archivo después de publicar . Si no tiene un programa instalado en el equipo que sea capaz de abrir el tipo de archivo, esta opción no está disponible.

  6. En optimizar para, siga uno de estos procedimientos:

    • Para optimizar el informe de un archivo de mayor resolución (recomendado para la impresión), seleccione estándar.

    • Para optimizar el informe de un archivo de menor resolución (recomendado para publicación en línea), seleccione tamaño mínimo.

  7. Haga clic en Publicar.

    Access crea el archivo *. pdf o *. XPS. Si eligió que Access Abra el archivo después de la publicación, se iniciará el programa correspondiente y se mostrará el archivo.

  8. Para guardar los pasos de la operación que acaba de realizar para que pueda reproducir rápidamente la misma operación en otro momento, haga clic en la casilla guardar los pasos de la exportación y, a continuación, escriba un nombre y una descripción para los pasos. Para crear una tarea de Outlook que le permita programar la operación de exportación en una fecha futura, active la casilla de verificación crear tarea de Outlook .

    Encontrará más información sobre la programación de operaciones de importación y exportación en la sección vea también .

Principio de página

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×