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Puede diseñar una plantilla de formulario de Microsoft Office InfoPath que funciona con una base de datos de Microsoft Office Access para consultar los datos, o para consultar y enviar datos. Puede diseñar esta plantilla de formulario basada en una base de datos de Microsoft Office Access 2007 (formato .accdb) o una base de datos de Access que guardó en una versión anterior (formato .mdb).
En este artículo
Información general
Un formulario puede tener una conexión de datos principal, denominada la conexión de datos principal, y esa conexión si lo desea puede tener una o varias conexiones de datos secundarios. Puede usar la conexión de datos principal para consultar o enviar datos del formulario a una base de datos de Access. También puede usar conexiones de datos secundaria para consultar y enviar datos a orígenes de datos externos, con algunas excepciones. Por ejemplo, puede usar una conexión de datos secundaria a una base de datos de Access para que solo consulta la base de datos. No puede agregar una conexión de datos secundario a un formulario que envía el directorio de datos de formulario a una base de datos de Access.
Al diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos de Access, InfoPath crea un principal origen de datos con grupos que contienen los campos de consulta y campos de datos y también crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal de la plantilla de formulario. Estos campos y grupos se corresponden a la forma en que los datos se almacenan en las tablas de la base de datos.
Campos de consulta contienen los datos que se especifican en el formulario de un usuario para limitar los resultados de la consulta a los registros que coincidan con los datos en los campos de consulta. Cuando un formulario que se basa en esta plantilla de formulario utiliza la conexión de datos principal, InfoPath crea una consulta usando los datos de los campos de consulta. InfoPath envía la consulta a través de la conexión de datos. La base de datos devuelve los resultados de la consulta al formulario a través de la conexión de datos. Los resultados de la consulta se colocan en campos de datos, que se pueden editar mediante controles en el formulario que se enlazan a los campos de datos.
Dado que la estructura de datos de la consulta y los campos de datos debe coincidir con la forma en que los datos se almacenan en la base de datos, no puede modificar estos campos o grupos en el origen de datos principal. Sólo puede agregar campos o grupos al grupo raíz del origen de datos principal. En la sección Vea también encontrará vínculos para obtener más información acerca de los orígenes de datos.
Un formulario puede enviar los datos a una base de datos a través de la conexión de datos principal del formulario si la plantilla de formulario que se basa el formulario y la base de datos cumplen los siguientes requisitos:
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La plantilla de formulario es no es una plantilla de formulario compatible con el explorador InfoPath no creará una conexión de datos de envío en la conexión de datos principal si está diseñando una plantilla de formulario compatible con el explorador. Para permitir a los usuarios enviar los datos en un formulario que se basa en una plantilla de formulario compatible con el explorador, use un servicio Web que funciona con la base de datos.
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La tabla izquierda de cada pareja de tablas relacionadas en el origen de datos principal contiene una clave principal Al menos una de las relaciones para cada pareja de tablas relacionadas debe incluir una clave principal de la tabla izquierda.
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Ninguno de los campos de datos en el origen de datos principal de la tienda de formulario un tipo de datos binarios grandes InfoPath deshabilitará la conexión de datos si la consulta incluye campos que pueden almacenar un tipo de datos binarios grandes, como imágenes, imágenes, objetos OLE, datos adjuntos del archivo, el tipo de datos memo de Office Access o el tipo de datos de texto de SQL.
Cuando InfoPath habilita una conexión de datos de envío, los usuarios pueden enviar los datos que se almacenan en los campos de datos en el origen de datos principal a la base de datos. Puede personalizar las opciones de envío para los formularios basados en esta plantilla de formulario.
Consideraciones de compatibilidad
No puede diseñar una plantilla de formulario compatible con el explorador basada en una base de datos de Access.
Antes de empezar
Antes de correctamente, puede diseñar una plantilla de formulario que se basa en una base de datos de Access, necesita la siguiente información sobre la base de datos de Access:
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El nombre y la ubicación de la base de datos.
Nota: Asegúrese de que la base de datos se encuentra en una ubicación de red que se puede acceder a los usuarios.
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El nombre de la tabla que va a recibir envía datos, si la plantilla de formulario permite a los usuarios enviar formularios a una base de datos. Cuando configure la conexión de datos, usará esta tabla como la tabla principal.
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El nombre de la tabla que proporciona los resultados de la consulta enviada a la base de datos, si la plantilla de formulario sólo consulta la base de datos. Cuando configure la conexión de datos de consulta, usará esta tabla como la tabla principal.
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Los nombres de las tablas que requiera una datos de la tabla principal. En la mayoría de los casos, las relaciones de tabla ya establecidas en la base de datos. Si necesita establecer las relaciones entre la tabla principal y otra tabla manualmente, deberá los nombres de campo relacionados de ambas tablas.
Diseño de la plantilla de formulario
Para diseñar una plantilla de formulario con una conexión de datos de consulta, debe crear la plantilla de formulario. Al crear una plantilla de formulario que se basa en una base de datos, InfoPath crea una conexión de datos de consulta como la conexión de datos principal entre la plantilla de formulario y la base de datos. Este proceso crea automáticamente el origen de datos principal de la plantilla de formulario.
Después de crear la plantilla de formulario, debe agregar un control a la plantilla de formulario y, a continuación, enlaza dicho control a un campo en el origen de datos principal. Esto permite a los usuarios ver los resultados de la consulta en el formulario.
Paso 1: Crear la plantilla de formulario
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En el menú archivo, haga clic en Diseño de una plantilla de formulario.
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En el cuadro de diálogo diseñar una plantilla de formulario, diseñar un nuevo, haga clic en Plantilla de formulario.
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En la lista basado en, haga clic en base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Se inicia el Asistente para la conexión de datos
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En la primera página del Asistente para la conexión de datos, haga clic en Seleccionar base de datos.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, vaya a la ubicación de la base de datos.
Nota: Si la base de datos esté almacenada en una ubicación de red, vaya a la ruta de nomenclatura universal (UNC) convención de esa ubicación. No se vaya a la ubicación de red a través de una unidad de red. Si usa una unidad de red, los usuarios que creen formularios basados en esta plantilla de formulario buscará la base de datos de una unidad de red. Si el usuario no tiene una unidad de red, el formulario no encuentra la base de datos.
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Haga clic en el nombre de la base de datos y, a continuación, haga clic en Abrir.
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En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla principal o consulta que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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En la siguiente página del asistente, active la casilla de verificación Mostrar columnas de tabla.
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De forma predeterminada, todos los campos de la tabla se agrega al origen de datos principal de la plantilla de formulario. Desactive las casillas de verificación para los campos que no desea incluir en el origen de datos principal.
Agregar otras tablas o consultas que desea usar en la conexión de datos de la consulta.
¿Cómo?
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Haga clic en Agregar tabla.
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En el cuadro de diálogo Agregar tabla o consulta, haga clic en el nombre de la tabla secundaria y, a continuación, haga clic en siguiente. InfoPath intenta establecer las relaciones haciendo coincidir los nombres de campo en ambas tablas. Si no desea usar la relación sugerida, seleccione la relación y, a continuación, haga clic en Quitar relación. Para agregar una relación, haga clic en Agregar relación. En el cuadro de diálogo Agregar relación, haga clic en el nombre de cada campo relacionado en la columna correspondiente y, a continuación, haga clic en Aceptar.
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Haga clic en Finalizar.
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Para agregar tablas secundarias adicionales, repita estos pasos.
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Haga clic en Siguiente.
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En la última página del asistente, escriba un nombre para la conexión de datos principal. Este nombre aparecerá en la lista de Origen de datos en el panel de tareas Origen de datos.
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Si la plantilla de formulario cumple los requisitos de la sección información general , la sección de Resumen en esta página del asistente indica que InfoPath ha habilitado la conexión de datos de envío en la conexión de datos principal.
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Para cambiar el nombre para la conexión de datos de envío, escriba un nombre nuevo en el cuadro correspondiente.
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Para permitir que los usuarios envíen que sus datos del formulario a través de otra conexión de datos que agregará más adelante a la plantilla de formulario de envío, desactive la casilla de verificación Habilitar el envío para esta conexión.
Nota: Si la plantilla de formulario no cumple los requisitos de la sección información general , InfoPath desactiva la conexión de datos de envío y el cuadro Escriba un nombre para la conexión de envío y la casilla de verificación Habilitar el envío para esta conexión son no está disponible. Si InfoPath deshabilita la conexión de datos, la conexión de datos principal de la plantilla de formulario contiene solo una conexión de datos de consulta.
Paso 2: Enlazar un control al campo
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Si el panel Controles no es visible, haga clic en Más controles en el menú Insertar, o bien, presione ALT+I, C.
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Arrastre un control de la plantilla de formulario.
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En el cuadro de diálogo Enlace de Control, seleccione el campo que desea enlazar el control.
Configurar las opciones de envío
Si la plantilla de formulario y las tablas que haya seleccionado en el Asistente para la conexión de datos cumplen los requisitos de la sección información general , InfoPath configura la plantilla de formulario para enviar datos mediante su conexión de datos principal.
Si decide usar esta conexión de datos de envío, InfoPath configura la plantilla de formulario para que los usuarios puedan enviar los datos del formulario a la base de datos y también agrega un botón Enviar a la barra de herramientas estándar y un comando Enviar a la archivo menú en el formulario. InfoPath también configura la plantilla de formulario para que cuando los usuarios envían sus formularios, el formulario permanece abierto y se muestra un mensaje que indica si el formulario se envió correctamente. Puede cambiar el texto que aparece en el botón Enviar y también cambiar el comportamiento de un formulario cuando un usuario lo haya enviado.
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En el menú Herramientas, haga clic en Opciones de envío.
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Para cambiar el nombre del botón Enviar que aparece en la barra de herramientas estándar y el comando Enviar que aparece en el menú archivo cuando los usuarios rellenan el formulario, escriba el nuevo nombre en el cuadro título de la Enviar Opciones de cuadro de diálogo.
Sugerencia: Si desea asignar un método abreviado de teclado a este botón y el comando, escriba una y comercial (&) antes del carácter que desea utilizar como un método abreviado de teclado. Por ejemplo, para asignar ALT+B como método abreviado de teclado para el botón Enviar y el comando, escriba Su & bmit.
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Si no desea que los usuarios utilicen un comando Enviar o el botón Enviar en la barra de herramientas estándar cuando rellenen el formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar el elemento de menú Enviar y el botón Enviar.
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De forma predeterminada, cuando los usuarios envían un formulario, InfoPath mantiene el formulario abierto y muestra un mensaje para indicar si el formulario se envió correctamente. Para cambiar este comportamiento predeterminado, haga clic en Avanzadas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:
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Para cerrar el formulario o crear un nuevo formulario en blanco después de que el usuario envía un formulario completado, haga clic en la opción que desee en la lista después de enviar.
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Para crear un mensaje personalizado para indicar si el formulario se envió correctamente, seleccione la casilla de verificación usar mensajes personalizados y, a continuación, escriba los mensajes en los cuadros de éxito y de error.
Sugerencia: Use un mensaje en el cuadro de error para informar a los usuarios qué hacer si no puede enviar el formulario. Por ejemplo, puede sugerir que los usuarios, guarde el formulario y ponerse en contacto para obtener más instrucciones.
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Si no desea mostrar un mensaje cuando el usuario envía un formulario, desactive la casilla de verificación Mostrar mensajes de error y éxito.
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