Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca

Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca

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Si desea realizar cambios en un archivo en un sitio y desea asegurarse de que nadie más puede editarlo, desproteja el archivo. Cuando haya desprotegido el archivo, puede editarlo en línea o sin conexión y guárdelo: varias veces, si es necesario. Este tema muestra cómo desproteger, proteger y descartar los cambios que realice en archivos de bibliotecas de SharePoint. Respuestas a preguntas comunes, vea principales preguntas sobre desprotección, protección y versiones .

El grupo de botones en la sección Abrir y desproteger de la cinta de opciones de archivos

Cuando acabe de modificar el archivo y lo vuelva a proteger en la biblioteca, otros usuarios podrán ver los cambios y modificar el archivo, si tienen los permisos adecuados. Por otra parte, si decide no hacer ni conservar ningún cambio en el archivo, puede simplemente descartar la desprotección, de modo que el historial de versiones no se vea afectado.

Sugerencia: Si desea editar un documento de Office al mismo tiempo que otras personas (también denominado co-autoría), no desproteja el documento. Simplemente abrirlo y editarlo. Se recomienda activar el control de versiones para la biblioteca en primer lugar, no obstante, en caso de un usuario comete un error más adelante y necesita restaurar una versión anterior del documento. Para obtener más información sobre la co-autoría, vea la co-autoría y colaboración en documentos.

Cuando desee desproteger y editar un documento, si está trabajando en línea o descargar, lo hace en la siguiente secuencia:

  • Desproteja el documento

  • Descargar o abra el documento en una aplicación en línea

  • Editar el documento

  • Suba el documento o guardarlo desde la aplicación en línea

  • Proteger el documento

Algunas bibliotecas están configuradas para necesitar la desprotección de los archivos. Si este es el caso, se le pedirá que desproteja todos los archivos que desee modificar. Cuando acabe de modificar el archivo, asegúrese de volver a protegerlo o descartar la desprotección.

Si la desprotección no es obligatoria en la biblioteca, no es necesario que desproteja el archivo si no le importa que otros usuarios lo modifiquen al mismo tiempo que usted.

Sugerencia: Si su equipo se va a utilizar la co-autoría, se recomienda activar el control de versiones principal al menos en la biblioteca, en caso de un usuario comete un error y carga un documento del mismo nombre en una biblioteca donde todos los usuarios están co-autoría. De este modo, si se pierden los cambios, puede restaurar una versión anterior del documento. Para obtener más información, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca .

  1. Vaya a la biblioteca donde está guardado el archivo. Si está buscando en una vista de la biblioteca en otra página, debe hacer clic primero en el título de la biblioteca. Por ejemplo, tendrá que hacer clic en documentos en primer lugar para ir a la biblioteca de documentos.

  2. Seleccione el archivo o los archivos que desea desproteger y haga clic en archivos y, a continuación, haga clic en Desproteger.

    Consulte botón con herramientas abierto

    Notas: 

    • Cuando el archivo está desprotegido, el icono junto al nombre de archivo parcial está cubierto por una flecha verde, hacia abajo imagen del icono . Esto indica que o cualquier otra persona, que el archivo está desprotegido. Si señala al icono de cualquier archivo desprotegido, puede ver el nombre del documento y el nombre de la persona que lo ha desprotegido.

Cuando se desprotege un documento, todavía necesita abrir el archivo, descárguelo o editarlo en línea. Desproteger un documento, sólo configura lo solo puede hacer algo con el archivo. Si desea ver, haga doble clic en el nombre del documento para abrirlo en Office 365.

Aunque no se recomienda, se podría teóricamente desproteger un archivo y dejar que desprotegido indefinidamente para que nadie más puede cambiarlo. Sin embargo, hay mejores formas de hacerlo. Para impedir que una persona editar un archivo, pero aún compartirlo, asigne a dicha persona o agrupar únicamente, derechos de vista que llevar a cabo cuando inicialmente compartirlo. Para obtener más información, consulte compartir ideas, sitios y contenido .

Al desproteger un archivo, el archivo sólo se marca como está desprotegido. Hasta que realmente descargarlo o editarla en línea, no ocurre nada más a ese archivo. Puede editar en una aplicación en línea, como Excel o Word en línea, o descargar el archivo en la unidad local para trabajar sin conexión.

Para abrir un documento en línea sin descargar, siga estos pasos:

Abra su activado el documento en línea en Office 365

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic con el botón secundario en el documento y haga clic en "Abrir en Word Web App" u otra el programa en línea de Office 365 apropiado (Excel, PowerPoint, etcetera).

    • Haga clic en los puntos suspensivos (... ) junto al documento, haga clic nuevamente en los puntos suspensivos (... ) y, a continuación, haga clic en Abrir en Word Web App (o el programa correspondiente de Office 365).

  2. Cuando haya terminado, guarde el archivo o cierre la aplicación (aplicaciones de Office 365 guardar automáticamente).

  3. Comprobar de nuevo el archivo.

Para descargar archivos, siga estos pasos:

Descargar los archivo

  1. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic con el botón secundario en el documento y, a continuación, haga clic en Descargar.

    • Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en descargar una copia de la cinta de opciones de archivos.

    • Haga clic en los puntos suspensivos (... ), haga clic nuevamente en los puntos suspensivos (... ) y, a continuación, haga clic en descargar una copia.,

  2. En la parte inferior del explorador, haga clic en Guardar. Haga clic en Abrir o en Abrir carpeta para ver el archivo una vez que se descarga. De forma predeterminada, el archivo estará en la carpeta descargas.

Los archivos y los cambios que realice en ellos, no estarán disponibles para sus compañeros hasta que vuelva a proteger los archivos en la biblioteca.

Si ha descargado un documento para trabajar de forma local, desea cargar antes de protegerlo. en. Vea cargar archivos a una biblioteca para ver cómo hacerlo.

  1. Vaya a la biblioteca donde está guardado el archivo. Si está buscando en una vista de la biblioteca en otra página, debe hacer clic primero en el título de la biblioteca. Por ejemplo, tendrá que hacer clic en documentos en primer lugar para ir a la biblioteca de documentos.

  2. Seleccione el archivo o los archivos que desea proteger, haga clic en archivos y, a continuación, haga clic en Proteger.

    Sugerencia de herramienta y el botón Proteger documento
  3. Si desea hacer una comprobación en provisional por lo que puede seguir trabajando en el archivo, haga clic en en el área Conservar desprotección. En caso contrario, deje No seleccionado.

    Cuadro de diálogo Proteger

  4. En el área Comentarios, agregue un comentario que describa los cambios hechos. Este paso es opcional, pero se recomienda como procedimiento. Los comentarios de protección son especialmente útiles cuando varias personas trabajan en un archivo. Además, si se hace un seguimiento de las versiones en su organización, el comentario pasa a formar parte del historial de versiones, lo que puede resultarle importante en el futuro si necesita restaurar una versión anterior del archivo.

  5. Haga clic en Aceptar. Cuando el archivo está protegido nuevamente, la flecha verde desaparece del icono del archivo.

Si desprotege un archivo y no hace cambios en él o si hace cambios que no desea conservar, puede simplemente descartar la desprotección, en lugar de guardarlo. Si su organización hace un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión cada vez que vuelve a proteger un archivo en la biblioteca. Al descartar la desprotección, puede evitar crear nuevas versiones cuando no ha hecho cambios en el archivo.

  1. Vaya a la biblioteca donde se guardó el archivo. (Si examina una vista de la biblioteca en otra página, es posible que primero tenga que hacer clic en el título de la biblioteca. Por ejemplo, puede que tenga que hacer clic en Documentos primero para ir a la biblioteca Documentos).

  2. Seleccione el archivo o los archivos que desea descartar los cambios, haga clic en archivos y, a continuación, haga clic en Descartar desprotección.
    Botón de desprotección de descartar SPO documento

  3. Haga clic en Aceptar para terminar descartar la desprotección. La flecha verde desaparece desde el icono de archivo cuando el archivo está desprotegido en.

Normalmente, los usuarios de SharePoint comprobarán documentos de entrada y salida en un manor responsable. Sin embargo, si alguien desprotege un documento y deja la empresa o se va de vacaciones, puede bloquear otros usuarios que necesitan para trabajar en los archivos. Si tiene permisos de Control total, puede comprobar si un archivo nuevo en el que estaba desprotegido por otra persona. Para ello, siga estos pasos:

  1. Si tiene permisos de Control total, siga las instrucciones para proteger un archivo.

  2. Al hacer clic en Aceptar en el cuadro de diálogo protección, recibirá un cuadro de diálogo de advertencia que el archivo está desprotegido para otro usuario. Si desea reemplazar y la protección de, haga clic en Aceptar.

    captura de pantalla de advertencia sobre la comprobación de otro archivo de usuarios

Si necesita obtener acceso a un archivo pero está desprotegido, puede ver qué usuario ha lo desprotegido por lo que puede comunicarse con ellos. Para ver el usuario, sitúe el cursor del mouse sobre el icono del documento para obtener información sobre herramientas emergente que contiene el nombre del usuario que se ha desprotegido.

se muestra cuando el mouse sobre el icono de documento

Puede comprobar los archivos de uno en uno o en un lote. Cuando haya varios archivos en, tendrán la misma configuración para conservar la desprotección o comentarios. Siga estos pasos.

  1. En la biblioteca de documentos, seleccione todos los archivos que desea proteger haciendo clic en la marca de verificación a la izquierda del icono del documento.

    tres desprotegido archivos seleccionados
  2. Haga clic en la pestaña archivos y, a continuación, haga clic en proteger. Si ha seleccionado todos los archivos que no están desprotegidos, recibirá un mensaje de advertencia.

    Sugerencia de herramienta y el botón Proteger documento
  3. Si desea hacer una comprobación en provisional por lo que puede seguir trabajando en el archivo, haga clic en en el área Conservar desprotección. En caso contrario, deje No seleccionado.

    Cuadro de diálogo Proteger

  4. En el área de comentarios, agregar un comentario que describe los cambios realizados. Este comentario se utilizará en todos los archivos que desea proteger.

  5. Haga clic en Aceptar. Cuando el archivo está protegido nuevamente, la flecha verde desaparece del icono del archivo.

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