Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca

Desproteger, proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca

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Si desea realizar cambios en un archivo de un sitio y desea asegurarse de que nadie más pueda editarlo, Desproteja el archivo. Cuando el archivo está desprotegido, puede editarlo en línea o sin conexión, y guardarlo (varias veces si es necesario).

Cuando termine de modificar y volver a proteger el archivo en la biblioteca, otras personas podrán ver sus cambios y editar el archivo, si tienen permiso. Y, si decide no realizar ni conservar ningún cambio en el archivo, puede descartar la desprotección para que no afecte al historial de versiones.

Sugerencia: Si desea editar un documento de Office al mismo tiempo que otras personas (también denominadas co-autoría), no Desproteja el documento. Solo tienes que abrirlo y editarlo. Recomendamos activar el control de versiones en la biblioteca en primer lugar, pero por si alguien hace un error más tarde y necesita restaurar una versión anterior del documento. Para obtener más información sobre la co-autoría, consulte colaboración ycoautoRía de documentos.

Cuando desee desproteger y editar un documento, ya sea que esté trabajando en línea o descargándose, hágalo en el siguiente orden:

  • DesProteger el documento

  • Abrir el documento en una aplicación o descarga admitida

  • Editar el documento

  • Guardar el documento o cargar

  • Proteger el documento

Algunas bibliotecas están configuradas para requerir la desprotección de archivos. Si se requiere la desprotección, se le pedirá que desproteja todos los archivos que desee editar. Cuando haya terminado con el archivo, tendrá que volver a protegerlo o descartar la desprotección.

Si la desprotección no es necesaria en la biblioteca, no es necesario que la revises siempre y cuando no te importes para que otras personas puedan modificar al mismo tiempo que tú.

Sugerencia: Si su grupo tiene previsto usar la co-autoría, recomendamos que active como mínimo el control de versiones principales en la biblioteca, por si alguien comete un error y carga un documento con el mismo nombre en una biblioteca donde todos los usuarios pueden aprovechar la co-autoría. De esta forma, si pierde los cambios, puede restaurar una versión anterior del documento. Para obtener más información , vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca .

  1. Vaya a la biblioteca donde está guardado el archivo. Si está viendo una vista de la biblioteca en otra página, es posible que tenga que hacer clic en el título de la biblioteca en primer lugar. Por ejemplo, es posible que tenga que hacer clic en documentos primero para ir a la biblioteca de documentos .

  2. Seleccione el archivo o los archivos que desea desproteger y, a continuación, seleccione Desproteger.

    Notas: 

    • En la experiencia clásica, busque Desproteger en la pestaña archivos de la cinta de opciones.

    • Cuando el archivo está desprotegido, el icono situado junto al nombre de archivo se incluye parcialmente en una flecha de punta hacia abajo de color verde imagen del icono . Esto le indica que el archivo está desprotegido, o cualquier otra persona. Si señala el icono de cualquier archivo desprotegido, puede ver el nombre del documento y el nombre de la persona que lo tiene desprotegido.

Los archivos y los cambios que realice en ellos no estarán disponibles para sus compañeros hasta que los vuelva a proteger en la biblioteca.

Si ha descargado el documento para que funcione de forma local, querrá cargarlo antes de revisarlo. por. Consulte cargar archivos a una biblioteca para ver cómo hacerlo.

  1. Vaya a la biblioteca donde está guardado el archivo. Si está viendo una vista de la biblioteca en otra página, es posible que tenga que hacer clic en el título de la biblioteca en primer lugar. Por ejemplo, es posible que tenga que hacer clic en documentos primero para ir a la biblioteca de documentos .

  2. Seleccione el archivo o los archivos que desea proteger y, después, seleccione proteger.

    Nota: En la experiencia clásica, busque proteger en la pestaña archivos de la cinta de opciones.

  3. En el área comentarios , agregue un comentario que describa los cambios realizados. Este paso es opcional, pero se recomienda como práctica recomendada. Los comentarios de inserción en el repositorio resultan especialmente útiles cuando varias personas trabajan en un archivo. Además, si la organización está realizando un seguimiento de las versiones, el comentario se convierte en parte del historial de versiones, que puede ser importante para usted en el futuro, si necesita restaurar una versión anterior del archivo.

  4. Haga clic en Aceptar. La flecha verde desaparece del icono de archivo cuando el archivo se vuelve a registrar.

Si desprotege un archivo y no realiza cambios en él, o realiza cambios que no desea conservar, simplemente puede descartar la desprotección, en lugar de guardar el archivo. Si su organización realiza un seguimiento de las versiones, se creará una nueva versión cada vez que vuelva a proteger un archivo en la biblioteca. Al descartar la desprotección, puede evitar la creación de versiones nuevas cuando no haya realizado ningún cambio en el archivo.

  1. Vaya a la biblioteca donde está guardado el archivo. (Si está viendo una vista de la biblioteca en otra página, es posible que tenga que hacer clic en el título de la biblioteca en primer lugar. Por ejemplo, es posible que tenga que hacer clic en documentos primero para ir a la biblioteca documentos ).

  2. Seleccione el archivo o los archivos para los que desea descartar los cambios, haga clic en archivos y, a continuación, haga clic en Descartar desprotección.

  3. Haga clic en Aceptar para terminar de descartar la desprotección. La flecha verde desaparece del icono de archivo cuando el archivo se vuelve a registrar.

Si tiene permiso, puede volver a proteger un archivo que ha sido desprotegido por otra persona. 

Cuando proteja el archivo, recibirá un cuadro de diálogo de advertencia en el que está desprotegido para otro usuario. Seleccione Aceptar si desea invalidarlo y protegerlo.

captura de pantalla de advertencia sobre la protección de otro archivo de usuarios

Si necesita llegar a un archivo, pero está desprotegido, puede ver qué usuario lo tiene desprotegido para que pueda comunicarse con él. Para ver al usuario, coloque el cursor del mouse sobre el icono del documento para obtener información sobre herramientas emergente que contiene el nombre del usuario que la ha desprotegido.

Nota: Algunas funcionalidades se introducen gradualmente en organizaciones que han optado por el programa de versión dirigido. Esto significa que es posible que todavía no pueda ver esta característica o que la vea con un aspecto diferente a como se describe en los artículos de ayuda.

Puede comprobar los archivos de uno en uno o de un lote. Cuando seleccione varios archivos en, todos tendrán la misma configuración para conservar la desprotección o los comentarios. Siga estos pasos.

  1. En la biblioteca de documentos, seleccione todos los archivos que desea proteger haciendo clic en la marca de verificación a la izquierda del icono del documento.

  2. Seleccione proteger.

    Nota: En la experiencia clásica, busque proteger en la pestaña archivos de la cinta de opciones.

  3. En el área comentarios , agregue un comentario que describa los cambios realizados. Este comentario se usará en todos los archivos que está protegiendo.

  4. Haga clic en Aceptar. La flecha verde desaparece del icono de archivo cuando el archivo se vuelve a registrar.

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