Descripción general: usar un buzón de sitio para colaborar con un grupo

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Importante: La característica de buzón de sitio en SharePoint Online está en desuso a partir de marzo de 2017. Esta característica se quitará por completo en una versión futura. Las nuevas organizaciones de SharePoint Online ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las organizaciones de SharePoint Online existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se configure e implementó antes de marzo, 2017 seguirá funcionando.
Le proporcionaremos un proceso para ayudar a la transición de sus sitios de buzones de sitio existentes a un grupo de Office 365 en septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint Online, considere la posibilidad de cambiar a Office 365 grupos en su lugar para admitir escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea usar los grupos de Office 365 en lugar de los buzones del sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio seguirá siendo compatible, pero está en desuso en los productos SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 y SharePoint 2010. Se recomienda a los clientes explorar los buzones compartidos como una alternativa a los buzones del sitio.

Un buzón de sitio es una cuenta centralizada de correo electrónico y uso compartido de documentos a la que se tiene acceso desde un sitio de SharePoint. El grupo puede optar por utilizar un buzón de sitio para recopilar las conversaciones por correo electrónico pertinentes para todo el equipo o para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante. También puede resultar útil para el grupo compartir documentos importantes de forma segura mediante un buzón de sitio.

Después de configurar un buzón de sitio para su sitio, se crea una nueva cuenta de correo electrónico que usa el nombre del sitio. Por ejemplo, supongamos que tiene un sitio de grupo que usa esta dirección URL: http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico de ese buzón de sitio será HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com. Para obtener más información, vea Agregar un buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto.

Recopilar conversaciones de correo electrónico del nivel del grupo

Muchos equipos tienen conversaciones que usan mensajes de correo electrónico regularmente. Algunas de esas conversaciones generan información que podría ser una referencia útil en el futuro. En lugar de perder esa información en su propia bandeja de entrada, puede reenviar el correo electrónico más útil del hilo al buzón del sitio. Todos los usuarios que tengan permisos de colaboración en el sitio pueden abrir el buzón del sitio y ver el mensaje. Esto proporciona un registro de correo electrónico en el buzón del sitio para que los miembros del equipo puedan encontrar la información que necesitan más adelante.

Otra ventaja de recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de equipo es simplemente CC la dirección de correo electrónico del buzón del sitio al enviar un mensaje de correo electrónico al equipo. Incluso puede incluir la dirección de correo electrónico del buzón del sitio en un grupo de contactos o una lista de distribución para que se incluya automáticamente siempre que envíe correo al equipo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

¿Quiere obtener más información?    Eche un vistazo a Usar un buzón del sitio para coordinar el correo electrónico del equipo.

Compartir documentos con otros usuarios

Cada equipo tiene documentos de algún tipo que necesitan almacenarse en algún lugar y que normalmente deben compartirse con otros usuarios. Si almacena los documentos de su equipo en su sitio de SharePoint, puede usar la aplicación de buzón de sitio para compartir esos documentos con los usuarios que tienen acceso al sitio.

Importante:  Cuando los usuarios vean un buzón de sitio en Outlook, se mostrará una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.

¿Quiere obtener más información?    Eche un vistazo a Usar un buzón del sitio para colaborar en documentos.

Vea también

Usar un buzón de sitio para organizar el correo electrónico de un grupo o proyecto

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