Crear y vincular tareas con Project 2007

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Carl Chatfield y Timothy Padilla

Carl Chatfield es un profesional de administración de proyecto certificada (PMP) con amplios conocimientos de Microsoft Office Project, así como problemas de uso específico.

Timothy García ha trabajado anteriormente como un profesional de soporte técnico de Office Project para varios años. TIM posee información técnica detallada acerca del software.

Carl y Timothy son los autores de Paso a paso de Microsoft Project 2000, Microsoft Project versión 2002 Step by Step, Microsoft Office Project 2003 Step by Step y Microsoft Office Project 2007 Step by Step, desde Microsoft Press.

En este artí­culo:

Escriba las tareas

Estimar las duraciones

Organizar tareas en fases

Vincular tareas

Las tareas son los bloques de creación más básicos de cualquier proyecto: tareas representan el trabajo que hacer para lograr los objetivos del proyecto. Tareas describen en términos de secuencia, duración y requisitos de recursos de trabajo del proyecto. Existen dos niveles de tareas, tareas de resumen, que resumir o "acumular" las duraciones y costos de las tareas y subtareas : juntos que constituyen los eventos importantes en la vida de un proyecto. Este artículo proporciona una introducción a algunos conceptos clave acerca de las tareas que le ayudarán a utilizar Microsoft Office Project 2007.

Escriba las tareas

Project 2007 puede utilizarse para realizar un seguimiento de las tareas relacionadas con un proyecto que administra. Para especificar tareas de un proyecto, comenzar iniciando Project 2007 si ya no se está ejecutando. Después de abrir el proyecto que está trabajando, escriba la primera tarea en la celda directamente debajo del encabezado de columna Nombre de tarea y, a continuación, presione ENTRAR.

especificación de tareas en un proyecto

Por ejemplo, si está utilizando Project 2007 para realizar un seguimiento de las tareas necesarias para un proyecto de vídeo, puede empezar especificando producción anterior en la primera celda. A continuación, escriba las tareas restantes debajo del nombre de tarea, presione ENTRAR después de cada nombre de tarea:

Desarrollar script

Desarrollar placas de producción

Seleccione ubicaciones

Mantenga auditions

Producción

Ensayar

Grabación de vídeo

Material de archivo de registro

Project 2007 asigna una duración de un día a la nueva tarea y el signo de interrogación indica que se trata de una duración estimada. Aparece una barra de tareas correspondiente de longitud de un día en el gráfico de Gantt. De forma predeterminada, la fecha de comienzo de la tarea es idéntica a la fecha de comienzo del proyecto.

barra de tareas de un diagrama de Gantt

Sugerencia: Además de escribir la información de la tarea directamente en Project 2007, puede desarrollar listas de tareas en otras aplicaciones y, a continuación, importarla a Project 2007. Por ejemplo, Project 2007 instala una plantilla de Excel con el nombre de tarea lista Importar plantilla de Microsoft Project, que usted u otros usuarios pueden completar y, a continuación, importar a Project 2007 con la estructura correcta. En Excel, esta plantilla aparece en la ficha Soluciones de hoja de cálculo del cuadro de diálogo plantillas. También puede importar su lista de tareas de Outlook en un plan de proyecto. En Project 2007, en el menú Herramientas, haga clic en Importar tareas de Outlook.

Defina las tareas de la entrega derecha derecha

Cada proyecto tiene un objetivo o finalidad: el motivo por el que se ha iniciado el proyecto. Esto se denomina el proyecto de entrega. Esta entrega es normalmente un producto, como TV comercial, o un servicio o evento, como una sesión de formación de software. Definir las tareas derecho para crear derecha entrega es una habilidad esencial de un jefe de proyecto. Las listas de tareas que se crea en Project 2007 deben describir todo el trabajo necesario y solo el trabajo necesario para completar el proyecto correctamente.

En el desarrollo de las listas de tareas, puede encontrar útil para distinguir el ámbito del producto de ámbito del proyecto. Ámbito del producto se describe la calidad, características y funciones de la entrega del proyecto. Por ejemplo, si el resultado es una TV comercial, el ámbito del producto puede incluir su longitud, el asunto y la audiencia. Ámbito del proyecto, por otro lado, se describe el trabajo necesario para reproducir el producto o servicio. En este escenario, el ámbito del proyecto incluye tareas detalladas sobre la creación de una televisión comercial como conservar auditions, grabación de vídeo, editarlo y así sucesivamente.

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Estimar las duraciones

De una tarea duración es la cantidad de tiempo que espera que se tarda en completar la tarea. Project 2007 puede trabajar con las duraciones de tareas entre minutos y meses. Según el ámbito del proyecto, probablemente deseará trabajar con las duraciones de tareas en la escala de horas, días y semanas.

Por ejemplo, un proyecto puede tener un calendario del proyecto con calendario definido como 8 A.M. a 5 P.M. con una hora almuerzo el lunes al viernes, salir de período no laborable definido como las noches y los fines de semana laboral. Si calcula que una tarea tardarán 16 horas laborables, podría introducir su duración como 2d programar el trabajo en dos días laborables de ocho horas. Al comenzar la tarea a las 8 A.M. un viernes, debe esperar a continuación, que no se completó 5 p.m. el siguiente el lunes. ¿Programar ningún trabajo durante el fin de semana porque el sábado y el domingo se han definido como período no laborable.

Sugerencia: Determinar la duración global de un proyecto, calcular la diferencia entre la fecha de inicio y la última fecha de fin de las tareas que lo componen. La duración del proyecto también se ve afectada por otros factores, como las relaciones entre tareas. Porque Project 2007 distingue entre periodos laborables y no laborable, la duración de una tarea no relacionar necesariamente a tiempo transcurrido.

Sugerencia: Puede programar tareas que se producen durante los periodos laborables y no laborable. Para ello, asignar una duración transcurrida a una tarea. Escriba la duración transcurrida anteponiendo la abreviatura de duración con una e. Por ejemplo, escriba 3ed para indicar tres días transcurridos. Puede usar una duración transcurrida para una tarea que no controlar directamente pero que no obstante, es fundamental a su proyecto. Por ejemplo, es posible que tenga las tareas verter hormigón foundation y Eliminar formularios de la base de un proyecto de construcción. Si es así, también puede una tarea llamada Espere hormigón solucionar porque no se desea quitar los formularios hasta que el hormigón ha reparar. La tarea esperar hormigón solucionar debe tener una duración transcurrida porque el hormigón se solucionar un intervalo contiguo de días, si trabajan o días no laborables. Si el hormigón toma 48 horas para solucionar, puede indicar la duración de la tarea como 2dt, programar la tarea para empezar el viernes a las 9 A.M. y espero que se completará por el domingo a 9 A.M. Sin embargo, en la mayoría de los casos, deberá trabajar con las duraciones nonelapsed en Project 2007.

Project 2007 utiliza valores estándares de horas y minutos para duraciones: un minuto es igual a 60 segundos y una hora es igual a 60 minutos. Sin embargo, puede definir duraciones no estándares para los días, semanas y meses para el proyecto. Para ello, en el menú Herramientas, haga clic en el comando Opciones y, en el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en la ficha de calendario que se muestra aquí.

cuadro de diálogo de opciones

¿Cómo se surgen con las duraciones de tareas precisas?

Debe tener en cuenta dos reglas generales al estimar las duraciones de tareas.

  • Total duración de proyecto a menudo está relacionado con la duración de tarea; proyectos largos suelen tener las tareas con duraciones más larga de tareas en resumen de proyectos.

  • Si realizar un seguimiento del progreso contra de su plan de proyecto, debe tener en cuenta el nivel de detalle que desea aplicar a las tareas del proyecto. Si tiene un proyecto de varios año, por ejemplo, no sería práctico o incluso posible realizar un seguimiento de las tareas que se miden en horas o minutos. En general, debe medir las duraciones de tareas en el nivel más bajo de detalle o el control que es importante para usted, pero no inferior.

Para los proyectos reales, con qué frecuencia se estimar las duraciones de tareas. Son buenas fuentes de las estimaciones de duración de tarea:

  • Información histórica de proyectos anteriores, de forma similares.

  • Estimaciones de las personas que se completarán las tareas.

  • Opinión de un experto de aquellos que tienen administrado proyectos similares.

  • Estándares de las organizaciones profesionales o industriales que emprender proyectos similares al suyo.

Para proyectos complejos, probablemente podría combinar estos y otros orígenes para estimar las duraciones de tareas. Dado que las estimaciones de duración de tarea incorrectos son la fuente principal de riesgos en un proyecto, realizar buenas estimaciones es pena el esfuerzo realizado.

Una regla general para tener en cuenta se denomina la regla 8/80. Esta regla sugiere dicha tarea duraciones entre ocho horas (o de un día) y 80 horas (10 días laborables o dos semanas) generalmente se ajusta el tamaño a una duración manejable. Tareas de menos de un día podrían ser demasiado granulares y tareas más de dos semanas podrían ser demasiado largos para administrar correctamente. Hay muchas razones legítimos interrumpir esta regla, pero sus directrices valen considerar la mayoría de las tareas en los proyectos.

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Organizar tareas en fases

Resulta útil organizar grupos de tareas estrechamente relacionados que representan una parte del trabajo del proyecto en fasesprincipal. Al revisar un plan de proyecto, observando las fases de tareas Ayuda a usted y otros usuarios a pensar en términos de elementos de trabajo principales y elementos de trabajo detallada. Por ejemplo, es común para dividir un proyecto de película o vídeo en fases principales del trabajo como producción preliminar, producción y posteriores a la producción. Crear fases, aplicar sangría y anular la sangría de las tareas. También puede contraer una lista de tareas en fases, igual puede trabajar con un esquema en Word. En Project 2007, fases están representadas por las tareas de resumen.

Una tarea de resumen tiene un comportamiento diferente de otras tareas. No se puede editar su duración, fecha de inicio u otros valores calculados directamente porque esta información se deriva o "acumular" de las tareas de detalle, denominadas subtareas (aparecen con sangría debajo de las tareas de resumen). Project 2007 calcula la duración de una tarea de resumen como el período de tiempo desde la fecha de inicio a la última fecha de fin de sus subtareas.

Planeación descendente y ascendente

Los dos enfoques más comunes para desarrollar fases y tareas están planeación descendente y ascendente.

  • Planeación descendente.     Antes de completar las tareas necesarias para completar las fases que identifica las fases principales o productos del proyecto. Proyectos complejos pueden tener varias capas de fases. Este método funciona de general a específico.

  • Planeación ascendente.     Identifica como muchos nivel inferior tareas detalladas como sea posible antes de organizarlos en grupos lógicos, denominados fases o tareas de resumen. Este método funciona de específica a general.

Crear tareas precisas y las fases de proyectos más complejos, requiere una combinación de planeación descendente y ascendente. Es común para el jefe de proyecto para empezar con establecido, amplia fases de un proyecto (descendente) y para los recursos que se ejecutarán el proyecto para proporcionar que la detallada las tareas que rellenen cada fase (ascendente).

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Vincular tareas

Proyectos requieren tareas que se realicen en un orden específico. Por ejemplo, se debe completar la tarea de grabación de una escena antes de que comience la tarea de editar la escena filmed. Estas dos tareas tienen un fin a comienzo relación (también denominado vínculo o dependencia) que tiene dos aspectos:

  • La segunda tarea debe ser posterior a la primera tarea; se trata de una secuencia.

  • La segunda tarea sólo puede producirse si se haya completado la primera tarea; se trata de una dependencia.

En Project 2007, la primera tarea ("la escena de película") se denomina la predecesora porque precede a las tareas que dependen de él. La segunda tarea ("modificar la escena filmed") se denomina la sucesora ya que complete la operación de tareas en el que está dependiente. Cualquier tarea puede ser una predecesora de una o varias tareas sucesoras. Del mismo modo, cualquier tarea puede ser una sucesora a una o varias tareas predecesoras.

Que representa las relaciones entre tareas y controlar los cambios de inicio programada y las fechas de finalización es un área en la que el uso de un motor de programación, como Project 2007, realmente cuenta. Por ejemplo, puede cambiar las duraciones de tareas o agregar o quitar tareas de una cadena de tareas vinculadas y Project 2007 volverán a programar tareas en consecuencia.

Aparecen las relaciones entre tareas de varias maneras en Project 2007:

  • En las vistas Diagrama de Gantt y diagrama de red, las relaciones entre tareas aparecen como líneas de conexión en tareas.

  • En tablas, como la tabla de entrada, números de identificación de las tareas predecesoras aparecen en los campos predecesoras de las tareas sucesoras.

Crear relaciones entre tareas mediante la creación de vínculos entre tareas. Cuando primero se escriben las tareas, de forma predeterminada todas están programadas para iniciar en el mismo día, fecha de comienzo del proyecto. Sin embargo, puede usar diferentes métodos para crear vínculos entre varias tareas. Por ejemplo, puede crear una dependencia fin a comienzo entre las dos tareas haciendo clic en Vincular tareas en el menú Edición.

Sugerencia: Para crear una dependencia fin a comienzo, puede hacer clic en el botón Vincular tareas en la barra de herramientas estándar.

La figura siguiente muestra que, cuando se vinculan las tareas 2 y 3 con una relación de fin a comienzo, Project 2007 cambiar la fecha de comienzo de la tarea 3 hasta el siguiente día laborable siguiente a la realización de tareas 2 (omitiendo el fin de semana). La duración de la tarea de resumen de producción preliminar creció en consecuencia.

tareas vinculadas con una relación de fin a inicio

Sugerencia: Para desvincular tareas, seleccione las tareas que desea desvincular y, a continuación, haga clic en el botón Desvincular tareas de la barra de herramientas estándar. También puede hacer clic en Desvincular tareas en el menú Edición. Si desvincular una sola tarea que está dentro de una cadena de tareas vinculadas con relaciones de fin a comienzo, Project 2007 restablece los vínculos entre las tareas restantes.

Puede vincular tareas en varias otras formas incluidas:

  • Vincular varias tareas a la vez

  • Vincular dos tareas en la que una tarea es la tarea predecesora de la otra tarea

  • Vincular a un grupo de tareas restantes y, a continuación, se vinculan dos tareas de resumen

Sugerencia: Al trabajar con tareas de resumen, o bien puede vincular tareas de resumen directamente (tal como lo hizo anteriormente) o vincular la tarea más reciente en la primera fase con la primera tarea en la segunda fase. El resultado final programación es el mismo en ningún caso. En ningún caso, sin embargo, puede vincular una tarea de resumen a uno de sus propias subtareas. Hacerlo crearía un problema de programación circular y, por tanto, no permite Project 2007.

Sugerencia: También puede crear una relación de fin a comienzo entre derecha de las tareas en el diagrama de Gantt. Seleccione la barra de tareas de la tarea predecesora hasta que el puntero se convierta en una estrella de cuatro puntas. A continuación, arrastre el puntero hacia arriba o hacia abajo hasta la barra de tareas de la tarea sucesora. Mientras arrastra el puntero del mouse para crear una relación de tareas, la imagen del puntero cambia a un vínculo de cadena.

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