Crear y compartir un grupo de recursos

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Saber quién está disponible para trabajar en un proyecto puede suponer un reto cuando se trabaja en varios proyectos.

Si asigna los mismos usuarios a varios proyectos o usa los recursos compartidos de un proyecto, resulta útil combinar toda la información de los recursos en un archivo central denominado fondo de recursos. El grupo de recursos también resulta útil para identificar conflictos de asignación y ver la asignación de tiempo para cada proyecto.

Crear un grupo de recursos

Nota: Si usa Project Professional y los recursos existen en el fondo de recursos de empresa de su organización, no es necesario crear otro grupo de recursos. Para obtener más información, vea Agregar recursos al grupo de recursos de empresa .

  1. Abrir proyecto, haga clic en la pestaña proyecto en blanco > recursos.

  2. Haga clic en la flecha junto a Organizador de equipo y haga clic en Hoja de recursos.

  3. Haga clic en Agregar recursos e importe la información de los recursos existentes.

Para especificar la información de nuevos usuarios, haga clic en Recurso de trabajo y agregue el Nombre de recurso y los detalles.

Nota: En el proyecto 2007, elija Ver hoja de recursos > y agregue recursos con el tipo trabajo.

agregar nuevos recursos de usuario

Nota: Si está usando Project Professional con Project Server, tendrá acceso a los recursos de empresa. Para obtener más información sobre las versiones de un proyecto, vea comparación de versiones de Project. Normalmente, la lista de recursos de empresa es administrada por un administrador y cada jefe de proyecto puede agregar estos recursos a sus proyectos.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información para cada proyecto compartido procede de este grupo de recursos, y toda la información como asignaciones, costos y disponibilidad se encuentran en esta ubicación central.

Usar el grupo de recursos

  1. Abra el proyecto del grupo de recursos.

  2. Abra el proyecto que compartirá recursos del grupo y haga clic en recurso > grupo de recursos > compartir recursos.

    Abra Compartir recursos desde el grupo de recursos

    Nota: En el proyecto 2007, elija herramientas _GT_ compartir recursos > compartir recursos.

  3. Haga clic en Utilizar recursos y, en el cuadro De, haga clic en el proyecto del grupo de recursos que abrió en el paso 1.

    opciones del cuadro de diálogo compartir recursos

  4. Haga clic en El grupo de recursos tiene prioridad si desea que la información del grupo de recursos sobrescriba cualquier información conflictiva de su proyecto (compartidor).

    O bien:

    Haga clic en El proyecto compartidor tiene prioridad si desea que la información del proyecto sobrescriba cualquier información conflictiva del grupo de recursos.

  5. Haga clic en Aceptar.

    Ahora puede usar los recursos para su proyecto. Los recursos que haya en su proyecto se agregan automáticamente al grupo.

  6. Para ver la lista de recursos compartidos, haga clic en Tarea> Diagrama de Gantt > Hoja de recursos.

    Hoja de recursos

Trabajar con la información de uso de los recursos

Puede ver y actualizar el archivo del grupo de recursos desde su archivo de proyecto (archivo que comparte) actual. Se recomienda actualizar y ver periódicamente los recursos para obtener información reciente sobre las asignaciones y cómo afectan a sus proyectos.

Nota:  Para modificar directamente un archivo de grupo de recursos, necesita acceso de lectura y escritura a dicho archivo. De lo contrario, solo puede ver el uso de los recursos y realizar cambios en los recursos de su proyecto.

  1. Abra su archivo que comparte de proyecto.

  2. En el cuadro que aparece, haga clic en Abrir el grupo de recursos para ver las asignaciones contenidas en todos los archivos que comparten. El grupo de recursos se abre en modo de solo lectura.

  3. Para ver las asignaciones de proyectos que comparten el fondo de recursos, haga clic en tarea > Diagrama de Gantt _GT_ uso de los recursos. (En el proyecto 2007, elija Ver > uso de recursos ).

    Ver el uso de los recursos

    Sugerencia: Los nombres de recurso que aparecen en rojo indican una sobreasignación del mismo.

    Puede actualizar con nuevos recursos, actualizar el total programado y la información de trabajo. Obtenga más información sobre cómo asignar usuarios a tareas.

  4. Después de realizar actualizaciones, haga clic en recurso > Grupo de recursos > actualizar el grupo de recursos. (En el proyecto 2007, elija herramientas _GT_ compartir recursos > actualizar el grupo de recursos ).

    Actualizar un grupo de recursos después de modificar los recursos de un archivo de proyecto compartidor

    Sugerencia: Si Actualizar grupo de recursos no está disponible para su proyecto, quizás haya abierto el archivo de grupo de recursos en modo de lectura y escritura. Ciérrelo y vuelva a abrirlo en modo de solo lectura.

Dejar de compartir recursos

Si su proyecto comparte recursos de un fondo de recursos o de otro archivo de proyecto, puede desconectarlo de ese otro archivo. Los recursos con asignaciones en el archivo de proyecto permanecen en el proyecto después de desconectar el archivo del fondo de recursos o del archivo de otro proyecto, pero los demás recursos del fondo de recursos o archivo ya no están disponibles.

Nota: Por lo general, no quieres que las asignaciones de tareas se conserven en el fondo de recursos después de desconectar el archivo que comparte. Sin embargo, las asignaciones se conservarán Si desconecta el archivo que comparte del fondo de recursos cuando el fondo de recursos no está abierto, o si no guarda el fondo de recursos después de desconectar el archivo que comparte. Para quitar las asignaciones retenidas de la agrupación, desconecte el archivo que comparte desde dentro del archivo de fondo de recursos y toda la información de la asignación de tareas se eliminará del fondo de recursos sin que afecte al antiguo archivo que comparte. Si ya hay tareas sobrantes en el fondo de recursos, vuelva a conectar el archivo que comparte con el fondo de recursos y desconéctelo de nuevo.

Desconectar el archivo de uso compartido activo de su grupo de recursos

Puede desconectar el archivo de proyecto activo del fondo de recursos o de otro archivo con el que esté conectado y compartiendo recursos.

  1. Abra el grupo de recursos que contiene los recursos que está compartiendo.

  2. En el cuadro de diálogo abrir el grupo de recursos, haga clic en abrir el fondo de recursos en modo de lectura y escritura para cambiar la información de los recursos. Tenga en cuenta que al abrir el grupo con permiso de lectura y escritura, otros usuarios no pueden actualizar el grupo con nueva información.

  3. Abra el proyecto.

  4. Elija recurso > grupo de recursos > compartir recursos. (En el proyecto 2007, elija herramientas _GT_ compartir recursos > compartir recursos ).

  5. Haga clic en usar recursos propios y, a continuación, en Aceptar.

  6. Guarde los dos archivos de proyecto.

Más información sobre las agrupaciones de recursos

Un fondo de recursos facilita la administración de personas o equipos asignados a tareas en más de un archivo de proyecto. El grupo de recursos centraliza la información de recursos, como el nombre del recurso, el calendario utilizado, las unidades de recursos y las tablas de tasas de costo.

Cada proyecto que usa recursos del fondo de recursos se denomina archivo que comparte.

Sugerencia: Crea un nuevo archivo de proyecto (independiente) solo para la información de recursos. Esto le facilitará la administración de la información de recursos y asignaciones de tareas entre los archivos que comparten y el fondo de recursos.

Antes de crear un grupo de recursos, cada proyecto contiene su propia información de recursos. Parte de esta información puede superponerse o incluso entrar en conflicto con la información sobre los mismos recursos que se usan en otros proyectos.

Después de crear un grupo de recursos compartidos, la información de recursos de cada proyecto procede de la agrupación de recursos. La información de la asignación, así como las tasas de costo y la disponibilidad de todos los recursos, residen en una ubicación central.

También resulta más fácil ver las sobreasignaciones de recursos producidas por asignaciones conflictivas en más de un proyecto.

Algunos pasos posteriores

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×