Crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca

Crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca

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Puede agregar un tipo especial de columna a una biblioteca o lista nativa denominada una columna de datos externos, que le permite combinar una columna de datos de un origen de datos externo con otras columnas de una biblioteca o lista nativa. Dado que se agrega una columna de datos externos a una biblioteca o lista nativa, funcionan todas las características relacionadas de la biblioteca o lista, incluidos los flujos de trabajo asociados, el control de versiones, las aprobaciones, las protecciones y desprotecciones, y los archivos adjuntos.

Para obtener más información, vea Buscar contenido sobre datos externos.

¿Qué desea hacer?

Antes de empezar

Ver ejemplos de uso de las columnas de datos externos

Crear una columna de datos externos en una lista o biblioteca

Actualizar una columna de datos externos

Actualizar una columna de datos externos

Antes de empezar

El trabajo con datos externos requiere varias tareas de requisitos previos para habilitar el acceso seguro a los datos. La siguiente información puede ayudarle a planear sus siguientes pasos. Además, si tiene problemas tratando de trabajar con datos externos, esta información puede ayudarle a identificar el problema. Para obtener acceso a los datos externos, usted o un administrador pueden hacer lo siguiente:

Preparar el origen de datos externo    Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Cuentas y configurar SharePoint services    Un administrador debe activar servicios de conectividad empresarial y el servicio de almacenamiento seguro.

Configurar servicios de almacenamiento seguro    Un administrador debe hacer lo siguiente: determinar el mejor modo de acceso para los datos externos de origen, creación una aplicación de destino y establecer las credenciales para la aplicación de destino.

Configurar servicios de conectividad empresarial    Un administrador debe asegurarse de que el usuario que crea la externa contenido tipo tiene permiso para el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales y que los usuarios adecuados tengan acceso al tipo de contenido externo que se basa la lista externa.

Crear un tipo de contenido externo    Un usuario debe definir un tipo de contenido externo que contiene información acerca de conexiones, access, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos que se usa para recuperar los datos de origen de datos externo.

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Ver ejemplos de uso de las columnas de datos externos

Las secciones siguientes describen algunos usos prácticos de cómo agregar una columna de datos externos a una lista o biblioteca.

Información de contactos y contratos de clientes    Imaginemos que tiene una biblioteca de documentos con contratos de clientes. No obstante, mantiene toda la información de los clientes en una aplicación de línea de negocio (como SAP o Microsoft CRM), con un origen de datos externo a los productos de SharePoint. Le gustaría realizar un seguimiento de los contratos de los clientes almacenados en la biblioteca de documentos, pero quiere estar seguro de que la información relacionada de los clientes está actualizada y no necesita duplicarla. Para resolver esta situación, puede agregar una o varias columnas de datos externos a la biblioteca y asociar los números de teléfono y nombres de los clientes correspondientes con los distintos contratos de la biblioteca. Con la columna de datos externos, resulta más sencillo escribir y actualizar la información correcta para, seguidamente, recuperar la información de los clientes del origen de datos externo. En estos casos también podría crear un documento de Word estructurado que transfiera los valores de las columnas de datos externos a un documento de Word, de manera que pueda editar los valores en el panel de información del documento o con los controles de contenido de Word.

Datos de productos básicos con imágenes    Imaginemos que ha creado una biblioteca de imágenes que contiene fotografías de los productos que vende su organización. Decide agregar una columna de datos externos a la biblioteca con acceso a la información sobre el precio actual, el código y el nombre de los productos de una base de datos externa. Aunque se ha asegurado de que, al crear tipo de contenido externo, estos datos externos sean de solo lectura, los procesos y las reglas de su empresa requieren realizar todos los cambios en la información de los productos a través del sistema de la base de datos. En este momento, son más las personas de su organización que pueden ver fácilmente toda la información general de los productos de una única vista Biblioteca.

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Crear una columna de datos externos en una lista o biblioteca

Nota: Para crear una columna de datos externos debe disponer de permiso Contribución o superior en la lista o biblioteca específica.

  1. Navegue hasta el sitio de SharePoint y, a continuación, hasta la lista o biblioteca.

    Nota: No podrá agregar una columna de datos externos a una lista externa.

  2. Haga clic en Lista o Biblioteca > Configuración de lista o Configuración de biblioteca.

  3. En la sección Columnas, haga clic en Crear columna.

  4. Escriba el nombre de la columna (por ejemplo, Cliente) y, en Tipos de columna, haga clic en Datos externos.

  5. En Tipo de contenido externo, haga clic en Selector de tipo de contenido externo y seleccione el elemento adecuado de la lista de tipos de contenido externo (por ejemplo, ClienteCRM).

  6. Decida cómo desea controlar las acciones que defina para el tipo de contenido externo con uno o varios de los siguientes procedimientos:

    • Para mostrar el menú de una o varias acciones, haga clic en Mostrar el menú de acciones.

    • Para que la columna de datos externos realice una acción predeterminada cuando la seleccione, haga clic en Vincular esta columna con la acción predeterminada del tipo de contenido externo.

  7. En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, haga clic en Seleccionar todos los campos o seleccione uno o varios de los nombres de campo específicos, como NombreCliente y NúmeroTeléfono.

Sugerencia:  De forma predeterminada, a cada nombre de columna se agrega un prefijo basado en el nombre de la columna de datos externos. Es una buena idea definir un nombre de columna breve, como CustID, sobre todo si se dispone a agregar muchas columnas adicionales. Si Edición rápida está activada para la lista o la biblioteca, podrá usar Edición rápida para cambiar los nombres de las columnas.

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Restablecer una columna de datos externos

Nota:  Para actualizar una columna de datos externos debe tener permiso Contribución o superior para la lista o biblioteca.

  1. Navegue hasta el sitio de SharePoint y, a continuación, hasta la lista o biblioteca.

  2. Agregue o modifique un elemento de la lista, o las propiedades de la biblioteca de documentos.

  3. En el cuadro de texto de la columna de datos externos (por ejemplo, en el nombre del cliente), haga clic en Selector de elementos de datos externos.

    El autor del tipo de contenido externo necesita definir cómo funciona el Selector de elementos de datos externos seleccionando un campo de identidad apropiado y creando uno o más filtros para que usted mismo pueda localizar el valor correcto. En caso contrario, póngase en contacto con el autor del tipo de contenido o con su administrador para obtener ayuda.

  4. En el cuadro de diálogo, seleccione la entrada adecuada (por ejemplo Cecilia Cornejo y haga clic en Aceptar.

Los datos se actualizan en la lista externa y en el origen de datos externo.

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Restaurar una columna de datos externos

Por razones de rendimiento, los datos de una columna de datos externos se almacenan en caché en un servidor o servicio, y es posible que no muestren los valores más recientes del sistema de datos externo. Para asegurarse de mostrar los datos externos actuales, puede actualizar la columna de datos externos. Sin embargo, debe tener cuidado al realizar una operación de actualización, puesto que puede llevar mucho tiempo dependiendo de cómo se configuren los datos externos.

Nota: Para actualizar una columna de datos externos debe disponer de permiso de contribución o superior en la lista o biblioteca específica.

  1. Navegue hasta el sitio de SharePoint y, a continuación, hasta la lista o biblioteca.

  2. En el encabezado de la columna de datos externos, haga clic en Actualizar.

  3. En la página de actualización, decida si desea actualizar solo la carpeta actual o esta y todas sus subcarpetas.

  4. Haga clic en Aceptar.

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