Crear una tabla y agregar campos

Crear una tabla y agregar campos

Al crear una base de datos de Access, los datos se almacenarán en tablas (listas basadas en temas que contienen filas y columnas). Por ejemplo, puede crear una tabla de contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y números de teléfono, o bien una tabla de productos para almacenar información sobre los productos. En este artículo se explica cómo crear una tabla, agregar campos a una tabla y cómo establecer la clave principal de una tabla, además de cómo establecer las propiedades de campo y de tabla.

Antes de crear tablas y agregar campos, asegúrese de que comprende los conceptos de fondo. Para obtener más información, consulte Introducción a tablas.

En este artí­culo

Crear una tabla
Crear en una base de datos
Crear en una base de datos existente
Importar o vincular
—, Usar datos externos
—, Usar un sitio de SharePoint
—, Usar un servicio Web
Establecer las propiedades de una tabla
Guardar una tabla

Configurar una clave principal
Determinar qué campos usar
Establecer o cambiar una clave principal
Quitar la clave principal

Mover un campo

Agregar campos
Agregar mediante la entrada de datos
Agregar mediante una plantilla de campo
Establecer propiedades de campo
Establecer en la vista Hoja de datos
—, Cambiar el nombre de un campo
—, Cambiar un tipo de datos
—, Cambiar un formato
—, Establecer otras propiedades
Establecer propiedades en la vista Diseño
—, Cambiar un tipo de datos
—, Establecer otras propiedades

Crear una tabla

Una simple base de datos, por ejemplo, una lista de contactos, puede usar una sola tabla. Pero muchas bases de datos usan varias tablas. Al crear una base de datos, crea un archivo en su equipo que actúa como un contenedor de todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas.

Para crear una tabla, puede crear una base de datos, insertar una tabla en una base de datos existente, o bien importar o vincular a una tabla desde otro origen de datos (como un libro de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, un archivo de texto u otra base de datos). Al crear una base de datos en blanco, se inserta automáticamente una nueva tabla vacía. Posteriormente puede introducir datos en la tabla para empezar a definir los campos.

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Crear una tabla en una nueva base de datos

  1. Haga clic en Archivo > Nuevo y, después, en Base de datos de escritorio en blanco.

  2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para la nueva base de datos.

  3. Para ir a una ubicación diferente y guardar la base de datos, haga clic en el icono de carpeta.

  4. Haga clic en Crear.

    Se abre la nueva base de datos, se crea una tabla con el nombre Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

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Crear una nueva tabla en una base de datos existente

  1. Haga clic en Archivo > Abrir, y haga clic en la base de datos si aparece bajo Reciente. En caso contrario, seleccione una de las opciones de exploración para localizar la base de datos.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos que desea abrir y luego haga clic en Abrir.

  3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

    Se inserta una tabla nueva en la base de datos y se abre la tabla en la vista Hoja de datos.

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Importar o vincular para crear una tabla

Para crear una tabla, puede importar datos o vincular a datos almacenados en otra ubicación. Puede importar datos o vincular a datos de una hoja de cálculo de Excel, una lista de SharePoint, un archivo XML, otra base de datos de Access, una carpeta de Microsoft Outlook, y más.

Al importar datos, se crea una copia de los datos en una nueva tabla de la base de datos actual. Los cambios posteriores que se realicen en los datos de origen no afectarán a los datos importados y los cambios que se realicen en los datos importados no afectarán los datos de origen. Después de conectarse a un origen de datos e importar sus datos, se pueden usar los datos importados sin conectarse al origen. Se puede cambiar el diseño de una tabla importada.

Cuando se establece un vínculo a los datos, se crea una tabla vinculada en la base de datos actual que representa un vínculo activo a la información existente almacenada en otra ubicación. Cuando se cambian los datos de una tabla vinculada, también se cambian en el origen. Siempre que los datos cambien en el origen, esos cambios se mostrarán en la tabla vinculada. Siempre que se use una tabla vinculada, debe ser posible conectarse al origen de datos. No se puede cambiar el diseño de una tabla vinculada.

Nota: No se pueden modificar los datos de una hoja de cálculo de Excel mediante una tabla vinculada. Como alternativa, se pueden importar los datos de origen a una base de datos de Access y, después, vincularlos a una base de datos desde Excel.

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Crear una nueva tabla importando o vinculando datos externos

  1. Haga clic en Archivo > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos en la que desea crear una tabla.

  3. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en uno de los orígenes de datos disponibles. 

    Imagen de la cinta de opciones de Access

  4. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo que aparecen en cada paso.

    Access crea la nueva tabla y la muestra en el panel de navegación.

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Usar un sitio de SharePoint para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos importada desde una lista de SharePoint o vinculada a esta lista. Además, también puede crear una lista de SharePoint mediante una plantilla predefinida. Las plantillas predefinidas en Access incluyen Contactos, Tareas, Problemas y Eventos.

  1. Haga clic en Archivo > Abrir.

  2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione la base de datos en la que desea crear una tabla y luego haga clic en Abrir.

  3. En la pestaña Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Listas de SharePoint.

  4. Siga uno de estos procedimientos:

    Crear una lista de SharePoint basada en una plantilla

    1. Haga clic en Contactos, Tareas, Problemas o Eventos.

    2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

    3. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

    4. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

    Crear una lista personalizada

    1. Haga clic en Personalizado.

    2. En el cuadro de diálogo Crear nueva lista, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint donde desee crear la lista.

    3. Escriba el nombre de la nueva lista y una descripción en los cuadros Especifique un nombre para la nueva lista y Descripción respectivamente.

    4. Para abrir la tabla vinculada después de crearla, active la casilla Abrir la lista al finalizar (aparece activada de forma predeterminada).

    Importar los datos de una lista existente

    1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

    2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene los datos que desea importar.

    3. Haga clic en Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y luego haga clic en Siguiente.

    4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint que desea importar.

    Vincular a una lista

    1. Haga clic en Lista de SharePoint existente.

    2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Sitio de SharePoint, escriba la dirección URL del sitio de SharePoint que contiene la lista con la cual desea establecer el vínculo.

    3. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y luego haga clic en Siguiente.

    4. Active la casilla situada junto a la lista de SharePoint con la cual desea establecer el vínculo.

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Usar un servicio web para crear una tabla

Puede crear una tabla en la base de datos que se conecte a los datos de un sitio web que proporcione una interfaz de servicio web. Las tablas de servicio web son de solo lectura.

  1. En la pestaña Datos externos, en el grupo Importar y vincular, haga clic en Más y luego en Servicios de datos.

  2. Si la conexión que desea usar ya está instalada, omita el paso 5. De lo contrario, continúe con el paso siguiente.

  3. Haga clic en Instalar una nueva conexión.

  4. Seleccione el archivo de conexión que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. En el cuadro de diálogo Crear vínculo a datos de servicios web, expanda la conexión que desea usar.

  6. Seleccione la tabla con la que quiera establecer el vínculo. Access muestra los campos a la derecha del cuadro de diálogo.

  7. De forma opcional, puede escribir un nombre para la tabla vinculada en el cuadro Especificar el nombre del vínculo. Access usará este nombre para la tabla vinculada en el panel de navegación.

  8. Haga clic en Aceptar. Access crea la tabla vinculada.

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Establecer las propiedades de una tabla

Además de establecer campos de propiedades, también puede establecer propiedades que se apliquen a una tabla completa o a registros completos.

  1. Seleccione la tabla cuyas propiedades desee establecer.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. En la pestaña Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Hoja de propiedades.

    Mostrar u ocultar grupo en la pestaña Diseño de Access

    Se muestra la hoja de propiedades de tabla.

  4. En la hoja de propiedades, haga clic en la pestaña General.

  5. Haga clic en el cuadro de la izquierda de la propiedad que desea establecer y especifique una configuración para la propiedad.

    Recuerde presionar CTRL+G para guardar los cambios.

    Utilice esta propiedad de tabla

    Para

    Mostrar vistas en el sitio de SharePoint

    Especificar si las vistas basadas en la tabla se pueden mostrar en un sitio de SharePoint.

    Nota: Los efectos de esta configuración dependen de la configuración de la propiedad de base de datos Mostrar todas las vistas en el sitio de SharePoint.

    Hoja secundaria de datos expandida

    Expandir todas las hojas secundarias de datos cuando abra la tabla.

    Alto de hoja secundaria de datos

    Siga uno de estos procedimientos:

    • Si desea que la ventana de hojas secundarias de datos se expanda para mostrar todas las filas, deje la propiedad establecida en 0".

    • Si desea controlar el alto de la hoja secundaria de datos, escriba el alto que desee en pulgadas.

    Orientación

    Definir la orientación de la vista, según si el idioma se lee de izquierda a derecha o de derecha a izquierda.

    Descripción

    Proporcionar una descripción de la tabla. Esta descripción aparecerá en la información sobre herramientas para la tabla.

    Vista predeterminada

    Establecer Hoja de datos, Tabla dinámica o Gráfico dinámico como la vista predeterminada al abrir la tabla. Tenga en cuenta que las opciones de Tabla dinámica y Gráfico dinámico se quitaron de Access a partir de Access 2013.

    Regla de validación

    Escribir una expresión que deba ser verdadera al agregar o modificar un registro.

    Texto de validación

    Escribir un mensaje que aparezca cuando un registro infrinja la expresión en la propiedad Regla de validación.

    Filtro

    Definir criterios de modo que se muestren únicamente las filas coincidentes en la vista Hoja de datos.

    Ordenar por

    Seleccionar uno o varios campos para especificar el criterio de ordenación predeterminado de las filas en la vista Hoja de datos.

    Hoja secundaria de datos

    Indicar si va a aparecer una hoja secundaria de datos en la vista Hoja de datos y, en caso afirmativo, qué tabla o consulta va a proporcionar las filas de la hoja secundaria de datos.

    Vincular campos secundarios

    Indicar los campos de la tabla o consulta usados para la hoja secundaria de datos que coinciden con la propiedad Vincular campos principales especificada para la tabla.

    Vincular campos principales

    Indicar los campos de la tabla que coinciden con la propiedad Vincular campos secundarios especificada para la tabla.

    Filtrar al cargar

    Aplicar automáticamente los criterios de filtro de la propiedad Filtro (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos

    Ordenar por al cargar

    Aplicar automáticamente los criterios de ordenación de la propiedad Ordenar por (estableciendo su valor en ) al abrir la tabla en la vista Hoja de datos.

    Sugerencia    Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se abra el cuadro Zoom. Si va a establecer la propiedad Regla de validación en una expresión y le gustaría obtener ayuda para crearla, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedad Regla de validación para abrir el Generador de expresiones.

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Guardar una tabla

Después de crear o modificar una tabla, debe guardar su diseño. Al guardar una tabla por primera vez, asígnele un nombre que describa los datos que contiene. Puede usar hasta 64 caracteres alfanuméricos, incluidos los espacios. Por ejemplo, puede denominar una tabla Clientes, Inventario de piezas o Productos.

Access le ofrece una gran flexibilidad respecto a los nombres para tablas, aunque debe tener en cuentas determinadas restricciones. Un nombre de tabla puede tener hasta 64 caracteres y puede incluir cualquier combinación de letras, números, espacios y caracteres especiales, excepto un punto (.), signo de exclamación (!), corchetes ([]), un espacio inicial, un signo igual inicial (=), o caracteres no imprimibles como retornos de carro. El nombre tampoco puede contener ninguno de los siguientes caracteres:` / \ : ; * ? " ' < > | # <TAB> { } % ~ &.

Sugerencia: Debe decidirse por una convención de nomenclatura para los objetos de la base de datos y usarlo regularmente.

  1. Seleccione Archivo > Guardar, o presione CTRL+G.

  2. Si va a guardar la tabla por primera vez, escriba un nombre para la tabla y luego haga clic en Aceptar.

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Crear una clave principal

A menos que tenga una razón específica para no hacerlo, debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que puede ayudar a mejorar el rendimiento de la base. Access también comprueba que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que este es siempre único. Los valores únicos son cruciales, ya que, de lo contrario, no hay forma fiable de distinguir una fila concreta de otras filas.

Cuando crea una tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el nombre de campo de id. y el tipo de datos Autonumeración.

En la vista Diseño, puede cambiar o quitar la clave principal o establecer la clave principal para una tabla que aún no tiene una.

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Determinar los campos que se van a usar como una clave principal

A veces, puede que ya tenga los datos que desea usar como la clave principal. Por ejemplo, puede que tenga números de id. existentes para los empleados. Si crea una tabla para realizar un seguimiento de información de los empleados, puede que decida usar el id. de empleado existente como la clave principal de la tabla. O tal vez el id. de empleado solo es único en combinación con el id. de departamento, lo que requiere que use ambos campos juntos como la clave principal. Una clave principal correcta debe tener las siguientes características:

  • Cada registro tiene un valor único para el campo o la combinación de campos.

  • El campo o la combinación de campos no puede estar vacío ni ser Null, siempre hay un valor.

  • Los valores no cambian.

Si no hay datos apropiados para usar como clave principal, puede crear un campo para usar como clave principal. Cuando crea un campo para usar como una clave principal, establezca el tipo de datos del campo en Autonumérico para ayudar a garantizar que cumpla con las tres características de la lista anterior.

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Establecer o cambiar la clave principal

  1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee establecer o cambiar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo o los campos que desea usar como clave principal.

    Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de fila del campo que desee.

    Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

  4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

    Grupo Herramientas de la ficha Diseño

    Aparece un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

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Quitar la clave principal

  1. Seleccione la tabla cuya clave principal desee quitar.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Diseño.

  3. Haga clic en el selector de fila de la clave principal actual. Si la clave principal consta de varios campos, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en el selector de filas de cada campo.

  4. En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Clave principal.

    Grupo Herramientas de la ficha Diseño

    El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

Si guarda una tabla nueva sin definir una clave principal, Access le pide que cree un campo para la clave principal. Si hace clic en , Access crea un campo Id. con el tipo de datos Autonumeración para proporcionar un valor único para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo Autonumeración, Access lo usa como clave principal. Si hace clic en No, Access no agrega ningún campo y no se establece ninguna clave principal.

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Agregar campos

Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access, considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de cada uno de sus clientes. Si quiere comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicación preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de producto, identificador de producto y precio.

Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica de manera única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los datos, las operaciones que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de almacenamiento reservada para cada valor.

Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño. Es mucho más fácil combinar los datos posteriormente que tener que separarlos. Por ejemplo, en lugar del campo Nombre completo, puede crear campos independientes para apellidos y nombre. Después, puede buscar u ordenar fácilmente por nombre, apellidos o ambos. Si tiene previsto generar informes, ordenar, realizar búsquedas o realizar cálculos en un elemento de datos, coloque ese elemento en un campo sin ningún otro elemento.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, la propiedad Formato define cómo aparecerán los datos en una hoja de datos o formulario que contenga ese campo.

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Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos, puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos (1). Access asigna automáticamente un tipo de datos para el campo, según los datos que se escriban. Si lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero puede cambiarlo.

Hoja de datos de Access con Agregar nuevo campo de columna

Para escribir los datos en la columna Agregar nuevo campo:

  1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después, haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.

  2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea crear.

    Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

  3. Escriba los datos en el nuevo campo.

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Agregar un campo mediante una plantilla de campo

A veces, es más fácil seleccionar de una lista predefinida de campos que se adapte a sus necesidades, en lugar de crear un campo de forma manual. Puede usar la lista Más campos para elegir entre una lista de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. En la definición de plantilla de campo se incluye un nombre de campo, un tipo de datos, un valor para la propiedad Formato del campo, y otras propiedades de campo.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic en Vista Hoja de datos.

  2. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más campos.

    Captura de pantalla del grupo “Agregar y eliminar” en la pestaña Campos de la cinta de opciones.

  3. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna. Access colocará el campo a la derecha de la columna donde se encuentre el cursor actualmente. Si selecciona una de las opciones de campo debajo del título Inicio rápido (como Dirección), Access creará varios campos en la tabla para que contengan las diferentes partes de una dirección.

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Establecer propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

  • Controlar la apariencia de los datos de un campo

  • Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

  • Especificar valores predeterminados para un campo

  • Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Las propiedades que se pueden establecer dependen del tipo de datos del campo.

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Establecer propiedades de campo en la Vista Hoja de datos

Si trabaja en la vista Hoja de datos, puede cambiar el nombre, el tipo de datos, la propiedad Formato y otras propiedades de un campo.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que quiera abrir.

  2. En el menú contextual, haga clic en Vista Hoja de datos.

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Cambiar el nombre de un campo

Al agregar un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access automáticamente asigna un nombre genérico al campo. Access asigna el nombre Campo1 al primer nuevo campo, Campo2 al segundo campo nuevo, y así sucesivamente. De forma predeterminada, el nombre de un campo se usa como su etiqueta donde se muestra el campo, como un encabezado de columna en una hoja de datos. Cambiar el nombre de los campos de modo que tengan nombres más descriptivos ayuda a que sean más fáciles de usar a la hora de ver o editar registros.

  1. Haga clic con el botón secundario en el encabezado del campo cuyo nombre desee cambiar (por ejemplo, Campo1).

  2. En el menú contextual, haga clic en Cambiar nombre de campo.

  3. Escriba el nuevo nombre en el encabezado del campo.

    Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos los espacios.

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Cambiar el tipo de datos de un campo

Si crea un campo escribiendo datos en la vista Hoja de datos, Access examinará los datos para determinar el tipo de datos adecuado para el campo. Por ejemplo, si escribe 1/1/2017, Access reconocerá esos datos como una fecha y establecerá el tipo de datos para el campo en Fecha y hora. Si Access no puede determinar definitivamente el tipo de datos, de forma predeterminada lo establecerá en Texto (texto breve si usa Access 2016).

El tipo de datos del campo determina el resto de las propiedades de campo que se pueden establecer. Por ejemplo, solo se puede establecer la propiedad Solo anexar de un campo que tenga el tipo de datos Hipervínculo o el tipo de datos Memorando (si usa Access 2016, Texto largo).

En algunos casos, puede que quiera cambiar de forma manual el tipo de datos de un campo. Por ejemplo, imagine que tiene números de sala que son similares a fechas, como 10/2017. Si escribe 10/2017 en un nuevo campo de la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipo de datos seleccionará para el campo el tipo de datos Fecha y hora. Como los números de sala son etiquetas y no fechas, tiene que usarse el tipo de datos Texto. Siga este procedimiento para cambiar el tipo de datos de un campo.

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos.

  2. En la lista Tipo de datos, en el grupo Formato, seleccione el tipo de datos que prefiera.

    Imagen de la cinta de opciones de Access del grupo Formato y tipo de datos

    ¿Qué tipos de datos hay disponibles?

    Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

    Sugerencias sobre tipos de datos

    • El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

    • Para optimizar el rendimiento tiene que usar el Tamaño del campo más adecuado al crear un campo de Texto o Número. Por ejemplo, si tiene previsto almacenar códigos postales de una longitud predecible, especifique esa longitud como el tamaño del campo. Para especificar el tamaño del campo, establezca un valor en el cuadro de la propiedad Tamaño del campo. Para obtener más información, vea la sección Establecer otras propiedades de campo.

    • Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica.

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Cambiar el formato de un campo

Además de determinar el tipo de datos de un campo nuevo, es posible que Access también establezca la propiedad Formato para el campo según lo que haya especificado. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana. Para cambiar manualmente la propiedad Formato de un campo, haga lo siguiente:

  1. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña Campos

  2. En la lista Formato, en el grupo Formato, especifique el formato que prefiera. 

    Nota: Es posible que la lista Formato no esté disponible para algunos campos (por ejemplo, Texto) según el tipo de datos del campo.

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Establecer otras propiedades de campo

  1. En la vista Hoja de datos, haga clic en el campo para el que desea establecer la propiedad.

  2. En la pestaña Campos, en los grupos Propiedades, Formato o Validación de campo, seleccione las propiedades que prefiera.

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Establecer propiedades de campo en la vista Diseño

Puede establecer cualquier propiedad de campo mientras trabaja con una tabla en la vista Diseño. En la vista Diseño, establezca el tipo de datos de un campo en la cuadrícula de diseño de la tabla y establezca otras propiedades en el panel Propiedades del campo.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla.

  2. En el menú contextual, haga clic en vista Diseño.

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Cambiar el tipo de datos de un campo

Puede cambiar varios aspectos de un campo después de crearlo.

Advertencia: Además, puede cambiar estos aspectos de un campo que no ha creado. Sin embargo, si los datos ya existen en el campo, no se podrán realizar algunas de las acciones o se podrá perder la información.

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, busque el campo para el que quiere establecer el tipo de datos.

  2. En la columna Tipo de datos, elija un tipo de datos de la lista.

    ¿Qué tipos de datos hay disponibles?

    Vea una lista completa de tipos de datos disponibles en bases de datos de Access en Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access.

    Sugerencias sobre tipos de datos

    • El tamaño máximo de un archivo de base de datos de Access es de 2 gigabytes.

    • Para números de teléfono, números de pieza y otros números que no tiene intención de usar para cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número. Un valor numérico que se almacena como texto puede ordenarse y filtrarse de forma más lógica, pero no se puede usar fácilmente en los cálculos.

    • Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar el tamaño del campo o el tipo de datos con mayor precisión si establece un valor en el cuadro de propiedades Tamaño del campo.

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Establecer otras propiedades de campo

Nota: No todos los formatos están disponibles para todos los tipos de datos. Primero establezca el tipo de datos y a continuación el formato, si es necesario.

  1. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo cuyas propiedades quiera establecer. Access muestra las propiedades de este campo en el panel Propiedades del campo.

    El tipo de datos del campo determina las propiedades que puede establecer.

  2. En el panel Propiedades del campo, indique la configuración que desee para cada propiedad o presione F6 y luego use las teclas de dirección para seleccionar una propiedad.

    ¿Qué propiedades de campo están disponibles?

    Para ver una lista completa de las propiedades de campo disponibles para cada tipo de datos en las bases de datos de Access, vea Introducción a los tipos de datos y propiedades de campo.

    Nota: No todas las propiedades están disponibles para todos los campos. El tipo de datos de un campo determina qué propiedades tiene.

  3. Para disponer de más espacio con el fin de especificar o modificar una configuración de propiedad en el cuadro de propiedad, presione MAYÚS+F2 para que se muestre el cuadro Zoom.

    Sugerencia: Si va a introducir una máscara de entrada o una expresión de validación y le gustaría obtener ayuda, haga clic en Botón Generador junto al cuadro de propiedades para mostrar el generador apropiado.

  4. Para guardar los cambios, presione CTRL+G.

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Mover un campo

Para mover un campo, arrástrelo a la ubicación que desee. Para seleccionar y mover varios campos contiguos, haga clic en el primer campo, mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en el último campo. A continuación, podrá arrastrar el grupo de campos seleccionados hasta la nueva ubicación.

Al arrastrar un campo cambia su posición en la hoja de datos, pero no cambia el orden de los campos en el diseño de la tabla. Si obtiene acceso a los campos mediante programación, se mantiene el orden original. Por ejemplo, si arrastra un campo a una nueva posición en la hoja de datos y, a continuación, crea un formulario desde la tabla usando el botón Formulario, el campo estará en su posición original.

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Vea también

Agregar un campo calculado a una tabla

Agregar un campo a un formulario o informe

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